Przejdź do treści głównej

Zapytaj prawnika… O ewidencję czasu pracy zleceniobiorców w NGO

pixabay.com, CC0 Public Domain
Od 1 stycznia 2017 r. wprowadzony został obowiązek ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorców. Czy dotyczy również stowarzyszeń i fundacji? Kto ma prowadzić ewidencję czasu pracy? Przeczytaj wyjaśnienia kancelarii Wardyński i Wspólnicy w ramach cyklu ngo.pl i Centrum Pro Bono!

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Fundacja z działalnością gospodarczą prowadzi szkolenia dla różnych odbiorców. Szkolenia prowadzone są w trybie stacjonarnym, poprzez platformę e-learningową oraz w trybie mieszanym. Prowadzący zajęcia najczęściej są osobami fizycznymi, mającymi już jakieś zatrudnienie, np. na uczelni wyższej. Czasem prowadzącymi są osoby mające własną działalność gospodarczą. Prowadzący zatrudniani są tylko na umowę zlecenie. Od 1 stycznia 2017 r. wprowadzony zostanie obowiązek ewidencjonowania czasu pracy przy takich umowach. Jakie prawa i obowiązki w tym zakresie przysługują Fundacji i wykonawcom zlecenia? Kto ma prowadzić ewidencję czasu pracy? W jaki sposób? Jak fundacja powinna się do tego przygotować?

ODPOWIEDŹ KANCELARII WARDYŃSKI I WSPÓLNICY

Przepisy zmieniające ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, które wchodzą w życie 1 stycznia 2017 roku, wprowadzają minimalną stawkę wynagrodzenia godzinowego dla osób wykonujących pracę na podstawie niektórych umów cywilnoprawnych (ustawa o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw z dnia 22 lipca 2016 r., Dz.U. z 2016 r. poz. 1265). Prawa do tego wynagrodzenia nie można się zrzec ani przenieść go na inną osobę. Oznacza to, że nawet za zgodą zleceniobiorcy jego wynagrodzenie nie może być niższe niż gwarantowane ustawą wynagrodzenie minimalne.

Wprowadzenie tej regulacji wiąże się m.in. z koniecznością ewidencjonowania liczby godzin pracy zleceniobiorców. Ten ustawowy wymóg powoduje konieczność zmiany dotychczasowej praktyki, w której ewidencjonowanie godzin pracy zleceniobiorców traktowane było jako czynnik zwiększający ryzyko uznania, że strony łączy w istocie stosunek pracy.

Kogo dotyczą nowe przepisy

Z nielicznymi wyjątkami (wskazanymi dalej), wymóg wypłacania minimalnej stawki godzinowej, który implikuje obowiązek potwierdzania liczby godzin świadczenia usług, stosuje się do osób fizycznych, które przyjmują zlecenie lub świadczą usługi na podstawie umów zlecenia lub umów o świadczenie usług na rzecz przedsiębiorcy albo na rzecz innej jednostki organizacyjnej, w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności. Minimalna stawka godzinowa obejmuje zleceniobiorców i osoby świadczące usługi, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jak i tych, które prowadzą działalność gospodarczą, ale nie zatrudniają pracowników lub zleceniobiorców.

Fundacja zatrudniająca zleceniobiorców będzie więc obowiązana do zapłaty im wynagrodzenia w stawce nie niższej niż wynikająca z ustawowej minimalnej stawki godzinowej, a także do sporządzania i przechowywania dokumentacji potwierdzającej liczbę godzin pracy takich osób. Obowiązek ten obciąża fundację niezależnie od tego, czy zleceniobiorcy są zatrudniani w ramach działalności gospodarczej fundacji, czy wykonują zadania w innym zakresie.

Ustawodawca przewidział pewne wyjątki od wymogu wypłacania minimalnej stawki godzinowej, a co za tym idzie i obowiązku ewidencjonowania liczby godzin pracy.

Po pierwsze, o czym już wspomniano, nie stosuje się ich do zleceniobiorców i osób świadczących usługi, jeżeli wykonują je w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, o ile zatrudniają pracowników lub innych zleceniobiorców.

