Poradnik - ngo.pl

Opracowanie przygotowała Monika Trzcińska.

Przedstawiamy informację o urlopach i zwolnieniach przysługujących zatrudnionym. To przepisy, do których muszą się stosować wszystkie organizacje pozarządowe, które mają pracowników. NGO-pracodawcy są traktowane w tym zakresie tak samo jak inne podmioty zatrudniające. 

Szczególną uwagę zwracamy na przepisy, które weszły w życie w 2023 roku i wprowadziły dodatkowe uprawnienia pracowników w tym zakresie, przez co powiększył się katalog przysługujących pracownikowi urlopów i zwolnień od pracy.

W ramach niniejszego opracowania postaram się omówić najważniejsze i najpowszechniejsze typy urlopów, z których może korzystać pracownik, wskazując jednocześnie na najistotniejsze kwestie związane z ich udzielaniem.

Każdemu pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy. Jego wymiar jest uzależniony od stażu pracy pracownika i może wynosić 20 lub 26 dni w każdym roku kalendarzowym.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Czyli urlop za 2022 rok powinien być udzielony do 31 grudnia 2022 roku.

Jednocześnie urlop niewykorzystany w terminie, o którym mowa powyżej (do 31 grudnia), jako tzw. „urlop zaległy” powinien zostać udzielony nie później niż do 30 września następnego roku kalendarzowego. W praktyce zatem urlop za rok 2022 powinien być udzielony najpóźniej do 30 września 2023 roku.

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Jeżeli organizacja nie sporządza planu urlopu, pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin takiego urlopu. Pracodawca z jednej strony powinien wziąć pod uwagę wniosek pracownika, z drugiej powinien uwzględnić konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Urlop udzielany jest na wniosek pracownika. Kodeks pracy nie narzuca, w jakiej formie powinien być złożony wniosek urlopowy, w związku z czym forma mailowa czy inna forma elektroniczna jest również dopuszczalna. 

W ramach powyższego limitu (20-26 dni urlopu wypoczynkowego), każdy pracownik ma prawo do 4 dni urlopu, który jest nazywany „urlopem na żądanie”. 

Urlop na żądanie to nic innego, jak urlop wypoczynkowy, który nie musi być wcześniej zaplanowany (nie jest objęty planem urlopów). O udzielenie urlopu na żądanie można prosić nagle, jednak najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Ważne, żeby mieć świadomość tego, że pracownik nie może rozpocząć korzystania z tego urlopu bez zgody pracodawcy, jednocześnie pracodawca ma prawo odmówić pracownikowi udzielenia takiego urlopu, szczególnie ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy(tak m.in w wyroku SN z 28 października 2009 r. sygn. II PK 123/09). W praktyce rzadko się to zdarza, dlatego powszechne, chodź błędne, jest przekonanie, że urlopu na żądanie pracownik może udzielić sobie jednostronnie.

Urlop wypoczynkowy (w tym urlop na żądanie) jest urlopem płatnym.

Jest to nowy urlop, który został wprowadzony do Kodeksu pracy w 2023 roku. Urlop opiekuńczy jest udzielany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga tej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Za członka rodziny za członka rodziny uznaje się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka pracownika.

Urlop opiekuńczy udzielany jest w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym. Może być wykorzystany w częściach lub jednorazowo. Wniosek o udzielenie urlopu może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z urlopu opiekuńczego. 

Urlop ten ma charakter bezpłatny, za okresy niezdolności do pracy przypadającej w czasie urlopu opiekuńczego zasiłek chorobowy nie przysługuje, jednak będzie się on wliczał do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

zobacz też: Najnowsze zmiany w Kodeksie pracy. Co jest ważne dla NGO? [film]

Urlop okolicznościowy to urlop, który jest udzielany pracownikowi w związku z konkretnymi wydarzeniami, które dotyczą tego pracownika lub bliskich mu osób. Urlop okolicznościowy jest udzielany w okazji ślubu – własnego lub dziecka, narodzin dziecka, śmierci lub pogrzebu osób wskazanych w przepisach wchodzących w skład najbliższej rodziny. W przeciwieństwie do ww. urlopów, prawo do urlopu okolicznościowego nie wynika z przepisów Kodeksu pracy, ale z przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. 

W przypadku wystąpienia ww. okoliczności pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika. Zwolnienie powinno nastąpić w dniu wskazanym przez pracownika. Jednocześnie z przepisu nie wynika, że zwolnienie może dotyczyć tylko tego dnia, w którym ma miejsce określone zdarzenie. Zwolnienie może być udzielone zarówno np. przed ślubem lub po ślubie, ale powinno to nastąpić w bliskich odstępach czasu danego wydarzenia.

Wymiar urlopu wynosi:

2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za okres zwolnienia należne jest pracownikowi wynagrodzenie. Wynagrodzenie jest liczone jak za czas urlopu wypoczynkowego.

Urlop macierzyński przysługuje pracownicy. Jego wymiar uzależniony jest od ilości urodzeń przy jednym porodzie i wynosi:

• 20 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie;
• 31 tygodni - w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie; 
• 33 tygodni - w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie;
• 35 tygodni - w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie,
• 37 tygodni - w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie.

Przed przewidywaną datą porodu pracownica może wykorzystać nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego. Po porodzie przysługuje urlop macierzyński niewykorzystany przed porodem, aż do wyczerpania wymiaru. Pierwsze 14 tygodni urlopu macierzyńskiego dla pracownicy jest obowiązkowe. Po ich wykorzystaniu pozostałą część urlopu macierzyńskiego, może wykorzystać ojciec.

Za okres urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński.

