Poradnik - ngo.pl

Sporządzona i podpisana umowa użyczenia jest dowodem potwierdzającym, że mamy tytuł prawny do zajmowanego lokalu. Jest to jedna z podstawowych umów, jaką zawierają organizacje pozarządowe. Możemy się z nią zetknąć np. przy ubieganiu się o numer NIP, albo gdy chcemy założyć biuro stowarzyszenia w mieszkaniu jednego z jego członków.

Użyczenie polega na tym, że użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu w używanie (np. stowarzyszeniu, fundacji) na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy do czasowego z niej korzystania, a biorący ma obowiązek jej zwrotu.

Na czym to polega:

• Przedmiotem umowy użyczenia mogą być zarówno nieruchomości (np. lokal mieszkalny, użytkowy), jak i przedmioty ruchome (np. komputer, samochód).

• Umowa powinna określać sposób używania rzeczy przez daną organizację, np. to, że lokal będzie jej siedzibą (biurem). Organizacja ma obowiązek korzystać z tego lokalu w sposób odpowiadający zapisom w umowie.

• Może być zawarta na czas oznaczony (wtedy ustaje w ustalonym w umowie czasie) lub na czas nieoznaczony (np. kończy się wtedy, gdy organizacja „uczyniła z niej użytek przewidziany w umowie”).

• Umowa może być zawarta w dowolnej formie – także ustnie – ale dla celów dowodowych warto, aby była pisemna. Pamiętajmy też, że wszelkie jej zmiany będą wymagały zachowania tej samej formy, w której została zawarta.

• Najczęściej organizacja zobowiązuje się w umowie do pokrywania kosztów utrzymania rzeczy użyczonej (płacenia czynszu, rachunków za gaz, prąd i wodę użyczanego lokalu itp.) i innych związanych z jej eksploatacją.

• Bez zgody użyczającego organizacja nie może użyczyć lokalu komuś innemu. Można to ustalić i zapisać w umowie, np. że organizacja ma prawo do powierzania lokalu innym osobom, ale że zgoda taka wymaga formy pisemnej.

• Użyczający nie ma obowiązku utrzymywania lokalu w stanie zdatnym do umówionego użytku, czyli organizacja nie może żądać od niego, aby w trakcie trwania umowy użyczający np. remontował lokal.

• Jeśli właściciel lokalu jest jednocześnie członkiem zarządu organizacji, która chce użyczyć od niego lokal, umowę powinni podpisać pozostali członkowie zarządu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie) jako biorący w używanie oraz właściciel tego lokalu (członek zarządu organizacji) jako strona użyczająca. Zarząd może też udzielić pełnomocnictwa do zawarcia umowy przez pełnomocnika – w imieniu organizacji.

• Zawarcie umowy użyczenia może wiązać się też z obowiązkami podatkowymi

Wzór: umowa użyczenia lokalu

Można taką umowę podpisać – wystarczy, że dana osoba jest posiadaczem samoistnym lub zależnym lokalu (np. użytkownikiem, najemcą, dzierżawcą), nie musi być jego właścicielem na podstawie określonego tytułu prawnego (np. notarialnego aktu własności).

Natomiast są przypadki, w których osoba użyczająca lokal (w całości lub w części), a niebędąca jego właścicielem, musi mieć uprawnienie do takiego działania, np. w postaci wyrażonej zgody na wydanie komuś lokalu w posiadanie, bezpośrednio wynikające z treści umowy łączącej go z właścicielem. Tak więc np. w przypadku lokalu własnościowego jego właściciel musi zgodzić się na podpisane tego rodzaju umowy, a jeśli jest to mieszkanie typu spółdzielczego lokatorskiego – chcący użyczyć musi uzyskać zgodę spółdzielni. Podpisanie umowy jest więc możliwe dopiero po uzyskaniu zgody właściciela, np. zakładu pracy (mieszkanie służbowe), administracji domów komunalnych (mieszkanie komunalne), spółdzielni mieszkaniowej.

