Fundusze - ngo.pl

Urząd Miasta Gdyni, Centrum Administracyjno-Rozliczeniowe ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego pod nazwą: Przygotowanie i dostarczanie posiłków uczestnikom Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 oraz Środowiskowego Domu Samopomocy Maciejewicza 11.

OGŁOSZENIE

Prezydent Miasta Gdyni ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadania publicznego z zakresu  pomocy społecznej pn. "Przygotowanie i dostarczanie posiłków uczestnikom Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 oraz Środowiskowego Domu Samopomocy Maciejewicza 11" oraz zaprasza do składania ofert.

 

I. Ogłaszający konkurs

Prezydent Miasta Gdyni

81-382 Gdynia, Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54

Telefon (centrala) (58) 626 26 26; fax: (58) 620 97 98

e-mail: umgdynia@gdynia.pl;  www.gdynia.pl

 

II. Obsługa merytoryczna konkursu

Centrum Administracyjno – Rozliczeniowe

81-265 Gdynia, ul. Grabowo 2

Telefon: 537 267 122, e-mail: sekretariat@cargdynia.pl

 

III. Podstawa prawna konkursu

Postępowanie konkursowe odbywać się będzie z uwzględnieniem zasad określonych w:

1. Ustawie z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1372).

2. Ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1876 z późn. zm.).

3. Ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.).

4. Ustawie z  dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 305).

5. Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z  wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057).

6. Uchwale Rady Miasta Gdyni Nr XXXV/1136/21 z dnia 24 Listopada 2021 r. w sprawie uchwalenia rocznego Programu współpracy Miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi.

 

IV. Rodzaj i termin realizacji zadania

1. Rodzaj zadania publicznego: zadanie własne gminy polegające na umożliwieniu uczestnikom skierowanym na pobyt dzienny w Środowiskowym Domu Samopomocy spożywania gorącego posiłku.

2. Dotacja zostanie przekazana do wysokości zabezpieczonych środków w formie powierzenia wykonania zadania publicznego, tj. w wysokości 100% niezbędnych całkowitych kosztów związanych z realizacją zadania i faktycznie poniesionych przez Zleceniobiorcę, któremu przyznano dotację.

3. Zadanie własne gminy na podstawie art. 17 ust. 1. pkt 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1876 z późn. zm.) w zw. z § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (tj. Dz.U. z 2020 poz. 249)

4. Termin realizacji zadania obejmuje okres od 1 lutego 2022 r. do 30 września 2022 r.

 

V. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania

1. Gmina Gdynia zapewni łączną kwotę środków w wysokości do  386 425 PLN przeznaczonych na powierzenie realizacji zadania publicznego w okresie od 01.02.2022 r. do 30.09.2022 r. w tym:

1) Środowiskowy Dom Samopomocy Wąsowicza 3 – 168 831 PLN,

2) Środowiskowy Dom Samopomocy Maciejewicza 11 – 217 594 PLN.

2. Każdorazowa zmiana wysokości zabezpieczonych środków na realizację zadania publicznego potwierdzana będzie aneksem do umowy.

3. Planowane kwoty mogą ulec zmianie w przypadku stwierdzenia, że:

1) zadanie można realizować mniejszym kosztem,

2) zaistnieje konieczność zmiany budżetu w części przeznaczonej na realizację zadania z ważnych przyczyn, niemożliwych do przewidzenia w dniu ogłaszania konkursu.

4. Dotacja przekazywana będzie na wydzielony rachunek bankowy należący do Oferenta, w transzach, w liczbie i wysokości wynikających z zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego konkursu umowy.

 

VI. Warunki realizacji zadania

1. Zadanie publiczne zostało podzielone na dwie części, przy czym Oferent może złożyć ofertę na dowolną Część zadania jak również na obie Części:

Część I - Przygotowanie i dostarczanie posiłków uczestnikom Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3;

Część II - Przygotowanie i dostarczanie posiłków uczestnikom Środowiskowego Domu Samopomocy Maciejewicza 11.

2. W zakresie Części I, realizacja zadania będzie obejmowała:

1) Przygotowywanie i dostarczanie dwóch posiłków dziennie (śniadanie i gorący dwudaniowy posiłek obiadowy) przez pięć dni roboczych w tygodniu dla maksymalnie 50 uczestników co stanowi łącznie około: 8500 śniadań i obiadów;

