Poradnik - ngo.pl

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ:

Czy można prowadzić zbiór danych osobowych w Excelu?

DORADCZYNI SCWO ODPOWIADA:

Paragraf 7 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (DZ. U. Z 2004 r. nr 100, poz. 1024) nakłada na administratora danych osobowych obowiązek zapewnienia, aby system/program komputerowy, w którym przetwarzane są dane osobowe spełniał następujące kryteria:

Paragraf 7 ust. 1

Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym - z wyjątkiem systemów służących do przetwarzania danych osobowych ograniczonych wyłącznie do edycji tekstu, w celu udostępnienia go na piśmie - system ten zapewnia odnotowanie:

1) Daty pierwszego wprowadzenia danych do systemu;
2) Identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane osobowe do systemu, chyba że dostęp do systemu informatycznego i przetwarzanych w nim danych posiada wyłącznie jedna osoba;
3) Źródła danych, w przypadku zbierania danych, nie od osoby, której one dotyczą;
4) Informacji o odbiorcach, w rozumieniu art. 7 pkt 6 ustawy (chodzi o ustawę o ochronie danych osobowych, przyp. red.), którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia, chyba że system informatyczny używany jest do przetwarzania danych zawartych w zbiorach jawnych;
5) Sprzeciwu, o którym mowa w art. 32 ust. 1 pkt 8 ustawy (ponownie chodzi o ustawę o ochronie danych osobowych, przyp. red.).

Organizacja prowadząca zbiór danych w komputerze musi więc upewnić się, że odnotowywanie powyższych informacji będzie w nim możliwe. Szczególnie powinna na to zwrócić uwagę osoba, która w naszej organizacji taki program obsługuje.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej? Zadaj pytanie: http://poradnik.ngo.pl/zapytaj.