Poradnik - ngo.pl

Najpierw - statut

Informacje o siedzibie podaje się już w statucie stowarzyszenia czy fundacji. Zazwyczaj jest to nazwa miejscowości (np. "Siedzibą Stowarzyszenia…/Fundacji jest miasto Wrocław"), choć zdarza się, niektóre organizacje podają w statucie pełen adres, taki pod jakim organizacja zostaje zarejestrowana w KRS (nie jest to jednak zbyt praktyczne rozwiązanie).

Potem - KRS

Jednak, gdy organizacja rozpoczyna działalność samo ogólne określenie w statucie jej siedziby nie wystarcza. Potrzebny jest też adres korespondencyjny, pod którym będzie możliwy kontakt z organizacją. A wreszcie musimy mieć dokument potwierdzający prawo do użytkowania lokalu, w którym ma siedzibę organizacja. Tym dokumentem może być odpowiednio np. umowa użyczenia mieszkania/domu przez członka organizacji na jej działalność lub umowa najmu.

Tak, można prowadzić działalność społeczną bez lokalu. Można to robić na przykład „wirtualnie” – przez stronę internetową, pocztę elektroniczną, fora, czaty itp. Można też korzystać z „przestrzeni publicznej”, spotykać się w kawiarniach, klubach czy innych miejscach. Posiadanie lokalu nie jest tu bezwględnie konieczne.

Organizacje realizują rozmaite cele statutowe i mają różne potrzeby lokalowe. W staraniach o lokal na działalność możliwe są różne scenariusze - zależne od potrzeb i możliwości organizacji. Pierwszym krokiem powinna być odpowiedź na pytanie: Czy konieczne jest posiadanie lokalu (biura) do realizacji naszych celów? Jeżeli odpowiedź jest twierdząca, a samo umieszczenie formalnej siedziby (zarejestrowanej w KRS) np. w mieszkaniu/domu jednego z członków/członkiń nie jest wystarczające lub możliwe - organizacja powinna podjąć starania o lokal odpowiadający jej potrzebom. Gdzie go szukać?

Lokal od administracji publicznej

W myśl ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie władze publiczne mają obowiązek współpracy z podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego. Współpraca ta może polegać m.in. na zlecaniu przez jednostki samorządu realizacji zadań publicznych.

Szczególne uprawnienia do nabywania prawa użytkowania nieruchomości będących własnością Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego posiadają organizacje, które mają zarejestrowany w KRS status organizacji pożytku publicznego (art. 24 ustawy).

Organizacje, które nie mają statusu OPP, ale prowadzą działalność pożytku publicznego, również mogą ubiegać się o lokal na prowadzenie działalności na preferencyjnych warunkach. W dużych miastach uchwały rad miejskich dookreślają warunki, na jakich organizacje mogą zostać użytkownikami wskazanych lokali. Jeśli nie ma dotyczącej tego uchwały to starania o lokal z zasobów gminnych trzeba podejmować bezpośrednio w urzędzie gminy.

Inne możliwości - podpowiedzi gdzie można szukać lokalu:

• zasoby lokalowe osób działających w organizacji, ale także przyjaciół i osób związanych z organizacją oraz jej sprzyjających (często działalność stowarzyszenia/fundacji jest prowadzona właśnie w mieszkaniu/domu członka danej organizacji);

• placówki samorządowe (szkoły, domy kultury i inne instytucje);

• lokale należące do spółdzielni mieszkaniowej;

• lokale uzyskane od instytucji publicznych – organizacje działające na rzecz szpitali, szkół, teatrów, domów kultury zazwyczaj mogą zawierać umowy z osobami zarządzającymi tymi instytucjami i korzystać z „infrastruktury” tych instytucji;

• lokale uzyskane od firm – możliwe, że znajdziemy firmę, która użyczy swojej powierzchni po tak zwanych kosztach lub na zasadach korzystniejszych niż komercyjne;

• lokale użytkowane przez kilka organizacji – wspólne gospodarowanie w lokalach wynajętych prywatnie lub uzyskanych od władz miasta może mieć zalety. Wiele organizacji pod jednym dachem to zmniejszenie kosztów utrzymania lokalu, możliwość wspólnego korzystania z urządzeń biurowych, szansa spotkań, wymiany informacji i doświadczeń;

• parafie.

Samorząd ma obowiązek współpracować z organizacjami w takim zakresie, jaki sam ustali. Nie można więc oczekiwać, że każda organizacja uzyska wsparcie, np. w postaci lokalu na działalność. Podstawą udzielenia pomocy przez władze publiczne jest program współpracy oraz ocena konkretnej oferty złożonej przez organizację. To czy ewentualna współpraca może polegać na pomocy w postaci udostępnienia lokalu na preferencyjnych warunkach powinno wynikać z lokalnego programu współpracy.

