Menu Na skróty
Organizacja zmieniła siedzibę w trakcie trwania projektu. Jaki adres powinien znajdować się na fakturach i innych dokumentach księgowych? Na to pytanie odpowiada Marcin Wojdat, Pełnomocnik Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ:
Czy dla rozliczenia dotacji ma znaczenie sytuacja, kiedy w trakcie trwania umowy zmienił się adres siedziby klubu, a faktury/rachunki wystawiane są raz na stary, raz na nowy adres?
Marcin Wojdat: Przywołana zmiana powinna zostać uwzględniona w aneksie do umowy w trakcie trwania realizacji zadania, niemniej wydaje się, że zmiana adresu nie powinna stanowić podstaw do nierozliczenia dotacji.
Komentarz warszawa.ngo.pl: Nawet jeśli dotacja zostanie rozliczona na podstawie rachunków czy faktur ze starymi adresami, to organizację ogranicza w tym zakresie inny obowiązek. Musi ona taką zmianę, jak nowy adres siedziby, obowiązkowo zgłosić w ciągu 7 dni do rejestru KRS (i innych urzędów). Adres, który jest zapisany w KRS powinien być taki sam, jak ten, którego używa się na fakturach czy rachunkach. Zgłaszanie zmiany inaczej wygląda w przypadku, gdy organizacja ma zarejestrowaną działalność gospodarczą, a inaczej gdy nie ma (o tym niżej).
Organizacje, które mają podpisane umowy dotacyjne z Urzędem m.st. Warszawy, zmiany dotyczące siedziby, zgłaszają do urzędu po tym, jak zostaną one zarejestrowane w KRS. Uwaga! Adres miejsca prowadzenia działań i adres siedziby nie są zawsze tożsame – warto więc pamiętac, że daną, którą podaje się na rachunkach i fakturach oraz w rejestrze sądowym, jest adres siedziby. Co zrobić, jeśli organizacja otrzyma rachunek, fakturę ze starym adresem? Należy wtedy wystąpić z prośbą o korektę do firmy, która wystawiła dokument. Taka prośba musi zawierać informację o tym, jakiego dokumentu zmiana dotyczy, jakie dane chcielibyśmy skorygować – z przytoczeniem tego, jak jest obecnie na dokumencie i podaniem tego, jak powinno być po zmianie.
Stowarzyszenie lub fundacja nieprowadzące działalności gospodarczej
W pierwszej kolejności zmiany zgłaszają:
- do KRS-u na formularzu KRS-Z20.
Jeśli został zmieniony tylko adres w obrębie tej samej miejscowości informację tę zgłasza się, wypełniając pole C.3 w formularzu.
Jeśli została zmieniona siedziba np. z stowarzyszenie z Wrocławia przenosi się do Warszawy, to wypełnia się pole C.3 dotyczące zmiany danych adresowych oraz pole C.5 dotyczące zmiany statutu, ponieważ informacja o siedzibie (najczęściej wymieniana jest miejscowość w której znajduje się siedziba) pojawia się w statucie stowarzyszenia lub fundacji. Po zmianie siedziby zgłoszenia dokonuje się do dotychczasowego KRS-u.
Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji. Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty.
Do kolejnych urzędów zmianę najlepiej zgłaszać po tym, jak zostanie ona naniesiona w KRS (wiele urzędów korzysta z tego rejestru i tam sprawdza zgodność danych).
- do wojewódzkiego urzędu statystycznego wniosek zmianę w rejestrze REGON (druk RG-1)
- zgłoszenie aktualizacyjne do Urzędu Skarbowego (druk NIP-2) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika US; do NIP-2 trzeba dołączyć umowę/dokument umożliwiającą korzystanie z lokalu w którym jest siedziba (umowa będzie potrzebna tylko przy pierwszym wpisie do rejestru, chyba, ze to właśnie zmiana adresu siedziby jest podstawą zmiany, której dokonuje organizacja w rejestrze),
- zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych do ZUS.
Organizacja zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców, czyli prowadząca działalność gospodarczą
Organizacje takie korzystają z tzw. jednego okienka i dzięki temu dokumenty składają tylko w KRS (który przesyła informacje do rejestru REGON oraz urzędu skarbowego). Są to:
- formularz KRS-Z20.
Jeśli został zmieniony tylko adres w obrębie tej samej miejscowości informację tę zgłasza się wypełniając pole C.3 w formularzu.
Jeśli została zmieniona siedziba np. z stowarzyszenie z Wrocławia przenosi się do Warszawy, to wypełnia się pole C.3 dotyczące zmiany danych adresowych oraz pole C.5 dotyczące zmiany statutu, ponieważ informacja o siedzibie (najczęściej wymieniana jest miejscowość w której znajduje się siedziba) pojawia się w statucie stowarzyszenia/fundacji. Po zmianie siedziby zgłoszenia dokonuje się do dotychczasowego KRS-u.
Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji. Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty.
- wniosek zmianę w rejestrze REGON (druk RG-1),
- zgłoszenie aktualizacyjne do Urzędu Skarbowego (druk NIP-2) wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika US; do NIP-2 trzeba dołączyć umowę/dokument umożliwiającą korzystanie z lokalu w którym jest siedziba (umowa będzie potrzebna tylko przy pierwszym wpisie do rejestru, chyba, ze to właśnie zmiana adresu siedziby jest podstawą zmiany, której dokonuje organizacja w rejestrze),
- zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.
KRS, niezwłocznie po zarejestrowaniu zgłoszonych przez organizację zmian (najdalej w ciągu 3 dni roboczych), prześle ww. wnioski do właściwych urzędów.
WIĘCEJ O ZMIANACH W ORGANIZACJI, CZYTAJ W SERWISIE PORADNIK.NGO.PL, W DZIALE: JAK PRZEPROWADZIĆ FORMALNE ZMIANY W ORGANIZACJI?
