Czy wniosek do KRS można złożyć przez Internet?

Od stycznia 2007 roku istnieje możliwość wysłania wniosku drogą elektroniczną. Najważniejszym, ale też zapewne najtrudniejszym, warunkiem jest jednak posiadanie bezpiecznego elektronicznego podpisu. Wniosek, który organizacja składa do KRS, musi być opatrzony podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jej reprezentacji. Dotyczy to zarówno formularzy, jak i dokumentów dołączanych do wniosku. Dodatkowo, jeśli do wniosku dołączamy odpisy jakichś dokumentów, one także powinny być opatrzone podpisem elektronicznym osoby, która potwierdzała ich oryginalność.

PRZYKŁAD: Fundacja Pogodna Jesień składa wniosek o rejestrację w KRS drogą elektroniczną. Wymaganym załącznikiem do wniosku jest akt notarialny. Notariusz, potwierdzając oryginalność aktu notarialnego, musi opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Tak więc, aby korzystać z możliwości składania wniosków drogą elektroniczną, trzeba:

dysponować bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, który występuje w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji,

wszystkie dokumenty dołączone do wniosku muszą mieć podpis elektroniczny i występować w jednym z wymienionych formatów: pdf (z możliwością wydruku), doc, rtf, odt, txt.

Opatrzenie wszystkich dokumentów podpisami elektronicznymi dla wielu organizacji może być niemożliwe, z powodu dość wysokich kosztów zakupu urządzenia i kart do podpisów. Własne podpisy elektroniczne musieliby posiadać nie tylko członkowie zarządu, ale też przewodniczący zebrań i protokolanci. Istnieje jednak możliwość wysłania drogą elektroniczną formularzy rejestrowych, a pocztą tradycyjną pozostałych dokumentów w wersji papierowej.

Pamiętajmy, że jeśli wniosek został złożony w formie elektronicznej, cała korespondencja z sądu (orzeczenia, pisma sądowe) będzie także dostarczana do organizacji elektronicznie.

Korespondencja wysłana przez sąd do organizacji zostanie uznana za doręczoną z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru. W przypadku braku takiego potwierdzenia sąd uzna doręczenie za skuteczne z upływem 14 dni od daty wysłania korespondencji na adres wnioskodawcy. Należy pamiętać, że data doręczenia ma szczególne znaczenie w przypadku wniosków, które wymagają poprawienia. W orzeczeniu sąd zwykle wskazuje, ile czasu ma organizacja na ponowne złożenie poprawionego wniosku.

Aby zmniejszyć ryzyko, że korespondencja nie dotrze do organizacji i nie zachowamy wszystkich terminów, na internetowej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości uruchomiono specjalny panel do składania wniosków do KRS. Jest on dostępny pod adresem: http://pdi.ms.gov.pl/portal_v1/index.php.
Aby móc z niego skorzystać najpierw organizacja musi zarejestrować się i uzyskać własny login i hasło. Po zalogowaniu się przez organizację system przeprowadza weryfikację podpisu elektronicznego. W tym celu organizacja musi zainstalować na dysku lokalnym specjalny plik z wnioskiem, który trzeba będzie podpisać podpisem elektronicznym. Jeżeli wszystko przebiegnie pomyślnie, w panelu elektronicznego dostępu do KRS organizacja będzie miała do wyboru wszystkie możliwe formularze KRS.

Wniosek złożony drogą elektroniczną jest od razu kierowany do właściwego wydziału KRS lub do Centralnej Informacji, gdzie zostaje wydrukowany i dołączony do akt organizacji.

Korespondencja z sądu (orzeczenie, postanowienie o zwrocie) zostanie wysłana również drogą elektroniczną i będzie dostępna dla organizacji w panelu dostępu elektronicznego po zalogowaniu się do niego.

Organizacja nie wysyła wniosku z własnej poczty mailowej, należy korzystać z panelu stworzonego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Za pośrednictwem tego panelu organizacja otrzyma informacje z KRS.

W sprawie problemów technicznych związanych z internetowym dostępem do KRS można się kontaktować z Departamentem CORS i Informatyzacji Resortu Ministerstwa Sprawiedliwości, pod numerem telefonu: (0-22) 611 70 07.