Jeśli w naszym mieście nie ma takiej uchwały (często dzieje się tak w małych miejscowościach), to starania o lokal z zasobów gminnych trzeba podejmować bezpośrednio w urzędzie gminy, choć nie możemy wtedy powołać się na wspomnianą uchwałę.

Istnieją dwie możliwości uzyskania wsparcia w tym zakresie od władz publicznych.

Pierwsza to użyczenie (bezpłatnie) lub wydzierżawienie na preferencyjnych warunkach (niski czynsz) lokalu, który jest własnością publiczną. Najczęściej takimi możliwościami dysponują gminy lub powiaty, których zasób mienia komunalnego jest największy. Należy pamiętać, że władze lokalne nie mają takiego obowiązku, jest to tylko możliwość. O tym, czy z niej skorzystają decydować będzie cel, na który lokal miałby być przeznaczony. Dość często zdarza się, że organizacje zgłaszają potrzebę pozyskania biura, uzasadniając to tym, że władze stowarzyszenia trzymają dokumentację w prywatnych domach. Celem administracji publicznej nie jest podwyższanie komfortu działania organizacji, lecz realizacja zadań publicznych. Stąd, jeśli chcemy rzeczywiście pozyskać lokal, to argumentem może być wyłącznie konieczność realizacji określonych zadań, na rzecz lokalnej społeczności, których organizacja nie może wykonywać z powodu braku własnego lokum.

Bywa też tak, że nawet jeśli organizacja przekona administrację o swoich potrzebach – okazuje się, że władze nie dysponują odpowiednim lokalem. Istnieje wtedy inna możliwość, polegająca na udzieleniu dotacji na realizację zadania, której częścią będą środki na wynajęcie odpowiedniego lokalu.

Nie. Samorząd nie jest zobowiązany do świadczeń na rzecz organizacji.

Samorząd ma generalne zobowiązanie do współpracy z organizacjami pozarządowymi, wynikające z ustawy o samorządzie gminnym (art. 7, ust. 1, pkt 19), ustawy o samorządzie powiatowym (art. 4, ust. 1, pkt 22) oraz ustawy o samorządzie województwa (art. 12, ust. 1, pkt 4). Wymienione akty prawne określają współpracę z organizacjami pozarządowymi jako zadania własne gminy oraz powiatu, a także zobowiązują samorząd województwa do współpracy z organizacjami pozarządowymi przy formułowaniu strategii rozwoju województwa i realizacji polityki jego rozwoju.

Nie oznacza to, że samorząd na podstawie tych przepisów ma obowiązek wspierania każdej organizacji, która zgłosi taką potrzebę. Dokumentem, w którym władze lokalne określają, jak będą współpracować z organizacjami jest uchwalany corocznie program współpracy. O jego treści decyduje ostatecznie organ stanowiący (rada gminy, rada powiatu, sejmik wojewódzki), określając w nim, jakie formy współpracy będą realizowane przez samorząd.

Tak więc samorząd ma obowiązek współpracować z sektorem pozarządowymi w takim zakresie, jaki sam ustali. Nie można oczekiwać, że każda organizacja uzyska wsparcie. Podstawą udzielenia pomocy przez władze publiczne jest program współpracy oraz ocena konkretnej oferty złożonej przez organizację. Jeśli w ocenie władz samorządowych jest ona ważna dla lokalnej społeczności, samorząd może ją wspomóc finansowo lub lokalowo.

Umowa dotycząca lokalu (potwierdzająca prawo jego użytkowania) może być potrzebna przy rejestracji organizacji w KRS. Dane o adresie siedziby wpisujemy do specjalnego formularza KRS służącego do rejestracji. Nie ma obowiązku składania dokumentu potwierdzającego tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu/nieruchomości (np. umowy najmu, użyczenia), w którym ma być wykonywana działalność statutowa. Ale sąd może zażądać takiego dokumentu na podstawie art. 23 ust. 2 ustawy o KRS.

Nawet, jeżeli KRS nie zażąda takiej umowy to warto zadbać o jej sporządzenie, ponieważ jest ona niezbędna w dalszej działalności. Może to być umowa użyczenia, umowa najmu, akt własności lub inny dokument potwierdzający prawo do użytkowania lokalu.

