Poradnik - ngo.pl

W języku polskim słowo „projekt” oznacza m.in. plan działania lub wstępną wersję czegoś. Mówiąc o projekcie w kontekście organizacji pozarządowych mamy na myśli projekt jako metodę pracy.

Projekt jest przedsięwzięciem zaplanowanym, działaniem mającym określony swój początek i koniec, jego głównym celem jest doprowadzanie do pozytywnych skutków, wytworzenia nowej jakości. Projekt opisuje zastaną rzeczywistość, określa czas, kierunki i sposoby jej zmiany, definiuje niezbędne do tej zmiany zasoby. Cele projektu mają określać, co zmieni się w sytuacji naszych odbiorców lub co zmieni się w środowisku, w którym realizujemy przedsięwzięcie.

Istotą pracy organizacji pozarządowych jest dokonywanie pozytywnych zmian w otoczeniu, w którym działają (np. poprawa sytuacji niepełnosprawnych, wzmacnianie postaw proekologicznych, lepszy dostęp do edukacji). Z tego powodu organizacje tworzą projekty – przez ich realizację chcą rozwiązywać problemy społeczne  w otaczającej je rzeczywistości.

Wiele podmiotów traktuje projekt jako kluczowy element w tworzeniu wniosku, którego powodzenie pomaga w pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowych.  Jednak  to chęć dokonania  zmiany społecznej, która wynika z potrzeb pewnej określonej grupy społecznej, powinna być dla tworzenia projektu kluczowa.

Projekt, wniosek i program – to słowa, które bardzo często pojawiają się, kiedy myślimy o pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowej. Okazuje się, że pojęcia te nie są zamienne, a w praktyce różnią się od siebie.

Poniżej porównujemy to, czym jest projekt, czym wniosek, a czym program w działalności organizacji pozarządowych.

Projekt

• Projekt jest metodą pracy, procesem planistycznym, w który zaangażowany powinien zostać zespół projektowy ( kilka osób). To finalny efekt planowania, który obejmuje analizę sytuacji, wyznaczenie celów, działań, rezultatów, szacowanie zasobów niezbędnych do jego wykonania.
• Projektów nie składamy. Gotowe projekty są naszym narzędziem pracy. Określają zmianę, jaką chcemy przeprowadzić i narzędzia, jakie będą potrzebne do tej zmiany. Dobry projekt jest zatem podstawą do tego, by złożyć dobry, logiczny i spójny wniosek.
• Na jeden projekt możemy też napisać kilka wniosków, które wzajemnie będą się uzupełniać.

Wniosek

• Wniosek to  oferta na realizację naszego projektu (bądź jego fragmentu) przedstawiana sponsorowi w zaproponowanym przez niego formacie (w odpowiednich tabelkach), może zostać sporządzony przez jedną osobę.
• Wniosek jest aplikacją o fundusze, którą składamy u sponsora. To narzędzie zdobycia pieniędzy lub środków materialnych na realizację zaplanowanego projektu.
• Wypełnienie wniosku to czynność techniczna i administracyjna. Ważnym elementem są załączniki. Do wniosku, w zależności od wymagań sponsora, należy załączyć: statut organizacji, wyciąg z odpowiedniego rejestru, bilans, sprawozdanie merytoryczne, CV kluczowych osób, itp.

Program

• Program to grupa najczęściej ściśle połączonych ze sobą projektów, które wspólnie tworzą jedną całość i pozwalają osiągnąć wspólny cel nadrzędny, który nie byłby możliwy do osiągnięcia, gdyby każdy z projektów był realizowany z osobna.

Aby zrealizować projekt trzeba znaleźć sponsora, który może być zainteresowany finansowaniem naszego pomysłu. Są dwie drogi poszukiwania źródła wsparcia:

• konkursy ogłaszane przez sponsorów;
• złożenie wniosku poza konkursem.

Pierwsza ścieżka jest najczęściej wykorzystywanym sposobem w zdobywaniu pieniędzy na projekt. Konkursy najczęściej ogłaszane są poprzez zamieszczone na stronie internetowej sponsora ogłoszenia konkursowe. 

Najlepszym sposobem na monitorowanie wielu podmiotów ogłaszających takie konkursy jest śledzenie stron, które zbierają i udostępniają takie ogłoszenia. Dobrym przykładem jest tu portal organizacji pozarządowych www.ngo.pl, w którym publikowane są informacje o niemal wszystkich większych konkursach.

