Poradnik - ngo.pl

Kiedy w Warszawie ogłaszane są konkursy dotacyjne?

Ogólne terminy ogłaszania konkursów ofert są zapisywane w rocznych programach współpracy – tj. dokumencie, przyjmowanym każdego roku przez Radę m.st. Warszawy. Program współpracy określa zadania i zasady współpracy NGO-Urząd. Terminy ogłaszania konkursów są powiązane z trybem uchwalania budżetu m.st. Warszawy i są w każdym roku zbliżone.

Urząd ma też możliwość ogłaszania kolejnych konkursów dotacyjnych w ciągu roku (jeśli jest taka potrzeba i są na to pieniądze).

Czy NGO mają wpływ na zawartość ogłoszeń konkursowych?

Biura i dzielnice ogłaszające konkursy dotacyjne mają obowiązek skonsultować z przedstawicielami organizacji pozarządowych, zrzeszonych w (dzielnicowych – DKDS i branżowych – BKDS) komisjach dialogu społecznego, projekt ogłoszenia konkursowego wraz z uzasadnieniem.

Konsultacje te powinny trwać co najmniej 21 dni. Jeśli jednak komisja wypowie się wcześniej niż przed upływem wyznaczonego czasu, wówczas konsultacje uznaje się za zakończone. Podobnie uznaje się je zakończone, jeśli komisja dialogu społecznego w ogóle nie przedstawi swojej opinii w wyznaczonym terminie.

Gdzie szukać informacji o ogłoszonych konkursach dotacyjnych?

Informacje o ogłoszonych konkursach dotacyjnych (otwartych konkursach ofert) są umieszczone w wielu miejscach w internecie oraz w formie papierowego wydruku na tablicach informacyjnych w biurach i dzielnicach Urzędu m.st. Warszawy.

Informacje ogłoszonych w Warszawie konkursach dotacyjnych w internecie można znaleźć (za pomocą wyszukiwarek):

• na stronie miasta http://ngo.um.warszawa.pl/otwarte-konkursy-ofert-na-realizacje-zadan-publicznych, 
• na stronie serwisu warszawa.ngo.pl (Fundusze w Warszawie), 
• w generatorze witkac.pl (po zalogowaniu),
• w Biuletynie Informacji Publicznej – http://bip.warszawa.pl.

Ogłoszenie o konkursie dotacyjnym (otwartym konkursie ofert) – co zawiera?

Samo ogłoszenie konkursowe zawiera informacje m.in. o tym:

• czego dotyczy konkurs (jaki jest jego cel),
• jaka jest pula pieniędzy przeznaczona na ten konkurs,
• jakie są terminy realizacji projektów (zadań publicznych) oraz
• jakie są terminy składania wniosków (ofert),
• jakie są szczególne oczekiwania i wymagania wobec projektów.

Ponadto ogłoszenie konkursowe zawiera załączniki:

• Kartę Oceny Formalnej,
• Protokół Oceny Oferty,
• Indywidualną Kartę Oceny Formalnej (o ile zdecydowano się na taki tryb oceny – zob. niżej).

Konkursy ogólnomiejskie (tj. „przypisane” do poszczególnych biur UM st. Warszawy) są ogłaszane za pomocą zarządzenia prezydenta, w dzielnicach – uchwały zarządu dzielnicy.

Ile jest czasu na składanie wniosku (oferty) na konkurs? Jak składa się wniosek o dotację (ofertę na konkurs)?

Termin składania wniosków (ofert) na konkurs dotacyjny nie może być krótszy niż 21 dni (art. 13. ust. 1 ustawy o pożytku). 

W Warszawie od 2016 roku oferty składa się za pomocą elektronicznego, dostępnego przez internet generatora wniosków witkac.pl (http://witkac.pl). W tym celu przedstawiciel organizacji musi założyć konto (jedna organizacja może mieć więcej niż jedno konto). Dzięki temu NGO zyskuje dostęp do informacji o dostępnych konkursach dotacyjnych oraz ma wgląd w swoje złożone oferty.