Tak. Siedziba może być w mieszkaniu jednego z członków organizacji, także jeżeli użyczający jest jednocześnie właścicielem. Właściciel mieszkania/domu powinien podpisać umowę użyczenia z członkiem zarządu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie) lub z wyznaczonym pełnomocnikiem.

Bezpłatne użyczenie jest wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych (czyli np. członek organizacji użyczający lokalu nie zapłaci podatku). Od 2009 r. można bezpłatnie udostępniać nieruchomości (lokale, domy itd.) każdemu, na podstawie pisemnej umowy użyczenia czy też bez takiej umowy zawartej na piśmie, i nie wiąże się to z obowiązkiem zapłacenia przez użyczającego podatku dochodowego od osób fizycznych. Będzie to np. sytuacja, gdy prezes stowarzyszenia użycza mu swoje mieszkanie na siedzibę organizacji, ale nadal sam płaci za nie czynsz.

Jednak w sytuacji, gdy koszty związane z utrzymaniem lokalu (np. czynsz) ponosi, zgodnie z umową, biorący w używanie, to użyczający powinien zapłacić podatek dochodowy od osób fizycznych. Stanowisko takie wynika z interpretacji izb skarbowych (interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z czerwca 2011 r.: IPPB1/415-342/11-2/JB oraz IPPB1/415-334/11-2/JB).

Obowiązek podatkowy dotyczy tego, kto otrzyma lokal do nieodpłatnego używania, czyli np. fundacja (stowarzyszenie), która korzysta z użyczonego lokalu powinna zapłacić podatek dochodowy. Jeśli jednak jest to organizacja, która wykorzystuje użyczony lokal na cele statutowe (określone w art. 17 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), to jest ona zwolniona z płacenia podatku dochodowego.

Podatek od nieruchomości płaci użyczający, a nie organizacja biorąca daną nieruchomość w używanie.

Jeśli organizacja w użyczonym domu, lokalu prowadzi tylko działalność statutową, to nie zmieni się wysokość podatku od nieruchomości. Ale prawdopodobnie zwiększy się on, jeśli organizacja przeznaczy lokal na działalność gospodarczą. Wówczas użyczający musi poinformować urząd skarbowy o zmianie. Informację tę składa na specjalnym formularzu w ciągu 14 dni od zawarcia umowy użyczenia, która zmienia sposób wykorzystania danej nieruchomości (np. z celów mieszkalnych na związane z prowadzeniem działalności gospodarczej). Powoduje to konieczność zapłaty wyższej kwoty podatku, ponieważ z reguły stawka podatku jest wtedy wyższa niż dla celów mieszkaniowych. Maksymalne stawki podatku są określone w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych, natomiast rzeczywistą wysokość stawek podatkowych określa uchwała rady gminy.

Zgodnie z przepisami podatek może wynosić maksymalnie w przypadku budynków lub ich części (lokali), np.:

• 0,73 zł za 1 metr kw. powierzchni zajętej na cele mieszkalne;

• 22,82 zł za 1 metr kw. powierzchni zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej;

• 7,66 zł za 1 metr kw. powierzchni zajętej na prowadzenie innej działalności, w tym odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego.

Warto tu przypomnieć, że ustawa przewiduje pewne zwolnienia z podatku np. nieruchomości zajętych na prowadzenie nieodpłatnej działalności statutowej przez OPP (art. 7 ust. 1 pkt 14), czy też zajęte na potrzeby prowadzenia przez stowarzyszenia działalności statutowej wśród dzieci i młodzieży w zakresie oświaty, wychowania czy sportu (art. 7 ust. 1 pkt 5).

