Poradnik - ngo.pl

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Każda faktura otrzymuje unikalny numer i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), co jest dowodem jej poprawnego wystawienia i dostarczenia.

 E-faktury w systemie będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, od końca roku, w którym zostały wystawione.

Każda organizacja prędzej czy później będzie musiała korzystać z KSeF, nawet jeśli niczego nie sprzedaje i nie wystawia faktur. Będzie to podstawowe narzędzie do odbierania faktur oraz ich archiwizowania. Taka „skrzynka pocztowa” na faktury.  Faktury w systemie KSeF będą wystawiane, na razie przez duże podmioty (np. dostawców energii, telefonii) już o 1 lutego 2026 r.  

Od kiedy system KSeF zacznie obowiązywać i kogo obejmie?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT) – duże podmioty (np. dostawcy energii, telefonii),
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników (w tej grupie znajdzie się już część organizacji)
• od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty - te organizacje, które mają bardzo drobną aktywność fakturującą (np. pojedyncze faktury do 450 zł i miesięczna sprzedaż do 10 000 zł).

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system. Podział na dwa etapy to m.in. wyjście naprzeciw oczekiwaniom mniejszych przedsiębiorców, którzy zyskają dodatkowy czas na dopięcie przygotowań.

Czy organizacja, która nie prowadzi działalności gospodarczej musi mieć konto w KSeF? Od kiedy? 

Tak, każda organizacja prędzej czy później będzie musiała korzystać z KSeF, nawet jeśli niczego nie sprzedaje i nie wystawia faktur. Będzie to podstawowe narzędzie do odbierania faktur oraz ich archiwizowania. Taka „skrzynka pocztowa” na faktury.  Faktury w systemie KSeF będą wystawiane, na razie przez duże podmioty (np. dostawców energii, telefonii) już o 1 lutego 2026 r. 

Dlatego już od 1 lutego 2026 r. organizacje powinny mieć dostęp do KSeF.

Po to, by korzystać z systemu KSeF organizacja pozarządowa czyli de facto zarząd organizacji musi wykonać kilka działań.

Krok 1. Zgłoś pierwszą osobę uprawnioną 

• wypełnij druk ZAW-FA
• podpisz (ręcznie albo elektronicznie) go zgodnie ze sposobem reprezentacji
• złóż (papierowo albo elektronicznie) do urzędu skarbowego

Zobacz instrukcję wypełniania i składania ZWA-FA 👉https://publicystyka.ngo.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef-cz1-formularz-zaw-fa-film

Krok 2. Aktywuj konto KSeF (robi to osoba uprawniona)

• po zarejestrowaniu przez US, wejdź na https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
• zaloguj się
• nadaj sobie (czyli osobie uprawnionej) pełne uprawnienia do konta
• nadaj uprawnienia innym osobom

O tym jak nadać uprawnienia przeczytasz 👉 https://publicystyka.ngo.pl/uprawnienia-tokeny-certyfikaty-w-krajowym-systemie-e-faktur-ksef-co-po-co-i-dla-kogo-tau

Krok 3. Sprawdź czy program księgowy i program do fakturowania ma połączenie z KSeF

Krok 4. Opracuj nowe zasady i procedury obiegu dokumentów. Za opracowanie odpowiada zarząd wraz z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie księgowości organizacji. Chodzi o to kto odbiera faktury, kto za nie płaci, kto i kiedy opisuje faktury, itd. Opis takich procedur znajdziesz m.in. w artykule 👉https://publicystyka.ngo.pl/ksef-czyli-swiat-idzie-do-przodu-a-organizacje-pozarzadowe-wraz-z-nim-tau

Druk ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur) służy do zgłoszenia pierwszej osoby uprawnionej przez organizację (np. fundację, stowarzyszenie) do systemu KSeF. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia.

Pierwsza osoba uprawniona - to wybrana przez organizację pozarządową osoba fizyczna, którą organizacja zgłasza za pomocą formularza ZAW-FA, nadając jej  uprawnienia do korzystania z KSeF. Może to być np. jedna z osób z zarządu albo księgowy/księgowa. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia.  I to ta osoba, jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie mogła już samodzielnie (bez konieczności wysyłania kolejnego druku ZAW-FA) nadawać uprawnienia kolejnym osobom z organizacji.

Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, można złożyć analogowo (papierowo) albo elektronicznie. 

Analogowo (papierowo) 

• pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF https://ksef.podatki.gov.pl/media/em1k4cmk/zaw-fa.pdf
• wydrukuj i wypełnij druk ZAW-FA
• podpisz go odręcznie - podpisuje zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji
• złóż (osobiście, listownie) do urzędu skarbowego właściwego dla twojej NGO.

