Warszawa - ngo.pl

Dotacja to przekazanie pieniędzy na realizację zadań publicznych w formie:

• powierzenia (czyli całkowitego sfinansowania) realizacji zadania publicznego poprzez przekazanie środków na sfinansowanie całkowitych kosztów jego realizacji.
• wspierania (czyli częściowe dofinansowanie) realizacji zadania publicznego poprzez przekazanie środków na częściowe dofinansowanie jego realizacji, przy założeniu, że projektodawca wnosi finansowy wkład własny.

Kto może otrzymać dotację?

Dotacje mogą dostać organizacje pozarządowe (stowarzyszenia i fundacje) lub inne podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które złożą ofertę w otwartym konkursie ofert (w tym m.in. spółdzielnie socjalne, tzw. organizacje kościelne i - od 20 maja 2016 - stowarzyszenia zwykłe).

Dotacje są przyznawane na bardzo konkretne rzeczy – czyli na realizację projektów, które wpisują się w zadania publiczne danego samorządu. To, jakie są to zadania, jest określone w ogłoszeniu konkursowym (przygotowywanym przez poszczególne Biura Urzędu M.st. Warszawy lub Urzędy Dzielnic).

Co to jest procedura konkursowa?

Oferty, czyli zadania, które dostaną dofinansowanie (dotację), są wybierane w konkursie. Organizacja konkursów w Warszawie opisana jest w tzw. „Procedurze konkursowej”. 

Procedura konkursowa to potocznie przyjęta nazwa dla wielu dokumentów dotyczących organizacji konkursów: 

• zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy w sprawie procedury konkursowej dotyczącej przyznawania dotacji organizacjom pozarządowym i podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie 
• oraz wielu załączników (np. wzorów zarządzeń o ogłoszeniu konkursu wraz ze wzorem ogłoszenia, wzoru oferty konkursowej, wzoru umowy na realizację zadania publicznego, zarządzenia o powołaniu komisji konkursowej itd.)

W Procedurze opisane są kolejne etapy procesu ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania konkursów dotacyjnych (otwartych konkursów ofert) – na poziomie wydziałów dzielnicowych i ogólnomiejskich biur.

Zapraszamy do obejrzenia nagrania #warszawa.ngoplLIVE!

Za nagrania dowiesz się:

☝ jakie są najważniejsze części ogłoszenia konkursowego na realizację zadania publicznego;

☝ które z zapisów w ogłoszeniu mogą mieć istotne konsekwencje w realizacji zadania i sprawozdaniu się z niego;

☝ jakie zmiany zostały ostatnio wprowadzone w procedurze konkursowej.

O występujących

Joanna Krasnodębska -  doradczyni i konsultantka Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych (SCWO), od wielu lat związana ze Stowarzyszeniem BORIS. Członkini Branżowej Komisji Dialogu Społecznego ds. Organizacji Wspierających przy Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m.st. Warszawy.

Tłumacz PJM Krzysztof Mergalski.

Rozmowę prowadziła Magda Dobranowska-Wittels, redaktorka serwisu warszawa.ngo.pl.

Live odbył się w listopadzie 2021 roku w ramach cyklu #warszawa.ngoplLIVE. Więcej filmów z tego cyklu znajdziesz tu: Webinaria i live'y SCWO.

Kiedy w Warszawie ogłaszane są konkursy dotacyjne?

Ogólne terminy ogłaszania konkursów ofert są zapisywane w rocznych programach współpracy – tj. dokumencie konsultowanym z organizacjami pozarządowymi i przyjmowanym każdego roku przez Radę m.st. Warszawy. 

Program współpracy określa zadania i zasady współpracy NGO-Urząd. Terminy ogłaszania konkursów są powiązane z trybem uchwalania budżetu m.st. Warszawy i są w każdym roku zbliżone.

Urząd ma też możliwość ogłaszania kolejnych konkursów dotacyjnych w ciągu roku (jeśli jest taka potrzeba i są na to pieniądze).

Kto i kiedy ogłasza konkursy dotacyjne?

Konkursy na zdania o charakterze ogólnomiejskim ogłaszają merytoryczne biura Urzędu m.st. Warszawy. Aktualnie konkursy ogłaszane są przez:

• Centrum Komunikacji Społecznej
• Biuro Edukacji
• Biuro Funduszy Europejskich i Rozwoju Gospodarczego
• Biuro Kultury
• Biuro Ochrony Środowiska
• Biuro Polityki Zdrowotnej
• Biuro Pomocy i Projektów Społecznych
• Biuro Sportu i Rekreacji
• Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków
• Biuro Współpracy Międzynarodowej

Konkursy dzielnicowe ogłaszane są przez wszystkie Urzędy Dzielnic.