2) Specyfikacja posiłków:

a) śniadanie w postaci: kanapek z chleba (np. pszenne, żytnie, razowe) (80g) posmarowanych masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g), obłożonych np. wędliną, serem żółtym (60g), posmarowanych dżemem lub pastami (60g) itp., przy czym obłożenie powinno być na bieżąco urozmaicane i wzbogacane sezonowymi warzywami; lub parówki (100g) na gorąco + musztarda i ketchup + chleb (80g) z masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g); lub sałatki (150g) + chleb (np. pszenne, żytnie, razowe) (80g) z masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g); napoju (250ml) w postaci: herbaty o różnych smakach + cytryna, kawa zbożowa z mlekiem; cukier (napoje mogą być dostarczane w opakowaniach do przygotowania na miejscu),

b) gorąca  zupa obiadowa (300 ml),

c) gorące danie obiadowe: ziemniaki / kasza / ryż / makaron (300g) + przetwory mięsne (150g) lub ryby (150g) + surówki (100g) z uwzględnieniem warzyw sezonowych lub potrawy mączne, np. naleśniki, pierogi, zapiekanki, itp. (400g); kompot lub napój (250 ml), może być w postaci skoncentrowanego syropu dostarczonego do przygotowania na miejscu.

3. Podana w pkt 2) gramatura / objętość dotyczy porcji na osobę i stanowi ilość minimalną;

4) Posiłki powinny być dostarczone do Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 przy ul. Wąsowicza 3 w Gdyni codziennie w dni robocze, od poniedziałku do piątku: śniadania w godz. od 8.00 do 8.30, obiad w godz. od 12.00 do 12.30, w ilości zamówionej na dany dzień.

3. W zakresie Części II, realizacja zadania będzie obejmowała:

1) Przygotowanie i dostarczanie dwóch posiłków dziennie (śniadanie i gorący dwudaniowy posiłek obiadowy) przez pięć dni roboczych w tygodniu dla maksymalnie 65 uczestników co stanowi łącznie ok: 11050 śniadań i obiadów.

2) Specyfikacja posiłków:

a) śniadanie w postaci: kanapek z chleba (np. pszenne, żytnie, razowe) (80g) posmarowanych masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g), obłożonych np. wędliną, serem żółtym (60g), posmarowanych dżemem lub pastami (60g) itp., przy czym obłożenie powinno być na bieżąco urozmaicane i wzbogacane sezonowymi warzywami; lub parówki (100g) na gorąco + musztarda i ketchup + chleb (np. pszenne, żytnie, razowe) (80g) z masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g); lub sałatki (150g) + chleb (np. pszenne, żytnie, razowe) (80g) z masłem (tłuszcze pochodzenia roślinnego i zwierzęcego) (20g); napoju (250ml) w postaci: herbaty o różnych smakach + cytryna, kawa zbożowa z mlekiem; cukier (napoje mogą być dostarczane w opakowaniach do przygotowania na miejscu),

b) gorąca  zupa obiadowa (300 ml),

c) gorące danie obiadowe: ziemniaki / kasza / ryż / makaron (300g) + przetwory mięsne (150g) lub ryby (150g) + surówki (100g) z uwzględnieniem warzyw sezonowych lub potrawy mączne, np. naleśniki, pierogi, zapiekanki, itp. (400g); kompot lub napój (250 ml), może być w postaci skoncentrowanego syropu dostarczonego do przygotowania na miejscu.

3) Podana w pkt 2) gramatura / objętość dotyczy porcji na osobę i stanowi ilość minimalną;

4) Posiłki powinny być dostarczone do Środowiskowego Domu Samopomocy Maciejewicza 11 przy ul. Maciejewicza 11 w Gdyni codziennie od poniedziałku do piątku: śniadanie od godz. 7.00 do godz. 7.30, obiad w godz. 11.45 do 12.15, w ilości zamówionej na dany dzień.

Wymagania wspólne dla obu części zamówienia:

4. Temperatura, gramatura i kaloryczność dostarczanych posiłków powinna być zgodna z obowiązującymi normami, np. z zaleceniami piramidy żywienia. Posiłki powinny być lekkostrawne, bogate w warzywa,  kwasy jedno i wielonasycone. Odnośnie temperatury Zleceniodawca wymaga, by stosowane były zasady GMP / GHP, a więc temperatura dostarczonej żywności powinna osiągać w jej środku:

1) zupa - co najmniej +75°C

2) drugie danie - co najmniej +63°C

3) gorące napoje - co najmniej +80°C

4) sałatki, surówki, sosy i inne potrawy serwowane na zimno – poniżej +4°C.

5. Ogłaszający konkurs wymaga, aby przygotowywanie posiłków odbywało się na bieżąco, z produktów świeżych, w I gatunku (tzn. o charakterystycznej barwie i zapachu, bez odkształceń, nie uszkodzonych mechanicznie przez szkodniki), bez stosowania dodatkowych preparatów zastępczych oraz środków konserwujących, bez używania gotowych półproduktów (np. mrożone pierogi, pyzy, klopsy, gołąbki), bez używania produktów typu instant oraz syntetycznych zamienników pokarmowych (np. susz jajeczny).

