Poradnik - ngo.pl

Jeśli stowarzyszenie zawiera umowę (jakąkolwiek) z członkiem zarządu tego stowarzyszenia to musi ją podpisać pełnomocnik do podpisywania umów z zarządem, o którym mowa w zacytowanym artykule.

W poniższym tekście, dla ułatwienia, zarówno w przypadku wskazania osoby do reprezentowania przez organ kontroli wewnętrznej (stowarzyszenie działa tu przez swój organ – Komisje Rewizyjną - i upoważnionego przez niego jej członka: przedstawiciela), jak i w przypadku wyboru pełnomocnika przez walne zebranie, posługujemy się określeniem PEŁNOMOCNIK (choć formalnie pełnomocnikiem jest tylko osoba wybrana przez walne zgromadzenie członków stowarzyszenia).

W całym tekście niżej słowo „pełnomocnik” odnosi się więc do osoby, której rolą jest podpisywanie umów z członkami zarządu stowarzyszenia (a także wyłącznie do takiej osoby - tekst w żadnym razie nie tłumaczy zasad wskazywania pełnomocników do innych czynności).

Przepis dotyczący pełnomocnictwa w Prawie o stowarzyszeniach, zawiera dwa komunikaty.

Po pierwsze w przepisie wymienia się dwie sytuacje, w których ma zastosowanie. Zapis w ustawie – Prawo o stowarzyszeniach będzie więc dotyczył:

1. zawarcia umowy między stowarzyszeniem a członkiem zarządu,
2. sporu między stowarzyszeniem a członkiem zarządu.

Po drugie zapis z art. 11 ust. 4 określa sposób wyłonienia osoby do podpisywania umów z członkami zarządu. Pełnomocnika może wyłonić:

1. organ kontroli wewnętrznej (czyli zazwyczaj komisja rewizyjna),
2. walne zebranie członków stowarzyszenia.

Prawo o stowarzyszeniach wskazuje, że decyzja walnego zebrania lub organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej) ma mieć formę UCHWAŁY. Taka uchwała będzie jednocześnie pełnomocnictwem udzielonym danej osobie.

Uchwała wskaże konkretną osobę (z imienia i nazwiska) oraz zakres jej kompetencji i możliwych działań podejmowanych w imieniu stowarzyszenia; będzie to zakres bardzo wąski, bo cały czas mówimy TYLKO o podpisywaniu umów z członkami zarządu. W zależności od tego na jakie pełnomocnictwo stowarzyszenie się zdecyduje, w uchwale – pełnomocnictwie pojawią się też inne elementy.

Pełnomocnictwo ogólne dla pełnomocnika do umów z zarządem

Jednym z rodzajów pełnomocnictw jest pełnomocnictwo ogólne. Co rozumiemy przez pełnomocnictwo ogólne? To sytuacja, kiedy komisja rewizyjna wskazuje osobę do podpisywania umów z zarządem lub też walne zebranie wybiera do tego pełnomocnika i jednocześnie zakres kompetencji pełnomocnika jest ogólny. To znaczy, że nie zostaje określone do podpisania jakiej umowy (umów) pełnomocnik został wyznaczony. Pełnomocnictwo ogólne można zawężać, np. przyjąć, że pełnomocnik jest wybierany na jakiś okres (roku, do końca projektu, do następnego walnego).

Warto podkreślić, że pełnomocnik może zostać wybrany w sytuacji kiedy wiadomo, że jakieś umowy z członkami zarządu będą w najbliższym czasie podpisywane. Ale można go też wybrać na wszelki wypadek, żeby był „pod ręką” jeśli w przyszłości okaże się, że jest pilna potrzeba podpisania umowy z członkiem zarządu.

Pełnomocnictwa do określonych rodzajów umów z członkami zarządu stowarzyszenia

Pełnomocnictwo ogólne, tak jak opisano je w przykładach powyżej, daje umocowanie do podpisania nieokreślonej liczby umów z członkami zarządu stowarzyszenia. Jego przeciwieństwem będzie pełnomocnictwo do podpisania wyłącznie jednej umowy. Miedzy tymi dwoma skrajnościami znajdą się inne możliwości – pełnomocnictwa, w których podany będzie np. rodzaj umowy. Najczęstsze rodzaje umów to: umowa o pracę, o dzieło i umowa-zlecenie. Ale spotyka się też umowy użyczenia (np. członek zarządu użycza lokalu na siedzibę). To właśnie rodzaje umów mogą służyć do zawężenia zakresu pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo do jednej umowy z członkiem zarządu stowarzyszenia

Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wskazać pełnomocnika do podpisania jednej, konkretnej umowy z jednym, wskazanym członkiem zarządu. Sytuacja taka nie musi zdarzać się często, ale na pewno będzie miała zastosowanie w przypadku bardzo ważnych umów. Wydaje się, że najczęściej będzie dotyczyć umowy o pracę na kluczowe stanowisko. Pełnomocnictwo ograniczy się wtedy do zawarcia tej konkretnej umowy i nie rozszerzy się na inne, podobne rodzaje umów.

