Poradnik - ngo.pl

Konsultacje społeczne to proces, w którym przedstawiciele władz (każdego szczebla: od lokalnych po centralne) przedstawiają obywatelom swoje plany dotyczące np. aktów prawnych (ich zmiany lub uchwalania nowych), inwestycji lub innych przedsięwzięć, które będą miały wpływ na życie codzienne i pracę obywateli. Konsultacje nie ograniczają się jednak tylko do przedstawienia tych planów, ale także do wysłuchania opinii na ich temat, ich modyfikowania i informowania o ostatecznej decyzji.

Konsultacje społeczne to sposób uzyskiwania opinii, stanowisk, propozycji itp. od instytucji i osób, których w pewien sposób dotkną, bezpośrednio lub pośrednio, skutki proponowanych przez administrację działań.

Podstawą do przeprowadzenia konsultacji społecznych w samorządzie są przepisy ustaw o:

• samorządzie gminnym z 8 marca 1990 roku
• samorządzie powiatowym z 5 czerwca 1998 roku
• samorządzie wojewódzkim z 5 czerwca 1998 roku.
• działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z 24 kwietnia 2003 roku.

Zgodnie z tymi przepisami rząd i samorządy mogą przeprowadzić konsultacje społeczne w wypadkach przewidzianych ustawą (wtedy często są one obowiązkowe) oraz w innych sprawach ważnych dla wspólnot samorządowych.

Zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami określają uchwały rad odpowiednich jednostek samorządu terytorialnego (gmin, miast, powiatów, województw). Zasady konsultowania projektów aktów prawa lokalnego z organizacjami pozarządowymi muszą być obligatoryjnie zawarte w stosownej uchwale organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (art. 5 ust 5). Wymóg ten może być zrealizowany przez zawarcie tych zasad w rocznym lub – jeszcze lepiej – w wieloletnim programie współpracy.

Podstawą do przeprowadzenia konsultacji społecznych w rządzie są przepisy ustaw o:

• działach administracji rządowej z 4 września 1997 roku
• Radzie Ministrów z 8 sierpnia 1996 roku
• związkach zawodowych z 23 maja 1991 roku
• organizacjach pracodawców z 23 maja 1991 roku

Ustawa o działalności pożytku publicznego nakłada na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek konsultowania z organizacjami pozarządowymi lub z radami pożytku publicznego (tam, gdzie powstaną) projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej organizacji (art. 5, ust 5).

Powyższe wymogi oznaczają, że od wejścia w życie nowelizacji Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, konsultowanie aktów prawnych nie jest dobrą wolą władz lokalnych, lecz ich obowiązkiem. Organizacje – w przypadku braku takich konsultacji mogą się wręcz domagać i egzekwować uchwalenie przez radę zasad konsultacji. Zasady te mogą być też częścią programu współpracy. W ustawie zapisano szerokie kompetencje rad pożytku publicznego. Obowiązkowy zakres obejmuje opiniowanie przez rady projektów strategii, projektów uchwał i aktów prawa miejscowego dotyczących sfery pożytku publicznego, w tym programów współpracy. Ponieważ zarówno dziedziny, w jakich działają organizacje, jak i sfera zadań publicznych wymieniona w art. 4 (33 różne przejawy życia społecznego i publicznego) są bardzo różnorodne i szerokie – może się okazać, że znaczna część projektów uchwał wymagać będzie konsultowania.

W razie nie przyjęcia przez radę zasad konsultacji, każdy podmiot, który ma interes prawny w jego uchwaleniu (organizacja pozarządowa działająca na terenie danej jednostki samorządu) może – po bezskutecznym wezwaniu do podjęcia uchwały – zaskarżyć jej brak do sądu administracyjnego.

Niezależnie od powyższego obowiązku, szczególnej konsultacji wymaga uchwalenie rocznego lub wieloletniego programu współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi. Jej przebieg musi być wpisany w samym programie współpracy.