W rocznym programie współpracy określane są terminy konkursów. Zazwyczaj są to:

1. do 21-23 listopada dla zadań realizowanych w trakcie całego następnego rok lub w pierwszej jego połowie,
2. do końca lutego dla zadań dotyczących wypoczynku dzieci i młodzieży podczas ferii letnich,
3. do końca marca dla zadań realizowanych w drugiej połowie roku.

W miarę potrzeb i możliwości ogłaszane są też konkursy w innych terminach.

Informacje o konkursach można znaleźć w:

• wyszukiwarce funduszy na stronie Urzędu m.st. Warszawy
• BIP prowadzonym przez Urząd m.st. Warszawy

Jaka jest tematyka konkursów dotacyjnych?

Tematyka wszystkich konkursów skierowanych do organizacji pozarządowych (i innych uprawnionych podmiotów wymienionych w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) ogłaszanych w Warszawie musi być związana z dokumentami strategicznymi Urzędu m.st. Warszawy.

Tematy konkretnych zadań, które są wpisywane do ogłoszeń konkursowych oraz szczegółowe warunki ich realizacji są przygotowywane przez odpowiednie merytorycznie Biura Urzędu m.st. Warszawy (dla konkursów ogólnomiejskich) lub wydziały Urzędów Dzielnic (dla konkursów dzielnicowych).

Następnie tematy zadań konkursowych wraz z uzasadnieniem oraz szczegółowe warunki realizacji zadań są przedstawiane do konsultacji komisjom dialogu społecznego, odpowiednio: branżowym i dzielnicowym.

Czy NGO mają wpływ na zawartość ogłoszeń konkursowych?

Biura i dzielnice ogłaszające konkursy dotacyjne mają obowiązek skonsultować z przedstawicielami organizacji pozarządowych, zrzeszonych w (dzielnicowych – DKDS i branżowych – BKDS) komisjach dialogu społecznego, projekt ogłoszenia konkursowego wraz z uzasadnieniem. 

Konsultacje te powinny trwać co najmniej 21 dni. Jeśli jednak komisja wypowie się wcześniej niż przed upływem wyznaczonego czasu, wówczas konsultacje uznaje się za zakończone. Podobnie uznaje się je zakończone, jeśli komisja dialogu społecznego w ogóle nie przedstawi swojej opinii w wyznaczonym terminie.

Zazwyczaj konkursy ofert na rok następny ogłaszane są w listopadzie. Zatem konsultacje ogłoszeń konkursowych powinny odbywać się we wrześniu, na początku października – tak, aby urzędnicy mieli czas na wprowadzenie do ogłoszenia ewentualnych uwag z konsultacji.

Modelowo komisjom powinny być przedstawiane tematy konkursów i zadań konkursowych, samo ogłoszenie konkursowe (które zawiera szczegóły dotyczące np. specjalnych wymagań formalnych, oczekiwanych rezultatów) oraz kwoty, które Urząd planuje przeznaczyć na konkursy.

Ogłoszenie o konkursie dotacyjnym (otwartym konkursie ofert) – co zawiera?

Samo ogłoszenie konkursowe zawiera informacje m.in. o tym:

• czego dotyczy konkurs (jaki jest jego cel),
• jaka jest pula pieniędzy przeznaczona na ten konkurs,
• jakie są terminy realizacji projektów (zadań publicznych) oraz
• jakie są terminy składania wniosków (ofert),
• jakie są szczególne oczekiwania i wymagania wobec projektów (np. dotyczące zapewnienia dostępności realizowanych działań); 
• jakie są oczekiwane rezultaty zadania.

Ponadto ogłoszenie konkursowe zawiera załączniki:

• Kartę Oceny Formalnej,
• Protokół Oceny Oferty,
• Indywidualną Kartę Oceny Formalnej (o ile zdecydowano się na taki tryb oceny – zob. niżej).

Konkursy ogólnomiejskie (tj. „przypisane” do poszczególnych biur UM st. Warszawy) są ogłaszane za pomocą zarządzenia prezydenta, w dzielnicach – uchwały zarządu dzielnicy.

Zapraszamy do zapoznania się z komentarzem Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych do wzoru ogłoszeń konkursowych stosowanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych m.st. Warszawy.

Komentarz opracowano w październiku 2022 r. na przykładzie ogłoszenia do konkursów ogłaszanych przez biura Urzędu m.st. Warszawy, wskazówki mają jednak także zastosowanie do ogłoszeń w konkursach ogłaszanych przez wydziały dla dzielnic m.st. Warszawy. 

W dokumencie znajdują się dwa rodzaje wskazówek: 

1. (na niebiesko) dotyczące tego, jak czytać ogłoszenie konkursowe,
2. (na czerwono) dotyczące tego, na co zwracać uwagę przy konsultowaniu ogłoszenia konkursowego.

Ile jest czasu na składanie wniosku (oferty) na konkurs? Jak składa się wniosek o dotację (ofertę na konkurs)?