Elektronicznie

• pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF https://ksef.podatki.gov.pl/media/em1k4cmk/zaw-fa.pdf
• wypełnij druk ZAW-FA  (wydrukuj, wypełnij i zeskanuj albo wypełnij elektronicznie pdf)
• wypełniony druk podpisz elektronicznie (np. podpisem zaufanym) - podpisuje zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji
• złóż elektronicznie jako załącznik przez e-Urząd Skarbowy albo przez e-Doręczenia do urzędu skarbowego właściwego dla twojej NGO.

Zobacz też instrukcję wypełniania i składania ZWA-FA 👉https://publicystyka.ngo.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef-cz1-formularz-zaw-fa-film

Jesteś pierwszą osobą uprawnioną do KSeF w Twojej organizacji pozarządowej. Wchodzisz do systemu. Wiesz, że masz nadać uprawnienia sobie i innym. Pytanie tylko jakie i dla kogo? Czy musisz także wygenerować certyfikat albo posiadać token? Podpowiadamy.

Po zalogowaniu się do KSeF (https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/) widzisz menu z trzema rozwijalnymi opcjami: uprawnienia, tokeny, certyfikaty. Wiesz już, że najpierw musisz zająć się “uprawnieniami”. Masz do wyboru:

Dodaj administratora - nadanie uprawnień administratora

Nasza rekomendacja jest taka, by co najmniej dwie osoby z organizacji miały uprawnienia administracyjne do KSeF. Mogą to być dwie osoby z zarządu, może to być jedna osoba z zarządu i ktoś kto zajmuje się księgowością. To ile będzie osób uprawnionych do administrowania organizacją jest decyzją Twojej organizacji. Jedną z nich jesteś Ty (osoba zgłoszona przez ZAW-FA) i sobie także musisz nadać uprawnienia administracyjne.

Jak to technicznie wygląda?

Po wejściu w tę opcję widzisz informacje o tym: 

• kto nadaje uprawnienia czyli jaka to organizacja (podmiot kontekstu) - numer NIP Twojej organizacji i kto jest osobą uprawniającą - Twój numer PESEL
• opcję do wyboru:  "Rodzaj jednostki lub podmiotu, w kontekście którego będzie działał administrator" - tu najczęściej będzie to zaznaczenie "kontekst bieżący" czyli po prostu dodanie administratora dla twojej organizacji.
• opcję do wyboru:  dane administratora - zwykle będzie to "Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL".
• informację jakie uprawnienia nadasz. Jeśli wybierzesz "kontekst bieżący" to w zakresie nadawanych uprawnień masz: zarządzanie uprawnieniami albo zarządzanie jednostkami podrzędnymi. 

Możesz kliknąć "nadaj uprawnienia" albo "zrezygnuj".

Nadaj uprawnienie

To jest ten moment, w którym wybierasz już konkretne rodzaje uprawnień czyli inaczej mówiąc dostępu w KSeF do danych dla Twojej organizacji z jakimi będą miały do czynienia, będą pracowały konkretne osoby.  

Jak to technicznie wygląda?
Po wejściu w tę opcję widzisz informacje: 

• kto nadaje uprawnienia czyli jaka to organizacja (podmiot kontekstu) - numer NIP Twojej organizacji i kto jest osobą uprawniającą - Twój numer PESEL
• "Rodzaj uprawnienia" czyli rozwijalną listę komu chcesz nadać uprawnienia. Tu najczęściej wybierana będzie opcja "Osobie fizycznej do pracy w KSeF". Po wybraniu tej opcji wpisujesz dane osoby, której nadajesz uprawnienia.
• zakres uprawnień, jaki masz wyboru, obejmuje:

Zaznaczasz przynajmniej jedną opcję i klikasz “nadaj uprawnienia” albo ‘zrezygnuj”.

Komu i jakie uprawnienia nadać?
Wszystko zależy od specyfiki Twojej organizacji. W przypadku kiedy za większość rzeczy odpowiada tak naprawdę jedna czy dwie osoby rekomendujemy, aby pełne uprawnienia miały minimum dwie osoby, w tym przynajmniej jedna osoba spośród administratorów. Nasza rekomendacja jest taka, by była to osoba z zarządu.  

Wystawianie faktur - uprawnienia te są niezbędne dla osób które w naszym imieniu będą wystawiać faktury sprzedażowe za nasze usługi bądź towary. Jeśli "tylko" odbieracie faktury, to nie musicie zaznaczać tego elementu. 

Przeglądanie faktur - na ten moment najbardziej przydatne uprawnienie, to uprawnienia do odbierania faktur, dla osoby która będzie odbierała faktury. W zależności od wielkości, sposobu zarządzania dokumentami w twojej organizacji, może to być np. jedna osoba, która "ściąga" wszystkie faktury i je rozdziela dalej. 

Przeglądanie uprawnień - sprawdzanie kto ma jakie uprawnienia.

Przeglądanie historii sesji -   touprawnienia administracyjne do sprawdzania kto, kiedy i co robił w KSeF w naszym imieniu.

Zarządzania jednostkami podrzędnymi - może być przydatne w przypadku gdy organizacja pozarządowa prowadzi np. Zakład Aktywizacji Zawodowej lub Warsztat Terapii Zajęciowej, ale także dla organizacji która ma oddziały. 

