Jak często powinno być zwoływane walne zebranie? Czy zarząd musi się spotykać co miesiąc?

W statucie powinny znaleźć się informacje o trybie pracy oraz o sposobie podejmowania decyzji przez poszczególne władze stowarzyszenia. Często w statutach pojawia się zapis o tym, że walne zebranie czy zarząd obraduje na podstawie zatwierdzonych przez siebie regulaminów. Choć nie są to dokumenty wymagane, to opracowanie ich pozwala m.in. dookreślić tryb pracy, jej zasady. Tutaj znajdują się przykładowe wzory takich regulaminów: http://www.ngo.pl/x/370223.

Walne zebranie

Walne może pracować w dwóch trybach, jako:

zwyczajne walne zebranie członków – sprawozdawcze i sprawozdawczo- wyborcze

Najczęściej zebranie sprawozdawcze jest zwoływane raz do roku, natomiast cykl zwoływania zebrania sprawozdawczo-wyborczego związany jest z długością kadencji wybieralnych władz stowarzyszenia, a więc może wynosić np. 2, 3 czy 5 lat.
PRZYKŁAD: Zarząd i Komisja Rewizyjna Stowarzyszenia „Wesołe Krasnale” wybierane są przez walne zebranie na okres 3 lat. W statucie określony został tryby zwoływania walnego zebrania następująco: „Zwyczajne walne zebranie członków jest zwoływanie jako sprawozdawcze raz w roku, a jako sprawozdawczo-wyborcze co3 lata.”

nadzwyczajne walne zebranie członków

To zebranie zwoływane w innym niż zwykły tryb pracy terminie, wtedy, gdy zachodzi taka potrzeba.
PRZYKŁAD: Zarząd Stowarzyszenia „Wesołe Krasnale” podejmuje decyzję o złożeniu wniosku o uzyskanie statusu pożytku publicznego. W związku z tym, że statut stowarzyszenia nie spełnia wszystkich potrzebnych wymogów i trzeba go dostosować – zarząd zwołuje nadzwyczajne walne zebranie członków w sprawie zmiany statutu.

W statucie określa się także, kto i jak może zwoływać walne zebranie. W praktyce chodzi o to, w jaki sposób i kiedy muszą być poinformowani o zebraniu członkowie stowarzyszenia. Praktycznym rozwiązaniem zapisu statutowego jest możliwość zwoływania walnego zebrania w tzw. drugim terminie (np. po półgodzinie), kiedy to do podejmowania uchwał nie jest potrzebne kworum.

PRZYKŁAD: Walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze jest zwoływane na wniosek zarządu stowarzyszenia. Członkowie stowarzyszenia muszą być o nim poinformowani na dwa tygodnie przed planowanym terminem. Jeśli na zebraniu nie ma wymaganego kworum zwołuje się zebranie w drugim terminie nie później niż w ciągu miesiąca od dnia zwołania Walnego Zebrania Członków.

PRZYKŁADOWY ZAPIS W STATUCIE:
1. Najwyższą władzą Stowarzyszenia jest Walne Zebranie Członków.
2. Walne Zebranie może być zwyczajne i nadzwyczajne.
3. Zwyczajne Walne Zebrania zwołuje Zarząd raz w roku, jako sprawozdawcze, i co pięć lat, jako sprawozdawczo-wyborcze, zawiadamiając członków o jego terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad co najmniej na 14
dni przed terminem Walnego Zebrania. Jeśli na zebraniu nie ma wymaganego kworum zwołuje się zebranie w drugim terminie nie później niż w ciągu miesiąca od dnia zwołania Walnego Zebrania Członków.
4. Walne Zebranie obraduje wg uchwalonego przez siebie regulaminu obrad.
5. Nadzwyczajne Walne Zebranie zwołuje Zarząd:
a. z własnej inicjatywy,
b. na żądanie członków Komisji Rewizyjnej,
c. na pisemny wniosek co najmniej 1/3 ogólnej liczby członków zwyczajnych
Stowarzyszenia.
6. Nadzwyczajne Walne Zebranie powinno zostać zwołane przed upływem 21 dni od daty zgłoszenia wniosku lub żądania i obradować nad sprawami, dla których zostało zwołane.

Zarząd i komisja rewizyjna

Jeśli chodzi o częstotliwość spotkań zarządu i komisji rewizyjnej, to dobrym rozwiązaniem jest podanie w statucie tzw. dolnej granicy (np. zarząd stowarzyszenia spotyka się nie rzadziej niż 4 razy w roku). Z jednej strony, mamy wtedy pewność, że będą to przynajmniej 4 spotkania, np. co kwartał, a z drugiej – nie ograniczamy możliwości spotkania w razie potrzeby. Komisja rewizyjna zazwyczaj spotyka się rzadziej, ale powinien to być przynajmniej jeden raz w roku, choćby w celu przyjęcia sprawozdania z działalności zarządu za miniony rok.

PRZYKŁADOWY ZAPIS W STATUCIE:
1. Posiedzenia Zarządu odbywają się w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Posiedzenia Zarządu zwołuje prezes.
2. Posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbywają się w miarę potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w roku. Posiedzenia Komisji zwołuje przewodniczący.