Poradnik - ngo.pl

Istnieje szereg gotowych formularzy cash flow, ułatwiających analizę przepływów finansowych, warto jednak by cash flow był „uszyty” na miarę organizacji. Jeśli cash flow powstaje ponieważ organizacja stara się o kredyt lub pożyczkę, to przy doborze narzędzia oraz sposobu przygotowania dokumentu warto zasięgnąć rady analityka finansowego, z którym NGO rozmawia na temat możliwości otrzymania pożyczki lub kredytu.

Tworzenie cash flow korzystnie jest zacząć od stworzenia rocznego budżetu organizacji. Konstruując roczny budżet NGO, najpierw grupuje się przychody – ze względu na źródła ich finansowania, przy czym uwzględniamy tylko źródła pewne oraz bardzo prawdopodobne, a więc:

• dotacje – na podstawie podpisanych umów (ew. list rankingowych),
• darowizny, składki, wpływy z 1%, przychody z działalności odpłatnej lub gospodarczej – na podstawie doświadczeń z lat ubiegłych i możliwie realistycznych prognoz.

Wprowadzając informacje o dotacjach i grantach, należy pamiętać o źródłach uzupełniających (tzw. wkładach własnych do projektu). Czasem dwie lub trzy dotacje są nawzajem w stosunku do siebie uzupełniającym wkładem finansowym projektów. Należy uważać, by uwzględniając wkłady własne, nie dublować kwot przychodów.

Ponadto warto zajrzeć do sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrachunkowy i zobaczyć, jakie istotne (kwotowo) pozycje kryją się w bilansowych należnościach i je uwzględnić.

Kolejnym krokiem w tworzeniu rocznego budżetu NGO jest pogrupowanie kosztów. Najpierw uwzględnia się koszty stałe (np. czynsz, media, koszty serwera, koszty pracy stałego zespołu). Następnie wprowadza się koszty realizacji poszczególnych projektów. Na końcu zaś koszty pozaprojektowe (np. związane z prowadzeniem działalności odpłatnej lub gospodarczej).

Uwaga! Należy uważać, by nie dublować kosztów (np. jeśli czynsz jest płacony z jakiegoś projektu i uwzględniliśmy go w kosztach stałych, nie uwzględniajmy go już ponownie w kosztach kwalifikowanych projektu).

Także na tym etapie warto zajrzeć do sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrachunkowy i zobaczyć, jakie istotne (kwotowo) pozycje kryją się w bilansowych zobowiązaniach i je uwzględnić.

Następnie na podstawie budżetu tworzy się tabelę wpływów i wypływów w układzie miesięcznym, wpisując:

• dla danego źródła przychodu – planowany termin lub terminy wpływu środków,
• dla danego kosztu – planowany termin poniesienia wydatku.

Różnica między wpływami a wypływami, liczona na koniec miesiąca, to przepływ miesięczny. Przepływ miesięczny zsumowany z saldem na koniec poprzedniego miesiąca daje skumulowane saldo środków pieniężnych organizacji. Skumulowane salda, na koniec kolejnych miesięcy, tworzą ciąg liczbowy, który można zobrazować na osi czasu – tak utworzona krzywa pokaże to, co – z pewnym prawdopodobieństwem – czeka organizację pod względem przepływu pieniądza w danym roku.

Cash flow musi być „zakotwiczony”. Co to znaczy? Należy uwzględnić faktyczny stan środków pieniężnych organizacji w którymś momencie w przeszłości. Jeżeli analizę przepływów zaczyna się od stycznia 2016 r., to jako saldo początkowe cash flow wprowadza się sumę środków pieniężnych na ostatni dzień poprzedniego roku kalendarzowego, tj. 31 grudnia 2015 r.

Jeśli cash flow jest robiony np. w połowie roku, to łatwo można porównać teoretyczne przewidywania z realną sytuacja finansową. W tym celu należy poprosić księgowość o informację o stanie środków pieniężnych na koniec kolejnych, minionych już, miesięcy bieżącego roku. Następnie porównać je ze skumulowanym saldem, które wynika ze stworzonego planu przepływów. Warto także poprosić księgowość o wykaz dotychczasowych wpływów na konta NGO oraz zestawienie zaksięgowanych kosztów poszczególnych projektów. Takie porównanie pozwoli sprawdzić, na ile cash flow jest poprawny i realny.

Wyżej zarysowany sposób tworzenia przepływów finansowych (cash flow) jest nieco uproszczony. Nie uwzględnia on zewnętrznego finansowania zwrotnego (pożyczek, kredytów). Zakłada ponadto, że NGO może swobodnie dysponować całością środków, jakie zaplanowała. Często tak nie jest.

Jeśli któryś grantodawca nie zezwala na wykorzystywanie chwilowej nadwyżki wpływów nad wydatkami w jakimś projekcie na czasowe sfinansowanie innych działań, czyli taką „wewnętrzną pożyczkę”, taki projekt należy w dokumencie cash flow potraktować osobno i wyłączyć go z ogólnego obiegu środków pieniężnych będących w dyspozycji organizacji.