Fundusze dostępne dla organizacji pozarządowych można podzielić na kilka źródeł finansowania:

• fundusze prywatne – najczęściej przekazywane przez fundacje, które realizują swoje cele poprzez przekazywanie pieniędzy na realizację projektów przez inne organizacje pozarządowe;
• fundusze rządowe – środki publiczne przekazywane przez ministerstwa i urzędy centralne przede wszystkim w formie otwartych konkursów na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
• fundusze samorządowe – środki publiczne przekazywane przez samorządy różnych szczebli (gmina, powiat, samorząd wojewódzki) w formie otwartych konkursów, ofert na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
• fundusze strukturalne – środki publiczne przekazywane przez wyznaczone instytucje, najczęściej w formie otwartych konkursów; środki te pochodzą z funduszy Unii Europejskiej i realizują cele zapisane w programach operacyjnych;
• fundusze unijne – środki publiczne przekazywane przez Komisję Europejską lub wyznaczone instytucje na poziomie krajowym;
• fundusze zagraniczne – środki przekazywane przez zagraniczne fundacje lub zagraniczne rządy bezpośrednio lub poprzez polskie organizacje lub instytucje, działające w imieniu organizacji lub rządów zagranicznych.

Znalezienie ogłoszenie konkursowego i potencjalnego sponsora to nie wszystko, aby otrzymać pieniądze na realizacje projektu, trzeba jeszcze zapoznać się z:

• wytycznymi dla wnioskodawców, regulaminem konkursu – w tych dokumentach znajdziemy szczegółowe informacje o obszarach konkursu; podmiotach uprawnionych do startowania w konkursie; formie, miejscu i terminie złożenia wniosku; sposobie oceny i ogłoszenia wyników konkursu;
• wzorem formularza wniosku – dokument najczęściej udostępniany przez sponsora, z którego należy bezwzględnie skorzystać, aby móc wypełnić wniosek rzetelnie;
• instrukcją wypełniania formularza – kluczowy dokument, z którego dowiemy się m.in. jakiego typu informacje należy wprowadzać w poszczególnych polach wniosku, jak obszernie (np. w ilu znakach) powinniśmy opisać poszczególne punkty we wniosku, w jaki sposób przedstawić koszty w budżecie.

Aby stworzyć dobry projekt trzeba wykonać dobre planowanie. Niezbędna jest wiedza o rzeczywistości, w której pracujemy. Wiedza ta nabywana jest na podstawie naszego własnego doświadczenia, obserwacji, ale też – co ważne – rzetelnej analizy dostępnych zewnętrznych źródeł danych (np. oficjalnych statystyk). Na tej podstawie określić możemy, co i w jaki sposób chcemy zmienić. Możemy zatem sformułować nasze cele i sposoby działania. Wiedząc to możemy zapytać, czego do tej zmiany potrzebujemy, ile będzie nas to kosztowało i ile czasu zajmie nam ta zmiana. Wreszcie stwierdzić możemy, jakich rezultatów się spodziewamy i jak będziemy je oceniać, czy faktycznie osiągnęliśmy nasze wstępne zamierzenia.

Systematyzując , aby stworzyć projekt trzeba zadać sobie kilka pytań:

• Dlaczego chcemy zrealizować projekt i jakie są potrzeby społeczne?
• Po co chcemy osiągnąć zmianę społeczną?
• Jak chcemy realizować projekt?
• Kto powinien zostać zaangażowany w jego realizację?
• Kiedy będziemy go realizować?
• Za ile – jakie koszty się z nim wiążą?
• Co osiągniemy na koniec realizacji projektu?

Można wyróżnić kilka kluczowych elementów projektu:

• opis zastanego problemu;
• cel główny, szczegółowy;
• metody działania;
• zasoby potrzebne do realizacji projektu (osobowe – zespół realizujący projekt i podmiotowe – baza lokalowa);
• harmonogram działań;
• budżet, szczegółowy kosztorys, który jednoznacznie określi budżet, jaki będzie potrzebny w realizacji projektu;
• określenie rezultatów, zarówno miękkich( zmian postaw, zachowań, wiedzy, które zaszły na skutek działań projektu) jak i twardych( jasno zdefiniowanych, policzalnych efektów np. liczby godzin szkoleń, nakład publikacji);
• monitoring i ewaluacja.

Różnice w pojęciach: monitoring i ewaluacja projektu są zasadnicze – opisujemy je poniżej.