Poradnik - ngo.pl

Reprezentuję warszawskie stowarzyszenie, które powstało rok temu. W tym roku po raz pierwszy muszę przygotować nasze sprawozdanie z działalności i przedstawić je na walnym zebraniu. Czy jest jakiś jeden obowiązujący wzór takiego sprawozdania? Gdzie go szukać?

Stowarzyszenia i fundacje mają coroczny obowiązek sporządzenia i przyjęcia sprawozdania finansowego. Sprawozdanie takie obrazuje stan finansów w organizacji i jest przesyłane do urzędu skarbowego, a jeżeli organizacja ma zarejestrowaną działalność gospodarczą także do Krajowego Rejestru Sądowego.

Poza sprawozdaniem finansowym fundacje przygotowują jeszcze jedno sprawozdanie – z działalności w poprzednim roku, zwane też merytorycznym. Fundacje wysyłają je „swojemu” ministrowi (czytaj Sprawozdania fundacji: jaki termin?). Co prawda stowarzyszenia nie mają takiego obowiązku, lecz z wielu względów warto, aby takie sprawozdanie sporządziło.

Jeśli w statucie stowarzyszenia są zapisy, które obligują zarząd do przygotowania sprawozdania, jego sporządzenie jest bezwzględnym obowiązkiem. Zwykle informacje na temat można znaleźć w części poświęconej kompetencjom wszystkich władz stowarzyszenia. Zapis taki często wygląda tak, że zarząd sporządza sprawozdanie, komisja rewizyjna je opiniuje, a walne zebranie je zatwierdza.

Zdarza się, że zapisy statutu w różnych częściach są niejasne. Może być tak, że w statucie raz pisze się o sprawozdaniu rocznym, w innym miejscu o sprawozdaniu z działalności zarządu. Każde z tych sprawozdań może mieć inny zakres. Sprawozdanie z działalności stowarzyszenia pokazuje, które cele statutowe zostały zrealizowane i w jaki sposób, a sprawozdanie z działalności zarządu opisuje, jak zarząd wypełniał swoje zadania. Dla pełnego obrazu można połączyć ze sobą te dwie części.

Stowarzyszenie dbające o swój transparentny wizerunek może opublikować sprawozdanie z działalności np. na swojej stronie internetowej. W ten sposób upubliczni informację o swych działaniach i finansach. Oczywiście można też wysłać je swoim podopiecznym, sponsorom, partnerom, darczyńcom. Na pewno będzie to bardzo dobrze przyjęte. Sprawozdanie powinno być opracowane ostatecznie po przyjęciu przez odpowiedni organ (zazwyczaj jest to walne zebranie członków, czasami po prostu zarząd). Wtedy też powinno być opublikowane. Zazwyczaj przyjęcie sprawozdania merytorycznego zbiega się z przyjęciem sprawozdania finansowego – ostateczny termin jego zaakceptowania to 30 czerwca.

W związku z tym, że nie ma prawnego obowiązku przygotowania sprawozdania merytorycznego przez stowarzyszenia, nie ma też jego wzoru. Sprawozdanie z działalności powinno opisywać działalność statutową stowarzyszenia, czyli jakie cele zapisane w statucie zostały zrealizowane oraz jakimi metodami. Sprawozdanie powinno zawierać część finansową, w tym źródła przychodów oraz informację o tym, na co zostały wydane pieniądze. Ponieważ organizacje działają poprzez projekty, można to zrobić, opisując krótko każdy ze zrealizowanych (lub jeszcze realizowanych) projektów. Aby informacja była przejrzysta i czytelna dla odbiorcy, warto podać cel projektu, podjęte działania, odbiorców , rezultaty i źródła finansowania.

Warto, żeby sprawozdanie pokazywało wypracowaną misję i wizję stowarzyszenia.

W sprawozdaniu powinna się też pojawić „metryczka” organizacji, czyli nazwa, numery rejestrowe (KRS, REGON, NIP) adres siedziby, członkowie władz. W sprawozdaniu można także podać informacje o prowadzonej działalności gospodarczej, a także o partnerach, wolontariuszach, pracownikach i współpracownikach czy zawartych, ważnych porozumieniach. Wzorem lub podpowiedzią może być wzór sprawozdania obowiązujący fundacje, choć nie ma takiego obowiązku i zdania, czy je stosować są podzielone.