Poradnik - ngo.pl

Obejrzyj pozostałe materiały wideo dotyczące prowadzenia organizacji pozarządowej. Obejrzyj >

Małe dotacje (lub małe granty) to potoczna nazwa przyjęta dla pozakonkursowego trybu zlecania realizacji zadań publicznych. Dotacja tego typu jest przyznawana na wniosek organizacji pozarządowej. Możliwość tę przewiduje art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r., poz. 450 z późn. zm.).

Urząd m.st. Warszawy wprowadził małe granty w 2011 roku. Od 2012 roku obowiązywała tzw. procedura małograntowa, które regulowała tryb przyznawania tych środków. W 2018 r. procedura małograntowa została dostosowana do ogólnomiejskiej procedury konkursowej, która wykorzystuje Generator wniosków witkac.pl.  W 2019 roku, w związku z wprowadzeniem nowego uproszczonego wzoru oferty i sprawozdania, procedura została ponownie zmieniona. Obecnie obowiązuje nowe nazewnictwo: procedura małodotacyjna.

W danym roku kalendarzowym wysokość środków finansowych przyznanych w trybie małych dotacji nie może przekroczyć 20% dotacji planowanych w danym biurze lub dzielnicy na realizację zadań publicznych przez organizacje.

Jeśli biuro lub dzielnica dysponują środkami na zlecanie zadań w trybie małych dotacji, wówczas informacja taka jest upubliczniania. Jeśli środków nie ma, nie ma także informacji o ich dostępności. 

Aktualne informacje o środkach dostępnych w 2019 r. znajdują się na stronie: https://ngo.um.warszawa.pl/maledotacje2019

Każde biuro lub dzielnica może przeznaczyć pulę środków na małe dotacje, ale nie musi tego robić. 

W przypadku podjęcia decyzji o przeznaczeniu środków finansowych na realizację zadań w trybie małych dotacji, biura oraz dzielnice tworzą i uruchamiają nabór ofert małodotacyjnych w Generatorze wniosków oraz informują o tym Pełnomocnika ds. organizacji pozarządowych. Pełnomocnik powinien również dostać informację m.in. o wysokości środków przeznaczonych na realizację zadań w trybie małych dotacji oraz o zakresie zadań publicznych, które mogą być w ten sposób realizowane.

Informacje przekazane przez dzielnice lub biura Pełnomocnik zamieszcza na stronie internetowej Miasta: https://ngo.um.warszawa.pl/maledotacje.

Informacja ta jest na bieżąco aktualizowana.

Aktualne informacje o środkach na małe dotacje znajdziesz także na fundusze.ngo.pl/warszawa

Organizacja pozarządowa może złożyć ofertę w dowolnym terminie, pod warunkiem dostępności środków.

Organizacja składa ofertę w Generatorze. Wydrukowane z Generatora potwierdzenie złożenia oferty, podpisane czytelnie przez osoby uprawnione do reprezentacji, składa w odpowiednim biurze lub urzędzie dzielnicy wskazanym w informacji o uruchomieniu małych dotacji w danym biurze lub dzielnicy (informacje te można znaleźć na stronie: https://ngo.um.warszawa.pl/maledotacje w zakładce Dostępność środków finansowych na dany rok). 

Potwierdzenia złożenia oferty rejestrowane są w systemie kancelaryjnym.

Za prawidłowe zostaną uznane podpisy z pieczęcią imienną, a w przypadku braku pieczątki – czytelny podpis lub wydruk imienia i nazwiska, opatrzony podpisem, umożliwiający weryfikację osób podpisujących ofertę (nie wystarczy parafowanie dokumentu).

Jeśli potwierdzenie nie zostało złożone w odpowiednim biurze lub urzędzie dzielnicy, urząd nie podejmuje żadnych działań. Nie jest określony maksymalny termin na złożenie potwierdzenia oferty. Nawet jeśli organizacja doniesie potwierdzenie np. miesiąc po złożeniu oferty w systemie Witkac.pl – oferta zostanie rozpatrzona (o ile będą nadal dostępne środki).

W przypadku, gdy w biurze lub urzędzie dzielnicy została złożona papierowa wersja oferty bez jej zarejestrowania w Generatorze, urząd w terminie 7 dni roboczych informuje organizację pozarządową za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pisemnie o nieprawidłowym trybie złożenia oferty.

Jeśli wnioskodawca chce wycofać złożoną ofertę, musi dostarczyć papierowe, pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty. Oświadczenie powinno być podpisane przez osoby upoważnione. Oświadczenie składa w odpowiednim biurze lub wydziale dla dzielnicy wskazanym na wskazanym w informacji o uruchomieniu małych dotacji w danym biurze lub dzielnicy (informacje te można znaleźć na stronie: https://ngo.um.warszawa.pl/maledotacje w zakładce Dostępność środków finansowych na dany rok). Wycofana oferta nie podlega dalszej procedurze oceny, a jej elektroniczna wersja pozostaje w Generatorze.