Organizacja prowadząca działalność gospodarczą może korzystać z lokalu użyczonego, może mieć w nim siedzibę. Siedziba i miejsce prowadzenia działalności gospodarczej to dwie różne rzeczy i nie muszą być zbieżne. Jeżeli organizacja w użyczonym lokalu będzie prowadziła działalność gospodarczą, właściciel tej nieruchomości musi się liczyć ze zmianą stawki podatku od nieruchomości (prawdopodobnie na większą). Podobnie, jeżeli wcześniej lokal miał charakter mieszkaniowy, a obecnie będzie wykorzystywany na działalność statutową.
Należy też pamiętać, że zwolnione z podatku dochodowego są dochody organizacji przeznaczone na cele statutowe, a nie na prowadzenie działalności gospodarczej. W związku z tym urząd skarbowy może uznać, że organizacja powinna zapłacić podatek dochodowy od wartości otrzymanego nieodpłatnie prawa użytkowania lokalu.

Użyczenie: koszty związane z używaniem lokalu, „wycena” lokalu, CIT-8, zwolnienie z podatku dochodowego dla organizacji

Często, w przypadku organizacji użyczany jest organizacji tylko adres i de facto w takim lokalu (siedzibie) nie jest prowadzona działalność – w takiej sytuacji, jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, to w praktyce nie musi takiego użyczenia zgłaszać do urzędu skarbowego.

Jednak gdyby faktycznie używano lokalu do prowadzenia działalności, a nie tylko „używano sam adres”, to po stronie stowarzyszenia powstałby przychód, który trzeba opodatkować. Trzeba pamiętać, że w razie ewentualnej weryfikacji dokonywanej przez organ kontroli trzeba byłoby wykazać, że lokal nie był faktycznie używany przez organizację, bo tylko wtedy nie powstaje przychód z nieodpłatnych świadczeń. Więcej na ten temat poniżej.

Koszty związane z lokalem

Przepisy Kodeksu cywilnego określają zakres obowiązków biorącego w używanie w zakresie kosztów związanych z używanym lokalem. Organizacja korzystająca z użyczonego lokalu ma ponosić zwykłe koszty jego utrzymania, np. drobnych napraw i remontów. W małych organizacjach zdarza się jednak, że np. członek stowarzyszenia użycza swojego mieszkania na siedzibę (czyli pod jej adresem jest zarejestrowana organizacja) i organizacja nie pokrywa żadnych kosztów związanych z używaniem lokalu.

Szczegóły dotyczące ponoszenia kosztów utrzymania powinna określać pisemna umowa użyczenia (może być też ustna, ale ze względów dowodowych lepsza jest forma pisemna). Umowa może określić rodzaj kosztów obciążających organizację jako biorącego w używanie (np. rachunków za prąd, gaz, drobnych napraw, remontów i innych opłat związanych z normalnym funkcjonowaniem używanego lokalu), ale może też zwolnić ją z ponoszenia kosztów używania lokalu w całości lub w części.

„Wycena” lokalu użyczonego, CIT-8

Jeśli organizacja otrzymuje do używania lokal nieodpłatnie to co do zasady „uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń”. Jak wynika z art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (w skrócie – o CIT), przychodem jest wartość otrzymanych nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie rzeczy lub praw, a także wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Przedmiotem umowy użyczenia jest udostępnienie lokalu – wartość nieodpłatnego świadczenia ustala się w wysokości równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu (art. 12 ust. 6 pkt 3 ustawy o CIT). A zatem, równowartość ewentualnego czynszu użyczanego lokalu stanowi dla organizacji używającej lokal przychód z nieodpłatnych świadczeń. Wyceny dokonuje się na koniec roku, w formie pisemnej (podpisują ją osoby uprawnione do reprezentowania organizacji). Ustaloną kwotę wykazuje się w CIT-8 jako przychód podatkowy (o czym dalej).

Organizacja raczej zwolniona z podatku dochodowego

Zazwyczaj w przypadku organizacji nie powstaje obowiązek zapłaty podatku dochodowego od tego przychodu. Organizacje prowadzące działalność statutową korzystają bowiem ze zwolnienia od CIT w zakresie określonym w art. 17 ustawy o CIT, który obejmuje szereg przedmiotowych zwolnień od podatku.. Jeśli wykorzystywanie przez organizację użyczonego jej lokalu:

• dla realizacji celów statutowych objętych zwolnieniem i

• na warunkach określonych dla tego zwolnienia

– to powoduje to, że korzysta ona ze zwolnienia od podatku wynikającego z art. 17 ustawy o CIT.