Po nadaniu uprawnień do wystawiania, przeglądania faktur w aplikacji pojawi się nowy moduł -  "Faktury". Osoba zobaczy go przy następnym logowaniu.

Tu niestety nie podamy Ci rozwiązania na tacy. Poniżej opisaliśmy trzy warianty, możliwych rozwiązań. Decyzja, co wybrać zależy od specyfiki Twojej organizacji.

Księgowość wewnętrzna
Jeśli masz księgową/księgowego zatrudnioną w organizacji, to najrozsądniejszym rozwiązaniem będzie nadanie jej uprawnień do wystawiania i odbierania (przeglądania) faktur. Dodatkowo może też mieć uprawnienia do przeglądania sesji, by widzieć historię działań w KSeF. W przypadku gdy osoba zajmująca się księgowością jest w naszym zarządzie to nic nie stoi na przeszkodzie, aby miała pełne uprawnienia, w tym także administracyjne. 

Księgowość zewnętrzna połączona z KSeF
Odbieranie (przeglądanie) faktur to uprawniania minimum dla księgowej/księgowego lub biura rachunkowego. Księgowy będzie sam pobierał dokumenty z KSeF i importował je do programu księgowego. Może również połączyć z KSeF program księgowy, z którego korzysta, aby sczytywać faktury bezpośrednio z systemu.

Wystawianie faktur nadanie tych uprawnień dla zewnętrznej księgowości zależy od tego kto odpowiada za wystawianie faktur w Twojej organizacji.

Księgowość zewnętrzna niepołączona z KSeF
Księgowa, księgowy lub biuro rachunkowe nie musi mieć nadanych przez Ciebie żadnych uprawnień w KSeF. W takim przypadku faktury otrzymuje tak jak dotychczas: w wersji papierowej lub jako plik PDF czy XML od organizacji. Księgowa, księgowy lub biuro rachunkowe nie łączy się z KSeF Twojej organizacji, nie pobiera stamtąd faktur ani ich tam nie wysyła. 

Który sposób będzie najlepszy w przypadku Twojej organizacji? Na to pytanie musicie odpowiedzieć sobie sami. Najlepiej przedyskutować to w gronie zarządu wraz z osobami odpowiadającymi za księgowość organizacji.

Token służy do nawiązywania sesji w KSeF przy użyciu API. Czyli jest używany do powiązania różnych aplikacji z systemem KSeF. Przykładowo jeśli chcesz  używać aplikacji mobilnej KSeF na swoim telefonie, to musisz ją powiązać z kontem KSeF poprzez wygenerowany token. Dzięki użyciu tokena będziesz mieć prostsze, szybsze logowanie. Właśnie poprzez token - a nie za każdym razem przy użyciu podpisu elektronicznego. Jeśli często korzystasz albo chcesz korzystać z KSeF na telefonie, to token może być dla Ciebie przydatnym rozwiązaniem. 

Certyfikat to specjalny klucz kryptograficzny, który umożliwia między innymi logowanie do KSeF 2.0, podpisywanie faktur w trybach offline oraz integracje z programami.

Certyfikat może być przydatny do łączenia systemu KSeF z różnymi programami komputerowymi, czy to będą programy księgowe, CMRy, programy do fakturowania. Wgranie certyfikatu do programu, usprawnia nasze każdorazowe logowanie i łączenie się: program - KSeF.

Dostęp do konta KSeF Twojej organizacji może mieć kilka osób. Mogą mieć one nadane różne uprawnienia. Na początek trzeba zgłosić "pierwszą osobę uprawnioną" (druk ZAW-FA). Po zgłoszeniu i zarejestrowaniu jej w systemie, osoba ta wchodzi i samodzielnie nadaje uprawnienia innym. Tą pierwszą osoba uprawnioną może być członek zarządu, ale może to też być księgowa. To Wy w swojej organizacji musicie ustalić kto i na jakim poziomie dostaje uprawniania do konta w KSeF. Przykładowo: członek zarządu ma uprawnienia administracyjne, a księgowa ma uprawnienia do pracy z fakturami.

Tak. Jak najbardziej jedna osoba może mieć dostęp w KSeF do kilku organizacji. To jakie będzie miała uprawnienia zależy od indywidualnej decyzji organizacji. Przykładowo: w jednej organizacji mogą to być uprawnienia administracyjne, a w innej może to być dostęp do pracy na fakturach.

Cykl artykułów, w których w pytaniach i odpowiedziach mierzymy się z kolejnymi zawiłościami nowego systemu.

Krajowy system e-Faktur (KSeF) a organizacje pozarządowe. Pytania i odpowiedzi. Cz. 1

Krajowy system e-Faktur (KSeF) a organizacje pozarządowe. Pytania i odpowiedzi. Cz. 2

Krajowy system e-Faktur (KSeF) a organizacje pozarządowe. Pytania i odpowiedzi. Cz. 3