Termin składania wniosków (ofert) na konkurs dotacyjny nie może być krótszy niż 21 dni (art. 13. ust. 1 ustawy o pożytku).

W Warszawie od 2016 roku oferty składa się za pomocą elektronicznego, dostępnego przez internet generatora wniosków witkac.pl (http://witkac.pl). W tym celu przedstawiciel organizacji musi założyć konto (jedna organizacja może mieć więcej niż jedno konto). Dzięki temu NGO zyskuje dostęp do informacji o dostępnych konkursach dotacyjnych oraz ma wgląd w swoje złożone oferty.

Posługując się generatorem Witkac.pl, wypełniasz wniosek na aktualnym wzorze oferty, który obowiązuje w ramach procedury konkursowej.

Generator WItkac.pl to nie tylko „formularz”, poprzez który dostarczamy wniosek do Biura lub Dzielnicy. To narzędzie, które także częściowo pomaga w poprawnym wypełnieniu wniosku i podpowiada, jeśli o czymś zapomnimy.

Witkac.pl automatycznie wykonuje operacje rachunkowe:

• oblicza całkowite koszty w poszczególnych pozycjach,
• oblicza koszty do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
• sumuje koszty całkowite zadania.

Weryfikuje również prawidłową wartość wkładu własnego (całkowitego, finansowego i osobowego), a w przypadku wykrycia błędu poinformuje o nim i podpowie, jak go poprawić.

Sprawdzi także poprawność numeru NIP, REGON, KRS oraz konta bankowego.

Jeśli Twoja organizacja działa na rzecz mieszkanek i mieszkańców Warszawy, w Stołecznym Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych uzyskasz wsparcie techniczne w obsłudze  generatora. Więcej informacji >

Zapraszamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania oferty na realizację zadania publicznego. Instrukcja została przygotowana przez ekspertki Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych.

Kto ocenia wnioski (oferty) – ocena dwuetapowa

Ocena wniosków (ofert) przebiega dwuetapowo: oceny formalnej dokonują wyznaczeni urzędnicy. Oceny merytorycznej i rekomendacji do dofinansowania wybranych ofert dokonują komisje konkursowe. Teoretycznie jest możliwy jeszcze jeden etap, tzw. oceny eksperckiej, który nie jest obecnie praktykowany w Urzędzie m.st. Warszawy.

Ostateczną decyzję o (do)finansowaniu realizacji zadań publicznych podejmuje Prezydent m.st. Warszawy – także w przypadku konkursów dzielnicowych.

Prezydent podejmuje decyzję na podstawie rekomendacji komisji konkursowej (w konkursach ogólnomiejskich) lub uchwały zarządu dzielnicy z rekomendacjami (w konkursach dzielnicowych). W obu przypadkach rekomendacje akceptuje Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Ocena formalna wniosków (ofert)

Ocena formalna polega na sprawdzeniu wniosku (oferty) przez pracownika urzędu zgodnie z kryteriami zawartymi w Karcie Oceny Formalnej Oferty (karta jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego; wzór karty określony jest w procedurze  konkursowej.) 

Pracownicy lub pracowniczki biura lub urzędu dzielnicy nie mogą brać udziału w tym etapie oceny oferty, jeśli są związani z organizacją-oferentem w sposób opisany w art. 24 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (m.in. są stroną albo pozostają z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego prawa lub obowiązki).

W czasie ocena formalnej urzędnik lub urzędniczka sprawdzają złożone wnioski pod kątem zgodności z kryteriami zawartymi w Karcie Oceny Formalnej Oferty. Sama Karta jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego.

W czasie oceny formalnej sprawdza się m.in., czy:

• oferta została złożona w Generatorze Wniosków w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym:
• organizacja nie złożyła więcej ofert niż jest to dopuszczalne w danym konkursie (pod uwagę brana jest kolejność ofert złożonych w Generatorze Wniosków)
• oferent jest organizacją pozarządową lub innym podmiotem, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
• oferta i obowiązkowe załączniki wypełnione zostały w języku polskim albo zostały przetłumaczone na język polski (wystarczające jest tłumaczenie zwykłe)
• do oferty zostały dołączone: ✔️ kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta. Dotyczy to przypadku, gdy organizacja nie jest wpisana w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz w ewidencjach prowadzonych przez Prezydenta m.st. Warszawy. Odpis musi być zgodny ze stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany; ✔️ kopia umowy lub statutu spółki – w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

Lista wniosków (ofert), które przeszły ocenę formalną

Tabelę z wynikami oceny formalnej biuro przekazuje w formie elektronicznej do Pełnomocnika, w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od ostatecznego terminu składania potwierdzeń złożenia oferty.

Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi publikuje ją na stronie internetowej.

Lista wniosków (ofert), które przeszły ocenę formalną jest publikowana przed posiedzeniem komisji konkursowej. Wnioski (oferty), które nie przeszły oceny formalnej, nie podlegają ocenie merytorycznej.