Powyższe zasady mają również zastosowania do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, czyli urlopu, który przysługuje pracownicy, która przyjęła dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza lub przyjęła dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka.

Urlop rodzicielski przysługuje obojgu rodzicom dziecka. W przeciwieństwie do urlopu macierzyńskiego jest to urlop nieobowiązkowy. Z urlopu rodzicielskiego mogą jednocześnie korzystać oboje pracownicy - rodzice dziecka lub mogą się nim podzielić, z tym zastrzeżeniem, że każdemu z pracowników - rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników - rodziców dziecka.

Urlop rodzicielski ojca dziecka nie jest uzależniony od tego, czy w chwili porodu matka dziecka pozostawała w zatrudnieniu lub ubezpieczeniu chorobowym

Wymiar urlopu rodzicielskiego wynosi:

• 41 tygodni – w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie
• 43 tygodni – w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie

Jednocześnie wyższy wymiar urlopu rodzicielskiego przysługuje rodzicom dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”. Zaświadczenie to jest wydawane przez lekarza ubezpieczenia zdrowotnego i stwierdza ciężkie i nieodwracalne upośledzenie dziecka lub nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.

Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach, nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika - rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy.

Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy.

Za okres urlopu rodzicielski przysługuje zasiłek macierzyński. 

Urlop ojcowski przysługuje pracownikowi – ojcu. Jest to urlop udzielany w celu sprawowania opieki nad dzieckiem. Wymiar tego urlopu wynosi 2 tygodnie nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia (zmiana wprowadzona 26 kwietniu 2023 roku).

Urlop ojcowski może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w 2 częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień.

Urlop ojcowski przysługuje również w przypadku dziecka przysposabianego.

W przypadku urlopu ojcowskiego warto pamiętać o tym, że nowe przepisy będzie stosować się do ojców dzieci urodzonych od dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, zatem od 26 kwietnia 2023 roku. W przypadku dzieci narodzonych wcześniej będą obowiązywały stare przepisy i tym samym ojciec będzie mógł skorzystać z urlopu ojcowskiego do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia, a nie, tak jak wskazano powyżej, do ukończenia 12 miesiąca życia.

Urlop ojcowski ma charakter urlopu płatnego. 

Prawo do urlopu wychowawczego ma pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy. Do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia. Urlop wychowawczy jest udzielany w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Urlop może być wykorzystywany przez jednego z rodziców lub jednocześnie przez oboje rodziców. Urlop można również łączyć z wykonywaniem pracy u swojego lub innego pracodawcy.

Urlop wychowawczy jest urlopem bezpłatnym.

Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni. Jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, ze zwolnienia może korzystać tylko jedno z nich. 

O sposobie wykorzystania zwolnienia, tj. w dniówce czy w formie godzinowej, decyduje pracownik w pierwszym złożonym w danym roku kalendarzowym wniosku o udzielenie zwolnienia. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Wniosek pracownika jest wiążący dla pracodawcy, a za okres zwolnienie należne jest pracownikowi wynagrodzenie. Wynagrodzenie jest liczone jak za czas urlopu wypoczynkowego.

Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej jest to nowe uprawnienie, które zostało wprowadzone do Kodeksu pracy w 2023 roku. Zwolnienie może nastąpić w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie przysługuje w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym.  O sposobie jego wykorzystania, tj. w dniówce czy w formie godzinowej, decyduje pracownik w pierwszym złożonym w danym roku kalendarzowym wniosku o udzielenie zwolnienia. 

Pracownik składa wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy najpóźniej w dniu, w którym chce zacząć z niego korzystać, a pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi zwolnienia.

Za okres zwolnienie należne jest pracownikowi wynagrodzenie w wysokości połowy wynagrodzenia. Wynagrodzenie jest liczone jak za czas urlopu wypoczynkowego.

Generalnie, pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przewiduje co najmniej kilka okoliczności, w których pracownik powinien być zwolniony od pracy np.

• wtedy, kiedy pracownik został wezwany do osobistego stawienia się przed organem państwowym (sąd, policja, prokuratura, NIK, powołanie na biegłego, świadka, powołanie przez inny organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego),
• na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.
• będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi.

W zależności od przyczyn zwolnienia, pracownik, za czas zwolnienia od pracy, zachowuje prawo do wynagrodzenia liczonego jak za czas urlopu wypoczynkowego albo rekompensatę pieniężną wypłacaną przez właściwy organ.

Jak sama nazwa wskazuje, urlop bezpłatny to urlop w trakcie, którego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Okres urlopu może być określony dowolnie, jednocześnie przy udzielaniu urlopu dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Zwolnienie na poszukiwanie pracy jest uprawnieniem, o którym pracodawcy często zapominają. Jest to zwolnienie należne pracownikowi, któremu pracodawca wypowiedział umowę o pracę i okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie. Wymiar urlopu jest zależny od długości okresu wypowiedzenia i wynosi:

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia; 
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia

Zwolnienie na poszukiwanie pracy nie jest zwolnienie należnym automatycznie. Pracownik, który chce z takiego zwolnienia skorzystać, powinien złożyć w tym zakresie stosowny wniosek. Pracodawca, który wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, zobowiązany jest uwzględnić wniosek pracownika i udzielić mu takiego zwolnienia. Termin zwolnienia powinien być uzgodniony pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Celem zwolnienia jest poszukiwanie pracy przez pracownika, jednocześnie jednak pracodawca nie ma uprawnień, żeby żądać od pracownika udowodnienia faktu wykorzystania zwolnienia zgodnie z jego przeznaczeniem, np. przedstawienia dokumentów potwierdzających odbycie rozmowy rekrutacyjnej u innego pracodawcy.