Poradnik - ngo.pl

Co to są koszty kwalifikowane?

Żeby stworzyć poprawny budżet projektu dla danej instytucji, trzeba przede wszystkim wiedzieć, jakie koszty (kategorie kosztów) są akceptowalne w danym projekcie. Instytucje finansujące zarządzające środkami publicznymi zwykle publikują wytyczne dotyczące danego programu, elementem tych wytycznych jest katalog kosztów tzw. niekwalifikowanych, czyli takich, których nie można umieścić w budżecie danego projektu. Trzeba dobrze poznać te wytyczne, żeby wiedzieć, których kosztów nie możemy wykazać w budżecie danego projektu (np. koszt przygotowania projektu, koszt kredytu płynnościowego na pokrycie wydatków projektów w trakcie oczekiwania na kolejną transzę itd.) i które musimy pokryć ze środków własnych. Przed rozpoczęciem pracy nad budżetem projektu powinniśmy również poznać sposób rozliczania dotacji – rodzaj sprawozdawczości i wymaganej dokumentacji na potwierdzenie dokonanych wydatków.

Co wchodzi w zakres danej grupy kosztów kwalifikowanych?

Istotna jest również klasyfikacja kosztów kwalifikowanych przyjęta w danym programie. Zdarza się, że w kategorii o tej samej nazwie, np. koszty personelu, jedni wymagają umieszczenia wyłącznie wynagrodzeń osób z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilno-prawnej (umowy zlecenie czy umowy o dzieło), inni również zaliczają tu koszt pracy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, czy koszty związane z personelem, a więc koszty badań lekarskich, BHP, koszty podróży personelu.

Sposoby wypełnienia budżetu (tzw. formaty budżetowe) mogą być bardzo różne. W niektórych projektach wyróżnia się budżety poszczególnych zadań, inne dzielą koszty rodzajowo (np. koszty osobowe, administracyjne, merytoryczne). Większość formatów budżetów wymaga przedstawienia podstawy kalkulacji, np. cena jednostkowa, liczba jednostek, miara jednostki (np. miesiąc) i wartość całkowita danej pozycji budżetowej. Przy wypełnianiu formatów budżetów istotna jest wiedza, której często explicite nie znajdziemy w wytycznych.

Zbiorcze traktowanie niektórych kategorii budżetowych daje nam większą elastyczność w trakcie realizacji projektu, należy więc rozważyć, które kategorie budżetowe mogą być zbiorcze, a które muszą pozostać całkowicie jednorodne ze względu na wymagania instytucji finansujących.

Istotny jest również sam opis pozycji budżetowej. Warto wiedzieć, jakie są wymagania instytucji finansującej w tym zakresie, często niezapisane w wytycznych. Z doświadczenia wiemy, że zapis „średnio” przy prezentowanej podstawie kalkulacji niejednej organizacji pomógł przy bardzo restrykcyjnym podejściu instytucji finansującej. Pomocne również okazują się sformułowania „itd., itp.” przy wyliczaniu rodzaju usług/materiałów, zawartych w danej pozycji budżetowej.

Instytucje finansujące często narzucają pewne ograniczenia wewnątrz budżetów projektów, m.in. w zakresie:

• % kosztów pośrednich/administracyjnych, które mogą być rozliczane w projekcie (warto też poznać definicję tych kosztów i dopuszczalny sposób ich kalkulacji);
• % kosztów przeznaczonych na zarządzanie projektem;
• % kosztów przeznaczonych na promocję projektu.

Przekroczenie któregokolwiek z narzuconych limitów w projekcie może skutkować odrzuceniem wniosku już na etapie weryfikacji formalnej, stąd tak istotna jest właściwa konstrukcja budżetu uwzględniająca te wymagania. Warto więc w swoim roboczym formularzu budżetu tak ustawić formuły, żeby automatycznie na każdym etapie kalkulacji można było odczytać, czy limit odpowiednich kategorii jest zachowany. Jednocześnie musimy mieć świadomość, że jeśli z naszych obliczeń wynikają wyższe koszty niż te, które w ramach przyjętej proporcji możemy umieścić w budżecie, to koszty „niemieszczące” się w limicie danego projektu będziemy musieli pokryć ze środków własnych.

