Poradnik - ngo.pl

Stowarzyszenie zwykłe mogą założyć już trzy osoby. Stowarzyszenie zwykłe to łatwa rejestracja i całkiem sporo możliwości zdobywania środków na działania (m.in. zbiórki publiczne, dotacje). To wszystko pojawiło się w raz z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach (w maju 2016 r.).

To czego nie może stowarzyszenie zwykłe to prowadzenie działalności ekonomicznej (działalność odpłatna pożytku publicznego, działalność gospodarcza).

Jeśli stowarzyszenie zwykłe się rozwija i chce np. rozpocząć działalność odpłatną pożytku publicznego ma szansę przekształcając się w stowarzyszenie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym.

1. Sprawdź / zwiększ liczbę członków – w stowarzyszeniu rejestrowym musi być co najmniej siedmiu członków (w stowarzyszeniu zwykłym wystarczą trzy osoby).
2. Inicjatorzy przekształcenia powinni stworzyć projekt statutu (w stowarzyszeniu zwykły wystarczał regulamin).
3. Sporządź sprawozdanie finansowe.
4. Wyślij zawiadomienia o zebraniu w sprawie przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie zarejestrowane w KRS, załączając projekt statutu i sprawozdanie finansowe.
5. Przeprowadź zebranie, na którym zostaną podjęte odpowiednie decyzje i uchwały.
6. Pobierz zaświadczenie z ewidencji.
7. Wypełnij i wyślij formularz wniosku o przekształcenie stowarzyszenia wraz z odpowiednimi uchwałami i innymi koniecznymi załącznikami.
8. Podaj informację o zmianie do publicznej wiadomości.

Stowarzyszenie zwykłe to minimum 3 członków. Do przekształcenia w rejestrowe potrzebna jest ich większa liczba.

Do zarejestrowania stowarzyszenia w KRS potrzeba 7 członków

Prawo do przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe przysługuje stowarzyszeniom zwykłym liczącym co najmniej 7 członków. To o 4 osoby więcej niż minimum do założenia stowarzyszenia zwykłego.

Zatem dopiero jeśli stowarzyszenie zwykłe będzie liczyło minimum 7 osób, członkowie mogą myśleć o przekształceniu stowarzyszenia i zgłoszeniu go do KRS.

Zasady przyjmowania członków opisane są w regulaminie stowarzyszenia zwykłego.

Decyzja o przekształceniu jest podejmowania przez wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego jednogłośnie. Wcześniej muszą oni dostać zawiadomienie o zebraniu w sprawie przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe. Zawiadomienie jest wysyłane z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, wraz z projektem statutu i kondycją finansową stowarzyszenia zwykłego (informacja o aktywach i pasywach).

W stowarzyszeniu zwykłym wystarczył regulamin - stowarzyszeniu rejestrowemu potrzebny jest statut.

Regulamin w stowarzyszeniu zwykłym

Stowarzyszenie zwykłe opiera swoją działalność na regulaminie. Minimalny zakres regulaminu opisany jest w ustawie - Prawo o stowarzyszeniach. Regulamin musi zawierać informacje o:

• nazwie
• celu lub celach i środkach działania
• terenie działania i siedzibie
• sposobie nabycia i utraty członkostwa
• zasadach wyboru przedstawiciela lub zarządu
• zasadach zmiany regulaminu
• zasadach rozwiązania stowarzyszenia zwykłego

Stowarzyszenie zwykłe może także powołać organ nadzoru wewnętrznego (komisję rewizyjną).

Zobacz przykład regulaminu stowarzyszenia zwykłego.