W tym miejscu, należy zaznaczyć, że konsultacje, to nie tylko poinformowanie organizacji o treści projektu uchwały. Informacja taka winna być ogólnodostępna, dla wszystkich mieszkańców za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej, ale nie spełnia ona jeszcze wymogu konsultacji. Zasady konsultacji uchwalane przez organ stanowiący, winny zawierać cztery podstawowe elementy:

• sposób przekazywania środowisku organizacji lub radzie pożytku projektów uchwał (np.: wysyłka, poczta elektroniczna, strona internetowa, spotkania podczas których projekty są przedstawiane);

• sposób zbierania uwag ze strony sektora pozarządowego (np.: skrzynka w urzędzie, adres poczty elektronicznej, osoba wyznaczona do przyjmowania uwag, spotkania poświęcone wysłuchaniu opinii);

• sposób procedowania nad uzyskanymi uwagami (np.: przedłożenie ich komisjom rady, rozpatrzenie przez wójta, jako wnioskodawcę uchwały);

• sposób przekazania organizacjom informacji zwrotnej o tym, czy ich uwagi zostały przyjęte, a jeśli nie to dlaczego.

Szczególnie istotne dla procesu konsultacji są zwłaszcza dwa ostatnie elementy, które gwarantują sektorowi pozarządowemu, że jego głos będzie wysłuchany. Władze samorządowe działają w ramach udzielonego im przez mieszkańców mandatu, wynikającego z wyborów. Nie muszą one uwzględniać uwag organizacji, gdyż to organy podejmujące decyzje ponoszą za nie odpowiedzialność. Kluczowym elementem jest jednak zagwarantowanie, że opinie sektora pozarządowego, zostaną nie tylko zebrane, ale także rozpatrzone. Stąd w uchwale należy kłaść nacisk na zapewnienie przepływu informacji w obie strony. Od władz lokalnych do organizacji powinny trafiać te wszystkie strategie, uchwały, dokumenty, które dotyczą ogółu mieszkańców lub też konkretnej grupy tożsamej z klientami organizacji pozarządowych. W przeciwnym kierunku spływać będą uwagi ze strony trzeciego sektora. Zwieńczeniem procesu konsultacji jest przyjęcie uwag bądź też ich odrzucenie, jednak do wnioskodawców powinno trafić uzasadnienie stanowiska, które przyjęły władze lokalne.

Tylko przy zapewnieniu powyższych warunków konsultacje będą przynosiły rzeczywiste efekty w postaci dobrych i ogólnie akceptowanych zapisów prawa miejscowego, a także będą stanowiły element wzajemnej edukacji i wymiany doświadczeń pomiędzy sektorem pozarządowym a władzami samorządowymi.

Podczas tworzenia nowych regulacji warto skorzystać z doświadczeń już istniejących. Od kilku lat działają obligatoryjnie na szczeblu samorządu województwa i powiatu społeczne rady do spraw osób niepełnosprawnych. Rady te składają się z przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz reprezentantów administracji publicznej. Ich zadaniem jest między innymi opiniowanie projektów uchwał i programów przyjmowanych przez radę (sejmik) pod kątem ich skutków dla osób niepełnosprawnych. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku komisji urbanistyczno-architektonicznych, w których zasiadają przedstawiciele branżowych stowarzyszeń i które opiniują akty prawa miejscowego, jakimi są miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego.

Tak. Art. 5 ust. 5 nowelizacji ustawy o pożytku ze stycznia 2010 r. wprowadził taki obligatoryjny mechanizm. Przewiduje ona, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego ma obowiązek uchwalenia szczegółowego sposobu konsultowania z sektorem pozarządowym aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących działalności statutowej tych organizacji. Konsultacje należy prowadzić z powołaną radą działalności pożytku publicznego lub bezpośrednio z organizacjami pozarządowymi, działającymi na terenie danego samorządu. Zasady tych konsultacji mogą być zawarte w odrębnej uchwale, jednak najlepiej, gdy zostaną ujęte w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi. Zapisy ustawy wymagają więc bezwzględnie takich konsultacji, jednak pozostawiły uchwalającym zasady organom swobodę decyzji co do form tych konsultacji oraz sposobu ich prowadzenia. Projekty uchwał organu stanowiącego konsultowane będą bezpośrednio z organizacjami lub z radą działalności pożytku publicznego (jeśli istnieje), ewentualnie i z jednymi, i drugimi. Kwestia z kim i w jaki sposób przeprowadzane będą te konsultacje określona będzie uchwałą stosownej rady lub sejmiku.

