Używasz nowego ngo.pl Widzisz błąd lub chcesz się podzielić z nami swoją opinią? Pisz na adres redakcja@portal.ngo.pl

Standardy i komunikacja w organizacji

Podstawowe informacje na temat standardów komunikacji w organizacji.

1

Standardy i komunikacja w organizacji

Każda organizacja prędzej czy później zderzy się z potrzebą ujednolicenia zasad funkcjonowania, uporządkowania ich. Ten moment wiąże się np. z powiększeniem zespołu, ze zwiększoną liczbą działań, z wymogami sponsorów. Ułatwia to bieżącą pracę, oszczędza czas. Służą temu opracowane zasady formalne, przyjęte, spisane w jednym miejscu, obowiązujące i przestrzegane.

Organizacja powinna zdecydować się na takie, które pasują do jej skali działania, liczby osób i możliwości.

Uwaga

Rozwiązania organizacyjne mają pomagać w codziennym działaniu organizacji, a nie ograniczać jej funkcjonowanie!

Jakie rozwiązania mogą i są przydatne w organizowaniu pracy?

  1. Standardy organizacji, kodeksy – ustalone zasady postępowania w organizacji, często powiązane z misją organizacji. Mogą pełnić rolę kodeksu etycznego, opisując najważniejsze wartości, jakimi kieruje się organizacja. Często dotyczą zasad zatrudniania, współpracy z partnerami, tworzenia strategii, rozwiązywania konfliktów. Najczęściej są wypracowywane przez cały zespół organizacji. Aby były użyteczne, muszą być przestrzegane na co dzień.
  2. Procedury i wytyczne dot. sposobu realizowania zadań – w niektórych organizacjach (najczęściej świadczących usługi dla odbiorców) opracowuje się wytyczne, jak świadczona jest dana usługa np. procedura przyznawania stypendium, udzielania konsultacji prawnej. Takie procedury mają na celu m.in. zapewnienie wysokiej jakości działań, zabezpieczenie interesów odbiorców oraz są wskazówka np. dla nowych pracowników. Powinny dotyczyć kluczowych i wrażliwych działań organizacji.
  3. Wzory dokumentów – dobrze opracować i udostępnić członkom zespołu tzw. „gotowce” dokumentów merytorycznych, którymi ludzie najczęściej posługują się w pracy np. wzór wniosku o przyznanie stypendium, formularz zgłoszenia na szkolenie, wzór raportu z ewaluacji działań czy kartę udzielonej porady prawnej. Ułatwi to i usprawni pracę, pozwoli w jednolity sposób gromadzić dowody działania organizacji. Przydatne jest również przygotowanie ujednoliconych wzorów dokumentów formalnych (np. umowy zlecenie, delegacji służbowej, wniosku urlopowego); można tez skorzystać z gotowych wzorów w serwisie poradnik.ngo.pl. Wzory warto udostępnić członkom zespołu internetowo (np. na dysku wewnętrznym) czy rozesłać mailem.
  4. Obieg dokumentów – w wielu organizacjach przy dużej liczbie „papierów” pojawiają się pytania, co do kogo ma trafić i w jakiej kolejności. Aby nic nie zginęło (co może narazić organizacje na konsekwencje formalne), dobrze przyjąć obieg dokumentów, czyli opisaną ścieżkę jaką pokonuje dany dokument w organizacji. Można skorzystać ze wzoru opracowanego przez [odesłanie FdP?].
  5. Regulaminy pracy, wynagrodzeń – gdy organizacja zatrudnia pracowników może przyjąć regulamin pracy, który porządkuje kwestie związane z zatrudnieniem (gdy zatrudnia więcej niż 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty – zatem niewielu organizacji w Polsce to dotyczy – jest to obowiązkowe). W regulaminie wynagrodzeń natomiast można opisać zasady wynagradzania, składniki dodatkowe (np. nagrody i premie), siatkę płac (określającą poziom wynagrodzenia na danym stanowisku).
  6. Narzędzia komunikacyjne: wszelkie przyjęte w organizacji rozwiązania, które służą usprawnieniu przepływu informacji, opisane w kolejnej części
  7. Narzędzia monitorujące pracę: narzędzia, które pozwalają sprawdzać realizację zadań, opisane w poprzedniej części

Uwaga

Niezależnie które rozwiązania przyjmiesz w swojej organizacji, wystrzegaj się przeregulowania i zbytniej objętości oraz szczegółowości dokumentów na rzecz ustalenia najważniejszych spraw, istotnych dla efektywnego funkcjonowania organizacji i przydatnych w rozstrzyganiu sytuacji trudnych.

Najczęściej przyjęte zasady dobrze spisać jako np. standardy działania, regulamin organizacji. Mogą mieć formę jedno stronnicowego dokumentu z punktami lub obszerniejszego opisu, zawierającego szczegółową wiedzę o organizacji. Przyjęte zasady są nierozerwalnie związane ze strukturą, podziałem zadań i formami komunikacji. Największą sztuką jest przestrzeganie zasad (lub ich adaptowanie do zmieniającej się sytuacji). Stworzenie i spisanie to ważny, ale niejedyny, krok do sprawnego funkcjonowania stowarzyszenia lub fundacji!

2

Komunikacja w organizacji

Dlaczego komunikacja w organizacji jest ważna?

Odpowiedni przepływ informacji pozwala na szybkie podejmowanie decyzji, zapobiega konfliktom, ułatwia codzienną pracę. Sprawia, że ludzie wiedzą co się dzieje, czują się zaangażowani i włączeni w życie organizacji. Komunikacja gwarantuje osobom w organizacji zrozumienie jej celów i poszczególnych działań, a także sprawia, że pracownicy czują się bezpiecznie i nie są niemile zaskakiwani informacjami post factum.

