Pytamy pełnomocników: U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami?
Menu Na skróty
Rozliczamy zadanie publiczne dofinansowane ze środków powiatu. Starostwo zażądało od nas oryginałów umów o wolontariat. Umowy te zawierają dane osobowe. U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami – w starostwie czy w siedzibie organizacji – pyta organizacja. Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi Eliza Szadkowska wyjaśnia: trzeba wziąć pod uwagę kwestie związane z przechowywaniem dokumentów, ich udostępnianiem oraz ochroną danych osobowych.
Pytanie organizacji pozarządowej
Rozliczamy zadanie publiczne dofinansowane ze środków powiatu. Organ dofinansowujący zadanie zażądał od nas oryginałów umów o wolontariat (umowy między stowarzyszeniem a wolontariuszami) twierdząc, że umowy te muszą być oddane wraz ze sprawozdaniem do Starostwa (i tam będą przechowywane). Nadmienić należy, że umowy te zawierają dane typu: imię i nazwisko, adres, numer telefonu. U kogo powinny znajdować się oryginały umów z wolontariuszami _– _w Starostwie czy w siedzibie stowarzyszenia?
Pełnomocnik Zarządu Województwa Podlaskiego ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi i Sekretarz Podlaskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego Eliza Szadkowska odpowiada:
1. Przechowywanie dokumentów
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości – art. 20 w związku z art. 75-76 wszelkie dokumenty finansowe, tj. umowy, porozumienia, rachunki do ww. umów i porozumień (zwane dowodami księgowymi czy dowodami źródłowymi) obowiązkowo przechowuje się w oryginałach w sposób staranny, zapobiegający dokonywania na nich jakichkolwiek zmian w siedzibie realizatora/ wykonawcy zadania publicznego, czyli w tym przypadku w siedzibie Stowarzyszenia, a nie instytucji finansującej (Starostwa).
2. Udostępnianie dokumentów
Zgodnie z wyżej wymienionymi przepisami Stowarzyszenie może udostępnić oryginały dokumentów, w tym przypadku urzędnikowi, spełniając łącznie dwa warunki:
- po pierwsze, robi to za pisemną zgodą swoich władz, tj. przewodniczącego (prezesa) na wniosek urzędu;
- po drugie, jeżeli dokumenty są udostępniane poza siedzibą Stowarzyszenia, należy przygotować spis przejętych dokumentów. Spis taki pozostaje w biurze Stowarzyszenia. Spis powinien obowiązkowo zawierać dane umożliwiające identyfikację danego dokumentu źródłowego (np. nazwę, nr faktury, datę wystawienia dokumentu). Spis powinien obowiązkowo zostać potwierdzony (podpisem) przez instytucję finansującą na dowód przyjęcia przez nią określonych dokumentów finansowych.
3. Ochrona danych osobowych
W przypadku udostępniania danych osobowych zastosowanie mają także przepisy o ochronie danych osobowych, czyli od 25 maja 2018 r. przepisy RODO (zobacz: RODO. Ochrona danych osobowych w NGO). Stowarzyszenie jest administratorem danych osobowych, ma w związku z tym określone obowiązki. Przykładowo w ramach obowiązku informacyjnego powinno udzielić informacji osobie, której dane osobowe przetwarza, o odbiorcach tych danych (NGO musi wcześniej znać tych odbiorców – urząd udzielający dofinansowania organizacji pozarządowej powinien więc uprzedzić organizację co do swoich zamiarów).
W poradnik.ngo.pl
Współpraca z administracją
Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.
Współpraca z administracją
