Poradnik - ngo.pl

Wybór członków komisji rewizyjnej odbywa się podczas zebrań wyborczych zazwyczaj tuż po wyłonieniu członków zarządu, czyli po opadnięciu największych emocji, i często – niesłusznie - w poczuciu mniejszej istotności. To powoduje, że do organu kontroli trafiają często osoby mniej doświadczone i trochę „z łapanki”. Lepiej byłoby patrzeć na oba organy władzy jako uzupełniające się tryby jednej maszyny, a sami członkowie komisji rewizyjnej powinni przede wszystkim dostrzegać swoją rolę pomocniczą i dobrze się do niej przygotować.

Statut OSP określa tryb powołania i liczbę członków KR. Walne zebranie członków powołuje skład komisji, a na pierwszym posiedzeniu jej członkowie wybierają spośród siebie przewodniczącego. Zwykle odbywa się to jeszcze w trakcie walnego zebrania (komisja oddala się na jakiś czas i dokonuje wyboru) i nazwisko przewodniczącego KR podawane jest już w protokołach z zebrania wyborczego. Trzeba też pamiętać, że zgodnie ze statutem większości OSP w sytuacji, gdy skład komisji zmniejszy się w trakcie kadencji, pozostali członkowie mogą uchwałą uzupełnić go w drodze kooptacji (w tym trybie można uzupełnić w kadencji skład jedynie o 1/3, czyli tak naprawdę o jedną osobę, bo komisja zwykle w OSP liczy trzech członków).

Najrozsądniejszy i najbardziej przydatny byłby wybór na członków KR osób, które posiadają odpowiednie kompetencje, z racji wykonywanych zawodów (np. ekonomicznych) lub osobistych predyspozycji, albo doświadczenie we wcześniejszej pracy w zarządach organizacji (to nie zawsze jest możliwe, z uwagi na odmładzające się szeregi OSP). Zawsze warto postawić na szkolenia i uzupełnianie wiedzy o prawidłowym zarządzaniu organizacją również przez członków KR. Pracę organizacji mogą także poznawać, uczestnicząc w posiedzeniach zarządu (z głosem doradczym), o tym uczestnictwie mówi statut.

Zakres kompetencji komisji rewizyjnej wynika z jej kontrolnej roli w organizacji. Nie znajdziemy co do tego zakresu wytycznych w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach, wynika on raczej z wieloletnich doświadczeń w wielu rodzajach organizacji i instytucji.

Ostatnie kompetencje, opisane w ust. 1 pkt 7 i 8, oraz ust. 2 statutu wynikają ze znowelizowanych przepisów Prawa o stowarzyszeniach, to zresztą jedyne obowiązki KR, które ustawa uszczegóławia:

W praktyce ten przepis oznacza, że w sytuacji, gdy z członkiem zarządu należałoby podpisać umowę (np. o zatrudnienie w charakterze koordynatora zadania publicznego albo prowadzącego szkolenie, lub o przekazanie przez niego darowizny na rzecz OSP), to do tej umowy po stronie stowarzyszenia staje przedstawiciel komisji rewizyjnej (choć może to być, jak mówi przepis, także inny członek stowarzyszenia – za wyjątkiem członków zarządu - wskazany przez walne zebranie). 

Komisja rewizyjna może powołać uchwałą spośród siebie przedstawiciela w chwili, gdy powstanie taka potrzeba, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by taką uchwałę przyjąć wkrótce po powołaniu nowego składu KR i powiadomić zarząd (przekazując odpis uchwały), że osoba do tych czynności jest już wskazana. 

Do zadań komisji rewizyjnej należy m.in. czuwanie nad prawidłowością dokumentacji, a zasady dotyczące właściwej reprezentacji są na szczycie wytycznych kontroli, bo od ich stosowania zależy, czy podpisane w imieniu stowarzyszenia umowy były ważne.

Komisja zbiera się przynajmniej raz w roku (zwykle jest to zebranie poświęcone kontroli działalności OSP), ale z pewnością nie zaszkodziłoby spotykać się częściej, szczególnie gdy wymagają tego przełomowe momenty w działaniach organizacji (np. konieczność zaciągnięcia zobowiązań, podjęcie decyzji o ważnych inwestycjach czy sprzedaży, np. samochodu strażackiego). 