Obowiązków tych nie stosuje się też w stosunku do zleceniobiorców i osób świadczących usługi, jeżeli osoby te same decydują o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług i przysługuje im wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne. Oba te warunki, tj. samodzielne decydowanie o miejscu i czasie świadczenia usług, jak i wynagrodzenie przysługujące wyłącznie w formie prowizyjnej, muszą występować łącznie. Pojęcie wynagrodzenia prowizyjnego jest przy tym ściśle zdefiniowane i oznacza wynagrodzenie uzależnione od wyników (takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności) uzyskanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi w ramach wykonania zlecenia lub świadczenia usług, lub od wyników działalności przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, na rzecz których usługi są świadczone.

Ponadto wymogu wypłacania minimalnej stawki godzinowej i ewidencjonowania liczby godzin pracy nie stosuje się do wymienionych w ustawie umów o wykonywanie pewnych rodzajów prac związanych z usługami opiekuńczymi, tj.:

  1. umów dotyczących usług opiekuńczych i bytowych realizowanych poprzez prowadzenie rodzinnego domu pomocy na podstawie art. 52 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
  2. umów:
    • o pełnienie funkcji rodziny zastępczej zawodowej,
    • o utworzeniu rodziny zastępczej zawodowej lub rodzinnego domu dziecka,
    • w przedmiocie prowadzenia rodzinnego domu dziecka,
    • w przedmiocie pełnienia funkcji rodziny pomocowej,
    • w przedmiocie pełnienia funkcji dyrektora placówki opiekuńczo-wychowawczej typu rodzinnego,
    • w przedmiocie pełnienia funkcji wychowawcy wyznaczonego do pomocy w kierowaniu placówką opiekuńczo-wychowawczą typu rodzinnego, w przypadku gdy w tej placówce nie ma zatrudnionego dyrektora,

- pod warunkiem jednak, że ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;

  1. umów dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba;
  2. umów dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu, a ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone jednej osobie lub wspólnie zamieszkującej rodzinie nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba, z wyjątkiem przypadku świadczenia usług we wszelkich placówkach świadczących całodobowe usługi dla osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych lub w podeszłym wieku.

Obowiązek ewidencjonowania liczby godzin

Obowiązek ewidencjonowania liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę w związku z realizacją zlecenia lub ze świadczeniem usług służy umożliwieniu zweryfikowania, czy zleceniobiorca lub osoba świadcząca usługi otrzymała wynagrodzenie w stawce nie niższej niż minimalna stawka godzinowa przewidziana prawem.

Odpowiedzialność za wypłacenie wynagrodzenia nie niższego niż minimalne obciąża podmiot zlecający usługi. Oprócz odpowiedzialności związanej z zapłatą należnego wynagrodzenia ustawa przewiduje także odpowiedzialność wykroczeniową.

Od 1 stycznia 2017 roku, kto, będąc przedsiębiorcą albo działając w imieniu przedsiębiorcy albo innej jednostki organizacyjnej, wypłaca przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenie w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.


Tym samym podmiot zlecający usługi powinien być w stanie wykazać, że wypłacił wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż ustawowo gwarantowana, a więc konsekwencje braku ewidencji liczby przepracowanych godzin lub ewentualnych błędów w takiej dokumentacji będą obciążały zleceniodawcę.

Jak prowadzić ewidencję

Ustawa nakłada obowiązek potwierdzenia liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług. Oznacza to, że wymóg ewidencji dotyczy tylko przepracowanych godzin, a nie dotyczy np. konieczności ewidencjonowania dni, w których praca jest wykonywana, czy też przedziałów czasowych wykonywania pracy (pór dnia). Jeżeli kilka osób przyjmuje zlecenie lub zobowiązuje się świadczyć usługi wspólnie, potwierdzanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług następuje odrębnie w stosunku do każdej z tych osób.

Zgodnie z nowymi przepisami, w umowach zlecenia i w umowach o świadczenie usług należy OKREŚLIĆ SPOSÓB potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli strony nie zawarły umowy w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej (tj. za pomocą jakiegokolwiek nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z treścią umowy), podmiot na rzecz którego zlecenie lub usługi są wykonywane przed rozpoczęciem ich wykonania ma obowiązek potwierdzić przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin.