Kto ocenia wnioski (oferty) – ocena dwuetapowa

Ocena wniosków (ofert) przebiega dwuetapowo: oceny formalnej dokonują wyznaczeni urzędnicy. Oceny merytorycznej i rekomendacji do dofinansowania wybranych ofert dokonują komisje konkursowe. Teoretycznie jest możliwy jeszcze jeden etap, tzw. oceny eksperckiej, który nie jest obecnie praktykowany w Urzędzie m.st. Warszawy.

Ostateczną decyzję o (do)finansowaniu realizacji zadań publicznych podejmuje Prezydent m.st. Warszawy – także w przypadku konkursów dzielnicowych.

Prezydent podejmuje decyzję na podstawie rekomendacji komisji konkursowej (w konkursach ogólnomiejskich) lub uchwały zarządu dzielnicy z rekomendacjami (w konkursach dzielnicowych). W obu przypadkach rekomendacje akceptuje Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Ocena formalna wniosków (ofert)

Ocena formalna polega na sprawdzeniu wniosku (oferty) przez pracownika urzędu zgodnie z kryteriami zawartymi w Karcie Oceny Formalnej Oferty (karta jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego; wzór karty dostępny jest na stronie http://ngo.um.warszawa.pl/procedura-konkursowa-2019). 

Sprawdza się m.in., czy oferta została złożona w terminie i przez generator; czy potwierdzenie złożenia oferty zostało złożone w terminie i czy zostało czytelnie podpisane przez upoważnione osoby; czy załączono obowiązkowe załączniki (o ile były wymagane).

Informacje te odnotowuje się w Karcie Oceny Formalnej Oferty.

Lista wniosków (ofert), które przeszły ocenę formalną

Tabelę z wynikami oceny formalnej biuro przekazuje w formie elektronicznej do Pełnomocnika, w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od ostatecznego terminu składania potwierdzeń złożenia oferty. 

Pełnomocnik Prezydenta m.st. Warszawy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi publikuje ją na stronie internetowej http://um.warszawa.pl/ngo.

Lista wniosków (ofert), które przeszły ocenę formalną jest publikowana przed posiedzeniem komisji konkursowej. Wnioski (oferty), które nie przeszły oceny formalnej, nie podlegają ocenie merytorycznej.

Ocena merytoryczna – komisja konkursowa

Oceny merytorycznej wniosków dokonuje komisja konkursowa. Komisja konkursowa jest powoływana za pomocą zarządzenia Prezydenta m.st. Warszawy (w dzielnicach – uchwałą Zarządu Dzielnicy). W jej skład wchodzą – po równo – co najmniej dwie osoby ze strony społecznej i dwoje urzędników. 

Przedstawicieli organizacji pozarządowych (stronę społeczną) do konkursów ogólnomiejskich, ogłaszanych przez biura Urzędu m.st. Warszawy, wskazują branżowe komisje dialogu społecznego (BKDS). W dzielnicach przedstawicieli wskazują dzielnicowe komisje dialogu społecznego (DKDS). 

Jeśli w ciągu 14 dni DKDS nie wskaże swoich przedstawicieli do komisji lub w danej dzielnicy nie działa DKDS, wówczas władze dzielnicy zwracają się o wskazanie przedstawiciela do właściwego merytorycznie BKDS (czyli zajmującego się tematyką, której dotyczy konkurs). 

Jeśli komisje dialogu społecznego nie wskażą żadnych osób lub osoby wskazane nie wezmą udziału w posiedzeniu komisji, lub jeśli okaże się, że wskazane osoby mają konflikt interesów (zob. niżej) – komisja konkursowa pracuje bez udziału strony społecznej.

Przedstawiciele organizacji pozarządowych pracujący w komisjach konkursowych nie otrzymują za to wynagrodzenia, natomiast urzędnicy wykonują tę pracę w ramach swoich obowiązków służbowych.

Konflikt interesów (oświadczenie o bezstronności)

Członkowie komisji konkursowej nie powinni mieć konfliktu interesów z organizacjami, które złożyły oceniane przez nich oferty. Dlatego w skład komisji konkursowej nie mogą wchodzić przedstawiciele organizacji pozarządowych, których oferta będzie opiniowana przez tę komisję.

