Poradnik - ngo.pl

W wielu organizacjach pozarządowych jest prowadzona kasa, bo zawsze są możliwe jakieś płatności w gotówce. Ze względów bezpieczeństwa sugerujemy jednak korzystać z kasy w przypadku mniejszych kwot (np. do 1 000 zł), a pozostałe płatności w miarę możliwości dokonywać za pośrednictwem banku.

Ogólną zasadą jest, aby wszystkie operacje gotówkowe miały potwierdzenie w oryginalnych dokumentach. 
Nie ma żadnych narzuconych przepisami dokumentów, którymi mamy potwierdzać operacje gotówkowe. 
Z praktyki księgowej, zwykle w takich operacjach:

• dla wpłat do kasy wystawiamy druk KP (kasa przyjmie);
• dla wypłat druk KW (kasa wyda).

Druki te wypełniamy i podpisujemy czytelnie imieniem i nazwiskiem (zwłaszcza dotyczy to osób z zewnątrz). KP i KW są drukami ścisłego zarachowania – oznacza to, że powinny być ponumerowane.

Jeśli wypłacamy gotówkę na podstawie faktury, rachunku lub innego rozliczenia, nie ma konieczności wystawiania KW do każdej z tych operacji, ale na dokumencie musi być potwierdzenie otrzymania gotówki w wysokości figurującej na dokumencie.

Wszystkie operacje kasowe powinny być zebrane w jedno zestawienie zwane raportem kasowym.

Organizacja prowadząca samodzielnie kasę (dokonuje obrotu gotówkowego, tzn. reguluje zobowiązania gotówką i przyjmuje wpłaty gotówkowe) jest zobowiązana do przygotowania raportu kasowego, który składa się z zestawienia uporządkowanych, wg dat, ponumerowanych faktur i rachunków zapłaconych gotówką oraz dowodów wpłat do kasy (np. dowód bankowy czy dokument KP – Kasa Przyjmie), podsumowanych i z zaznaczonym stanem kasy na początek i na koniec danego okresu – najczęściej miesiąca. Wszystkie dokumenty stwierdzające wypływ gotówki z kasy powinny posiadać czytelny podpis osoby otrzymującej tę gotówkę. Przynajmniej raz do roku powinno przeprowadzać się kontrolę stanu kasy, potwierdzając to protokołem.

Raport kasowy to zestawienie wszystkich operacji kasowych.

Organizacja prowadząca samodzielnie kasę (dokonuje obrotu gotówkowego, tzn. reguluje zobowiązania gotówką i przyjmuje wpłaty gotówkowe) jest zobowiązana do przygotowania raportu kasowego, który składa się z zestawienia uporządkowanych, wg dat, ponumerowanych faktur i rachunków zapłaconych gotówką oraz dowodów wpłat do kasy (np. dowód bankowy czy dokument KP – Kasa Przyjmie), podsumowanych i z zaznaczonym stanem kasy na początek i na koniec danego okresu – najczęściej miesiąca. Wszystkie dokumenty stwierdzające wypływ gotówki z kasy powinny posiadać czytelny podpis osoby otrzymującej tę gotówkę. Przynajmniej raz do roku powinno przeprowadzać się kontrolę stanu kasy, potwierdzając to protokołem.

Wszystkie zaliczki wypłacane z kasy muszą mieć potwierdzenie odbioru gotówki, cel na jaki pobrana jest zaliczka i termin jej rozliczenia. Zaliczki najczęściej wypłacamy na poczet zakupów i delegacji. Przed realizacją wniosek o wypłatę zaliczki powinien być zatwierdzony przez osobę upoważnioną.

Zaliczki powinny być numerowane i ewidencjonowane.

Prowadzenie kasy, tj. dokonywanie wpłat i wypłat gotówką, występuje bardzo często w organizacjach pozarządowych. Mimo wielu możliwości dokonywania transakcji bezgotówkowych za pomocą kart płatniczych lub przelewów, w dalszym ciągu często dochodzi do sytuacji, w których np. za zakup materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności można zapłacić tylko gotówką. Często też zdarza się, że członkowie władz nie posiadają kart płatniczych do rachunku organizacji, co automatycznie uniemożliwia dokonywanie zakupów w sklepach detalicznych w formie bezgotówkowej. Także nie wszędzie uda się za zakupy zapłacić przelewem z rachunku bankowego w późniejszym terminie. Natomiast gotówką można dokonać płatności nawet w najmniejszym sklepiku osiedlowym, warzywniaku, punkcie usługowym itp., gdzie raczej rzadko znajdują się terminale do kart płatniczych, a o zapłacie przelewem na konto nikt nie będzie chciał nawet słyszeć.

Wszystkie te ograniczenia powodują, że organizacje są w pewnym sensie zmuszone do przyjmowania wpłat gotówkowych i przechowywania pieniędzy w kasie. Natomiast trzeba zaznaczyć, że nie ma żadnych przepisów prawnych nakładających na stowarzyszenia lub fundacje obowiązek dokonywania operacji gotówkowych (jeśli nie operują one gotówką). Jeśli organizacja zechce przyjmować wpłaty i dokonywać płatności tylko za pośrednictwem rachunku bankowego i nie będzie to komplikować jej bieżących działań statutowych, to oczywiście może całkowicie zrezygnować z prowadzenia kasy. Prowadzenie obrotu gotówkowego lub rezygnacja z niego to wynik samodzielnej decyzji władz organizacji, które podejmując uchwałę w sprawie polityki (zasad) rachunkowości, określają, w jaki sposób będą przyjmowane wpłaty i dokonywane płatności, a więc także – ewidencjonowane w księgach rachunkowych.

