Poradnik - ngo.pl

Nasze stowarzyszenie zaplanowało walne zebranie członków na drugą połowę czerwca. Członkowie organizacji mają na nim zatwierdzić sprawozdanie finansowe. Aby móc dokonać zatwierdzenia, potrzebujemy opinii komisji rewizyjnej, która w naszej organizacji __corocznie __jest odpowiedzialna za podjęcie uchwały opiniującej sprawozdanie finansowe. Kontakt z członkami komisji rewizyjnej od pewnego czasu jest utrudniony, nie odbierają naszych telefonów, nie odpisują na maile. W chwili obecnej jesteśmy bezradni. Co w tej sytuacji powinniśmy zrobić, jak zatwierdzić sprawozdanie bez uchwały organu nadzoru?

Komisja rewizyjna to organ, który sprawuje nadzór nad działalnością organizacji (organ kontroli wewnętrznej). Wybierana jest przez walne zebranie członków. Jej zadaniem jest sprawowanie kontroli nad pracami zarządu. W praktyce oznacza to, że członkowie komisji rewizyjnej m.in. otrzymują od zarządu sprawozdanie finansowe do zaopiniowania.

W niektórych stowarzyszeniach jest to obowiązek zapisany w statucie, dlatego nie można przyjąć sprawozdania finansowego bez opinii komisji rewizyjnej – wtedy opinia powinna mieć formę uchwały.

Jeśli komisja rewizyjna nie poczuwa się do wypełnienia obowiązków i nie utrzymuje kontaktu z zarządem stowarzyszenia, powinno się niezwłocznie odwołać osoby zasiadające w komisji i wybrać nowy skład, który zaopiniuje sporządzone sprawozdanie finansowe. Dopiero po wydaniu opinii przez nową komisję rewizyjną walne zebranie członków lub zarząd (zależy to od regulacji opisanych w statucie) może przyjąć sprawozdanie finansowe.

W opisywanym przypadku to walne zebranie członków ostatecznie przyjmuje sprawozdanie finansowe. Należy pamiętać o tym, że walne zebranie, podczas którego przyjmowane jest sprawozdanie finansowe, powinno odbyć się najpóźniej 30 czerwca^*^ (co wynika z przepisów ustawy o rachunkowości). Ze względu na stosunkowo krótki czas, mało prawdopodobne jest, aby władze stowarzyszenia zdołały zwołać dwa walne zebrania: jedno nadzwyczajne – w sprawie odwołania starej i wyboru nowej komisji rewizyjnej, drugie w sprawie przyjęcia sprawozdania. Dlatego te dwie sprawy mogą być omówione na jednym walnym zebraniu, które składałoby się wtedy z dwóch części.

Ważne przy tym jest, aby stowarzyszenie postępowało według zasad opisanych w procedurze zwoływania i powiadamiania o walnym zebraniu członków stowarzyszenia – ustalonych w statucie organizacji lub regulaminie wewnętrznym (w tym np. dopilnowało terminów powiadamiania o zebraniu) oraz by władze wysłały członkom i członkiniom stowarzyszenia wszelkie materiały przed walnym zebraniem. Jest to istotne nie tylko dlatego, że wszyscy powinni mieć czas na zapoznanie się ze sprawozdaniem finansowym przed podjęciem decyzji o jego przyjęciu, ale także dlatego, że to właśnie spośród członków i członkiń stowarzyszenia będą wybierani członkowie nowej komisji rewizyjnej, która ma zaopiniować to sprawozdanie.

Podczas pierwszej części walnego zebrania członkowie i członkinie stowarzyszenia, po zapoznaniu się z sytuacją (zarzutami wobec komisji), powinni odwołać starą komisję rewizyjną i dokonać wyboru nowej komisji. Następnie w trakcie przerwy w obradach walnego nowa komisja spotyka się i podejmuje uchwałę opiniującą sprawozdanie. Uchwała ta powinna dodatkowo uwzględniać fakt zapoznania się ze sprawozdaniem finansowym przez nowych członków organu kontroli jeszcze przed zebraniem.

W drugiej części spotkania walne zebranie członków zapoznaje się z opinią komisji i dokonuje zatwierdzenia sprawozdania finansowego organizacji.

Możliwe jest oczywiście zwołanie dwóch osobnych walnych zebrań – pod warunkiem, że walne zatwierdzające sprawozdanie odbędzie się przed 30 czerwca.

• Statut stowarzyszenia (regulacje dotyczące precyzyjnie określonych kompetencji są zawarte w statucie każdego stowarzyszenia)
   
• Ustawa Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 210)

Art. 10

1. Statut stowarzyszenia określa w szczególności:

5) władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje.

• Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.)

Art. 4a

1. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie.
    
2. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie obowiązku wynikającego z ust. 1.

Art. 53

1. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b (ust. 2b dotyczy oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, przyp. red.), podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. (…).

_______________________

^*^ Data 30 czerwca jako ostateczny termin przyjęcia sprawozdania obowiązuje te organizacje pozarządowe, u których rok podatkowy (tzw. obrotowy) pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Taka sytuacja ma miejsce w większości organizacji.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.