Warto przypomnieć, że konsultowanie projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowej organizacji pozarządowych i w dziedzinach dotyczących sfery zadań publicznych jest jedną z form współpracy wymienionych w ustawie (art.5 ust. 2 pkt 3). Ponadto skonsultowania wymagają na pewno roczny i wieloletni (jeśli zostanie podjęta decyzja o jego przygotowaniu) program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi (art. 5a ust. 1).

Podczas tworzenia nowych regulacji warto skorzystać z doświadczeń już istniejących. Od kilku lat na podstawie Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (art. 44 a oraz 44 b) istnieją na poziomie samorządu województwa i powiatu społeczne rady do spraw osób niepełnosprawnych. Rady te składają się z przedstawicieli organizacji pozarządowych oraz reprezentantów administracji publicznej. Ich zadaniem jest między innymi opiniowanie projektów uchwał i programów przyjmowanych przez radę (sejmik) pod kątem ich skutków dla osób niepełnosprawnych.

Etapy procesu konsultacji społecznych:

• informowania o zamierzenia/planach,
• prezentacji poglądów na sposoby rozwiązania problemu,
• wymiany opinii,
• znajdowania rozwiązań,
• informowania o finalnej decyzji

Ogólne sformułowanie podstaw prawnych konsultacji pozwala stosunkowo elastycznie wykorzystywać różne metody, np.:

• spotkania publiczne,
• zgłaszanie uwag na piśmie,
• wysłuchania publiczne,
• powołanie lokalnych ciał konsultacyjnych.

Przepisy pozwalają na przeprowadzenie konsultacji z pojedynczymi obywatelami – mieszkańcami, jak i z partnerami społecznymi (organizacjami, w których zrzeszają się mieszkańcy).

Warto zapoznać się z podstawowymi zasadami prowadzenia konsultacji społecznych – tak, aby były one efektywne. Ogólne reguły można następnie dopasować do lokalnych warunków i ująć np. w formie aktu prawa lokalnego (np. uchwały rady gminy) lub regulaminu (instytucji, urzędu, wydziału itd.).

• z mieszkańcami lub ich przedstawicielami (np. radami mieszkańców, nieformalnymi grupami mieszkańców), którzy bezpośrednio (np. ze względu na miejsce zamieszkania) są zainteresowane planami władz;
• z instytucjami (publicznymi i prywatnymi, np. firmami) oraz organizacjami pozarządowymi, które bezpośrednio (np. ze względu na temat lub teren działania) są zainteresowane planami władz;
• ze specjalistami i ekspertami zewnętrznymi, którzy ze względu na temat mogą dysponować wiedzą przydatną dla planowanych działań.

• informując szeroko o planach władz (np. w lokalnych mediach);
• informując o możliwościach zgłaszania uwag i opinii do tych planów;
• planując i informując o harmonogramie spotkań otwartych lub dedykowanych określonym grupom zainteresowanych instytucji, podczas których będzie można zgłosić uwagi i wymienić opinie;
• organizując spotkania i biorąc udział w spotkaniach dotyczących planów urzędu na zaproszenie osób i instytucji zainteresowanych nimi;
• zbierając opinie wśród specjalistów (m.in. współpracujących z organizacjami);
• zlecając badania społeczne – ich wykonawcami, obok jednostek specjalistycznych (instytutów i firm badawczych) mogą być organizacje społeczne. Badania dostarczają wiedzę, jakie rozwiązania, w jakim zakresie mogą być zaakceptowane przez lokalną społeczność. Ta forma konsultacji, o ile umiejętnie pokierowana, może doprowadzić do bezpośredniego (osobistego) zaangażowania mieszkańców w sporządzanie planów, realizację i kontrolę działań. W dużych miejskich społecznościach jest to proces napotykający czasem spore trudności.

Trudnym elementem konsultacji społecznych jest ich często polityczny wymiar. Stanowisko urzędu jest przeciwstawiane opinii radnych – reprezentacji mieszkańców, a równocześnie zleceniodawców dla samego urzędu. Z kolei badania nieformalne, realizowane przez organizacje, często prowadzone są wśród własnych członków i zwolenników, a nie losowo wybranych respondentów. Zewnętrzna koordynacja takich badań może dać jednak bardzo zadowalające efekty i bogatą wiedzę na temat oczekiwań mieszkańców.

Kiedy i o czym informować?