Funkcja skarbnika nie musi wiązać się z prowadzeniem kasy. Skarbnik jako członek zarządu jest raczej odpowiednikiem dyrektora finansowego w przedsiębiorstwie niż kasjera. Poza tym w wielu organizacjach pozarządowych taka funkcja w ogóle nie występuje, ponieważ nie przewiduje jej statut. Jeśli z zapisów statutu nie wynika bezpośrednio, kto będzie zajmował się prowadzeniem kasy, może to robić dowolna osoba, która spełni warunki stawiane przez zarząd. Nie istnieje żaden przepis prawny mówiący, kto w organizacji pozarządowej powinien pełnić rolę kasjera. Często, głównie w mniejszych organizacjach, obejmie ją skarbnik, ale może też inny członek zarządu, członek organizacji, jej pracownik, a nawet wolontariusz.

Często także pojawia się pytanie, czy księgowemu / księgowej prowadzącym księgi rachunkowe organizacji można powierzyć obowiązki kasjera. Oczywiście, osoba taka z uwagi na posiadane wykształcenie i wiedzę jak najbardziej nadaje się na kasjera. Jednak może to kłócić się z przyjętymi w organizacji zasadami obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Jeśli w stowarzyszeniu lub fundacji jest tylko jeden księgowy i tylko on zajmuje się kontrolą formalną i rachunkową wszystkich dokumentów księgowych, to musiałby także kontrolować wystawione przez siebie dokumenty kasowe i zgodność stanu kasy w raporcie kasowym ze stanem w księgach rachunkowych. Taka sytuacja może powodować powstawanie błędów rachunkowych, a tym samym nieprawidłowości w faktycznym stanie pieniędzy w kasie. Dlatego w takich przypadkach zalecane jest, aby kontrolę dokumentów kasowych pod względem formalnym i rachunkowych przeprowadzała inna osoba, np. skarbnik. W większych organizacjach, gdzie pracuje minimum dwóch księgowych, często jeden z nich zajmuje się również prowadzeniem kasy (kasjer – księgowy), a drugi (np. główny księgowy) kontrolą sporządzanych przez niego dokumentów.

Decyzja, komu powierzyć funkcję kasjera, należy do zarządu organizacji, który na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości jako kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości – w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Oczywiście, kasjerem powinna być osoba mająca przynajmniej podstawową wiedzę w zakresie gospodarki kasowej, co zagwarantuje prawidłowe ewidencjonowanie wpłat i wypłat gotówki zgodnie z przepisami o rachunkowości. Powinna być niekarana za przestępstwa lub wykroczenia przeciwko mieniu i posiadać zaufanie zarządu, że nie dopuści się defraudacji. Jednak wszystkie kryteria, które ma spełnić kasjer, muszą samodzielnie określić władze każdej organizacji.

Natomiast, jeśli zarząd chciałby powierzyć funkcję kasjera osobie niemającej doświadczenia w prowadzeniu kasy, to musi zapewnić jej przeszkolenie przede wszystkim w zakresie:

• przyjmowania wpłat i wypłat oraz sporządzania dowodów KP i KW,
• sporządzania raportów kasowych,
• zabezpieczenia pieniędzy przechowywanych w kasie.

Szkolenie powinien przeprowadzić przyszły przełożony kasjera, np. księgowy organizacji, skarbnik, kontrolujący dokumentację kasową pod względem formalnym i rachunkowym.

Po wybraniu odpowiedniej osoby i wyrażeniu przez nią zgody na przyjęcie obowiązków kasjera, zarząd powinien przede wszystkim podjąć uchwałę w tej sprawie. Jest to oczywiście niepotrzebne w przypadkach, gdy statut nakłada ten obowiązek na skarbnika lub innego członka zarządu organizacji.

Bez względu na to, czy kasjerem jest skarbnik, czy też pełni tę funkcję inny członek organizacji, pracownik lub wolontariusz, osoba ta powinna złożyć oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze. Po złożeniu takiego oświadczenia za prawidłowy stan pieniędzy w kasie odpowiada bezpośrednio już osoba będąca kasjerem. Trzeba jednak pamiętać, że nie zwalnia to zarządu z odpowiedzialności za kasę. Odpowiada on bowiem za cały majątek organizacji, w tym także za nadzór nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków przez kasjera i nad środkami w kasie. O ile prowadzeniem kasy nie zajmuje się skarbnik, to właśnie on jest najwłaściwszą osobą do nadzorowania pracy kasjera w imieniu zarządu. Ponadto zarząd powinien przeprowadzać okresowe kontrole stanu kasy. W praktyce jednak organizacje robią to tylko podczas inwentaryzacji kasy na koniec roku obrotowego, tj. w terminie przewidzianym w ustawie o rachunkowości.

Podpisanie oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej przez kasjera to czynność, o której zarząd powinien zawsze pamiętać. Posiadanie takiego oświadczenia w razie niedoborów w kasie umożliwia organizacji dochodzenia od kasjera zwrotu brakującej kwoty. W innym przypadku jest to bardzo utrudnione lub wręcz niemożliwe. Należy też dodać, że jeśli do prowadzenia kasy zatrudniamy pracownika, to zasady odpowiedzialności materialnej w tym zakresie uregulowane są w Kodeksie pracy w art. 124 – 127.

Warto pamiętać, że nawet po podpisaniu oświadczenia kasjer nie ponosi odpowiedzialności za powstałe niedobory, jeśli wykaże, że wynikły one nie z jego winy. Szczególnie dotyczy to przypadków, gdy władze organizacji nie zapewniły właściwej ochrony dla przechowywanych lub transportowanych pieniędzy, co należy do ich obowiązków zgodnie z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.

Aktywne formularze przydatne w rozliczeniach gotówkowych