Ocena merytoryczna – komisja konkursowa

Oceny merytorycznej wniosków dokonuje komisja konkursowa. Komisja konkursowa jest powoływana za pomocą zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy (w dzielnicach – uchwałą Zarządu Dzielnicy). W jej skład wchodzą – po równo – co najmniej dwie osoby ze strony społecznej i dwoje urzędników.

Przedstawicieli organizacji pozarządowych (stronę społeczną) do konkursów ogólnomiejskich, ogłaszanych przez biura Urzędu m.st. Warszawy, wskazują branżowe komisje dialogu społecznego (BKDS). W dzielnicach przedstawicieli wskazują dzielnicowe komisje dialogu społecznego (DKDS).

Jeśli w ciągu 14 dni DKDS nie wskaże swoich przedstawicieli do komisji lub w danej dzielnicy nie działa DKDS, wówczas władze dzielnicy zwracają się o wskazanie przedstawiciela do właściwego merytorycznie BKDS (czyli zajmującego się tematyką, której dotyczy konkurs).

Jeśli komisje dialogu społecznego nie wskażą żadnych osób lub osoby wskazane nie wezmą udziału w posiedzeniu komisji, lub jeśli okaże się, że wskazane osoby mają konflikt interesów – komisja konkursowa pracuje bez udziału strony społecznej. Wówczas w jej pracach powinno wziąć udział co najmniej troje urzędników.

Komisja konkursowa może pracować online. 

Przedstawiciele organizacji pozarządowych pracujący w komisjach konkursowych nie otrzymują za to wynagrodzenia, natomiast urzędnicy wykonują tę pracę w ramach swoich obowiązków służbowych.

Konflikt interesów (oświadczenie o bezstronności)

Członkowie komisji konkursowej nie powinni mieć konfliktu interesów z organizacjami, które złożyły oceniane przez nich oferty. Dlatego w skład komisji konkursowej nie mogą wchodzić przedstawiciele organizacji pozarządowych, których oferta będzie opiniowana przez tę komisję.

Osoby (zarówno ze strony urzędowej, jak i społecznej), które są członkami komisji konkursowych, podpisują oświadczenie dotyczące bezstronności i poufności. W oświadczeniu o bezstronności i poufności deklarują m.in., że nie pozostają w związkach rodzinnych z członkami władz organizacji ubiegających się o dotacje lub w innych relacjach, które mogą mieć wpływ na ocenę wniosku o dotację (oferty). Oświadczają także, że nie są fundatorami żadnej z fundacji ubiegających się o dotację, nie byli (współ)pracownikami w ciągu ostatnich 12 miesięcy ani członkami władz tych organizacji w ciągu ostatnich 3 lat, a także, że nie pozostają w innych relacjach, które by mogły budzić wątpliwości co do ich bezstronności. 

Ponad to zobowiązują się do nieujawniania informacji o przebiegu głosowania oraz indywidualnych ocenach ofert formułowanych przez poszczególnych członków komisji konkursowej w trakcie prac komisji.

Wzór oświadczenia dostępny jest w procedurze konkursowej 

Zgoda na publikację imienia i nazwiska

Od 2022 roku w skład komisji konkursowej nie mogą wchodzić przedstawiciele i przedstawicielki organizacji, którzy nie zgadzają się na publikację imienia i nazwiska w projekcie zarządzenia Prezydenta w sprawie powołania komisji konkursowej.

Co ocenia komisja?

Komisja pracuje w takim zakresie, w jakim pozwala jej na to Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art. 15 ust. 1), a więc:

• ocenia możliwość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową,
• ocenia przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego,
• ocenia proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których organizacja pozarządowa będą realizować zadanie publiczne
• bierze pod uwagę planowany przez organizację pozarządową udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;
• bierze pod uwagę planowany przez organizację pozarządową wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;
• bierze pod uwagę analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowych, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.

Komisja konkursowa – jak ocenia wnioski (oferty)? Dwa sposoby oceny merytorycznej

Komisja konkursowa zapoznaje się z wnioskami o dotacje (ofertami) elektronicznie, przez internet, za pomocą generatora witkac.pl, choć w uzasadnionych przypadkach możliwy jest dostęp w innej ustalonej indywidulanie formie. 

Przepisy nie precyzują, ile czasu mają członkowie komisji na przeczytanie wniosków, wskazują jedynie, że „oferty udostępniane są w terminie umożliwiającym rzetelne zapoznanie się z nimi”. O posiedzeniu komisji konkursowej jej członkowie i członkinie są informowani z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

W trakcie prac komisja konkursowa może poprosić projektodawcę (oferenta) o dodatkowe informacje. Ponadto przewodniczący komisji może przerwać posiedzenie i zlecić przygotowanie niezbędnych wyjaśnień. Wyjaśnienia nie mogą dotyczyć kryteriów oceny formalnej, natomiast wyjaśnienia co do części merytorycznej oferty nie mogą zmieniać proponowanej oferty. Wyjaśnienia są zapisywane w Protokole Oceny Oferty.