W przypadku gdy strony w umowie nie doprecyzują sposobu potwierdzania liczby godzin pracy lub zlecający nie potwierdzi ustaleń w tym zakresie, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przed wypłatą wynagrodzenia powinien przedłożyć zleceniodawcy informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Informacja taka może być przedłożona w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Wystarczającą formą potwierdzenia informacji o liczbie przepracowanych godzin będzie więc informacja przesłana mailem lub faksem. Z powyższego wynika, że nawet jeżeli strony nie zawrą w umowie odpowiednich postanowień dotyczących poświadczania godzin, to zleceniobiorca ma obowiązek przekazania zleceniodawcy informacji o liczbie godzin świadczenia zlecenia.

Należy pamiętać, że podmiot, na rzecz którego zlecenie lub usługi są świadczone, ma obowiązek przechowywać zarówno dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług (np. umowę stron), jak i dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Jak przygotować się do nowych przepisów

Przygotowując się do wejścia w życie przepisów dotyczących umów zlecenia należy zacząć od zrewidowania obowiązujących umów lub wzorców takich umów, którymi posługuje się organizacja pozarządowa.

Nowe przepisy wymagają, by w przypadku umów zlecenia i umów o oświadczenie usług, których dotyczy gwarancja minimalnego wynagrodzenia strony już w samej umowie ustaliły wysokość wynagrodzenia w taki sposób, aby wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług nie było niższe niż minimalna stawka godzinowa. Wymóg ten w przypadku umów rozliczanych według stawki godzinowej realizuje określenie wynagrodzenia za godzinę świadczenia usług w stawce nie niższej niż obowiązująca stawka minimalna, czyli w 2017 roku powyżej 13 złotych brutto za godzinę.

Pewne trudności może powodować natomiast realizacja tego wymogu w przypadku umów rozliczanych wynagrodzeniem ryczałtowym. Ustalając taką formę wynagrodzenia strony bowiem potwierdzają na wstępie współpracy, że określone wynagrodzenie jest należne wykonawcy niezależnie od tego ile godzin poświęcił na wykonywanie danej usługi. Tymczasem, zgodnie z nowymi przepisami wymóg wypłacania minimalnej stawki godzinowej, a także ewidencjonowania liczby godzin świadczenia usług dotyczy także umów rozliczanych w formie ryczałtowej. Oznacza to, że nawet jeżeli zleceniobiorcy przysługuje ryczałt to i tak należy poświadczyć liczbę godzin wykonywania takiej pracy i wypłacić wynagrodzenie nie niższe niż iloczyn liczby faktycznych godzin pracy i minimalnej stawki godzinowej.

Zasadność podjęcia działań i wprowadzenie odpowiednich postanowień do treści umów zlecenia będą zależały od okoliczności danej sprawy.

W umowach, w których wynagrodzenie ryczałtowe wykonawcy, przysługujące za określony w umowie okres świadczenia usług, jest wyższe niż ogólna liczba godzin przypadająca w tym okresie, wymóg umownego określenia wynagrodzenia gwarantującego otrzymanie co najmniej minimalnego wynagrodzenia należy uznać za spełniony. Mimo tego, że w takiej sytuacji spełnienie wymogu wypłaty minimalnego wynagrodzenia jest oczywiste, ustawa nie zwalnia z obowiązku poświadczenia liczby godzin świadczenia usług, a więc także i w takim przypadku wykonawca powinien w formie uzgodnionej przez strony potwierdzić przed wypłatą wynagrodzenia, ile godzin wykonywał usługi (np. złożyć w tej sprawie oświadczenie w przedkładanym rachunku).

Jeżeli usługi świadczone są tylko w siedzibie zleceniodawcy, liczba godzin świadczenia usług może być poświadczana np. poprzez system wejść i wyjść z budynku lub podpisywanie dziennych oświadczeń o liczbie godzin świadczenia usług.

