Używasz nowego ngo.pl Widzisz błąd lub chcesz się podzielić z nami swoją opinią? Pisz na adres redakcja@portal.ngo.pl

Wszystko co należy wiedzieć o pisaniu projektów w organizacji pozarządowej.

1

Co to jest projekt w organizacji?

W języku polskim słowo „projekt” oznacza m.in. plan działania lub wstępną wersję czegoś. Mówiąc o projekcie w tym dziale poradnik.ngo.pl w kontekście organizacji pozarządowych mamy na myśli projekt jako metodę pracy.

Uwaga

Projekt jest owocem planowania działań, które z założenia mają prowadzić do pewnej zmiany społecznej, najczęściej zmiany na lepsze.

Jest przedsięwzięciem zaplanowanym, działaniem mającym określony swój początek i koniec, jego głównym celem jest doprowadzanie do pozytywnych skutków, wytworzenia nowej jakości. Projekt opisuje zastaną rzeczywistość, określa czas, kierunki i sposoby jej zmiany, definiuje niezbędne do tej zmiany zasoby. Cele projektu mają określać, co zmieni się w sytuacji naszych odbiorców lub co zmieni się w środowisku, w którym realizujemy przedsięwzięcie.

Przykład

Projektem możemy nazwać zaplanowane przez organizacje działania zmierzające do popularyzacji zatrudnienia osób starszych i zapobiegania dyskryminacji wiekowej na rynku pracy. Organizacja planująca taki projekt może założyć, że przez okres jednego roku będzie uświadamiać instytucje rynku pracy, samorządy lokalne, organizacje zrzeszające pracodawców w danym regionie o korzyściach wynikających z zatrudnienia osób posiadających duże doświadczenie życiowe i zawodowe. Narzędzia za pomocą, których będzie chciała zmienić otaczającą rzeczywistość będą akcje informacyjne, warsztaty, konferencje, kampanie promujące, które w efekcie pozwolą zwiększyć szansę zatrudniania osób po pięćdziesiątym roku życia.

2

Po co tworzy się projekty w organizacjach pozarządowych?

Istotą pracy organizacji pozarządowych jest dokonywanie pozytywnych zmian w otoczeniu, w którym działają (np. poprawa sytuacji niepełnosprawnych, wzmacnianie postaw proekologicznych, lepszy dostęp do edukacji). Z tego powodu organizacje tworzą projekty – przez ich realizację chcą rozwiązywać problemy społeczne w otaczającej je rzeczywistości.

Wiele podmiotów traktuje projekt jako kluczowy element w tworzeniu wniosku, którego powodzenie pomaga w pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowych. Jednak to chęć dokonania zmiany społecznej, która wynika z potrzeb pewnej określonej grupy społecznej, powinna być dla tworzenia projektu kluczowa.

3

Czy projekt to to samo co wniosek lub program?

Projekt, wniosek i program – to słowa, które bardzo często pojawiają się, kiedy myślimy o pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowej. Okazuje się, że pojęcia te nie są zamienne, a w praktyce różnią się od siebie.
Poniżej porównujemy to, czym jest projekt, czym wniosek, a czym program w działalności organizacji pozarządowych.

projekt

  • Projekt jest metodą pracy, procesem planistycznym, w który zaangażowany powinien zostać zespół projektowy ( kilka osób). To finalny efekt planowania, który obejmuje analizę sytuacji, wyznaczenie celów, działań, rezultatów, szacowanie zasobów niezbędnych do jego wykonania.
  • Projektów nie składamy. Gotowe projekty są naszym narzędziem pracy. Określają zmianę, jaką chcemy przeprowadzić i narzędzia, jakie będą potrzebne do tej zmiany. Dobry projekt jest zatem podstawą do tego, by złożyć dobry, logiczny i spójny wniosek.
  • Na jeden projekt możemy też napisać kilka wniosków, które wzajemnie będą się uzupełniać.

wniosek

  • Wniosek to oferta na realizację naszego projektu (bądź jego fragmentu) przedstawiana sponsorowi w zaproponowanym przez niego formacie (w odpowiednich tabelkach), może zostać sporządzony przez jedną osobę.
  • Wniosek jest aplikacją o fundusze, którą składamy u sponsora. To narzędzie zdobycia pieniędzy lub środków materialnych na realizację zaplanowanego projektu.
  • Wypełnienie wniosku to czynność techniczna i administracyjna. Ważnym elementem są załączniki. Do wniosku, w zależności od wymagań sponsora, należy załączyć: statut organizacji, wyciąg z odpowiedniego rejestru, bilans, sprawozdanie merytoryczne, CV kluczowych osób, itp.

program

  • Program to grupa najczęściej ściśle połączonych ze sobą projektów, które wspólnie tworzą jedną całość i pozwalają osiągnąć wspólny cel nadrzędny, który nie byłby możliwy do osiągnięcia, gdyby każdy z projektów był realizowany z osobna.
4

Jak pozyskać pieniądze na realizację projektu?

Aby zrealizować projekt trzeba znaleźć sponsora, który może być zainteresowany finansowaniem naszego pomysłu. Są dwie drogi poszukiwania źródła wsparcia:

  • konkursy ogłaszane przez sponsorów;
  • złożenie wniosku poza konkursem.