6. Oferent zobowiązany jest z tygodniowym wyprzedzeniem przedstawić do akceptacji osobie wskazanej przez Ogłaszającego konkurs jadłospis na 10 dni (dekadowy), z wyszczególnieniem gramatury i kaloryczności poszczególnych posiłków. Jadłospis powinien być sporządzony i podpisany przez dietetyka. O ewentualnych  zmianach w jadłospisie Oferent zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Ogłaszającego konkurs.

7. Posiłki muszą być urozmaicone (tzn. żaden zestaw nie powinien powtórzyć się w ciągu 10 dni) i dostosowane do potrzeb osób starszych i osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z aktualnymi zaleceniami prawidłowego żywienia i z uwzględnieniem ewentualnych indywidualnych diet, również wegetariańskich. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie prawo do bieżącej zmiany diet w zamawianych posiłkach.

8. W jadłospisie dekadowym minimum jeden raz musi występować drugie danie obiadowe, w skład którego wchodzi ryba i maksymalnie dwa razy drugie danie obiadowe z przetworów mącznych (np. naleśniki, pierogi).

9. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie prawo zgłaszania sugestii i uwag w zakresie planowanych produktów i potraw, w szczególności w odniesieniu do posiłków w okresie Świąt Wielkanocnych.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia ilości jednego z posiłków (śniadanie lub obiad) nie więcej niż o 100% we wskazanym dniu. Sytuacja taka może mieć miejsce w związku z organizacją imprez okolicznościowych, obchodów świąt lub innych wydarzeń z udziałem zaproszonych gości, nie więcej niż  1 raz (w każdej Części zamówienia) w czasie realizacji zadania. Rodzaj i skład posiłku okolicznościowego powinien uwzględniać charakter wydarzenia i każdorazowo podlega uzgodnieniu ze Ogłaszającym konkurs.

11. W sytuacjach, o których mowa w pkt 10) Ogłaszający konkurs zastrzega sobie również prawo złożenia dodatkowego zamówienia na ciasto, w ilości 2 kawałków (każdy o wadze minimum 150 g) w przeliczeniu na każdego uczestnika. Rodzaj ciasta podlega uzgodnieniu z Ogłaszającym konkurs.

12. Do dostarczania posiłków Oferent wykorzysta własne pojemniki transportowe  przeznaczone do tego celu. Za zapewnienie czystości pojemników transportowych odpowiedzialność ponosi  Oferent.

13. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie prawo do zmiany ilości zamawianych posiłków, w tym w szczególności: złożenia zamówienia nie powodującego zrealizowania pełnego wykazu posiłków na dany dzień (np. nie zrealizowanie zamówienia na śniadanie), czasowego zmniejszenia lub zwiększenia ilości zamawianych posiłków. W takim przypadku rozliczeniu podlegać będzie rzeczywista ilość posiłków zamówionych przez Ogłaszającego konkurs, zaś Oferent nie będzie zgłaszać roszczeń co do realizacji pozostałej części zamówienia.

14. Ilość posiłków na kolejny dzień zamawiana będzie telefonicznie przez Ogłaszającego konkurs do godz. 15.00 dnia poprzedniego.

15. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie prawo do składania zamówień dodatkowych (dotyczących przygotowania indywidualnych pakietów żywnościowych związanych z organizacją przez Ogłaszającego konkurs różnorodnych wydarzeń o charakterze edukacyjnym, integracyjnym i animacyjnym) w ramach kwot oszczędności powstałych w wyniku realizacji zadania, w szczególności z powodu niezrealizowania planowanej ilości posiłków. Zakres i wartość zamówienia dodatkowego każdorazowo podlega pisemnemu uzgodnieniu z Ogłaszającym konkurs.

16. Oferent musi posiadać aktualne zezwolenie państwowej inspekcji sanitarnej na przygotowywanie posiłków oraz na ich transport.

17. Ogłaszający konkurs ponosi wszelkie skutki prawne i finansowe wynikające z protokołu kontroli Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w zakresie jakim to wynika z realizacji zadania publicznego.

18. Oferent będzie zobowiązany do pobierania i przechowywania próbek poszczególnych potraw zgodnie z art. 72 Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 2021 z późn. zm.). Wszelkie koszty związane z przygotowaniem próbek (w tym ich przechowywaniem) ponosi Oferent.

19. Oferent  na polecenie Ogłaszającego konkurs zobowiązany jest do przekazania Ogłaszającemu konkurs próbek posiłku w celu dokonania kontroli jego gramatury / objętości, temperatury i jakości.

20. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie prawo przekazania porcji posiłków do SANEPID w celu przebadania ich zgodności kalorycznej i jakościowej z obowiązującymi w tym zakresie normami. W przypadku niezgodności z obowiązującymi normami koszt badania posiłku ponosi Oferent. Zakwestionowane pod względem jakościowym lub ilościowym posiłki podlegają wymianie na koszt Oferenta.

21. Zakwestionowane pod względem jakościowym lub ilościowym posiłki podlegają wymianie na koszt  Zleceniobiorcy.

22. Ogłaszający konkurs wymaga, aby przy realizacji zadania przez cały czas trwania umowy na wykonanie zadania publicznego Oferent zaangażował (poprzez zatrudnienie na podstawie umów o pracę) co najmniej 4 osoby (każdą w wymiarze pełnego etatu), dla których dostęp do rynku pracy z różnych względów jest utrudniony - w szczególności osoby z niepełnosprawnościami. Oferent jest zobowiązany zaangażować te osoby czynnie w realizację zadania oraz przyjmie na siebie odpowiedzialność za organizację, monitorowanie i dokumentowanie procesu ich (re)integracji społecznej i zawodowej.

23. W sytuacji powtarzania się przypadków niewypełnienia przez Oferenta wymogu określonego w ust. 22 przez co najmniej dwa miesiące, Ogłaszający konkurs ma prawo do rozwiązania umowy w trybie  natychmiastowym.

24. Ogłaszający konkurs ma prawo w każdym momencie realizacji zadania do kontroli wykonywania zadania publicznego. Kontrola odbywa się w miejscu realizacji zadania i ma na celu weryfikację rzeczywistych warunków i sposobu jego wykonywania, w szczególności:

1) weryfikację materiałów, produktów i urządzeń wykorzystanych do realizacji zadania, w tym poprzez wgląd do dokumentacji źródłowej (np. faktur zakupu produktów, kartotek magazynowych), 

2) weryfikację udziału wskazanych przez Zleceniobiorcę osób przy wykonywaniu zadania, 

3) weryfikację jakości posiłków.

25. Zadanie przedstawione w ofercie może być realizowane wspólnie przez kilku oferentów, jeżeli oferta została złożona wspólnie, zgodnie z art. 14 ust. 2-5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W przypadku realizowania zadania wspólnie – oferenci odpowiadają solidarnie za realizację zadania.

26. Oferent ponosi pełną odpowiedzialność wobec Ogłaszającego konkurs i osób trzecich za usługę wykonaną przez podwykonawców (jeśli dotyczy).

27. Szczegółowe terminy oraz warunki finansowania i rozliczania zadania będzie regulować umowa zawarta pomiędzy Prezydentem Miasta Gdyni a Oferentem.

28. Oferent realizując zadanie, zobowiązany będzie w oparciu o zapisy art. 4 i art. 5 ustawy  z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1062 z późn. zm.) do zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w zakresie określonym w tej umowie.

29. Oferent wykonujący czynności związane z przetwarzaniem danych osobowych na rzecz Zleceniodawcy zobowiązany będzie do przestrzegania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - RODO) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) a także Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

 

VII. Zasady i warunki przyznawania dotacji

1. Podmiotami uprawnionymi do złożenia oferty są organizacje pozarządowe oraz podmioty  wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z  2020 poz. 1057 z późn. zm.),  które prowadzą działalność statutową w zakresie pomocy społecznej. Ww. podmioty, na potrzeby niniejszego konkursu, z momentem złożenia oferty stają się Oferentami.

2. Oferenci nie muszą posiadać statusu organizacji pożytku publicznego.

3. Oferent przystępujący do otwartego konkursu ofert może złożyć odrębną ofertę na każdą z części zadania. Dopuszcza się złożenie ofert na obie części zadania.

4. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.

5. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

6. Oferta realizacji zadania publicznego powinna zawierać w szczególności:

1) szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji,

2) termin i miejsce realizacji zadania publicznego,

3) kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego,

4) informację o wcześniejszej działalności oferenta,

5) informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania publicznego,

6) deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego.

7. W Ofercie realizacji zadania publicznego w rozdziale V. „Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego” na rok 2022 należy uwzględnić:

V. A I. Koszty realizacji działań – należy wpisać wszystkie planowane koszty bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania publicznego tj. łączną sumę kosztów dotyczących przygotowania i dostarczania posiłków z wyszczególnieniem oraz sumę kosztów związanych z procesem reintegracji społecznej i zawodowej osób z niepełnosprawnościami:

1. kosztów śniadań dla Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 / Maciejewicza 11 (w zależności od części zamówienia),

2. kosztów obiadów dla Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 /Maciejewicza 11 (w zależności od części zamówienia),

3. koszów posiłków okolicznościowych dla Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 /Maciejewicza 11 (w zależności od części zamówienia)

4. koszt dodatkowego zamówienia na ciasto w ilości 2 kawałków na uczestnika dla Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 /Maciejewicza 11 (w zależności od części zamówienia)

5. kosztów procesów reintegracji społecznej i zawodowej osób z niepełnosprawnościami i innych osób o utrudnionym dostępie do rynku pracy, zatrudnionych przy realizacji zadania publicznego.