Komisja konkursowa oceniając oferty pracuje z Indywidualną Kartą Oceny Oferty lub bez niej. Niezależnie od wybranego trybu ocena oferty wpisywana jest do Protokołu Oceny Oferty.

Decyzję o trybie oceny podejmuje biuro lub dzielnica, ogłaszające konkurs. Informacja o wybranym trybie oceny oraz wzory Indywidualnej Karty Oceny Oferty i Protokołu Oceny Oferty są zamieszczone w ogłoszeniu konkursowym.

Protokół Oceny Oferty

Protokół Oceny Oferty zawiera kryteria oceny oraz ich punktację, a także miejsce na ew. uwagi komisji konkursowej. Główne kryteria oceny wniosków o dotacje pochodzą z ustawy o pożytku publicznym, jednak możliwe jest dodanie podkryteriów, które precyzują i różnicują wymagania w danym konkursie dotacyjnym. Komisja konkursowa przyznaje punkty przewidziane w Protokole Oceny Oferty.

Protokół Oceny Oferty jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego, toteż jest znany projektodawcom (oferentom), a komisje dialogu społecznego (dzielnicowe i ogólnomiejskie) mogą opiniować jego zapisy podczas obowiązkowych konsultacji projektu ogłoszenia konkursowego.

Tryb oceny wniosków o dotacje (ofert) za pomocą Protokołu Oceny Oferty zakłada, że komisja konkursowa, oceniając wnioski, przyznaje punkty wspólnie, podczas spotkania – w drodze dyskusji i głosowania. Głosowanie jest jawne, a decyzja jest podejmowana zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów „za przyznaniem” i „przeciw przyznaniu” dotacji głos decydujący ma osoba kierująca pracami komisji konkursowej (przewodniczący/a).

Indywidualna Karty Oceny Oferty

Tryb oceny za pomocą Indywidualnej Karty Oceny Oferty zakłada, że członkowie komisji konkursowej oceniają oferty – przed spotkaniem komisji – za pomocą kryteriów z Karty, w generatorze, przypisując punkty. Główne kryteria pochodzą z ustawy o pożytku, jednak możliwe jest dodanie podkryteriów, które precyzują i różnicują wymagania w danym konkursie dotacyjnym. Termin, do którego należy dokonać oceny indywidualnej, wyznacza przewodniczący komisji.

Z punktów przyznanych przez wszystkich członków komisji jest wyciągana średnia, widoczna w Protokole Oceny Oferty, co umożliwia powstanie listy rankingowej ofert. Komisja konkursowa pracuje na takich samych zasadach, jak w przypadku stosowania trybu oceny bez Indywidualnej Karty Oceny Oferty.

Głosowania członków komisji są jawne, decyzje podejmowane zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów za i przeciw, decyduje głos przewodniczącego/cej komisji.

Wykaz wniosków (ofert), które przeszły ocenę merytoryczną

Po zakończeniu opiniowania wszystkich ofert przez komisję konkursową niezwłocznie sporządzany jest protokół zbiorczy zawierający rekomendacje dla Prezydenta m.st. Warszawy – w przypadku konkursów ogólnomiejskich lub Zarządu Dzielnicy – w przypadku konkursów dzielnicowych.

Zarząd Dzielnicy zapoznaje się z protokołem zbiorczym konkursowej i rekomenduje listę ofert do (do)finansowania dla Prezydenta m.st. Warszawy.

Protokół zbiorczy zawiera:

• wykaz ofert, które zostały zaopiniowane pozytywnie wraz z uwzględnieniem wysokości proponowanego (do)finansowania/dofinansowania,
• wykaz ofert, które zostały zaopiniowane negatywnie – z podziałem na odrzucone z powodów merytorycznych i po ocenie formalnej,
• wykaz ofert wycofanych przez oferentów.

Protokół zbiorczy jest podpisywany przez przewodniczącego komisji konkursowej. Skan protokołu zbiorczego z rekomendacjami komisji konkursowej jest publikowany przez Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy, najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od posiedzenia komisji konkursowej, na stronie internetowej z wykazem ogłaszanych konkursów (pod każdym ogłoszeniem o konkursie ofert).

Ogłoszenie wyników konkursu dotacyjnego (otwartego konkursu ofert)

Prezydent podejmuje ostateczną decyzję o przyjęciu (lub nie) rekomendacji komisji konkursowej lub Zarządu Dzielnicy. O swojej decyzji informuje w zarządzeniu, w którym ogłaszana jest lista ofert otrzymujących (do)finansowanie.