Opis projektu i jego budżet – pełna zgodność

Warto też pamiętać o spójności budżetu z wnioskiem o dotację. Zdarza się, że jedna osoba w organizacji tworzy wniosek, a inna budżet projektu, który nie do końca jest zgodny z założeniami opisu projektu. Przy takim podziale pracy konieczny jest etap weryfikacji części opisowej projektu z budżetem w celu potwierdzenia, czy wszystkie działania zaplanowane w projekcie są ujęte w budżecie.

Bardzo istotną rolę mają wyjaśnienia do budżetu – uzasadnienie „poniesienia określonych nakładów finansowych”, stanowiące często załącznik do budżetu. W uzasadnieniu tym zwykle wyjaśniamy wymiar i zakres obowiązków osób zatrudnionych przy realizacji projektu, konieczność dokonania zakupu sprzętu, rodzaj usług świadczonych beneficjentom itd.

Wyjaśnienia zwykle pisze osoba, która konstruowała budżet. Warto, żeby ktoś inny z organizacji, niezwiązany bezpośrednio z tym projektem, przeczytał co najmniej wyjaśniania do budżetu, i okiem z zewnątrz ocenił jasność i spójność opisu. Przejrzysty i uzasadniony budżet to często klucz do sukcesu – uzyskania dofinansowania.

Teoretycznie należałoby zacząć od budżetu całej organizacji. Ale z praktycznego punktu widzenia wiadomo, że pewne działania merytoryczne nastąpią, o ile organizacja znajdzie źródło ich finansowania. Najczęstszą praktyką jest więc tworzenie budżetów działań merytorycznych w ramach konkursów, w których organizacja będzie się ubiegać o dofinansowanie. Często budżety projektowe w zakresie kosztów merytorycznych i całej organizacji są tworzone równolegle. Ale już do zaplanowania w projekcie kosztów wynagrodzeń, a tym bardziej kosztów pośrednich – administracyjnych, konieczny jest całkowity obraz kosztów organizacji, a więc budżet roczny.

Często więc praca nad budżetem idzie równolegle: koordynatorzy merytoryczni tworzą budżet swoich projektów i tym samym działań merytorycznych organizacji, a osoby odpowiedzialne za administrację czy zarządzanie finansami tworzą budżet całkowity organizacji w zakresie kosztów stałych – wynagrodzeń i administracyjnych. W efekcie powstaje i budżet roczny organizacji, i budżety projektów z przyporządkowanymi kosztami stałymi.

W małych organizacjach budżet projektowy może się pokrywać prawie w całości z budżetem rocznym organizacji. Można więc najpierw stworzyć budżet projektu, ale trzeba koniecznie pamiętać o oszacowaniu pozostałych kosztów organizacji, które nie mogły być ujęte w tym projekcie.

Wkład własny to środki finansowe, które organizacja deklaruje jako własny udział w realizacji zadania. Jest on zazwyczaj określony procentowo w stosunku do wartości całego projektu, a nie od wartości dotacji, jaką chcemy otrzymać.

Środki na wkład własny mogą pochodzić z darowizn, które uzyskuje organizacja, składek lub działalności gospodarczej, a także od innych sponsorów. Grantodawca może też zastrzec źródła pochodzenia wkładu własnego, np. w funduszach europejskich wkład własny nie może pochodzić z innego funduszu europejskiego.

Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie pozwala także uzupełnić wkład własny organizacji poprzez skorzystanie z: poręczenia, gwarancji i pożyczki, których może udzielić samorząd. Wkładem własnym są również wpłaty beneficjentów zadania – osób, dla których dane przedsięwzięcie jest realizowane. Wpłaty te muszą zostać pokazane we wniosku o dotację jako osobna pozycja, wraz z określeniem ich wielkości. Niektórzy uznają też, że do finansowego wkładu własnego można zaliczyć np. wyliczoną proporcjonalnie część czynszu lokalu partnera - o ile, oczywiście dotyczą one realizacji projektu (zadania). 

Należy zwrócić uwagę, że z zadeklarowanego we wniosku o dotację wkładu finansowego organizacja musi rozliczyć się w składanych sprawozdaniach.

We wniosku konkursowym można również zadeklarować wkład rzeczowy (np. lokal, sprzęt, materiały) i osobowy (np. praca wolontariuszy). Obie te formy są brane pod uwagę przy ocenie wniosku przez komisję konkursową (art. 15, ust. 1 pkt 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).