Poradnik - ngo.pl

W ubiegłym tygodniu odbyło się walne naszego stowarzyszenia. Wybraliśmy nowe władze i dokonaliśmy zmiany statutu. Zaraz po walnym dwóch członków zarządu wyjechało w podróż służbową. Na stronie ngo.pl przeczytaliśmy, że zmiany do KRS powinny zostać zgłoszone w terminie 7 dni. Ze względu na wyjazd członków zarządu nie wyrobimy się w tym terminie. Co mamy zrobić? Co nam grozi za przekroczenie tego terminu? Czy będziemy musieli ponownie zwołać walne, żeby jeszcze raz przegłosować te same zmiany?

Stowarzyszenia i fundacje to osoby prawne zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

W KRS widoczne są m.in. informacje o członkach władz i ich funkcjach, sposobie reprezentacji, siedzibie organizacji pozarządowej oraz o dacie ostatniej zmiany statutu. Jeśli którakolwiek z tych rzeczy ulegnie zmianie, należy złożyć do KRS odpowiedni wniosek informujący o zmianie i przekazujący aktualne dane.

zobacz: w PORADNIK.NGO.PL: Zgłaszanie zmian do KRS

W piśmiennictwie prawnym można znaleźć rozróżnienie na dwa rodzaje wpisów do KRS:

1. Wpis o charakterze konstytutywnym – oznacza, że dokonanie wpisu w KRS kształtuje stan prawny. Przykładowo, stowarzyszenia oraz fundacje uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działania dopiero od momentu wpisania do KRS. Czyli to wpis do KRS decyduje o faktycznym powołaniu do życia stowarzyszenia, a nie zabranie założycielskie, uchwała o powołaniu stowarzyszenia i przyjęcie statutu.
    
2. Wpis o charakterze deklaratoryjnym – oznacza, że dany stan prawny powstaje z dniem podjęcia decyzji przez odpowiedni organ (np. walne zebranie stowarzyszenia), a nie z dniem wpisu do KRS. W tym przypadku wpis do KRS jest „odbiciem” faktycznej sytuacji w NGO. Tak jest np. ze zmianą członków zarządu. Funkcję członków zarządu pełnią osoby faktycznie wybrane, a nie te, które są wpisane do KRS. Liczy się więc data podjęcia uchwały o wyborze zarządu i treść uchwały, a nie treść wpisu do rejestru sądowego. Oczywiście jest obowiązek zgłoszenia do KRS osób, które zostały wybrane do władz i pełnią te funkcje, ale to, że jeszcze nie widnieją w KRS nie znaczy, że nie pełnią swoich funkcji.

Przepisy wprost nie wskazują negatywnych konsekwencji za niezgłoszenie zmian do KRS w 7-dniowym terminie. Termin ten liczy się od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie uzasadniające dokonanie wpisu (czyli np. od dnia podjęcia uchwały o wyborze zarządu czy zmianie statutu).

Co jednak nie znaczy, że żadne negatywne konsekwencje spóźnialskim nie grożą.

Art. 17 ustawy o KRS zakłada domniemanie, że dane wpisane do KRS są prawdziwe. Skutek tego jest taki, że w codziennym życiu organizacji pozarządowej brak aktualnych danych w KRS może utrudniać funkcjonowanie. Na przykład wpis o sposobie reprezentacji NGO i dane osób uprawnionych do reprezentacji to dla świata zewnętrznego informacja o tym, kto ze strony NGO ma prawo do podpisywania umów w imieniu organizacji. Jak się łatwo domyślić, w okresie przejściowym (czyli w trakcie oczekiwaniu na wpis do KRS o zmianie składu zarządu) dane zawarte w KRS i dane faktyczne różnią się – w KRS widnieją dane starego zarządu, a ze względu na deklaratoryjny charakter wpisu o danych zarządu NGO jest reprezentowane faktycznie przez „nowy zarząd”.

W interesie organizacji leży, aby zmiany w KRS zostały wpisane jak najszybciej. Dlaczego?

Przykładowo, jeśli NGO będzie chciało zawrzeć umowę na usługę telefoniczną, internet czy lokal, to druga strona umowy (dostawca usługi) będzie oczekiwał, aby umowa była podpisana przez osoby, które widnieją w KRS (oraz w sposób wskazany w KRS), czyli aby byli to np. dwaj członkowie zarządu. Jeśli NGO ulegnie temu oczekiwaniu i umowa podpisana zostanie przez niewłaściwe osoby (tj. stary zarząd), umowa taka może zostać uznana za nieważną. Z kolei na podpisanie umowy przez „nowy” zarząd sprzedawca usługi czy wynajmujący lokal może nie wyrazić zgody (bo „nie widzi” tych osób w KRS).

