Poradnik - ngo.pl

Mamy duży spór w zarządzie: kto za co odpowiada. Ostatnio nasze stowarzyszenie rozwinęło się i mamy sporo projektów i funduszy. Kto powinien prowadzić projekty i na jakiej zasadzie? Jakie powinny być zależności między koordynatorami, zarządem, księgowością? Niestety wiele rzeczy u nas działa na ostatnią chwilę…

Dużo też zależy, czego dotyczy spór. Jeśli podejmowania decyzji – to w statucie (a jeśli tego tam nie ma, to w regulaminie zarządu) powinien być opisany sposób podejmowania decyzji przez zarząd i w jaki sposób organizacja może zaciągać zobowiązania prawne i finansowe (czy konieczna jest zgoda całego zarządu, czy dwojga członków, czy np. prezesa i skarbnika – w różnych organizacjach jest to różnie rozwiązane).

To zarząd zazwyczaj podpisuje umowy, decyduje o realizacji projektów, zatrudnianiu, a dyrektor czy koordynatorzy mają rolę  pracowników, wykonujących zadania, uzgodnione z zarządem, nawet jeśli są to ich autorskie, twórcze pomysły. Możliwe jest oczywiście upoważnienie różnych osób w jakichś zakresach do podejmowania decyzji.

Warto przypomnieć, że zarząd nie tylko „zarządza”, ale i odpowiada za decyzje (a więc i ewentualne pomyłki) księgowego i koordynatorów projektów czy dyrektora. Dla własnego dobra powinien nadzorować ich prace. Stosowanym rozwiązaniem jest podzielenie się: każdy członek zarządu „pilnuje” jakiegoś projektu.

Przyczyną nieporozumień może być też niejasny dla osób z organizacji podział kompetencji: czyli mówiąc wprost, to, w jakim zakresie decyzje merytoryczne może podejmować koordynator (lub dyrektor), do jakich kwot mogą oni zaciągać zobowiązania finansowe, a powyżej jakich może to robić wyłącznie zarząd. Dobrze jest gdy te sprawy są dobrze zdefiniowane i spisane, aby w razie konfliktu łatwo można było rozstrzygnąć spór.

Inną sprawą, która wiąże się z kompetencjami, to obieg dokumentów finansowych –czyli „droga dokumentu”, np. umowy z wykonawcą: kto ją przygotowuje, kto podpisuje, kto akceptuje merytorycznie (np. czy koszt „mieści się” w projekcie) i rachunkowo (czy jest prawidłowy) i potem: kto dekretuje (czyli opisuje i wskazuje, z jakiej dotacji lub innego źródła finansowania ma być pokryty ten koszt). Na tej podstawie księgowy księguje wydatek.

Bez względu na to, komu zarząd przypisze jakie kompetencje, warto spisać te zasady (częściowo mogą one znaleźć się w tzw. polityce rachunkowości, częściowo w regulaminach w wewnętrznych). Warto zrobić roczny budżet (zobacz: http://poradnik.ngo.pl/x/539573), plan działań z harmonogramem, który będzie znany wszystkim osobom realizującym projekty w stowarzyszeniu. Przydatna będzie tu metoda projektowa.

Różne modele w organizacjach
Organizacje przyjmują różne modele – w zależności od liczby projektów, pracowników – i przede wszystkim możliwości finansowych. W średnich organizacjach sprawami finansowymi zajmuje się dyrektor, zazwyczaj jego decyzje akceptuje i sprawdza członek zarządu (składając podpis na dokumencie finansowym). Koordynatorzy włączają się w to lub nie – mają to określone w zakresie obowiązków. Często są odpowiedzialni za merytoryczną stronę realizacji projektów lub mogą dokonywać wydatków w niewielkim zakresie.

W małych organizacjach nie ma tak rozbudowanych struktur. Bez względu na nazwę stanowiska: członek zarządu, dyrektor czy koordynator kluczowe jest wybranie osoby, która ma ogląd całości i zazwyczaj kontaktuje się z księgowym. Jest to szczególnie ważne, jeśli organizacja realizuje kilka projektów i do każdego zazwyczaj musi mieć finansowy wkład własny. Ktoś musi to spinać, aby nie pogubić się w takiej układance. Ważna jest też koordynacja działań, właściwe rozłożenie obowiązków między pracowników czy wolontariuszy. Bardzo rekomendowanym rozwiązaniem jest tzw. „drugie oko” – czyli druga osoba, która sprawdza, czy nie popełniono błędu. Pomyłki zdarzają się każdemu, a o wiele łatwiej jest naprawić błędy, jeśli są ono wychwytywane na bieżąco.

Spory o misję
Jeśli spory w zarządzie dotyczą kwestii „filozoficznych”, misyjnych, np. w jakim kierunku ma rozwijać się organizacja, czy nie powinna zmienić swych celów, statutu – to ich rozstrzygnięcia powinno dokonać walne zgromadzenie członków. To ono decyduje o fundamentalnych sprawach stowarzyszenia.

Przydatne informacje
Wiele z opisanych wyżej zasad (np. to, jak wygląda obie dokumentów) powinno znaleźć się w obowiązkowym dokumencie o nazwie „polityka rachunkowości” zobacz: http://informatorium.ngo.pl/x/472456

Odpowiedzialność zarządu zobacz: http://poradnik.ngo.pl/x/575522

Regulaminy, m.in. zarządu:: http://poradnik.ngo.pl/x/504348

Budżet roczny, pisanie projektu: http://poradnik.ngo.pl/x/539573