Organizacja nie musi płacić podatku, ani odprowadzać zaliczek na podatek.

Brak zwolnienia przy działalności gospodarczej

Głównym skutkiem podatkowym nieodpłatnego używania lokalu przez organizację prowadzącą działalność gospodarczą jest brak możliwości zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego od osób prawnych (w całości lub częściowo, w zależności od tego w jakiej części lokalu jest prowadzona działalność gospodarcza i wynika to z umowy).

Przykładowo, wolne od podatku są dochody:

• fundacji, stowarzyszeń w części przeznaczonej na cele objęte zwolnieniem wymienione w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT (przeznaczenie dochodów na inne cele, w tym na działalność gospodarczą, powoduje konieczność opodatkowania tej części dochodu),

• organizacje pożytku publicznego (OPP) w części przeznaczonej na działalność statutową, także z wyłączeniem działalności gospodarczej (art. 17 ust. 1 pkt 6c ustawy o CIT). Natomiast OPP mogą prowadzić działalność pożytku publicznego w zakresie art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego. A zatem, działalność statutowa inna niż wymieniona wyżej nie jest wolna od podatku.

Wydatki związane z korzystaniem z lokalu stanowią koszty uzyskania przychodów, które mają wpływ na wysokość podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Źródłem przychodów podlegającym opodatkowaniu jest nie tylko działalność gospodarcza, ale też inna działalność niż statutowa objęta zwolnieniem od podatku.

Zwolnieniem od podatku objęto bowiem statutową działalność, m.in. naukową, oświatową, kulturalną.

Wolny od podatku jest dochód w części przeznaczonej na te właśnie cele (art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT).

Przy ustalaniu dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania nie uwzględnia się:

• przychodów ze źródeł przychodów położonych na terytorium RP, jeśli dochody z tych źródeł nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym albo są wolne od podatku,

• kosztów uzyskania takich przychodów.

Może się zdarzyć, że organizacja ponosi koszty ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu, oraz koszty związane z przychodami ze źródeł, z których część dochodów nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku. Jeśli nie jest możliwe ustalenie kosztów uzyskania przypadających na poszczególne źródła, koszty te ustala się w takim stosunku, w jakim pozostają przychody z tych źródeł w ogólnej kwocie przychodów (art. 15 ust. 2 i 2a ustawy o CIT). Części kosztów związanych z przychodami wolnymi od podatku nie uwzględnia się wówczas w podstawie opodatkowania.

Taka zasada kwalifikacji kosztów wystąpi w sytuacji, gdy organizacja wykorzystuje użyczony jej lokal w części do działalności gospodarczej i w części dla swoich celów statutowych objętych zwolnieniem.

Wykazać w CIT-8

Jak wynika z art. 713 Kodeksu cywilnego, organizacja używająca lokal na podstawie umowy użyczenia powinna była ponosić „zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej”. Jeśli jednak nie ponosi takich kosztów, wówczas należy uznać, że również uzyskuje przychód z nieodpłatnych świadczeń. Przychód wyniesie w tym przypadku równowartość opłat, które organizacja musiałaby ponieść, tj. koszty mediów, opłatę rachunków za gaz, prąd, drobnych napraw i innych wydatków eksploatacyjnych związanych ze zwykłym używaniem lokalu.

Wartość przychodu z nieodpłatnych świadczeń trzeba wykazać w zeznaniu CIT-8. Jeśli organizacja korzysta ze zwolnienia od CIT, wówczas w CIT-8/O powinna również wykazać dochód podlegający temu zwolnieniu. Organy podatkowe, w trakcie ewentualnej weryfikacji, mogą badać wysokość dochodu korzystającego ze zwolnienia i warunki umożliwiające zastosowanie zwolnienia, tj. wykorzystywanie dla celów statutowych objętych zwolnieniem. W umowie użyczenia powinien znaleźć się zapis mówiący, że organizacja używająca lokal jest zwolniona z opłat w tym zakresie.