Jeśli organizacja złożyła ofertę mimo braku naboru w danym biurze albo wydziale dla dzielnicy, urząd w terminie 7 dni roboczych od złożenia oferty informuje organizację za pośrednictwem poczty elektronicznej lub pisemnie o braku środków finansowych i nie przystępuje do rozpatrywania oferty.

W przypadku wyczerpania środków w naborze w trakcie oceny formalnej lub merytorycznej złożonych ofert, biuro lub wydział dla dzielnicy informuje o tym fakcie zarówno organizację pozarządową, która złożyła ofertę, jak i Pełnomocnika oraz członków zespołu do oceny realizacji zadań. W Karcie Oceny umieszcza informację: „brak środków finansowych”.

Pracownik biura albo wydziału dla dzielnicy, do którego wpłynęło potwierdzenie złożenia oferty przesyła informację o wpłynięciu oferty do Pełnomocnika.

Sugerowany termin rozpoczęcia zadania to 40 dni kalendarzowych od papierowe potwierdzenia złożenia oferty.

Charakterystyka projektu składanego w ramach tzw. małej dotacji: 

• wnioskowana od m.st. Warszawy dotacja nie może być wyższa niż 10 000 złotych,
• termin realizacji zadania nie może być dłuższy niż 90 dni,
• zadanie może być powierzeniem lub wsparciem – decyduje o tym oferent,
• termin realizacji zadania musi zawierać się w danym roku kalendarzowym (tj. nie może przekraczać roku budżetowego),
• w danym roku kalendarzowym łączna kwota środków finansowych przekazanych z budżetu m.st. Warszawy danej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych w trybie tzw. małych dotacji nie może przekroczyć 20 000 złotych.

W ciągu 4 dni roboczych od dnia wpłynięcia potwierdzenia złożenia oferty do właściwego merytorycznie biura albo wydziału dokonywana jest ocena formalna ofert przez pracowników Urzędu.

Jeśli oferta zawiera błędy formalne, dyrektor biura albo burmistrz w ciągu 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia papierowego potwierdzenia złożenia oferty przekazuje oferentowi oraz Pełnomocnikowi informację o niespełnieniu przez ofertę wymagań formalnych.

Organizacja może złożyć odrzuconą ofertę ponownie, jako nową, poprawiając wcześniej wskazane błędy formalne.

Jeśli oferta została pozytywnie oceniona pod względem formalnym – zgodnie z ustawowymi przepisami – w ciągu 7 dni roboczych od wpłynięcia oferty do biura Urzędu m.st. Warszawy lub wydziału dla dzielnicy m.st. Warszawy oferta jest upubliczniania przez 7 dni, tj. zamieszczana:

• na tablicy ogłoszeń biura Urzędu m.st. Warszawy lub wydziału dla dzielnicy m.st. Warszawy,
• na stronie internetowej Miasta,
• w Biuletynie Informacji Publicznej.

W terminie 7 dni od dnia upublicznienia oferty każdy może zgłosić do niej uwagi.

Gdy minie czas składania uwag do upublicznionej oferty (7 dni), Urząd (dyrektor biura lub burmistrz dzielnicy) podejmuje decyzję, czy realizacja zgłoszonego zadania jest celowa z punktu widzenia Urzędu m.st. Warszawy.

Na podjęcie decyzji Urząd ma 10 dni roboczych od ostatniego dnia składania uwag.

Zanim dyrektor biura lub burmistrz podejmie decyzję, zapoznaje się z rekomendacjami Zespołu opiniującego oferty składane w ramach procedury małych dotacji

Ostateczną decyzję o przyznaniu małej dotacji podejmuje dyrektor biura lub burmistrz dzielnicy. O swojej decyzji – w ciągu 3 dni od jej podjęcia – informuje pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej organizację-oferenta i Pełnomocnika.

Zespół opiniujący

Zespół taki jest powoływany przez dyrektora biura lub burmistrza. Tak jak w przypadku komisji oceniającej oferty na konkurs, także tu w skład zespołu w tej samej liczbie wchodzą przedstawiciele organizacji pozarządowych wskazani przez odpowiednie komisje dialogu społecznego (dzielnicowe lub branżowe) oraz urzędnicy.

Jeśli komisje nie wskażą swego kandydata, zespół stanowią tylko urzędnicy. Skład zespołu jest publicznie znany (jest udostępniony na stronie internetowej Urzędu m.st. Warszawy).

Zazwyczaj zespół podejmuje decyzje zwykłą większością głosów. Ustalenia Zespołu odnotowane są w części II Karty oferty także w przypadku braku wspólnego stanowiska Zespołu.

