Pytamy pełnomocników: gdzie i kiedy organ finansujący realizację zadania publicznego określa zasady sporządzania sprawozdania?
Menu Na skróty
Starostwo przybija swoje pieczątki na oryginałach faktur wystawianych na stowarzyszenie, tłumacząc, że są one opłacane z ich środków. Czy ma do tego prawo? - pyta organizacja pozarządowa. Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Eliza Szadkowska wyjaśnia.
Pytanie organizacji pozarządowej
Starostwo przybija swoje pieczątki na oryginałach faktur wystawianych na stowarzyszenie, twierdząc że ma do tego prawo, bo faktury są opłacane ze środków Starostwa. Czy takie postępowanie jest zgodne z przepisami księgowymi i czy Starostwo ma do tego prawo?
Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i Sekretarz Podlaskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego Urzędu Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Eliza Szadkowska odpowiada:
Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami rozporządzeń Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzorów ofert, umów i sprawozdań, każdy dokument księgowy powinien zostać opatrzony na odwrocie pieczęcią organizacji. Powinien również zawierać – sporządzony w sposób trwały – opis, w którym znajdą się m.in. informacje:
- z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta (np. ze środków samorządu Powiatu), oraz
- jakie jest przeznaczenie tej kwoty, tzw. cel – tu należy podać numer i pozycję kosztorysu realizacji zadania publicznego.
Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych w organizacji, czyli księgową i np. prezesa organizacji.
Z żadnych obowiązujących przepisów nie wynika konieczność podpisywania oryginałów dokumentów księgowych, dotyczących realizacji zadań zleconych przez instytucje finansujące.
Problem zgłoszony przez organizację, w wielu znanych mi przypadkach, wynika z braku uregulowania przez samorząd obowiązujących warunków realizacji zadania publicznego, w tym warunków i zasad kontroli oraz sprawozdawczości.
Jasne zasady już w ogłoszeniu o konkursie
Takie zasady dotyczące sprawozdań i rozliczania realizacji zadań publicznych, w tym opisy dokumentów księgowych, konieczność potwierdzania prawidłowości tych dokumentów, a także ich udostępnianie instytucji finansującej powinny być określone już w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert. Organizacje, przystępując do konkursu, powinny mieć możliwość poznania warunków realizacji zadania publicznego w danym samorządzie.
Zasady dotyczące sprawozdań i rozliczania realizacji zadań publicznych OBOWIĄZKOWO powinny wybrzmieć w umowie o realizację zadania publicznego.
Moja rekomendacja jest taka, aby zadbać o uregulowanie warunków i zasad realizacji zadania publicznego, przeprowadzić konsultacje dotyczące tych zasad z podmiotami pożytku publicznego, jednocześnie opracować bardziej szczegółowy i jednolity dla wszystkich konkursów ofert wzór umowy o realizację zadania publicznego, który może być publikowany jako element dokumentacji konkursowej.
W poradnik.ngo.pl
Dotacje ze środków publicznych
zobacz też:
Obowiązek czy potrzeba? Co powinno się znaleźć na pieczątce organizacji [infografika]
Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.
Współpraca z administracją