Osoby (zarówno ze strony urzędowej, jak i społecznej), które są członkami komisji konkursowych, podpisują oświadczenie dotyczące bezstronności i poufności. W oświadczeniu o bezstronności i poufności deklarują m.in., że nie pozostają w związkach rodzinnych z członkami władz organizacji ubiegających się o dotacje lub w innych relacjach, które mogą mieć wpływ na ocenę wniosku o dotację (oferty). Oświadczają także, że nie są fundatorami żadnej z fundacji ubiegających się o dotację, nie byli (współ)pracownikami w ciągu ostatnich 12 miesięcy ani członkami władz tych organizacji w ciągu ostatnich 3 lat.

Ponad to zobowiązują się do nieujawniania informacji o przebiegu głosowania oraz indywidualnych ocenach ofert formułowanych przez poszczególnych członków komisji konkursowej w trakcie prac komisji.

Wzór oświadczenia dostępny jest na stronie: http://ngo.um.warszawa.pl/procedura-konkursowa-2019

Komisja konkursowa – jak ocenia wnioski (oferty)? Dwa sposoby oceny merytorycznej

Komisja konkursowa zapoznaje się z wnioskami o dotacje (ofertami) elektronicznie, przez internet, za pomocą generatora witkac.pl, choć w uzasadnionych przypadkach możliwy jest dostęp do formy papierowej, w siedzibie biura lub wydziału dzielnicy. 

Przepisy nie precyzują, ile czasu mają członkowie komisji na przeczytanie wniosków, wskazują jedynie, że „oferty udostępniane są w terminie umożliwiającym rzetelne zapoznanie się z nimi”. O posiedzeniu komisji konkursowej jej członkowie i członkinie są informowani z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

W trakcie prac komisja konkursowa może poprosić projektodawcę (oferenta) o dodatkowe informacje. Ponadto przewodniczący komisji może przerwać posiedzenie i zlecić przygotowanie niezbędnych wyjaśnień. Wyjaśnienia nie mogą dotyczyć kryteriów oceny formalnej, natomiast wyjaśnienia co do części merytorycznej oferty nie mogą zmieniać proponowanej oferty. Wyjaśnienia są zapisywane w Protokole Oceny Oferty.

Komisja konkursowa oceniając oferty pracuje z Indywidualną Kartą Oceny Oferty lub bez niej.Niezależnie od wybranego trybu ocena oferty wpisywana jest do Protokołu Oceny Oferty. 

Decyzję o trybie oceny podejmuje biuro lub dzielnica, ogłaszające konkurs. Informacja o wybranym trybie oceny oraz wzory Indywidualnej Karty Oceny Oferty i Protokołu Oceny Oferty są zamieszczone w ogłoszeniu konkursowym.

Protokół Oceny Oferty

Protokół Oceny Oferty zawiera kryteria oceny oraz ich punktację, a także miejsce na ew. uwagi komisji konkursowej. Główne kryteria oceny wniosków o dotacje pochodzą z ustawy o pożytku publicznym, jednak możliwe jest dodanie podkryteriów, które precyzują i różnicują wymagania w danym konkursie dotacyjnym. Komisja konkursowa przyznaje punkty przewidziane w Protokole Oceny Oferty. 

Protokół Oceny Oferty jest załącznikiem do ogłoszenia konkursowego, toteż jest znany projektodawcom (oferentom), a komisje dialogu społecznego (dzielnicowe i ogólnomiejskie) mogą opiniować jego zapisy podczas obowiązkowych konsultacji projektu ogłoszenia konkursowego.

Tryb oceny wniosków o dotacje (ofert) za pomocą Protokołu Oceny Oferty zakłada, że komisja konkursowa, oceniając wnioski, przyznaje punkty wspólnie, podczas spotkania – w drodze dyskusji i głosowania. Głosowanie jest jawne, a decyzja jest podejmowana zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów „za przyznaniem” i „przeciw przyznaniu” dotacji głos decydujący ma osoba kierująca pracami komisji konkursowej (przewodniczący/a).

