Poradnik - ngo.pl

Moja wątpliwość dotyczy ochrony danych osobowych związanych ze zleceniobiorcami w organizacji pozarządowej. Czy zatrudniając w stowarzyszeniu osoby na umowę zlecenie możemy, jako organizacja pozarządowa, przechowywać zaświadczenia z informacją o zarobkach, zatrudnieniu itd.? Czy nie jest to dana wrażliwa?

!Stowarzyszenie może przetwarzać dane dotyczące osoby zleceniobiorcy, jeżeli ich posiadanie jest konieczne do wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa lub realizacji uprawnień stowarzyszenia. Zakres tych danych powinien zostać ograniczony do koniecznego minimum, a gdy ustanie potrzeba ich posiadania, powinny zostać usunięte.

Pamiętać należy, że okresy przechowywania niektórych kategorii danych zostały określone w przepisach prawa. Przykładowo:

• kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów rozliczeniowych, składnych do ZUS, i ich korekty, powinny być przechowywane przez 5 lat;
• listy płac lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury i renty, płatnik składek powinien przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika (płatnikiem jest też ta organizacja pozarządowa z pytania, zatrudniająca na umowę zlecenie).

Przechowywanie przez stowarzyszenie informacji o wysokości wynagrodzenia zleceniobiorcy lub innych danych dotyczących obowiązującej umowy zlecenia jest zatem dopuszczalne, w zakresie w jakim jest to, co do zasady, konieczne do prawidłowego wypełniania przez stowarzyszenie obowiązków ustawowych i umownych związanych z zawarciem i realizacją takiej umowy. Dotyczy to także dokumentów (np. różnego rodzaju zaświadczeń), które powstaną w ramach realizacji takiej umowy. Zasadne wydaje się przy tym zachowanie danych związanych z wykonaniem umowy zlecenia do upływu przedawnienia roszczeń, z którymi zleceniobiorca mógłby potencjalnie wystąpić wobec stowarzyszenia (albo dłużej jeżeli wynika to z przepisów prawa).

Dane dotyczące wynagrodzenia nie są daną wrażliwą. Danymi wrażliwymi są bowiem dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

zobacz też: Co to są dane „zwykłe” i dane „wrażliwe”?

Pamiętać należy, że stowarzyszenie zatrudniając osobę fizyczną na podstawie umowy zlecenia pozyskuje dane dotyczące tej osoby (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, wysokość wynagrodzenia) i staje się w ten sposób administratorem danych tej osoby, zobowiązanym do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Obok obowiązku zapewnienia odpowiedniej ochrony danych i obowiązku informacyjnego wobec osoby, której dane są przetwarzanie, administrator został zobowiązany do dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, w tym zapewnienia, aby dane były:

• przetwarzane zgodnie z prawem;
• co do zasady, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
• merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
• przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

PORADNIK.NGO.PL Dane osobowe w organizacji pozarządowej http://poradnik.ngo.pl/dane-osobowe-w-organizacji-pozarzadowej

!Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/

!Kancelaria Wardyński i Wspólnicy jest jedną z największych niezależnych polskich firm prawniczych. Skupiamy się na potrzebach naszych klientów, pomagając im znaleźć skuteczne i praktyczne rozwiązanie najtrudniejszych problemów prawnych.

Firma doradza w wielu dziedzinach, ale jest szczególnie ceniona przez klientów i konkurencję za swoje usługi w dziedzinie prawa pracy, sporów, transakcji, własności intelektualnej i nieruchomości.

Obecnie w firmie jest ponad 100 prawników świadczących obsługę prawną w języku polskim, angielskim, francuskim, niemieckim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim i koreańskim. Nasze biura znajdują się w Warszawie, Krakowie, Poznaniu i Wrocławiu.

Dzielimy się wiedzą i doświadczeniem za pośrednictwem portalu dla prawników i przedsiębiorców (www.codozasady.pl), firmowego Rocznika oraz licznych publikacji i opracowań.

Aktywnie działamy i rozwijamy działalność pro bono.