Największe trudności mogą wiązać się z realizacją wymogów ustawowych w sytuacjach, w których usługi są świadczone przynajmniej częściowo poza siedzibą zleceniobiorcy lub miejscem przez niego wskazanym, a wysokość umówionego wynagrodzenia ryczałtowego za dany okres świadczenia usług jest niższa niż ogólna liczba godzin w tym okresie. W takim bowiem przypadku, w zależności od okoliczności faktycznych sprawy, po stronie zlecającego istnieje ryzyko, że mimo umówionego ryczałtu zleceniobiorca zażąda dodatkowego wynagrodzenia powołując się na to, że w związku z przepracowaną przez niego liczbą godzin pierwotnie uzgodniony ryczałt jest niższy niż gwarantowane ustawą wynagrodzenie minimalne.

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku gdy wysokość wynagrodzenia ustalonego w umowie nie zapewnia przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi otrzymania za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej, przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi przysługuje wynagrodzenie w wysokości obliczonej z uwzględnieniem minimalnej stawki godzinowej. W celu zapewnienia kontroli kosztów realizacji zlecenia zasadnym jest więc rozważenie wprowadzenia do umowy ustaleń dotyczących przewidywanej przez strony maksymalnej liczby godzin wykonywania usług i związanych z tym obowiązków notyfikowania przekroczenia określonych progów liczby godzin ich świadczenia i ewentualnie zgody zleceniodawcy na takie przekroczenia.

O czym jeszcze pamiętać

Od 1 stycznia 2017 r. ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadza także zasadę, że wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej dokonuje się w formie pieniężnej. Oznacza to, że zleceniobiorca za wykonane usługi powinien otrzymać wynagrodzenie pieniężne w wysokości odpowiadającej iloczynowi ustawowej stawki minimalnej i liczby przepracowanych godzin, a ewentualne świadczenia w formie niepieniężnej (np. w postaci towarów, bonów, czy usług) może stanowić tylko pozostałą cześć należnego wynagrodzenia.

Ponadto, w przypadku umów zawartych na czas dłuższy niż 1 miesiąc, wynagrodzenie w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu.

Jeżeli więc we wcześniej zawartych umowach, obowiązujących nadal po 1 stycznia 2017 roku, zapisane zostały inne zasady, umowy te powinny zostać w tym zakresie zmienione.

zobacz też:
Nowe obowiązki w NGO od 2017 r. – stawka godzinowa dla zleceniobiorców


Centrum Pro Bono

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/

Kancelaria Wardyński i Wspólnicy

Kancelaria Wardyński i Wspólnicy jest jedną z największych niezależnych polskich firm prawniczych. Skupiamy się na potrzebach naszych klientów, pomagając im znaleźć skuteczne i praktyczne rozwiązanie najtrudniejszych problemów prawnych.

Firma doradza w wielu dziedzinach, ale jest szczególnie ceniona przez klientów i konkurencję za swoje usługi w dziedzinie prawa pracy, sporów, transakcji, własności intelektualnej i nieruchomości.

Obecnie w firmie jest ponad 100 prawników świadczących obsługę prawną w języku polskim, angielskim, francuskim, niemieckim, hiszpańskim, rosyjskim, czeskim i koreańskim. Nasze biura znajdują się w Warszawie, Krakowie, Poznaniu i Wrocławiu.

Dzielimy się wiedzą i doświadczeniem za pośrednictwem portalu dla prawników i przedsiębiorców (www.codozasady.pl), firmowego Rocznika oraz licznych publikacji i opracowań.

Aktywnie działamy i rozwijamy działalność pro bono.
 


Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebujesz pomocy prawnej?
Zadaj pytaniehttp://poradnik.ngo.pl/zapytaj.
Informacja własna portalu ngo.pl

Źródło: inf. własna (poradnik.ngo.pl)
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 4 0

Skomentuj

KOMENTARZE

  • uproszczenia i ułatwienia wg min. Morawieckiego? ~grazyna 08.03.2017, 01:44 czy tak miało być? mam dosyć? Ile będą kosztowały służby to wszystko kontrolujące? ODPOWIEDZ

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • kadry, zespół, zatrudnienie
  • organizacje pozarządowe
  • pracownicy organizacji
  • prawo
  • umowa zlecenie
  • umowy
  • władze organizacji