Przykład 4

Stowarzyszenie zaczyna realizować duży projekt ze środków europejskich. Działania zaplanowane w projekcie zmieniają dotychczasową organizację pracy w stowarzyszeniu, pojawiają się nowe zadania i obowiązki. To rewolucja w życiu stowarzyszenia – szansa na jego rozwój. Do koordynacji działań stowarzyszenie wyznacza członka zarządu. Konieczne jest podpisanie z nim nowej umowy o pracę (do tej pory nie był zatrudniony w stowarzyszeniu) na 3 lata, z określeniem zakresu obowiązków. Koordynator to najważniejsza osoba w projekcie i jednocześnie jedna z większych pozycji w budżecie. W tak zarysowanej sytuacji dobrze byłoby wyznaczyć pełnomocnika do tej jednej umowy - do jej podpisania z członkiem zarządu - ponieważ waga i stopień skomplikowania sprawy jest znaczny.

Regulacje dotyczące pełnomocnictw opisane są w kodeksie cywilnym. Kodeks cywilny wskazuje działania, które mogą zostać wpisane w pełnomocnictwo ogólne (art. 98 KC). Pełnomocnictwa ogólne mają więc dotyczyć „czynności zwykłego zarządu”. W przypadku „czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu” konieczne jest „pełnomocnictwo określające ich rodzaj”.

Nie jest jednak jasne, jak cytowane przepisy kodeksowe przekładają się na stosunki w stowarzyszeniach. Jakie czynności w organizacji wykraczają poza kategorię czynności związanych z normalną, bieżącą działalnością? W każdym stowarzyszeniu może się to kształtować w odmienny sposób. To kwestia indywidualnej oceny.

Poświęcenie większej uwagi sporządzanemu pełnomocnictwu, a więc każde kolejne zawarte w nim dookreślenie (okresu obowiązywania, zakresu, progu kosztowego) zwiększa bezpieczeństwo takiego pełnomocnictwa wobec zarządu i działania stowarzyszenia.

Komisja rewizyjna lub walne stowarzyszenia powinny rozsądnie ocenić, do jakich spraw pełnomocnicy będą potrzebni. Drobne umowy cywilne nie powinny być problemem i nie będą wymagały precyzyjnych pełnomocnictw. Umowy dotyczące ważnych funkcji i działań, mające znaczenie dla długiego okresu czy wiążące się z dużymi (dla danej organizacji) kosztami, z pewnością lepiej podpisywać przy zastosowaniu bardziej szczegółowego pełnomocnictwa. Podobnie w przypadku pełnomocnictw dotyczących sporów z członkami zarządu, które z natury zawsze będą sytuacją nadzwyczajną.

Doszczegółowienie pełnomocnictwa czy wręcz ograniczenie go do jednej, konkretnej umowy, daje komfort samemu wskazanemu pełnomocnikowi. Dokładnie wie, do czego został powołany i może z pełną świadomością zgodzić się wystąpić w roli osoby podpisującej umowę z członkiem zarządu stowarzyszenia.

Takiego komfortu nie będzie miała osoba, której udzielono pełnomocnictwa ogólnego i która w chwili wyboru nie wie jeszcze, jaką umowę (umowy) będzie podpisywać. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pełnomocnik zapoznał się z tym, co podpisuje – zdecydowanie powinien to zrobić! W sytuacji, kiedy będzie miał wątpliwości, ma prawo nie podpisać umowy.

Przedstawione sytuacje, dotyczą możliwości kształtowania funkcji pełnomocnika do podpisywania umów z zarządem i treści pełnomocnictwa, w odpowiedzi na różne indywidualne potrzeby stowarzyszeń. Trzeba jednak pamiętać, że poza odpowiednim uformowaniem pełnomocnictwa kluczem do powodzenia jest też wskazanie odpowiedniej osoby.

Pełnomocnikiem nie powinna być osoba niezorientowana w sytuacji stowarzyszenia, osoba „z łapanki”. Nie chodzi o wypełnienie formalnego zalecenia ustawy i zdobycie niezbędnego podpisu. Osoba pełnomocnika powinna uczestniczyć w organizacji pracy stowarzyszenia, być zorientowana w jego działaniach, sytuacji kadrowej i finansowej – może nie aż tak jak członkowie zarządu czy dyrektor biura, ale w stopniu pozwalającym jej na podejmowanie świadomych decyzji.

Po stronie komisji rewizyjnej, walnego, czy zarządu też muszą być partnerzy, którzy wyjaśnią pełnomocnikowi założenia danej umowy i dostarczą niezbędnych informacji. Braku komunikacji, podobnie jak braku odpowiedniej osoby, nie da się protezować nawet najlepiej sformułowanym pełnomocnictwem.

Pojawienie się funkcji pełnomocnika do podpisywania umów z członkami zarządu stowarzyszenia nie musi (i raczej nie powinno) oznaczać zmian w samym trybie sporządzania umów.

To nie pełnomocnik przygotowuje umowę i nie on jest od tego, żeby kontrolować jej realizację. Stowarzyszenie, które ma wyznaczoną osobę odpowiedzialną za takie sprawy (księgowość, osoba odpowiedzialna za kadry) nie powierza sporządzania wydzielonej części umów pełnomocnikowi. Dezorganizowałoby to pracę stowarzyszenia i mogłoby generować niepotrzebne kłopoty.

Podobnie z kontrolą realizacji umowy zawartej z członkiem zarządu. Jeśli np. umowa dotyczy działań w projekcie i wskazane są osoby do koordynacji i poszczególnych zadań, pełnomocnik nie wchodzi w ich role. Odpowiedzialny pełnomocnik jest w kontakcie z tymi osobami i interesuje się tym, co się dzieje (takie zainteresowanie jest naturalne jeśli został wskazany przez komisję rewizyjną czy walne), ale ich nie zastępuje.