W pozycjach  kalkulacyjnych  od I.1 do I.7 nie wykazuje się kosztów składowych  poszczególnych posiłków, jednakże wskazane koszty jednostkowe powinny obejmować w szczególności wartość wszystkich produktów żywnościowych użytych do przygotowania danego posiłku oraz koszty związane z zatrudnieniem osób przygotowujących i dostarczających posiłki.

W pozycji kalkulacyjnej I.8 należy uwzględnić koszty (re)integracji społecznej i zawodowej osób z niepełnosprawnościami i innych osób o utrudnionym dostępie do rynku pracy, zatrudnionych przy realizacji zadania publicznego. W przypadku oferty wspólnej oferenci dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.

V. A II. Koszty administracyjne -  należy wpisać koszty obsługi zadania, które są związane z wykonywaniem działań o charakterze administracyjnym, nadzorczym i kontrolnym, w tym z obsługą finansową i prawną projektu. W przypadku oferty wspólnej powyższe koszty należy wpisać dla każdego Oferenta oddzielnie.

V. B Źródła finansowania kosztów realizacji zadania.

V. C  Podział kosztów realizacji zadania w partnerstwie - dotyczy oferty wspólnej.

8. Kalkulacja powinna być czytelna, przejrzysta i zrozumiała.

9. W kalkulacji należy uwzględnić wszystkie planowane koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu rzeczy, wynagrodzeń, media.

10. Poszczególne pozycje kosztorysu dotyczące kosztów wynagrodzeń (ujęte w kategorii V.A  I, II) powinny  zawierać informację o rodzaju umowy, jaka zostanie zawarta (np. umowa o pracę, umowa o dzieło, zlecenie, wymiar etatu itp.).

11. Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferentów, zgodnie z zapisami wynikającymi ze stosownych dokumentów określających osobowość prawną.

12. W przypadku planowania zlecenia części zadania innemu podmiotowi, Oferent powinien uwzględnić taką informację w składanej ofercie. Informacja taka powinna znaleźć się w harmonogramie w Części III pkt. 4 oferty w kolumnie „Zakres działania realizowany przez podmiot niebędący stroną umowy”. Uzasadnienie przyczyny zlecania innemu podmiotowi, organizacja powinna opisać w Części III pkt. 5 oferty „Opis zakładanych rezultatów realizacji zadania publicznego”. Ocena zasadności podzlecania części zadania innemu podmiotowi będzie należała do Komisji Oceniającej.

13. Warunkiem ubiegania się o finansowanie realizacji zadania publicznego jest złożenie formularza ofertowego, zgodnego ze wzorem określonym w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z  wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl. wraz z następującymi załącznikami:

1) Ankieta Gdyńskiego Banku Danych o Organizacjach Pozarządowych stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Ogłoszenia,

2) pełnomocnictwo(-a) do działania w imieniu Oferenta (w przypadku, gdy ofertę podpisują osoby inne, niż umocowane w KRS do reprezentacji),

3) w przypadku gdy Oferent nie podlega wpisowi w Krajowym Rejestrze Sądowym –  potwierdzona za  zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający osobowość prawną Oferenta. Odpis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany,

4) oświadczenie Oferenta o nieposiadaniu zobowiązań względem Miasta Gdynia, stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego ogłoszenia,

5) oświadczenie Oferenta o zarejestrowaniu lub niezarejestrowaniu podmiotu jako podatnika  VAT, stanowiące załącznik nr 3 do niniejszego ogłoszenia,

6) w przypadku złożenia oferty wspólnej dwóch lub większej liczby Oferentów działających wspólnie - umowa partnerska.

14. Dopuszczalne jest złożenie oferty wspólnej dwóch lub większej liczby Oferentów działających wspólnie. Oferta wspólna powinna zawierać:

1) informację jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ww. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.),

2) sposób reprezentacji Oferentów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ww. ustawy, wobec organu administracji publicznej. Oferenci składający ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za wykonanie zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w ofercie oraz umowie o powierzenie realizacji zadania publicznego.

15. Wszystkie kopie dokumentów muszą zawierać klauzulę „Za zgodność z oryginałem” umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem osoby upoważnionej do potwierdzenia dokumentów za zgodność z oryginałem. Kopię dokumentów może potwierdzić:

1) Osoba wymieniona w dokumencie rejestrowym,

2) Inne osoby upoważnione do reprezentacji podmiotu,

3) Notariusz, adwokat, radca prawny.