Indywidualna Karty Oceny Oferty

Tryb oceny za pomocą Indywidualnej Karty Oceny Oferty zakłada, że członkowie komisji konkursowej oceniają oferty – przed spotkaniem komisji – za pomocą kryteriów z Karty, w generatorze, przypisując punkty. Główne kryteria pochodzą z ustawy o pożytku, jednak możliwe jest dodanie podkryteriów, które precyzują i różnicują wymagania w danym konkursie dotacyjnym. Termin, do którego należy dokonać oceny indywidualnej, wyznacza przewodniczący komisji.

Z punktów przyznanych przez wszystkich członków komisji jest wyciągana średnia, co umożliwia powstanie listy rankingowej ofert. Jednakże ostateczną decyzję o punktacji, wpisywanej do Protokołu Oceny Oferty, podejmuje komisja konkursowa. Komisja konkursowa pracuje na takich samych zasadach jak w przypadku stosowania trybu oceny bez Indywidualnej Karty Oceny Oferty. 

Głosowania członków komisji są jawne, decyzje podejmowane zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów za i przeciw, decyduje głos przewodniczącego/cej komisji.

Wykaz wniosków (ofert), które przeszły ocenę merytoryczną

Po zakończeniu opiniowania wszystkich ofert przez komisję konkursową niezwłocznie sporządzany jest protokół zbiorczy zawierający rekomendacje dla Prezydenta m.st. Warszawy – w przypadku konkursów ogólnomiejskich lub Zarządu Dzielnicy – w przypadku konkursów dzielnicowych.

Zarząd Dzielnicy zapoznaje się z protokołem zbiorczym konkursowej i rekomenduje listę ofert do (do)finansowania dla Prezydenta m.st. Warszawy.

Protokół zbiorczy zawiera:

• wykaz ofert, które zostały zaopiniowane pozytywnie wraz z uwzględnieniem wysokości proponowanego (do)finansowania/dofinansowania,
• wykaz ofert, które zostały zaopiniowane negatywnie – z podziałem na odrzucone z powodów merytorycznych i po ocenie formalnej,
• wykaz ofert wycofanych przez oferentów.

Protokół zbiorczy jest podpisywany przez przewodniczącego komisji konkursowej. Skan protokołu zbiorczego z rekomendacjami komisji konkursowej jest publikowany przez Pełnomocnika Prezydenta m.st. Warszawy na stronie um.warszawa.pl/ngo.

Ogłoszenie wyników konkursu dotacyjnego (otwartego konkursu ofert)

Prezydent podejmuje ostateczną decyzję o przyjęciu (lub nie) rekomendacji komisji konkursowej lub Zarządu Dzielnicy. O swojej decyzji informuje w zarządzeniu, w którym ogłaszana jest lista ofert otrzymujących (do)finansowanie.

Wcześniej projekt zarządzenia przygotowuje właściwe Biuro lub właściwy urząd dzielnicy. Zarządzenie jest przedstawiane do kontrasygnaty Skarbnikowi miasta oraz do akceptacji Pełnomocnikowi Prezydenta ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Zarządzenie Prezydenta w sprawie ogłoszenia wyników konkursu ofert zamieszczane jest:

• w BIP-ie,
• na stronie internetowej miasta um.warszawa.pl/ngo
• w formie papierowej na tablicy ogłoszeń w biurze lub urzędzie dzielnicy.

Zarządzenie zawierające ogłoszenie wyników konkursu ofert następuje nie później niż w ciągu 55 dni od terminu zakończenia składania ofert, jednak nie wcześniej niż 2 stycznia danego roku.

Przygotowanie umowy dotacyjnej (umowy o realizację zadania publicznego)

Organizacje, których wnioski (oferty) dostały (do)finansowanie, są o tym powiadamiane – np. mailem na adres, który podano w ofercie. W ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania powiadomienia o przyznaniu dotacji, organizacje powinny przesłać: informację o przyjęciu bądź nieprzyjęciu dotacji oraz poinformować, w jakim terminie przygotują dokumenty niezbędne do zawarcia umowy dotacyjnej. Zazwyczaj jest to: aktualizacja wniosku (oferty), w tym przede wszystkim kosztorysu i harmonogramu, zwłaszcza w sytuacji, jeśli przyznano dotację w kwocie niższej od tej, o którą starała się organizacja oraz oświadczenie o tym, czy organizacja jest czynnym płatnikiem VAT. Inne załączniki mogą wynikać ze specyfiki danego konkursu dotacyjnego lub oferty (np. umowa o partnerskiej współpracy w przypadku oferty wspólnej).