Statut w stowarzyszeniu rejestrowym

Minimalny zakres statutu także określony jest w ustawie Prawo o stowarzyszeniach. Statut musi być nieco szerszy - zawiera informacje o:

• nazwie organizacji
• siedzibie i terenie działania
• celach i sposobach ich realizacji
• członkach stowarzyszenia (m.in. sposobie nabycia, przyczynach utraty członkostwa, prawach i obowiązkach członka)
• władzach (m.in. rodzajach, sposobie ich wyboru, kompetencjach, trybie pracy)
• wynagradzaniu członków zarządu za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją (jeśli stowarzyszenie przewiduje taką możliwość)
• sposobie podejmowania decyzji (czyli warunki ważności uchwał)
• źródłach majątku (informacje o tym, skąd stowarzyszenie będzie miało pieniądze na działalność)
• sposobie reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych
• zasadach wprowadzania zmian w statucie
• sposobie rozwiązania się stowarzyszenia

Zatem część informacji można przenieść z regulaminu do statutu np. nazwę, cele i sposoby ich realizacji czy też zasady związane z nabyciem i utratą członkostwa. Jednak znaczna część informacji jest nowa, inna. Wiąże się to z nowym spojrzeniem na działalność stowarzyszenia i poukładaniem tego w statucie. Warto się jednak zastanowić w gronie członków (choćby tych pierwszych 3 osób zakładających stowarzyszenie zwykłe) jak ten dokument powinien brzmieć, na co zwrócić uwagę.

Zobacz: uchwalanie statutu stowarzyszenia

Projekt statutu jest załącznikiem do zawiadomienia o zebraniu w sprawie przekształcenia stowarzyszenia zwykłego. Uchwalony statut jest załącznikiem do wniosku o przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS.

Przekształcenie w stowarzyszenie rejestrowe wymaga opisania sytuacji finansowej stowarzyszenia zwykłego.

Obowiązki księgowe stowarzyszenia zwykłego

Stowarzyszenie zwykłe mimo, że jest prostszą formą stowarzyszenia ma podobne obowiązki jak inne organizacje pozarządowe m.in. musi prowadzić księgowość i rozliczać się przed urzędem skarbowym.

Księgowość może być prowadzona w formie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (zobacz: co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów) albo w ramach tzw. pełniej księgowości (więcej informacji: kto musi prowadzić księgowość).

Przed przekształceniem stowarzyszenie zwykłe sporządza sprawozdanie finansowe

Niezależnie jednak o sposobu wyboru księgowania bieżących operacji finansowych stowarzyszenie zwykłe, które ma zamiar przekształcić się w rejestrowe musi sporządzić sprawozdanie finansowe. Zgodnie z ustawą członkowie stowarzyszenia zwykłego dostają wraz z zawiadomieniem (wysyłanym co najmniej miesiąc przed zebraniem w sprawie przekształcenia) informację o aktywach i pasywach stowarzyszenia zwykłego czyli bilans. Zaś całe sprawozdanie finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej jest załącznikiem do wniosku o przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS.

Sprawozdanie finansowe jest podpisywanie przez osobę je sporządzającą oraz przez przedstawiciela albo zarząd stowarzyszenia zwykłego).

Wszyscy członkowie stowarzyszenia zwykłego muszą wiedzieć o zamiarze przekształcenia w stowarzyszenie rejestrowe.

Powiadom z dowolnej formie, ale dostarcz wymagane załączniki i zachowaj wymagany termin

Zgodnie z przepisami przedstawiciel (albo zarząd stowarzyszenia zwykłego) zawiadamia członków stowarzyszenia o zebraniu w sprawie przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w zarejestrowane w KRS.

Ważne by zawiadomienie zostało dostarczone skutecznie do wszystkich członków stowarzyszenia zwykłego. Najlepiej by było w formie pisemnej (może być np. mail, grupa na fb). Nawet jeśli informacja zostanie przekazana ustnie, to wszyscy członkowie stowarzyszenia zwykłego muszą otrzymać wraz z zawiadomieniem:

• projekt statutu oraz
• informację o aktywach i pasywach stowarzyszenia zwykłego.

Zawiadomienie musi być przekazane co najmniej miesiąc przed planowanym zebraniem w sprawie przekształcenia stowarzyszenia.

