Poradnik - ngo.pl

Obowiązek udostępnienia informacji publicznej spoczywający na niektórych organizacjach pozarządowych nie powinien już nikogo dziwić. Nie ma przy tym znaczenia, czy organizacja ma status organizacji pożytku publicznego, "żyje" ze środków publicznych, czy też korzysta z nich tylko sporadycznie. Istotna jest wyłącznie ocena, czy spełnione jest jedno z kryteriów wynikających z ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a w szczególności, czy organizacja wykonuje zadania publiczne lub dysponuje majątkiem publicznym.

!Piotr Zawadzki, kancelaria Bird & BirdZakres i przedmiot informacji publicznej, która powinna być udostępniona, zwłaszcza na żądanie osób zainteresowanych, rodzi zwykle problemy. Dla wielu podobnych spraw za studium przypadku może posłużyć wniosek o udostępnienie dokumentacji stworzonej przez organizację pozarządową w związku z udziałem w konkursie, w którym rozdawane są środki publiczne (np. konkursie organizowanym przez gminę, ministerstwo, PFRON). Organizacja pozarządowa zastanawia się w takich sytuacjach, czy musi dzielić się z postronnymi osobami wszystkimi informacjami zawartymi we wniosku, który przygotowała do konkursu. Wszak wniosek to nie tylko sformalizowana dokumentacja, ale i efekt pracy intelektualnej, cenny know-how tej NGO, a nawet element jej planów i strategii na przyszłość.

Zobowiązanie organizacji pozarządowej do udostępniania informacji publicznej nie oznacza z pewnością, że ciąży na niej obowiązek przekazania zainteresowanym każdej danej, której zażądają, w tym wszelkich danych organizacyjnych, danych członków, informacji o planach i koncepcjach na przyszłą działalność, czy o możliwych kierunkach rozwoju. Żądaniem udostępnienia mogą być bowiem objęte jedynie dane noszące znamiona informacji publicznej w rozumieniu cytowanej wyżej ustawy (informacje o sprawach publicznych). W przypadku organizacji pozarządowych chodzi najczęściej o dane dotyczące realizowanych zadań publicznych lub sposobu dysponowania publicznym majątkiem.

Oczywiście tak skonstruowane kryteria są bardzo pojemne. Wyznaczają jednak pewne granice i pozwalają stwierdzić, że informacje dotyczące działalności, która (jeszcze) nie stanowi realizacji zadań publicznych lub nie wiąże się z otrzymywaniem czy wydatkowaniem środków publicznych, nie muszą być ujawniane w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Innymi słowy, nie wymaga się od organizacji pozarządowej ujawniania planów, koncepcji, strategi, czy know-how. Co do zasady dotyczy to także zawartości wniosków o dofinansowanie, także ze środków publicznych *–* zwłaszcza przed ich przyznaniem. Wszak planowanie i projektowanie wydarzeń, tworzenie dokumentacji zgłoszeniowej, ani nawet udział w postępowaniach o udzielenie dofinansowania nie mogą być traktowane jako wykonywanie zadań publicznych, czy jako dysponowanie majątkiem publicznym.

Inaczej należy jednak oceniać sytuację już po uzyskaniu dofinansowania ze środków publicznych. Każdy zainteresowany może domagać się informacji zarówno o sposobie ich wydatkowania, jak i o przeznaczeniu funduszy, ich wysokości, beneficjentach i innych okolicznościach istotnych dla oceny, czy środki wydawane są zgodnie z prawem i zgłoszonym zapotrzebowaniem (a więc najczęściej zgodnie z wnioskiem). W takiej sytuacji może być trudno o argumenty za odmową dostępu do dokumentacji konkursowej, w tym do wniosku o dofinansowanie; zwłaszcza gdy stanowi on element dokumentacji związanej z dotacją, określa szczegółowo cel takiej dotacji, zasady jej wydatkowania, czy rozliczeń.

Co więcej, w przypadku jednoznacznego żądania dostępu do określonych dokumentów nie można zaoferować zainteresowanemu jedynie wybranych danych, np. w formie podsumowania. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek powinno nastąpić w sposób i w formie zgodnych z wnioskiem. Jedynie gdy środki techniczne, którymi dysponuje organizacja nie pozwalają na udostępnienia informacji w taki sposób, można zaproponować inny sposób lub formę.

Oczywiście, jak w każdej sprawie, wiele zależy od konkretnych okoliczności, w tym od zakresu dokumentacji udostępnianej przez samego organizatora konkursu, czy od postawionych przezeń warunków formalnych i merytorycznych zgłoszenia.

Należy także wziąć pod uwagę treść samego wniosku o udostępnienie informacji. Nie zawsze bowiem zainteresowany domaga się przekazania (kopii) dokumentacji. Może potrzebować jedynie konkretnych informacji związanych np. z celem, harmonogramem czy beneficjentami uzyskanych środków.

Ponadto, gdy brakuje technicznej możliwości precyzyjnego oddzielenia informacji publicznej od innych danych zawartych w żądanym dokumencie, możliwa wydaje się odmowa dostępu do samych dokumentów i zaproponowanie innej formy udostępnienia (np. w formie pisemnej informacji zawierającej tylko dane stanowiące informację publiczną).

Niedogodności związane z udostępnieniem informacji, a nawet obawa o utratę wyłączności na pomysł lub wypracowany sposób tworzenia dokumentacji dotacyjnej nie są dostatecznie mocnym argumentem, aby odmówić dostępu do informacji publicznej, w tym także do dokumentacji obejmującej taką informację.