Zebranie zwołuje przewodniczący. Jest ono protokołowane, a decyzje wymagające podjęcia uchwały zapadają zwykłą większością przy obecności co najmniej połowy członków KR (czyli przynajmniej dwu z trzech osób). 

Dokumenty, podobnie jak w przypadku zarządu, powinny być odpowiednio przechowywane, z jednej strony chronione przed zniszczeniem, z drugiej – dostępne dla członków organizacji lub zarządu. Same sprawozdania (protokoły) ze spotkań nie muszą być jawne dla osób spoza komisji. Dobrą praktyką jest jednak przekazanie protokołu ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia. Można to zrobić: w formie mailowej albo poprzez wywieszenie papierowej wersji w siedzibie stowarzyszenia, lub umieszczenie w dokumentach wirtualnych stowarzyszenia, jeśli organizacja takie posiada (chodzi np. o umieszczenie na serwerze stowarzyszenia i udostępnienie członkom, na wirtualnym dysku w tzw. chmurze itp.).

Przynajmniej raz w roku, zwykle przed walnym zebraniem sprawozdawczym, a po zamknięciu roku obrotowego, komisja rewizyjna powinna przeprowadzić kontrolę. 

Zadania kontrolne możemy sprowadzić do następujących czynności:

1. Kontrola dokumentacji finansowej (przynajmniej raz w roku, ale lepiej częściej; zakończona protokołem z kontroli), podczas której członkowie komisji zwracają uwagę na:

• egzekwowanie i prawidłowe dokumentowanie składek członkowskich
• prawidłowość przychodów i kosztów zgodnie ze statutem (źródła przychodów, wydatki zgodne z celami statutowymi)
• prawidłowość rozliczenia zadań publicznych
• prawidłowość rozliczeń darowizn celowych i zbiórek publicznych
• prawidłowość opisów dowodów księgowych (faktur, rachunków)
• sprawdzenie wywiązania się z obowiązków w przypadku wystąpienia zatrudnień (zgłoszenia do ZUS, opłacenie składek i należnego podatku)

2. Kontrola sprawozdania finansowego (w sytuacji, gdy OSP ma obowiązek jego sporządzenia, czyli gdy prowadzi księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości, a nie uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów) i opiniowanie ws. udzielenia absolutorium dla zarządu za okres sprawozdawczy.

3. Kontrola zgodności działań ze statutem – członkowie komisji przeglądają dokumentację wewnętrzną oraz dokumenty zadań (oferty, umowy, oświadczenia, sprawozdania i inne dokumenty zadań publicznych i zadań własnych) i sprawdzają:

• czy decyzje były podejmowane przez uprawniony organ zgodnie z procedurą określoną w statucie
• czy dokumenty podpisywane były zgodnie z reprezentacją.

Z przeprowadzonych kontroli powstają protokoły i są one podstawą do sporządzanego na walne zebranie sprawozdawcze sprawozdania komisji rewizyjnej, które poza przedstawionymi wynikami kontroli zawiera ocenę działalności OSP, a tak naprawdę pracy zarządu, w okresie sprawozdawczym.

Jeśli z przebiegu kontroli wynika konieczność przekazania uwag i zaleceń zarządowi, to dobrze, żeby były one przedstawione w formie pisemnej.

Wzór sprawozdania(wzór pochodzi ze strony zosprp.pl, zakładka "Kampania sprawozdawcza 2022 OSP) komisji rewizyjnej OSP na walne zebranie sprawozdawcze zawiera ocenę prowadzenia (jeśli są prowadzone): książki kasowej, książki pracy OSP, książki naczelnika, książki gospodarza. Sprawdzeniu podlega też prowadzenie ewidencji członków, dokumentacji posiedzeń zarządu, gospodarka paliwem, a także liczebność prenumeraty czasopisma „Strażak”.

Praca komisji rewizyjnej to nie tylko kontrole. Na pewno warto przewidzieć udział członków KR w takich zadaniach, jak choćby:

• inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia
• planowanie budżetu na kolejne okresy
• planowanie inwestycji
• planowanie sprzedaży składników majątkowych
• opiniowanie zaciąganych zobowiązań itp.

Zaangażowani w bieżącą pracę organizacji (to w końcu tacy sami członkowie jak inni, uczestniczący w zadaniach swojego stowarzyszenia) mogą w każdej chwili służyć wskazówką czy uwagą do realizacji działań, a nie czekać na koniec roku, by punktować błędy zarządu.