Sam zamiar dotyczący przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe nie wystarczy. Potrzebna jest formalna decyzja podjęta na zebraniu stowarzyszenia.

Jak powinno wyglądać zebranie w sprawie przekształcenia

Przedstawiciel (albo prezes zarządu stowarzyszenia zwykłego) otwiera zebranie w sprawie przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w zarejestrowane w KRS.

By zebranie przebiegało sprawnie na początku wybiera się przewodniczącego zebrania (osobę która je prowadzi) i protokolanta (osobę, która notuje przebieg spotkania). Przewodniczący i protokolant podpisują się pod dokumentami z zebrania. Do przewodniczącego należy też dopilnowanie, by wszyscy uczestnicy spotkania (członkowie stowarzyszenia) podpisali się pod listą obecności. Lista ta jest załącznikiem o przekształcenie stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS. Przewodniczący prowadząc zebranie udziela głosu i dba o „savoir vivre” dyskusji.

Niezbędne dokumenty po zebraniu

Po zebraniu, jeśli członkowie zdecydują o przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe, powinny powstać następujące dokumenty:

• uchwaleniu nazwy i siedziby
• uchwaleniu statutu
• powołaniu władz czyli zarządu i komisji rewizyjnej
• przyjęciu sprawozdania finansowego (Uwaga! Samo sprawozdanie finansowe podpisywanie jest przez osobę je sporządzającą oraz przez przedstawiciela albo zarząd stowarzyszenia zwykłego).

Uchwała jest podpisywania przed przewodniczącego i protokolanta. Warto wiedzieć, że może być to jeden dokument, a mogą być to odrębne uchwały. Ważne, by znalazły się tam wszystkie informacje niezbędne do przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS.

• Statut podpisany przez cały zarząd

Wszystkie dokumenty powinny zostać sporządzone w 3 egzemplarzach. 2 z nich są przesyłane do sądu jako załączniki do wniosku o przekształcenie, a 1 zostaje w dokumentach stowarzyszenia.

Uchwała o przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe, w której są informacje o:

Protokół z zebrania - zawiera m. in. Informację o tym kiedy zostało dostarczone zawiadomienie o zebraniu, informację o liczbie osób uczestniczących w spotkaniu i podjętych przez nich decyzjach – podpisany przez przewodniczącego i protokolanta

Lista obecności – imię i nazwisko oraz podpis członka stowarzyszenia.

Do kolejnego kroku będzie potrzebny dokument, który uzyskamy w starostwie.

Czy mamy aktualne zaświadczenie z ewidencji starosty?

Jednym z dokumentów, które będziemy musieli złożyć do rejestru sądowego jest zaświadczenie z ewidencji starosty - wyciąg z ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Zaświadczenie to nie może być wydane wcześniej niż 3 miesiące przed dniem podjęcia uchwały o przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS. Jeśli więc jeszcze nie mamy aktualnego zaświadczenia (np. uzyskanego wcześniej od starosty w innym celu), w kolejnym kroku powinniśmy uzyskać to zaświadczenie właśnie teraz - przed wysłaniem dokumentów do KRS.

Po podjęciu decyzji p przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe na zebraniu, należy przygotować dokumenty i złożyć je do sądu rejestrowego.

Przekształcając się w stowarzyszenie rejestrowe składamy wniosek do KRS

Zarząd stowarzyszenia zwykłego przekształcającego się w rejestrowane w KRS składa do sądu wniosek o przerejestrowanie. Wniosek składa się z urzędowych formularzy oraz załączonych dokumentów.

Formularze to:

• KRS-W20 – podstawowy formularz służący do rejestracji organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym
• KRS-WH – służący do zgłoszenia informacji o przerejestrowaniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS
• KRS-WK – służący do zgłoszenia władz (zarządu i komisji rewizyjnej)

Jeśli stowarzyszenie od razu zamierza również zarejestrować się w rejestrze przedsiębiorców i prowadzić działalność gospodarczą składa także formularz KRS-WM służący do zgłoszenia przedmiotu działalności gospodarczej.