Wcześniej przygotowany, przez właściwe Biuro projekt zarządzenia wraz z uzasadnieniem, przedstawiany jest do kontrasygnaty Skarbnikowi miasta a potem do zaopiniowania Pełnomocnikowi Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

W przypadku dzielnicy, projekt zarządzenia Prezydenta, przygotowywany jest przez urząd dzielnicy, po podjęciu uchwały przez zarząd dzielnicy w sprawie rekomendowania ofert. Podpisany przez burmistrza i kontrasygnowany projekt zarządzenia wraz z uzasadnieniem przekazywany jest do zaopiniowania Pełnomocnikowi Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Pełnomocnik przekazuje projekt zarządzenia Prezydenta w sprawie ogłoszenia wyników otwartego konkurs ofert Biura/Dzielnicy wraz z uzasadnieniem, kopią protokołu zbiorczego oraz swoja opinią do podpisu Prezydenta. 

Zarządzenie Prezydenta w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert zamieszczane jest:

• przez Gabinet Prezydenta – w BIP-ie;
• przez biuro lub urząd dzielnicy – w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń (np. na tablicy ogłoszeń w siedzibie biura lub w urzędzie dzielnicy);
• przez Pełnomocnika – na stronie internetowej Miasta (pod każdym ogłoszeniem o konkursie ofert).

Zarządzenie zawierające ogłoszenie wyników konkursu ofert następuje nie później niż w ciągu 60 dni od terminu zakończenia składania ofert.

Przygotowanie umowy dotacyjnej (umowy o realizację zadania publicznego)

Organizacje, których wnioski (oferty) dostały (do)finansowanie, są o tym powiadamiane – np. mailem na adres, który podano w ofercie. W ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania powiadomienia o przyznaniu dotacji, organizacje powinny przesłać elektronicznie w formie skanu lub w formie papierowej: informację o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji oraz poinformować, w jakim terminie przygotują dokumenty niezbędne do zawarcia umowy dotacyjnej.

Umowa dotacyjna (o realizację zadania publicznego) jest przygotowywana na podstawie wzoru zawartego w załączniku do zarządzenia Prezydenta, w procedurze konkursowej. Jeśli biuro zmodyfikowało ten wzór, to umowa musi być zaakceptowana pod względem formalno-prawnym (przez biuro prawne). Ponadto umowa – przed podpisaniem – wymaga kontrasygnaty skarbnika.

Także w dzielnicach zmodyfikowany wzór umowy musi być zaakceptowany pod względem formalno-prawnym. Wymaga kontrasygnaty głównego księgowego dzielnicy.

Umowa jest przedstawiana do podpisu osobom upoważnionym przez organizację najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert. Wyjątkiem są umowy dotyczące zadań (projektów), których realizacja rozpoczyna się później niż 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert lub gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż 60 dni.

Umowę dotacyjną ze strony Urzędu m.st. Warszawy podpisuje Prezydent lub:

• w biurach upoważniona przez Prezydenta osoba (zazwyczaj jest to dyrektor biura);
• w dzielnicach: upoważnieni przez Prezydenta dwaj członkowie Zarządu Dzielnicy działający łącznie.

Natomiast ze strony organizacji pozarządowej umowę podpisują upoważnione do tego osoby (co wynika ze statutu, zapisów w KRS lub pełnomocnictw).

Po podpisaniu umowy biuro kieruje do Biura Księgowości i Kontrasygnaty wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy dla organizacji. Data przekazania środków jest wskazana w umowie. W dzielnicach wniosek ten jest przekazywany do głównego księgowego dzielnicy.

Realizacja projektu (zadania publicznego) – umowa dotacyjna [instrukcja]

Ogólne zasady realizacji projektu są opisane w umowie dotacyjnej – są one dostosowane do poszczególnych zadań.

W umowie dotacyjnej określa się m.in.:

• przedmiot umowy - tytuł realizowanego zadania publicznego
• osoby do kontaktów roboczych zarówno ze strony organizacji (zleceniobiorcy) jak i urzędu (zleceniodawcy)
• termin rozpoczęcia i zakończenia zadania,
• termin złożenia sprawozdania,
• termin ponoszenia wydatków (finansowanych z wkładu własnego i z dotacji),
• termin przekazania dotacji (transz dotacji)
• wartość wkładu własnego finansowego i/lub wartość świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania (jeśli jest to umowa na wsparcie realizacji zadania publicznego),
• wartość wkładu rzeczowego i osobowego,
• zakres prac wykonanych przez podmiot niebędący stroną umowy,
• maksymalną wartość ew. przesunięć między pozycjami w kosztorysie,
• sposób prowadzenia dokumentacji,
• sposób informowania o projekcie (zadaniu),
• postanowienia dotyczące kontroli realizacji projektu (zadania),
• warunki zwrotu środków,
• warunki rozwiązania umowy,
• warunki zbywania rzeczy zakupionych z dotacji,
• warunki akceptacji zmian w realizacji zadania (tj. informacja o konieczności zawierania aneksu).