Umowa dotacyjna (o realizację zadania publicznego) jest przygotowywana na podstawie wzoru zawartego w załączniku do zarządzenia Prezydenta, tzw. procedurze konkursowej. Jeśli biuro zmodyfikowało ten wzór, to umowa musi być zaakceptowana pod względem formalno-prawnym (przez biuro prawne). Ponadto umowa – przed podpisaniem – wymaga kontrasygnaty skarbnika, a jeśli jej wartość przekracza określoną kwotę (np. milion złotych), jest sprawdzana także przez biuro księgowości Urzędu m.st. Warszawy.

Także w dzielnicach zmodyfikowany wzór umowy musi być zaakceptowany pod względem formalno-prawnym. Wymaga kontrasygnaty głównego księgowego dzielnicy.

Umowa jest przedstawiana do podpisu osobom upoważnionym przez organizację najpóźniej w ciągu 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert. Wyjątkiem są umowy dotyczące zadań (projektów), których realizacja rozpoczyna się później niż 60 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia wyników konkursu ofert lub gdy oferent pisemnie oświadczy wolę podpisania umowy w terminie późniejszym niż 60 dni.

Umowę dotacyjną ze strony Urzędu m.st. Warszawy podpisuje Prezydent lub:

• W biurach upoważniona przez Prezydenta osoba (zazwyczaj jest to dyrektor biura)
• W dzielnicach: upoważnieni przez Prezydenta dwaj członkowie Zarządu Dzielnicy działający łącznie,

Natomiast ze strony organizacji pozarządowej umowę podpisują: upoważnione do tego osoby (co wynika ze statutu, zapisów w KRS lub pełnomocnictw).

Po podpisaniu umowy biuro kieruje do Biura Księgowości i Kontrasygnaty wniosek o przekazanie dotacji lub jej transzy dla organizacji. Data przekazania środków jest wskazana w umowie. W dzielnicach wniosek tej jest przekazywany do głównego księgowego dzielnicy.

Realizacja projektu (zadania publicznego) – umowa dotacyjna

Ogólne zasady realizacji projektu są opisane w umowie dotacyjnej – są one dostosowane do poszczególnych zadań.

W umowie dotacyjnej określa się m.in.:

• termin rozpoczęcia i zakończenia zadania,
• termin złożenia sprawozdania,
• termin ponoszenia wydatków (finansowanych z wkładu własnego i z dotacji),
• termin przekazania dotacji (transz dotacji)
• źródła finansowania wkładu własnego (jeśli jest to umowa na wsparcie realizacji zadania publicznego),
• procentowy udział wkładu finansowego w stosunku do otrzymanej dotacji (jeśli jest to umowa na wsparcie realizacji zadania publicznego),
• procentowy udział (i wartość) wkładu rzeczowego i osobowego w stosunku do otrzymanej dotacji,
• zakres prac wykonanych przez podmiot niebędący stroną umowy,
• maksymalną wartość ew. przesunięć między pozycjami w kosztorysie,
• sposób prowadzenia dokumentacji,
• sposób informowania o projekcie (zadaniu),
• postanowienia dotyczące kontroli realizacji projektu (zadania),
• warunki zwrotu środków,
• warunki rozwiązania umowy,
• warunki zbywania rzeczy zakupionych z dotacji,
• warunki akceptacji zmian w realizacji zadania (tj. informacja o konieczności zawierania aneksu).

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na zapisy dotyczące zmian, które zdarzają się podczas realizacji zadania (projektu) w stosunku do tego, co przedstawiono w ofercie lub aktualizacji oferty. Część zmian wymaga pisemnego aneksu do umowy dotacyjnej.

Projekt „Stołeczne Centrum Wspierania Organizacji Pozarządowych” jest współfinansowany przez Miasto Stołeczne Warszawa.