Każdy etap konsultacji społecznych zamyka informacja zwrotna.

Z punktu widzenia społeczności lokalnych, ich reakcji i zapotrzebowania na informacje – konieczne jest dalsze informowanie, a nawet edukowanie o tym, co wynika z podjętej dwustronnie współpracy. Fizycznie w procesie podejmowania decyzji bierze udział ograniczona liczba osób (szczególnie, jeśli konsultacje mają charakter formalny z udziałem ekspertów, instytucji i wybranych organizacji eksperckich), a każdy uczestnik konsultacji (respondent ankiety, czy uczestnik zebrania) ma indywidualne zapotrzebowanie, jak i prawo do bycia poinformowanym, jakie są skutki jej lub jego osobistego zaangażowania w proces wymiany opinii.

Z informacji zwrotnej mieszkańcy i organizacje powinni się dowiedzieć, jakie uzyskano opinie, które z nich i dlaczego wzięto pod uwagę, jak one wpłynęły na ostateczny kształt decyzji czy projektu.

Jak ocenić efekt konsultacji?

To, czy konsultacje przyniosą realny efekt można ocenić na podstawie kilku wskaźników:

1. czy istnieje plan (harmonogram) konsultacji;
2. czy wnioski i rekomendacje płynące z konsultacji są przez władze uwzględnianie (liczba, zakres wniosków ujmowanych, liczba wniosków i rekomendacji nie ujmowanych, przyczyny);
3. czy efekty konsultacji mają przełożenie na zadania realizowane przez władze (liczba i zakres zadań, efekty ich realizacji).

Rozpoznanie obszarów konfliktogennych, dobrze zaplanowane konsultacje społeczne i uwzględnianie wniosków płynących z nich w dużej mierze mogą uchronić społeczności przed destrukcyjnymi konfliktami.

W stosunku do różnych środowisk stosować trzeba różne techniki i różne powinny być też oczekiwania wobec opinii, jakie można uzyskać.

Na przykład: w stosunku do osób, które znają zagadnienie (personel, eksperci, grupy interesu, osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację danego przedsięwzięcia lub jego adresaci) można używać metod takich, jak kwestionariusze czy zaproszenie do pisemnego skomentowania proponowanych rozwiązań.

Dla osób niezwiązanych bezpośrednio z wdrażaniem lub korzystaniem z danego rozwiązania (szeroko rozumiana opinia publiczna, środowiska niezwiązane bezpośrednio z konsultowanym zagadnieniem) należy raczej stosować techniki takie, jak: spotkania, dni otwarte, wystawy, grupowe wywiady zogniskowane.

Polityka społeczna – socjalna

Metody: komisje tematyczne, zespoły zadaniowo-problemowe, zespoły ds. badania potrzeb i opinii.

Zagadnienia: konsultowanie i opiniowanie działań pro-zdrowotnych.

Partnerzy: organizacje charytatywne, organizacje i grupy wsparcia chorych, organizacje realizujące programy finansowane z funduszy europejskich, np. w zakresie profilaktyki raka piersi i prostaty; organizacje kobiece, Amazonki, stowarzyszenia chorych.

Polityka społeczna – rynek pracy

Metody: zespoły badawczo–problemowe, zespoły ds. rozwoju instrumentów rynku pracy, „okrągły stół”, zespoły ds. kampanii społecznych, konsultacje społeczne, forum miejskie, powiatowe, regionalne.

Zagadnienia: konsultowanie i opiniowanie kierunku kształcenia zawodowego i ustawicznego na potrzeby regionalnego rynku pracy; konsultowanie i opiniowanie kierunku kształcenia i rozwoju dorosłych; konsultowanie i opiniowanie kierunków rozwoju kształcenia młodzieży.

Partnerzy: organizacje wspierające i realizujące programy reorientacji zawodowej, organizacje partnerskie (np. partnerstwa powstałe w ramach inicjatywy EQUAL i firmy realizujące programy z tego zakresu); inicjatywy na rzecz spółdzielni socjalnych, lokalne inkubatory przedsiębiorczości, działające w ramach projektów społecznych , związki zawodowe, związki pracodawców.

Polityka społeczna – społeczeństwo obywatelskie

Metody: spotkania tematyczne, zespoły problemowe, „okrągły stół”, zespoły badawczo-analityczne, forum miejskie, forum powiatowe, forum regionalne.