Zespół obraduje za pośrednictwem narzędzi elektronicznych (Generatora wniosków) lub na posiedzeniach w trybie indywidualnego zbierania głosów.

Zespół powoływany jest na okres nie dłuższy niż jeden rok kalendarzowy do zaopiniowania oferty albo do opiniowania ofert z danego zakresu.

W ciągu 20 dni roboczych od daty podjęcia pozytywnej decyzji pracownicy Urzędu przygotowują treść umowy. 

Organizacja ma obowiązek dostarczyć potrzebne dokumenty i informacje, np. informację o numerze rachunku bankowego właściwego do przekazania środków, wypełnione oświadczenie podatnika podatku VAT (tylko w przypadku, jeśli w składanej ofercie przewidziano pobieranie opłat od adresatów zadania), informację o rodzaju wkładu własnego (czy to wkład finansowy, osobowy czy rzeczowy, o ile wkład własny został przewidziany w ofercie).

Umowa jest akceptowana pod względem formalnoprawnym i przesyłana do kontrasygnaty Skarbnika, a w przypadku Dzielnic – głównego księgowego. 

Umowę podpisuje Prezydent (albo upoważniona przez niego osoba) lub dwóch członków zarządu dzielnicy łącznie – ze strony Urzędu m.st. Warszawy oraz osoby upoważnione ze strony organizacji. Następnie do Biura Księgowości i Kontrasygnaty Urzędu m.st. Warszawy lub odpowiedniego wydziału budżetowego dzielnicy jest kierowany wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy dla organizacji.

Zasady dotyczące realizacji zadania są takie same jak w przypadku zadania zleconego organizacji w wyniku konkursu ofert.

Zadanie powinno rozpocząć się i zakończyć zgodnie z terminem wskazanym w umowie. Sugerowany termin rozpoczęcia realizacji zadania publicznego to 40 dni kalendarzowych od dnia złożenia papierowego potwierdzenia złożenia oferty. Środki finansowane z dotacji oraz wkład własny mogą być wydatkowane najwcześniej od dnia uznania celowości zadania przez dyrektora biura lub burmistrza, zgodnie jednak z terminem realizacji zadania publicznego podanym w ofercie.

Realizacja powinna być dokumentowana, a informacja o (do)finansowaniu zadania przez Urząd m.st. Warszawy powinna być umieszczana zgodnie z zapisami w umowie. 

Zazwyczaj oznacza to, że organizacja zamieszcza znak promocyjny z napisem „Projekt finansuje/współfinansuje Urząd m.st. Warszawy” w wydawanych przez siebie, w ramach zadania, publikacjach, materiałach informacyjnych i promocyjnych, poprzez media, w tym na swojej stronie internetowej, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę.

Podobnie jak przy realizacji zadań publicznych finansowanych w procedurze konkursowej, tak i przy projektach realizowanych z małych dotacji oferent (zleceniobiorca) obowiązany jest złożyć sprawozdanie.

Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego należy wypełnić w Generatorze wniosków, a następnie – wydruk całego sprawozdania z Generatora, podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania organizacji , należy złożyć (osobiście lub przesyłką poleconą) w odpowiednim biurze lub urzędzie dzielnicy zlecającym zadania w terminie przewidzianym w umowie.

Po weryfikacji sprawozdania pod kątem merytorycznym (analiza opisu wykonania zadania publicznego i uzasadnienia ewentualnych rozbieżności pomiędzy umową i jej załącznikami a treścią sprawozdania) oraz finansowym (analiza zestawienia wydatków, w tym badanie zgodności jej zapisów z szacunkową kalkulacją kosztów realizacji zadania publicznego, badanie udziału procentowego dotacji w koszcie całkowitym realizowanego zadania) dyrektor biura albo burmistrz podejmuje decyzję o akceptacji sprawozdania. 

Warto pamiętać, że w przypadku, gdy rozliczany wydatek nie jest zgodny z postanowieniami umowy, sprawdzeniu podlega procentowa wartość zwiększenia danej pozycji, czy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niż 25%.

Informacja o akceptacji sprawozdania jest udostępniania organizacji w Generatorze.

Kontrole są dokonywane na takich samych zasadach jak w przypadku ofert składanych na konkurs dotacyjny. Mogą mieć miejsce w trakcie realizacji zadania lub do 5 lat po jego zakończeniu. Warto zatem pamiętać, że po akceptacji sprawozdania może się zdarzyć jeszcze kontrola realizacji zadania.

Masz pytania dotyczące małych dotacji, albo innych kwestii związanych z prowadzeniem organizacji pozarządowej? Skorzystaj z bezpłatnych porad Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych:

☎ (22) 828 91 23

✉ scwo@warszawa.ngo.pl.

Więcej informacji: warszawa.ngo.pl/scwo.