Pierwsza ścieżka jest najczęściej wykorzystywanym sposobem w zdobywaniu pieniędzy na projekt. Konkursy najczęściej ogłaszane są poprzez zamieszczone na stronie internetowej sponsora ogłoszenia konkursowe. Najlepszym sposobem na monitorowanie wielu podmiotów ogłaszających takie konkursy jest śledzenie stron, które zbierają i udostępniają takie ogłoszenia. Dobrym przykładem jest tu portal organizacji pozarządowych www.ngo.pl, w którym publikowane są informacje o niemal wszystkich większych konkursach (więcej informacji: http://fundusze.ngo.pl).

Fundusze dostępne dla organizacji pozarządowych można podzielić na kilka źródeł finansowania:

  • fundusze prywatne – najczęściej przekazywane przez fundacje, które realizują swoje cele poprzez przekazywanie pieniędzy na realizację projektów przez inne organizacje pozarządowe;
  • fundusze rządowe – środki publiczne przekazywane przez ministerstwa i urzędy centralne przede wszystkim w formie otwartych konkursów na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
  • fundusze samorządowe – środki publiczne przekazywane przez samorządy różnych szczebli (gmina, powiat, samorząd wojewódzki) w formie otwartych konkursów, ofert na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
  • fundusze strukturalne – środki publiczne przekazywane przez wyznaczone instytucje, najczęściej w formie otwartych konkursów; środki te pochodzą z funduszy Unii Europejskiej i realizują cele zapisane w programach operacyjnych;
  • fundusze unijne – środki publiczne przekazywane przez Komisję Europejską lub wyznaczone instytucje na poziomie krajowym;
  • fundusze zagraniczne – środki przekazywane przez zagraniczne fundacje lub zagraniczne rządy bezpośrednio lub poprzez polskie organizacje lub instytucje, działające w imieniu organizacji lub rządów zagranicznych.

Znalezienie ogłoszenie konkursowego i potencjalnego sponsora to nie wszystko, aby otrzymać pieniądze na realizacje projektu, trzeba jeszcze zapoznać się z:

  • wytycznymi dla wnioskodawców, regulaminem konkursu – w tych dokumentach znajdziemy szczegółowe informacje o obszarach konkursu; podmiotach uprawnionych do startowania w konkursie; formie, miejscu i terminie złożenia wniosku; sposobie oceny i ogłoszenia wyników konkursu;
  • wzorem formularza wniosku – dokument najczęściej udostępniany przez sponsora, z którego należy bezwzględnie skorzystać, aby móc wypełnić wniosek rzetelnie;
  • instrukcją wypełniania formularza – kluczowy dokument, z którego dowiemy się m.in. jakiego typu informacje należy wprowadzać w poszczególnych polach wniosku, jak obszernie (np. w ilu znakach) powinniśmy opisać poszczególne punkty we wniosku, w jaki sposób przedstawić koszty w budżecie.

Uwaga

Przed przystąpieniem do pisania wniosku, warto zwrócić uwagę na to, ile możemy otrzymać środków na realizację zadań. Od tego zależeć będzie zakres merytoryczny wniosku. Należy także zwrócić uwagę, jakiej wysokości i jakiego rodzaj wkład własny wymagany jest przez sponsora – aby ocenić swoje możliwości jego pozyskania. Jeżeli nie zdobędziemy wkładu własnego do realizowanego projektu, może się okazać, że całość dotacji będzie trzeba zwrócić.

5

Jak się tworzy projekt? Jak powstaje projekt?

Aby stworzyć dobry projekt trzeba wykonać dobre planowanie. Niezbędna jest wiedza o rzeczywistości, w której pracujemy. Wiedza ta nabywana jest na podstawie naszego własnego doświadczenia, obserwacji, ale też – co ważne – rzetelnej analizy dostępnych zewnętrznych źródeł danych (np. oficjalnych statystyk). Na tej podstawie określić możemy, co i w jaki sposób chcemy zmienić. Możemy zatem sformułować nasze cele i sposoby działania. Wiedząc to możemy zapytać, czego do tej zmiany potrzebujemy, ile będzie nas to kosztowało i ile czasu zajmie nam ta zmiana. Wreszcie stwierdzić możemy, jakich rezultatów się spodziewamy i jak będziemy je oceniać, czy faktycznie osiągnęliśmy nasze wstępne zamierzenia.

Systematyzując , aby stworzyć projekt trzeba zadać sobie kilka pytań:

  • Dlaczego chcemy zrealizować projekt i jakie są potrzeby społeczne?
  • Po co chcemy osiągnąć zmianę społeczną?
  • Jak chcemy realizować projekt?
  • Kto powinien zostać zaangażowany w jego realizację?
  • Kiedy będziemy go realizować?
  • Za ile – jakie koszty się z nim wiążą?
  • Co osiągniemy na koniec realizacji projektu?

Można wyróżnić kilka kluczowych elementów projektu:

  • opis zastanego problemu;
  • cel główny, szczegółowy;
  • metody działania;
  • zasoby potrzebne do realizacji projektu (osobowe – zespół realizujący projekt i podmiotowe – baza lokalowa);
  • harmonogram działań;
  • budżet, szczegółowy kosztorys, który jednoznacznie określi budżet, jaki będzie potrzebny w realizacji projektu;
  • określenie rezultatów, zarówno miękkich( zmian postaw, zachowań, wiedzy, które zaszły na skutek działań projektu) jak i twardych( jasno zdefiniowanych, policzalnych efektów np. liczby godzin szkoleń, nakład publikacji);
  • monitoring i ewaluacja.
6

Co to jest monitoring projektu? Co to jest ewaluacja projektu?

Różnice w pojęciach: monitoring i ewaluacja projektu są zasadnicze – opisujemy je poniżej.

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.