Każda organizacja powinna, w zależności od tego czym się zajmuje i jak działa na co dzień, sama wypracować najbardziej dla niej adekwatny system (zasady) komunikacji. Inaczej będzie on wyglądał w organizacji, w której pracują na co dzień 3-4 osoby, a inaczej w takiej, w której pracuje 30 osób, z czego część zdalnie, a kilka w terenie.

Jakie czynniki trzeba wziąć pod uwagę planując system komunikacji?

  • liczbę osób, które powinny się ze sobą kontaktować i ich wzajemne powiązania (odpowiedzialność i decyzyjność): im więcej osób i zależności w organizacji, tym system komunikacji będzie bardziej rozbudowany
  • zakres merytoryczny i częstotliwość kontaktów pomiędzy poszczególnymi osobami – co jest wymagane, aby sprawy miały zapewniony bieg
  • czynniki geograficzne – czy wszyscy pracują w jednym miejscu, czy też rzadko się ze sobą widzą
  • zaplecze i możliwości techniczne, jakim dysponuje organizacja np. czy wszyscy mają dostęp do internetu, czy jest sala na spotkania zespołu

Komunikację możemy podzielić na bezpośrednią (czyli taką, podczas której ludzie się spotykają twarzą w twarz) oraz pośrednią (taką, w której wykorzystujemy różne narzędzia techniczne do przekazania informacji).

Przykładowe formy komunikacji bezpośredniej, które można wykorzystać w pracy organizacji.

Komunikacja bezpośrednia jest bardzo ważna i jej formy powinny być obecne w życiu każdej organizacji. Nawet ludzie z organizacji działających wirtualnie (pracujące zdalnie) lub rozproszonych geograficznie, powinni raz na jakiś czas spotkać się twarzą w twarz.

3

Spotkania (zebrania) zespołu

W praktyce organizacji pozarządowych często zdarza się, że ludzie w organizacji robią bardzo różne rzeczy (nawet w małych organizacjach prowadzone są równolegle różnorodne przedsięwzięcia). Aby zapewnić przepływ informacji, który pozwoli efektywnie pracować oraz zwiększyć poczucie przynależności (jest to istotne dla motywowania), konieczne są regularne zebrania (spotkania). Oprócz przekazywania bieżących informacji, mogą one służyć też „burzy mózgów”, dawać szansę na skonfrontowanie pomysłów. W przypadku rozpoczęcia lub zakończenia jakichś przedsięwzięć warto zorganizować spotkanie i przedstawić plany bądź podsumować osiągnięcia. Raz do roku warto organizować spotkania rewidujące cały rok pracy i podziękować zespołowi za zaangażowanie.

Uwaga

Komunikacja w organizacji musi odpowiadać strukturze i realizowanym działaniom! Każda organizacja, musi znaleźć najbardziej odpowiedni dla siebie zestaw narzędzi komunikacji.

Zebrania powinny:

  1. być organizowane adekwatnie do potrzeb: w zespołach liczących ok. 5-10 osób pracujących regularnie powinno to być mniej więcej raz na tydzień, 10 dni; w większych spotkania całego zespołu będą odbywały się rzadziej (natomiast ludzie częściej spotykają się w mniejszych grupach)
  2. nie odbywać się w poniedziałki i piątki: poniedziałek jest dniem kiedy albo jeszcze myślimy o weekendzie albo też zwaliło się mnóstwo nowych spraw; piątek z kolei nie motywuje do skupienia się na pracy, lecz raczej na planowaniu wolnych dni
  3. być traktowane „na serio”: obecność powinna być obowiązkowa i w czasie trwania zebrania nie powinniśmy odbierać żadnych telefonów, zajmować innymi sprawami, przyjmować gości
  4. być nie za długie: 45-60 minut to czas, w którym ludzie są w stanie się skupić i słuchać uważnie; jeżeli ten czas nie pozwala na omówienie wszystkich istotnych kwestii to znaczy, że w organizacji potrzebne są inne usystematyzowane formy komunikacji (np. cotygodniowe zebrania bieżące powinny się odbywać w grupach zadaniowych, a raz na miesiąc prezentacja wybranych zagadnień na forum całego zespołu)
  5. mieć osobę prowadzącą: kogoś, kto przygotuje plan (agendę), będzie pilnować, aby poszczególne jej punkty zostały omówione oraz podsumuje całe spotkanie; rola prowadzącego może być przypisana jednemu z pracowników na stałe, lub można wprowadzić zasadę rotowanego prowadzenia zebrań (pozwoli uniknąć rutyny, zwiększy zaangażowanie osób)
  6. mieć sekretarza odpowiedzialnego za dokumentację; może to być prowadzący lub też ktoś z uczestników
  7. zostawić ślad: po każdym spotkaniu powinna powstać króciutka notatka, która może być np. rozesłana mailowo do wszystkich uczestników oraz do osób nieobecnych (pamiętajmy o nich!); jest to informacja co zostało omówione oraz jakie decyzje zostały podjęte, dokument taki stanowi punkt startowy do następnego spotkania.

Warto również organizować spotkania okazjonalne, mniej formalne np. świąteczne, okolicznościowe, które są przede wszystkim okazją do celebrowania, integrowania się.

Przykładowe formy komunikacji pośredniej, które można wykorzystać w pracy organizacji.

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.