Może też pojawić się inny problem związany z brakiem wpisu aktualnych władz do KRS - związany z nowymi przepisami. Od 15 marca 2018 r. obowiązuje zapis mówiący, że sprawozdanie finansowe do KRS składa się w formie elektronicznej (dotyczy tylko NGO wpisanych do rejestru przedsiębiorców). Aby złożyć sprawozdanie finansowe do KRS, trzeba je potwierdzić podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym członka zarządu, którego PESEL jest uwidoczniony w KRS. Tak więc brak wpisu do KRS aktualnego składu zarządu, utrudni złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

W przypadku zmiany statutu nie można stwierdzić, że zmiana obowiązuje od daty jej uchwalenia przez odpowiedni organ (np. przez walne zgromadzenie członków). W kwestii daty obowiązywania nowego statutu opinie prawników i orzeczenie sądowe są różne – jedni twierdzą, że nowy statut obowiązuje od daty uchwalenia zmiany, inni – że od daty zatwierdzenia zmiany przez KRS. Warto pamiętać, że przed wpisaniem informacji o zmianie statutu, sąd ocenia czy zmiana jest prawidłowa i zgodna z prawem. Wobec tego zawsze jest niebezpieczeństwo, że sąd uzna daną zmianę statutu za niezgodną z prawem i odmówi wpisu zmiany – a więc zmiana nie będzie obowiązywała. Bezpieczniej jest więc uznać, że statut obowiązuje od momentu zatwierdzenia go przez sąd (czyli, że jest to wpis o charakterze konstytutywnym). Dlatego w przypadku statutu tym bardziej warto jak najszybciej zgłosić zmiany do KRS.

Konsekwencją niezgłoszenia zmian do KRS może być wszczęcie przez sąd rejestrowy tzw. „postępowania przymuszającego” (art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Takie postępowanie może być wszczęte, jeśli sąd stwierdzi, że NGO nie wywiązało się z obowiązku zgłoszenia zmian do KRS. W takiej sytuacji sąd najpierw wezwie do zgłoszenia zmiany (zmiana powinna być zgłoszona w sposób określony przepisami, tj. na odpowiednich formularzach, zawierające odpowiednie dane i załączniki). Brak dokonania zmian w wyznaczonym terminie powoduje nałożenie przez sąd kary grzywny.

Złożenie wniosku o wpis w terminie późniejszym niż wymagane 7 dni nie spowoduje, że sąd odmówi dokonania wpisu – nie spowoduje również, że zgłoszenie uzna za nieważne czy bezskuteczne. Niedotrzymanie 7-dniowego terminu nie zamyka więc drogi do późniejszego (po tym terminie) złożenia wniosku o wpis.

Jednakże brak zgłoszenia obowiązkowych zmian w 7-dniowym terminie stwarza podstawę do podjęcia przez sąd rejestrowy działań „przymuszających”.

W sytuacji kiedy minęło 7 dni, w ciągu których należało zgłosić zmiany do sądu, tym bardziej warto jak najszybciej zmiany te zgłosić, by nie narażać się na wezwanie sądu i ukaranie karą grzywny oraz na możliwe problemy w funkcjonowaniu organizacji, wynikające z niezarejestrowania zmian w KRS.

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 986)

Art. 17
1. Domniemywa się, że dane wpisane do Rejestru są prawdziwe.
2. Jeżeli dane wpisano do Rejestru niezgodnie ze zgłoszeniem podmiotu lub bez tego zgłoszenia, podmiot ten nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeżeli zaniedbał wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie wpisu.

Art. 22
Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

Art. 24
1. W przypadku stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa obowiązanych do ich złożenia - wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin.
1a. W uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte.
1b. Wezwań w postępowaniach, o których mowa w ust. 1 i 1a (postępowania przymuszające), sąd dokonuje pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. W przypadku niewykonania obowiązków w terminie sąd rejestrowy nakłada grzywnę na obowiązanych. Przepisu art. 1053 Kodeksu postępowania cywilnego nie stosuje się.
2. Sąd rejestrowy może ponawiać grzywnę, o której mowa w ust. 1b.
3. Sąd rejestrowy nie wszczyna postępowania przymuszającego, o którym mowa w ust. 1, gdy z danych zawartych w aktach rejestrowych wynika, że nie doprowadzi ono do złożenia wniosku o wpis do Rejestru lub dokumentów, których złożenie jest obowiązkowe. W postanowieniu o odstąpieniu od tego postępowania przymuszającego sąd rejestrowy wskazuje podstawę faktyczną odstąpienia od wszczęcia postępowania przymuszającego. Postanowienie nie wymaga doręczenia i nie podlega zaskarżeniu.
4. Sąd rejestrowy umarza postępowanie przymuszające, gdy z okoliczności sprawy wynika, że nie doprowadzi ono do spełnienia obowiązku.
5. W przypadku odstąpienia od postępowania przymuszającego lub jego umorzenia sąd rejestrowy wszczyna postępowanie przymuszające, jeżeli poweźmie wiadomość, że sytuacja prawna lub faktyczna podmiotu uległa zmianie w sposób umożliwiający skuteczne jego prowadzenie.
6. W przypadkach uzasadnionych bezpieczeństwem obrotu sąd rejestrowy może dokonać z urzędu wykreślenia danych niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy lub wpisu danych odpowiadających rzeczywistemu stanowi rzeczy, jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu lub wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane te są istotne.

• Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 210 z późn. zm.)

Art. 17

1. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną i może rozpocząć działalność po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego.
   (…)

• Ustawa z dnia z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 40 z późn. zm.)

Art. 7
1. Fundacja podlega obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.
2. Fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do Krajowego Rejestru Sądowego.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.