Wszystkie formularze są podpisywane przez wszystkich członków zarządu.

Do formularzy dołączane są dokumenty potwierdzające decyzję członków i prawne możliwości (spełnienie warunków ustawowych np. minimum 7 członków) przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w zarejestrowane w KRS. Większość z nich powstała w trakcie zebrania opisanego w poprzednim kroku (tam też zostały już raz omówione). Są to:

• Lista obecności – imię i nazwisko oraz podpis członka stowarzyszenia
• Protokół z zebrania - zawiera m. in. Informację o tym kiedy zostało dostarczone zawiadomienie o zebraniu, informację o liczbie osób uczestniczących w spotkaniu i podjętych przez nich decyzjach – podpisany przez przewodniczącego i protokolanta
• Uchwała o przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w rejestrowe, w której są informacje o:

uchwaleniu nazwy i siedziby

uchwaleniu statutu

powołaniu władz czyli zarządu i komisji rewizyjnej

przyjęciu sprawozdania finansowego ( Uwaga! Samo sprawozdanie finansowe podpisywanie jest przez osobę je sporządzającą oraz przez przedstawiciela albo zarząd stowarzyszenia zwykłego).

Uchwała jest podpisywania przed przewodniczącego i protokolanta. Warto wiedzieć, że może być to jeden dokument, a mogą być to odrębne uchwały. Ważne, by znalazły się tam wszystkie informacje niezbędne do przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS.

• Statut podpisany przez cały zarząd
• Wyciąg z ewidencji stowarzyszeń zwykłych – zaświadczenie o wpisie do ewidencji wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem podjęcia uchwały o przekształceniu.

Po zarejestrowaniu stowarzyszenia zwykłego w KRS, następny krok należy do sądu, który przesyła informację o rejestracji do stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym do starosty powiatu, prowadzącego ewidencję stowarzyszeń zwykłych. Starosta po otrzymaniu informacji (dostaje też zaświadczenie o wpisie) wykreśla z urzędu stowarzyszenie zwykłe z ewidencji. Nie ma więc obawy, by takie samo stowarzyszenie było wpisane i do ewidencji stowarzyszeń zwykłych i w KRS.

Wiadomość o przekształceniu powinna być ogłoszona publicznie. To jeden z obowiązków władz stowarzyszenia.

Stowarzyszenie podaje informację o przekształceniu do publicznej wiadomości

Po podjęciu decyzji o przekształceniu stowarzyszenia zwykłego w zarejestrowane w KRS przedstawiciel (albo zarząd stowarzyszenia zwykłego) ma OBOWIĄZEK podania tej informacji do publicznej wiadomości. Można to zrobić np. poprzez umieszczenie informacji w serwisie ogloszenia.ngo.pl w zakładce komunikaty. Poza tym powinien on poinformować o przekształceniu również ewentualnych wierzycieli.

Inne obowiązki przedstawiciela / zarządu (z wcześniejszych kroków)

Warto pamiętać, że przedstawiciel (albo zarząd stowarzyszenia zwykłego) zwołuje zebranie zawiadamiając członków o zamiarze przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS. Wraz z zawiadomieniem dostarczany jest projekt statutu oraz informacja o pasywach i aktywach. Zatem przedstawiciel (albo zarząd stowarzyszenia zwykłego) odpowiada za przygotowanie tych dokumentów. Także do przedstawiciela (albo zarządu stowarzyszenia zwykłego) należy uzyskanie zaświadczenia o wpisie do ewidencji stowarzyszeń zwykłych. Jest to załącznik do wniosku o wpis w KRS przekształcenia stowarzyszenia zwykłego w rejestrowane w KRS (wymienione w tym akapicie obowiązki opisane zostały już w poprzednich krokach).