Nie, nie musimy mieć takiej umowy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej fundacji lub stowarzyszenia. Jednak w formularzu KRS–W20 musimy podać adres siedziby. Nowo zakładające się stowarzyszenia i fundacje często mają swoje siedziby w lokalu użyczonym  przez członka zarządu lub członka organizacji. To dość wygodne rozwiązanie na początek. Umowę zawiera się po rejestracji i zachowuje w dokumentacji organizacji.

Jeżeli zmieniamy lokal, w którym ma siedzibę organizacja, to musimy zawiadomić o tej zmianie stosowne urzędy.

Aktualizacja danych w Krajowym Rejestrze Sądowym

Organizacja w ciągu 7 dni kalendarzowych po dokonaniu zmiany powinna poinformować o tym sąd, który do tej pory był dla niej właściwy. Robi to na formularzu KRS-Z20.

Jeśli został zmieniony tylko adres w obrębie tej samej miejscowości informację tę zgłasza się, wypełniając pole C.3 w formularzu.

Jeśli została zmieniona siedziba np. z stowarzyszenie z Wrocławia przenosi się do Warszawy, to wypełnia się pole C.3 dotyczące zmiany danych adresowych oraz pole C.5 dotyczące zmiany statutu, ponieważ informacja o siedzibie (najczęściej wymieniana jest miejscowość w której znajduje się siedziba ale czasem także podawany jest pełen adres) pojawia się w statucie stowarzyszenia lub fundacji. Po zmianie siedziby zgłoszenia dokonuje się do dotychczasowego KRS-u. Sądy prześlą między sobą zaktualizowane dane o podmiocie. Organizacja otrzyma informację o zarejestrowaniu nowej siedziby z wydziału KRS miasta, do którego się przeniosła.
Do formularza KRS-Z20 należy dołączyć zmieniony statut oraz dokumenty potwierdzające zmianę (np. uchwała o zmianie statutu, protokół z walnego zebrania członków, lista obecności na walnym zebraniu członków) oraz dowód opłaty. Formularz podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji.

Od grudnia 2014 roku ścieżka zgłaszania zmian formalnych jest nieco krótsza. To za sprawą wejścia w życie przepisów Ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Organizacje, zmieniając dane objęte wpisem do KRS, nie muszą już powiadamiać o tym urzędu skarbowego, urzędu statystycznego i ZUS. Sąd zarejestruje zmianę w specjalnym systemie Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników, z którego informacje trafią do pozostałych organów.

Warto przypomnieć, że dane objęte wpisem do KRS to dane podstawowe organizacji. Stowarzyszenie zgłasza je przy rejestracji i w trakcie działania (jeśli są zmieniane) na formularzach KRS i w stosownych załącznikach. To między innymi: adres, zasady działania określone w statucie, osoby we władzach.

Aktualizacja danych w urzędzie skarbowym

Przeprowadzka organizacji do innego miasta skutkuje także tym, że zmieni się właściwy urząd skarbowy. Organizacja musi zawiadomić o tym odpowiedni organ sama, ponieważ informacja, pod który urząd skarbowy podlega stowarzyszenie nie jest daną objętą wpisem do KRS. Podobnie jak informacja o miejscu przechowywania dokumentów księgowych. Są to tak zwane dane uzupełniające, które należy dostarczyć do urzędu skarbowego, właściwego dla nowej siedziby na formularzu NIP-8. Organizacja składa je po zarejestrowaniu zmian w  KRS.

Organizacje pożytku publicznego mają możliwość użytkowania nieruchomości (np. ziemi, domów, mieszkań lub innych lokali) należących do Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego na preferencyjnych warunkach – oznacza to, że:

• minister właściwy do spraw Skarbu Państwa może w formie darowizny przekazać OPP nieruchomości należące do Skarbu Państwa; w przypadku niewykorzystania nieruchomości na cel określony w umowie darowizny, a także w razie utraty przez organizację statusu organizacji pożytku publicznego – następuje odwołanie darowizny,

• za zgodą wojewody albo rady lub sejmiku organizacja pożytku publicznego może uzyskać bonifikatę (zniżkę) od ceny nieruchomości ustalonej zgodnie z art. 67 ustawy o gospodarce, pod warunkiem, że nieruchomość będzie wykorzystywana na cel prowadzonej przez OPP działalności pożytku publicznego,

• nowelizacja ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wprowadziła także w ustawie o gospodarcze nieruchomościami dodając możliwość zawarcia bez przetargu umowy z OPP na użytkowanie lokalu (użyczenie, najem, dzierżawa) jeśli jest ona zawierana na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieokreślony (art. 37ust. 4a).