16. Za poprawność złożonej oferty odpowiada Oferent.

17. W otwartym konkursie ofert zostanie wybrana tylko jedna oferta na każdą z części zadania.

18. Otwarty konkurs ofert zostanie rozstrzygnięty również wówczas, gdy zostanie złożona tylko jedna oferta.

19. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie czy określona w części V. niniejszego Ogłoszenia. W takim przypadku Oferent, którego oferta została wybrana, akceptując stosowne zmniejszenie dotacji, zobowiązany jest do przedstawienia aktualizacji opisu poszczególnych działań, harmonogramu, kalkulacji przewidywanych kosztów dostosowanych do kwoty przyznanego finasowania. Ww. dokumenty stanowić będą  podstawę do zawarcia umowy.

20. Oferta wybrana do finansowania stanowić będzie, wraz z ewentualną korektą, integralną część umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego.

 

VIII. Zasady finansowania zadania

1. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością w zakresie opisanym w ofercie, zgodnie z niniejszym ogłoszeniem, zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami.

2. Oferent zobowiązany będzie do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo - księgowej i ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.), w sposób umożliwiający identyfikację operacji księgowych.

3. Za koszty kwalifikowane przy realizacji zadania publicznego uznaje się koszty:

1) poniesione w danym roku realizacji zadania publicznego, w okresie obowiązywania umowy, wykorzystane do 14 dni od daty zakończenia realizacji zadania publicznego,

2) niezbędne do realizacji zadania i bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania (zgodnie z opisem działań w ofercie), w części dotyczącej realizacji zadania,

3) odzwierciedlone w kosztorysie realizacji zadania publicznego,

4) spełniające wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, 

5) realizowane ze wskazanego przez Zleceniobiorcę rachunku bankowego,

6) racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych,

7) faktycznie poniesione i udokumentowane, poparte właściwymi dowodami księgowymi oraz   prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej.

4. Za koszty niekwalifikowane przy realizacji zadania publicznego uznaje się koszty:

1) niezwiązane z zadaniem publicznym,

2) pokryte przez inne podmioty finansujące to samo zadanie publiczne, w części objętej takim finansowaniem (zakaz tzw. podwójnego finansowania),

3) inwestycji,

4) prowadzenia działalności gospodarczej,

5) działalności partii politycznych,

6) działalności związków zawodowych, organizacji pracodawców i samorządów zawodowych,

7) zobowiązań powstałych przed lub po okresie realizacji zadania publicznego.

8) podatek VAT (wyjątek: podmiot oświadcza, że nie jest w stanie odzyskać podatku VAT).

5. Pod pojęciem kosztu należy rozumieć wydatek  faktycznie poniesiony w okresie obowiązywania umowy oraz w ciągu 14 dni od daty zakończenia realizacji zadania publicznego, tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub wskazanego rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od Zleceniobiorcy realizującego zadanie publiczne. Zasadą jest, że dla uznania kosztu musi zaistnieć jednocześnie zobowiązanie i wydatek w danym roku realizacji zadania.

6. Dowodem poniesienia kosztu jest opłacona faktura VAT lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Dowodem zapłaty jest odpowiedni dokument sporządzony przez właściwy Bank, w tym również w formie, o której mowa w art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1896 z późn. zm.),  dokumentujący obciążenia rachunku bankowego Zleceniobiorcy realizującego zadanie publiczne. Dowodem zapłaty w przypadku płatności gotówkowej jest dokument księgowy z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub inny równoważny dokument potwierdzający rozchód z kasy Zleceniobiorcy realizującego zadanie publiczne. Za datę poniesienia kosztu przyjmuje się dla wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku, natomiast dla wydatków dokonanych gotówką – datę faktycznie dokonanej płatności.

7. Zastrzega się konieczność uruchamiania środków finansowych ze wskazanego przez Zleceniobiorcę  rachunku bankowego tylko w celu bieżącej regulacji zobowiązań związanych z realizacją zadania publicznego. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach dopuszcza się uznanie za równoważne powyższemu zapisowi, przelewy dotyczące refundacji wydatków pomiędzy kontami Zleceniobiorcy a dotyczących rozliczenia części wydatków finansowych z dotacji w ogóle (całości) zobowiązań Zleceniobiorcy. Na okoliczność refundacji Zleceniobiorca sporządza zestawienie wydatków objętych refundacją zawierające co najmniej:

1) numer dokumentu księgowego,

2) datę wystawienia dokumentu księgowego,

3) wystawcę dokumentu,

4) nazwę kosztu,

5) kwotę do refundacji dotyczącej realizacji zadania,

6) datę pierwotną uregulowania zobowiązania wobec kontrahenta.