Zagadnienia: konsultowanie i opiniowanie budżetów gmin, opiniowanie i konsultowanie lokalnych programów rozwoju, konsultowanie i realizacje programów edukacji obywatelskiej.

Partnerzy: organizacje obywatelskie np. wspierające lokalne organizacje i inicjatywy, lokalne organizacje aktywnie działające na danym terenie.

Polityka zrównoważonego rozwoju

Metody: spotkania typu solving-problem, zespoły problemowe, „okrągły stół”, zespoły badawczo-analityczne, forum miejskie, forum powiatowe, forum regionalne, grupy eksperckie; organizowanie debat i dyskusji publicznej; organizowanie warsztatów i konsultacji społecznych, organizowanie kampanii świadomościowych.

Zagadnienia: prezentacja stanowiska, zamierzeń i planów; opiniowanie; konsultacje uwag do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego; konsultacje z mieszkańcami; współpraca przy tworzeniu map konfliktów i zagrożeń; opiniowanie i przygotowywanie opinii publicznej do uciążliwości związanych z inwestycjami; opracowywanie map konfliktów i zagrożeń we współpracy z ekspertami/ przedstawicielami inwestorów.

Partnerzy: organizacje ekologiczne – ogólnopolskie i lokalne.

Polityka infrastrukturalna

Metody: spotkania typu solving-problem, zespoły problemowe, „okrągły stół”, zespoły badawczo-analityczne, forum miejskie, forum powiatowe, forum regionalne, grupy eksperckie; debaty i dyskusje publiczne; warsztaty i konsultacje społeczne; kampanie świadomościowe.

Zagadnienia: konsultowanie przebiegu tras drogowych, konsultowanie przebiegu i rozwiązań ciągów pieszych, obszarów publicznych, obszarów rekreacyjnych etc.; opiniowanie i realizacja konsultacji z mieszkańcami dot. terenów rekreacyjnych, wspólnych przestrzeni publicznych; współpraca przy opracowywaniu map konfliktów i zagrożeń; edukacja obywatelska, edukacja dzieci i młodzieży.

Partnerzy: organizacje eksperckie, ekologiczne, grupy lokalne, komitety/stowarzyszenia mieszkańców.

Efektywne konsultacje społeczne prowadzone przez administracjeępubliczną powinny spełniać co najmniej dwa rodzaje standardów:

Standardy prawne — wypełniać obowiązki zawarte w przepisach prawnych regulujących zasady i tryb konsultacji społecznych. Najczęściej chodzi o krąg organizacji i instytucji mających prawo do konsultacji, rodzaj dokumentów podlegających konsultacji, minimalny czas na jej przeprowadzenie, obowiązki organu konsultującego względem uprawnionych środowisk w trakcie procesu konsultacji oraz po jego zakończeniu.

Standardy pozaprawne — odnoszą się do społecznie akceptowanych reguł dobrego organizowania wszelkiej działalności ludzkiej („dobrej roboty”), jakości i efektywności działania jednostek sektora publicznego („ukierunkowanie na klienta”), etycznych zasad życia publicznego (uczciwość, dotrzymywanie publicznych obietnic) oraz zasad etykiety w stosunkach międzyludzkich (umiejętność prowadzenia sporu, szanowanie odmiennych opinii itp.).

Zarówno standardy prawne, jak i pozaprawne oprzeć można o pewne zasady prowadzenia konsultacji społecznych. Zasady te mogą zostać zapisane w postaci norm prawnych, choć nie jest to warunek bezwzględnie konieczny. Mogą być elementem porozumienia władz i środowisk społecznych, mającego charakter polityczny, a nie prawny, mogą wynikać z jednostronnej deklaracji władz itp. Zależy to od tradycji życia publicznego danego kraju, roli i charakteru prawa w systemie politycznym, potrzeb społecznych i władz publicznych. Ważne jest, aby były przestrzegane i aby stosowano ich ducha, a nie jedynie literę.