Jednak organizacja, która obawia się, że wniosek o udostępnienie nie jest składany w dobrej wierze, nie jest zupełnie pozbawiona argumentów pozwalających ograniczyć, a nawet odmówić żądaniu zainteresowanego.

NGO powinna przede wszystkim zbadać, czy na pewno konkretne informacje lub dokumenty, których domaga się zainteresowany stanowią informację publiczną. Nie jest wykluczone, że informacja publiczna będzie stanowić tylko część wniosku o dotację (fragmenty dotyczące proponowanego celu i sposobu wydatkowania środków, ich beneficjentów, wysokości dotacji, zasad jej rozliczeń itp.), podczas gdy w pewnym zakresie informacje zawarte we wniosku pozostaną poza mocą ustawy (np. informacje o organizatorach, ich kompetencjach i doświadczeniu, informacje o podobnych projektach realizowanych w przeszłości, planach dotyczących przyszłych wydarzeń itp.).

Należy także ocenić, czy informacje i dokumenty, których żąda zainteresowany mogą w ogóle służyć do oceny prawidłowości i celowości wydatkowania publicznych środków lub realizacji zadań publicznych przez organizację. Co prawda od zainteresowanego nie wolno żądać wykazania interesu prawnego w dostępie do informacji, jednak gdy nie istnieje związek między charakterem żądanych danych, a (choćby potencjalną) możliwością ich wykorzystania dla oceny szeroko pojętej legalności czy celowości działań w obszarze gospodarowania mieniem publicznym lub realizacji zadań publicznych, można bronić twierdzenia, że wniosek nie obejmuje informacji publicznej. Można bowiem argumentować, że dokumenty stworzone wewnętrznie przez organizację pozarządową tylko wówczas stanowią informację publiczną, gdy bezpośrednio dotyczą realizowanych przez nią zadań publicznych lub dysponowania majątkiem publicznym (a więc jego wysokości, wydatkowania, rozliczania i przeznaczenia). W przypadku braku takiego związku nie sposób uznać ich za informacje dotyczące spraw publicznych.

Niestety i w takich przypadkach wiele zależy od konkretnych okoliczności, m.in. od określonych przez organizatora konkursu warunków uczestnictwa, w tym katalogu informacji, które muszą znaleźć się w każdym wniosku dotacyjnym, a także od istniejących kryteriów przyznawania środków.

Jeżeli jednak organizacja ustali, że żądana informacja nie jest informacją publiczną, powinna jedynie zawiadomić o tym zainteresowanego. W przypadku sporu ostatecznej oceny dokona sąd administracyjny.

Ustawa wskazuje katalog przyczyn pozwalających odmówić zainteresowanym dostępu do informacji publicznej. Prawo to podlega ograniczeniu przede wszystkim:

• w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych (np. tajemnica państwowa) oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych (np. tajemnica lekarska), a także
• ze względu na prywatność osób fizycznych (w szczególności ochronę ich danych osobowych) lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Oznacza to, że o ile organizacja nie dysponuje tajemnicami państwowymi czy ustawowymi, nie powinna odmawiać udostępnienia informacji dającej się kwalifikować jako informacja publiczna. Powinna jedynie zadbać, aby wraz z udostępnioną informacją nie ujawniono chronionych danych osób prywatnych, względnie tajemnic przedsiębiorców (w tym innych niż sama organizacja). Gdy jest to możliwe, organizacja powinna zatem raczej trwale usunąć (zamazać) takie dane w dokumencie niż w ogóle odmówić jego udostępnienia. W praktyce rzadko znajdzie zastosowanie ograniczenie udostępnienia danych ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy dotyczącą samej organizacji.

Jeżeli więc dokumentacja nie ma charakteru urzędowego, a obejmuje przedmioty takich praw, zainteresowany powinien ograniczyć się do zapoznania się z treścią udostępnionych dokumentów. Nie powinien ich jednak powielać, rozpowszechniać, ani wykorzystywać w inny sposób (w szczególności we własnej działalności gospodarczej). Wyjątkiem są działania w ramach tzw. dozwolonego użytku, w tym, przykładowo, prawo korzystania z cudzych utworów na potrzeby postępowań administracyjnych czy sądowych, a także prawo cytatu – uprawnienie istotne w przypadku konieczności wyjaśniania, a także polemiki czy wręcz krytyki ocenianej działalności.

Jeżeli w dokumentacji znajdują się utwory lub inne przedmioty własności intelektualnej, organizacja zobowiązana do udostępnienia informacji powinna to zaznaczyć lub co najmniej poinformować o tym zainteresowanego.

Artykuł przygotowany we współpracy z Centrum Pro Bono

Pr!ogram Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/

!Bird & Bird jest międzynarodową kancelarią prawną posiadającą 28 biur w 19 krajach na świecie. Polskie biuro Bird & Bird reprezentuje ponad 50 prawników o szerokim zakresie specjalizacji, obejmującym m.in.: ochronę prywatności i danych osobowych, własność intelektualną i znaki towarowe, fuzje i przejęcia, rynki kapitałowe, prawo handlowe, prawo bankowe, prawo nowych technologii, prawo konkurencji, prawo pracy, nieruchomości, postępowania sądowe i arbitrażowe. Nasi prawnicy tworzą zespół łączący wiedzę, doświadczenie i zrozumienie mechanizmów biznesowych, co pozwala sprawnie i konstruktywnie rozwiązywać problemy klientów oraz wychodzić naprzeciw ich zmieniającym się potrzebom.

Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.