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na zapisy dotyczące zmian, które zdarzają się podczas realizacji zadania (projektu) w stosunku do tego, co przedstawiono w ofercie lub aktualizacji oferty. Część zmian wymaga pisemnego aneksu do umowy dotacyjnej.

Jak i kiedy złożyć sprawozdanie z realizacji zadania

Organizacja, która otrzymała dotację i realizowała zadanie publiczne obowiązana jest złożyć sprawozdanie końcowe z wykonania tego zadania.

Organizacje przedstawia sprawozdanie w terminach określonych w umowie – sprawozdania mogą być częściowe lub końcowe. Zazwyczaj jest to termin 30 dni po realizacji zadania.

W Warszawie sprawozdanie sporządza się za pomocą Generatora wniosków witkac.pl.

Wzór sprawozdania jest załącznikiem nr 5 do rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Akceptacja sprawozdania i rozliczenie dotacji polega na weryfikacji przez Urząd założonych w ofercie rezultatów i działań organizacji. Dlatego tak ważne jest, aby szczególnie rozważnie opisywać je we wniosku (ofercie).

Analizowane są dwie części sprawozdania:

• część I merytoryczna, w której organizacja sprawozdaje się z założonych w ofercie rezultatów i działań, a także uzasadnia ewentualne rozbieżności związane z realizacją zadania
• część II sprawozdania z wykonania wydatków. W przypadku, gdy wydatek nie jest zgodny z postanowieniami umowy, sprawdzeniu podlega procentowa wartość zwiększenia danej pozycji, czy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 25% w części dotyczącej przyznanej dotacji w wyniku przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami (zmniejszenie wydatku może nastąpić w dowolnej wysokości). Urząd, w przypadku przekroczenia limitu 25% wzywa organizację do złożenia oświadczenia, że środki o które został przekroczony limit w danej pozycji pochodzą z wkładu własnego organizacji.

Jak wypełnić sprawozdanie z realizacji zadania publicznego w Generatorze Witkac [INSTRUKCJA]

Po ogłoszeniu wyników konkursu ofert biuro lub wydział planuje kontrolę realizacji zadań publicznych, na które przyznane zostały dotacje. 

Od stycznia 2024 r. w Warszawie obowiązuje ujednolicona procedura przeprowadzania kontroli realizacji zadania publicznego. Procedura ta została wprowadzona Zarządzeniem Prezydenta m.st Warszawy.

Ujednolicona procedura kontroli

Zarządzenie określa procedurę kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie dla biur Urzędu m.st. Warszawy oraz dla urzędów dzielnic m.st. Warszawy oraz ramowe wzory dokumentów wymaganych w czasie kontroli.

Zarządzenie nr 1845/2023 Prezydenta m.st. Warszawy z 28 grudnia 2023 r. w sprawie procedury kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym >

Zasady prowadzenia kontroli realizacji zadań publicznych zleconych organizacjom pozarządowym zostały opisane w załączniku nr 1 do Zarządzenia. Zasad tych używają biura i urzędy. Opisane zostały m.in.: ogólne zasady prowadzenia kontroli, ich cel,  etapy, przebieg pracy osób kontrolujących, kontrola merytoryczna, kontrola finansowa, wybór próby dokumentów do kontroli finansowej, protokół kontroli finansowej, postępowanie po stwierdzeniu nieprawidłowości.

Ogólne zasady przeprowadzania kontroli stanowią m.in, że:

• kontrola dotyczy zadań, które są zlecane w ramach przeprowadzanych przez biura i urzędy dzielnic otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych dla organizacji oraz naborów w trybie art. 19a ustawy;
• urząd może przeprowadzić kontrolę w czasie trwania zadania lub w okresie 5 lat po jego zakończeniu. Czas liczy się od początku roku następującego po roku, w którym kontrolowany zrealizował zadanie publiczne;
• wyróżniamy dwa typy kontroli: merytoryczną i finansową;
• podczas kontroli urząd analizuje w szczególności: stopnień realizacji zadania, efektywność, rzetelność i jakość wykonania, prawidłowość wykorzystania środków z dotacji z budżetu m.st. Warszawy, prawidłowość wykorzystania innych środków finansowych organizacji, które przeznaczyła na realizację zadania (w szczególności: środków finansowych własnych, świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego, środków finansowych z innych źródeł publicznych, wkładu osobowego,      wkładu rzeczowego), dokumentowanie wydatków, prowadzenie przez kontrolowanego dokumentacji merytorycznej w ramach realizacji zadania publicznego, zgodność realizacji zadania z umową o wsparcie lub powierzenie;
• w ramach kontroli porównuje się stan faktyczny z przepisami prawa i postanowieniami umowy;
• kontrola może być przeprowadzona w siedzibie kontrolowanego, w siedzibie urzędu albo w miejscu realizacji zadania;
• wyniki kontroli utrwalane są w protokole kontroli;
• jeśli kontrola jest prowadzona po akceptacji sprawozdania z realizacji zadania publicznego i stwierdzone są nieprawidłowości, kontrolowany nie musi składać korekty sprawozdania;
• jeśli organizacja odmówi kontroli po zakończeniu trwania umowy, może to być podstawą do wszczęcia przez urząd postępowania administracyjnego o zwrot środków.