Refundacje winny być dokonywane niezwłocznie po dokonaniu spłaty zobowiązań Zleceniobiorcy, jednakże nie później niż na dzień kończący dany okres sprawozdawczy, w którym nastąpiła spłata zobowiązania.

8. Dowody księgowe powinny zawierać opis merytoryczny. W opisie powinny znaleźć się co najmniej następujące elementy:

1) nr faktury (rachunku),

2) datę jej wystawienia,

3) wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi,

4) każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o  którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 z późn. zm.),

5) zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informację: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy. 

9. Dopuszcza się, z wyłączeniem wynagrodzeń, dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonych w kalkulacji. Przesunięcia te uznaje się, gdy nie nastąpiło zwiększenie przewidywanych  wydatków  o więcej niż 15 % lub nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.

IX. Termin składania ofert

1. Oferty realizacji zadania należy składać według wzoru określonego w Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z  wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057) wraz  z załącznikami za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl, w  terminie do dnia 19.01.2022 r. do godz. 14:00.

2. Instrukcja założenia konta w systemie witkac.pl oraz złożenia oferty dostępna jest na stronie internetowej www.witkac.pl.

3. Po wypełnieniu elektronicznego formularza ofert wraz z niezbędnymi załącznikami, należy z systemu  wydrukować „Potwierdzenie złożenia oferty” a następnie należy ten dokument podpisać przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu oferentów  (zgodnie z dokumentem KRS/bądź innym rejestrem lub których uprawnienia wynikają z załączonych pełnomocnictw), opieczętować i dostarczyć w wersji papierowej osobiście do sekretariatu Centrum Administracyjno – Rozliczeniowego w Gdyni, ul. Grabowo 2, 81-265 Gdynia, w godzinach od 7:30 do 15:30 do dnia  20.01.2022 r. lub przesłać za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na ww. adres.

4. W przypadku złożenia za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej, „Potwierdzenia złożenia oferty”, o której mowa w ust. 3, decyduje data wpływu do sekretariatu CAR w Gdyni.

5. Dla osób, które posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany lub e-dowód, dopuszcza się złożenie druku "Potwierdzenia złożenia oferty" wraz z załącznikami (w formacie .pdf zamiast jej papierowej wersji) za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej ePUAP dostępnej pod adresem https://epuap.gov.pl/ na adres skrytki Centrum Administracyjno-Rozliczeniowego:  /CARGdynia/SkrytkaESP wykorzystaniem Pisma ogólnego do podmiotu publicznego i wpisaniem w temacie: „Otwarty Konkurs Ofert: Przygotowanie i dostarczanie posiłków uczestnikom Środowiskowego Domu Samopomocy Wąsowicza 3 /  Środowiskowego Domu Samopomocy Maciejewicza 11.” (decyduje data wpływu na skrytkę ePUAP). Potwierdzenie złożenia oferty musi zostać podpisane elektronicznie (tj. podpis kwalifikowany, profil zaufany lub e-dowód) przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. UWAGA! Skan podpisu nie jest podpisem elektronicznym.

6. Oferty wpływające po terminie nie będą rozpatrywane.

7. Oferent przed zawarciem umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego, zobowiązany będzie do dostarczenia:

1) informacji o składzie osób reprezentujących Oferenta: imiona i nazwiska osób, numery PESEL,

2) umowy pomiędzy Oferentami, którzy złożyli ofertę wspólną, określającą zakres ich świadczeń, składających się na realizację zdania publicznego,

3) informacji o wskazanym rachunku bankowym do obsługi dotacji.

8. Przed rozpoczęciem realizacji zadania Oferent zobowiązany jest dostarczyć Ogłaszającemu konkurs:

1) aktualne zezwolenie ze Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej na przygotowanie posiłków i transport, tj. decyzję wydaną przez Państwowy Powiatowy Inspektorat Sanitarny stwierdzającą spełnienie wymagań higieniczno-sanitarnych dot. pomieszczeń, wyposażenia, sprzętu i urządzeń określonych w Zał. II do Rozporządzenia (WE) nr 852/ 2004 parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (DUUEL rok 2004, Nr 139 st. 1 z późn zm.),

2) aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Powiatowej Inspekcji Sanitarnej.

9. W terminie 7 dni od upływu terminu składania ofert, lista Oferentów, rodzaj zadania oraz wielkość wnioskowanej dotacji zostanie opublikowana:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Gdynia i CAR w Gdyni,

2) na tablicy ogłoszeń w GCOP i CAR w Gdyni,

3) na stronie miejskiego portalu internetowego: www.gdynia.pl.

X. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru oferty

1. Decyzję o wynikach otwartego konkursu ofert oraz o wyborze oferty podejmuje Prezydent Miasta Gdyni w formie zarządzenia, po uprzednim zapoznaniu się z opinią Komisji Oceniającej. 

2. Procedura rozpatrywania ofert będzie obejmować ocenę formalną i ocenę merytoryczną.

3. Ocena formalna będzie obejmowała sprawdzenie:

1) zachowania terminu złożenia oferty,

2) zachowania wymogów określonych w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do Spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z  wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r. poz. 2057),

3) zachowania warunków i wymogów niniejszego Ogłoszenia,

4) załączenia wszystkich wymaganych dokumentów,

5) czy oferta została złożona przez podmiot do tego uprawniony,

6) czy oferta została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta.

4. Oferty nie spełniające wymogów formalnych nie podlegają opiniowaniu przez Komisję Oceniającą.

5. Komisja Oceniająca będzie analizować merytoryczną zawartość złożonych ofert posługując się kartą oceny oferty realizacji zadania publicznego. Komisja Oceniająca dokona oceny poszczególnych ofert oraz przyzna im odpowiednią liczbę punktów za każde kryterium. Kryteria dzielą się na kryteria oceny ustawowej oraz kryteria oceny dodatkowej:

1) Kryteria oceny ustawowej (łącznie można zdobyć do 60 punktów).

Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez Oferenta.	Tak/Nie
Analiza i ocena realizacji zadań publicznych w latach poprzednich (rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczania otrzymanych środków).	do 5
Ocena kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania.	do 15
Wkład osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków.	do 10
Ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie.	do 30

 

2) Kryteria oceny dodatkowej (łącznie można zdobyć do 40 punktów).

Nazwa kryterium	Wartość punktowa
Doświadczenie Oferenta w prowadzeniu zadań o podobnym charakterze.	do 30
Ocena zakładanej efektywności wykorzystania dotacji	do 10

 

6. Prezydent Miasta Gdyni dokona wyboru oferty w siedzibie CAR w Gdyni ul. Grabowo 2, w terminie do 30 dni od upływu terminu składania ofert, określonego w ogłoszeniu konkursowym.

7. Lista rankingowa, a także wykaz organizacji pozarządowych, którym przyznano dotację, rodzaj zleconego zadania i kwoty przyznanej na realizację zadania są publikowane:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta i CAR,

2) na tablicy ogłoszeń CAR w Gdyni,

3) na stronie miejskiego portalu internetowego: www.gdynia.pl,.

8. Prezydent Miasta Gdyni zastrzega sobie prawo do:

1) odwołania konkursu bez podania przyczyny,

2) zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania konkursowego, w tym przesunięcia terminu składania ofert,

3) zmiany terminu podjęcia decyzji, co do rozstrzygnięcia konkursu,

4) odmowy podpisania umowy i przyznania dotacji podmiotowi wyłonionemu w konkursie gdy Oferent:

a) utraci osobowość prawną,

b) zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną i finansową Oferenta,

c) w wyniku kontroli dokumentacji finansowej i merytorycznej Oferenta okaże się, że wcześniej przyznana dotacja została wydana lub rozliczona nieprawidłowo.

9. Od decyzji Prezydenta Miasta Gdyni w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Aleja Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk. Skargę wnosi się w terminie trzydziestu dni od dnia opublikowania przez Prezydenta Miasta Gdyni informacji o rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert. 

10. O wyniku konkursu Oferenci zostaną powiadomieni na piśmie.

11. Szczegółowe terminy oraz warunki finansowania i rozliczania zadania będzie regulować umowa zawarta pomiędzy Prezydentem Miasta Gdyni, a  Oferentem wybranym w wyniku otwartego konkursu ofert.

XI. Informacja o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku bieżącym  i w roku poprzednim zadaniach tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami

Nazwa zadania/ Termin realizacji zadania	Rozdział	Paragraf	Kwota rozliczonej dotacji w 2020 r. (w zł)	Kwota przekazanej dotacji w 2021 r. (w zł)
„Przygotowanie i dostarczenie posiłków osobom objętym wsparciem przez MOPS w Gdyni.” Termin: Od 01.11.2016 r. do 31.10.2021 r.	85230 85203 85228	2360	ŚDS Maciejewicza – - 186 610,18 zł. ŚDS Wąsowicza – 127 898,18 zł.	ŚDS Maciejewicza – 264 952,60 zł. ŚDS Wąsowicza - 208 171,40 zł.

 

Załączniki:

1. Ankieta Gdyńskiego Banku Danych o Organizacjach  Pozarządowych.

2. Oświadczenie Oferenta o nieposiadaniu zobowiązań względem Miasta Gdynia.

3. Oświadczenie Oferenta o kwalifikowalności podatku VAT.