Konsultacje powinny być proaktywne (wyprzedzające), a nie reaktywne. Oznacza to, że ich inicjowanie ma być integralnym elementem działań nowoczesnej administracji, a nie „akcją ratunkową”, gdy rodzi się napięcie z partnerami społecznymi z powodu ich braku. Zakres i program konsultacji, ich społeczny zasięg może być także przedmiotem konsultacji i negocjacji. Wyeliminuje to sytuacje, w której pojawia się zarzuty, że konsultacjom poddano kwestie nieistotne, że czas i sposób przeprowadzenia były dla partnerów niewygodne czy niejasne, lub że nie zaproszono do debaty istotnych partnerów.

Konsultacje nie służą komunikowaniu decyzji już podjętych.

1. Precyzyjne określić pożądany efekt spotkania: cel główny i cele wtórne, które chcemy osiągnąć.Stworzyć listę argumentów wszystkich stron zainteresowanych tematem spotkania (np. inwestorów oraz mieszkańców).
2. Naszkicować scenariusz spotkania (maksymalnie 3 warianty). Należy w nich uwzględnić opinie mieszkańców oraz zaplanować udział osób, które będą w stanie odpowiedzieć na pytania mieszkańców. Jeśli spotkanie ma dotyczyć np. spornej inwestycji, osoby reprezentujące inwestora powinny umieć odpowiedzieć na pytania o samą inwestycję oraz związane z uciążliwościami życia codziennego. Scenariusz spotkania powinien przewidywać możliwość elastycznego reagowania na różne reakcje publiczności. W przygotowaniu scenariusza (w analizie oczekiwań mieszkańców) powinni uczestniczyć moderatorzy. Ich głosy należy uwzględnić w planowaniu spotkania.
3. Po opracowaniu scenariusza głównego i alternatywnych, należy zapoznać z nimi uczestników (np. inwestora). Przygotować ich do udzielania odpowiedzi na tematy problematyczne. Należy zaplanować, ile takich obszarów problematycznych może się pojawić, w jakich warunkach technicznych będą udzielane odpowiedzi i przez kogo. W praktyce może to oznaczać np. uruchomienie osobnych sal na konsultacje poboczne i rozwiązywanie codziennych problemów mieszkańców poza salą główną, gdzie planuje się przeprowadzenie konsultacji. Wówczas uwaga mieszkańców skupi się na zasadniczym celu spotkania.
4. Dobrać techniki prowadzenia spotkania odpowiedniego dla grup małych i średniej wielkości (do 40 osób) – np. prezentacje z dyskusją kierowaną z limitowanym czasem wypowiedzi uczestników dyskusji.
5. Spotkania otwarte powinny być prowadzone przez doświadczonych moderatorów zewnętrznych, swobodnie posługujących się różnymi technikami komunikacyjnymi z doświadczeniem w budowaniu forów wymiany opinii, mediacji konfliktów, nie reprezentujących interesów żadnej ze stron oraz z dużą wiedzą praktyczną, dotyczącą zagadnienia będącego tematem spotkania. Głównym zadaniem moderatorów jest doprowadzenie do uwspólnienia interesów wszystkich stron.
6. Udział władz w spotkaniach powinien być symboliczny – wójt , burmistrz, czy prezydent są takimi samymi gośćmi spotkania jak mieszkańcy. O przebiegu spotkania decydują moderatorzy i osoby prezentujące. Spotkania konsultacyjne służą wymianie opinii i pozyskaniu przychylności np. dla planowanych inwestycji, a nie przedstawieniu twardego stanowiska władz. Jeśli takie podejście jest trudne dla niektórych osób – należy je zapraszać na zakończenie spotkania i informować, co osiągnięto.
7. Podsumowanie spotkania należy bardzo jasno sformułować na koniec spotkania oraz przedstawić w lokalnych mediach szerszej opinii publicznej.
8. Rezultaty spotkania należy wpisać w projekt , szczególnie jeśli miało ono na celu uzyskanie akceptacji dla proponowanych rozwiązań. Przyjęte uwagi mieszkańców należy uwypuklić, a odrzucone opatrzyć komentarzem wyjaśniającym.
9. Zaplanować kolejne spotkania i sposoby komunikacji z mieszkańcami, aby móc ich informować o dalszych losach postanowień, które zapadły na pierwszym spotkaniu.

Solidne przygotowanie spotkań z mieszkańcami, rezygnacja z retoryki siły i forsowania rozwiązań niezgodnych z przepisami służy administracji, partnerom społecznym i samym mieszkańcom.