Ramowe wzory dokumentów

W załącznika do Zarządzenia określone zostały ramowe wzory dokumentów wymaganych podczas kontroli. Są to:

1. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli merytorycznej zadania publicznego - w załączniku nr 2 do zarządzenia;
2. wzór protokołu kontroli merytorycznej realizacji zadania publicznego ­- w załączniku nr 3 do zarządzenia;
3. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli finansowej zadania publicznego (przekazanie dokumentów księgowych wraz z zestawieniem) - w załączniku nr 4 do zarządzenia;
4. wzór zestawienia dokumentów księgowych i innych dokumentów do kontroli finansowej zadania publicznego, który zawiera podział kwotowy dokumentów księgowych - w załączniku nr 5 do zarządzenia;
5. wzór pisma w sprawie rozpoczęcia kontroli finansowej zadania publicznego (przekazanie zestawienia) - w załączniku nr 6 do zarządzenia;
6. wzór zestawienia dokumentów księgowych i innych dokumentów do kontroli finansowej zadania publicznego, który nie zawiera podziału kwotowego dokumentacji księgowej - w załączniku nr 7 do zarządzenia;
7. wzór listy kontrolnej, która dotyczy kontroli finansowej realizacji zadania publicznego - w załączniku nr 8 do zarządzenia;
8. wzór protokołu kontroli finansowej realizacji zadania publicznego - w załączniku nr 9 do zarządzenia;
9. wzór pisma w sprawie przekazania wniosków i zaleceń, które mają na celu usunięcie nieprawidłowości wykazanych podczas kontroli - w załączniku nr 10 do zarządzenia.

Jak się przygotować do kontroli dotacji?

Zachęcamy do zapoznania się z cyklem tekstów, które pomogą Wam już na etapie realizacji projektów przygotować się do ewentualnej kontroli dotacji. Autorkami tekstów są doradczynie Stołecznego Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych. Artykuły powstały we współpracy z Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m.st. Warszawy.

Kontrola dotacji - jak się przygotować >

Małe dotacje (lub małe granty) to potoczna nazwa przyjęta dla pozakonkursowego trybu zlecania realizacji zadań publicznych. Dotacja tego typu jest przyznawana na wniosek organizacji pozarządowej.

Charakterystyka projektu składanego w ramach tzw. małej dotacji:

• wnioskowana od m.st. Warszawy dotacja nie może być wyższa niż 10 000 złotych,
• termin realizacji zadania nie może być dłuższy niż 90 dni,
• zadanie może być powierzeniem lub wsparciem – decyduje o tym oferent,
• termin realizacji zadania musi zawierać się w danym roku kalendarzowym (tj. nie może przekraczać roku budżetowego),
• w danym roku kalendarzowym łączna kwota środków finansowych przekazanych z budżetu m.st. Warszawy danej organizacji pozarządowej na realizację zadań publicznych w trybie tzw. małych dotacji nie może przekroczyć 20 000 złotych.

Organizacje mogą otrzymać dotację na realizację zadania publicznego zleconego samorządowi z zakresu administracji rządowej w zakresie pomocy społecznej, przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz nieodpłatnej pomocy prawnej.  Zadania te wynikają z przepisów Ustawy o działalności pożytku publicznego (art. 11 ust. 2, art. 13, art. 15, art. 16, art. 17, art. 18, art. 18a). 

Dla takich środków w Warszawie obowiązuje osobna procedura konkursowa. Treść Zarządzenia Prezydent m.st Warszawy wraz z załącznikami (w tym m.in. procedura konkursowa dla biur, procedura konkursowa dla dzielnic, wzory zarządzeń i uchwał w sprawie ogłoszenia konkursu, powołania komisji konkursowych, umowy na realizację zadania publicznego) dostępne są na stronie http://ngo.um.warszawa.pl/procedura-konkursowa-administracja-rzadowa

O SCWO

Pełna oferta i aktualności SCWO: warszawa.ngo.pl/scwo.

Skorzystaj z SCWO, także jeśli masz pytanie dotyczące zakładania lub prowadzenia organizacji pozarządowych, szukasz sali na działania swojej organizacji lub ciekawych szkoleń dla NGO:
🔈 warszawa.ngo.pl/scwo
☎ (22) 828 91 23
✉ scwo@warszawa.ngo.pl

Bądź na bieżąco ➡ fb.com/warszawa.ngo.

Projekt Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych współfinansuje m.st. Warszawa.