Poradnik - ngo.pl

Jestem likwidatorem fundacji i mam problem ze sporządzeniem sprawozdania finansowego. Decyzja o likwidacji została podjęta 1 grudnia 2018 r.  Informacja o likwidacji jest już zamieszczona w KRS. Wiem, że mam sporządzić sprawozdanie finansowe na dzień likwidacji fundacji, ale nie wiem, co dalej – czy kolejne sporządzam za okres od rozpoczęcia likwidacji do jej zakończenia? W statucie mamy zapis, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Kiedy organizacja pozarządowa nie ma perspektyw dalszego działania, powinno się ją zlikwidować – podejmując formalną decyzję. Po podjęciu decyzji o likwidacji trzeba wybrać likwidatora organizacji pozarządowej. W tym momencie zarząd przestaje pełnić swoją funkcję, a osobą uprawnioną do reprezentowania NGO w czasie likwidacji jest likwidator (bądź likwidatorzy jeśli jest ich kilku). To też oznacza, że likwidator jest odpowiedzialny również za sporządzenie sprawozdań finansowych i złożenie (wysłanie) do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej lub do KRS.

Sprawozdanie finansowe za okres od rozpoczęcia likwidacji do jej zakończenia stanowi element sprawozdania likwidatora z czynności, jakie wykonał w czasie likwidacji – czyli kopię sprawozdania składa się do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wykreślenie likwidowanej NGO z KRS.

Okresy, za jakie sporządza się sprawozdanie finansowe, są określone w ustawie o rachunkowości. Generalnie sprawozdanie finansowe sporządza się za okres od początku roku obrotowego do jego zakończenia. Rok obrotowy trwa 12 miesięcy. Rok obrotowy zazwyczaj jest tożsamy z rokiem kalendarzowym – choć przepisy dają możliwość, aby podjąć decyzję o tym, by okresy te nie pokrywały się (np. rok obrotowy dla organizacji zajmującej się edukacją może trwać od 1 września do 31 sierpnia).

Zdefiniowanie roku obrotowego przekłada się na terminy, za jakie sporządza się sprawozdanie finansowe. Sytuacja opisana w pytaniu była typowa – rok obrotowy pokrywał się z rokiem kalendarzowym, czyli rozpoczynał się 1 stycznia i kończył 31 grudnia.

W ustawie o rachunkowości wiąże się sporządzenie sprawozdania finansowego z terminem „otwierania” i „zamykania” ksiąg rachunkowych. Sprawozdanie sporządza się za okres od otwarcia do zamknięcia ksiąg rachunkowych. W przepisach można też spotkać się z pojęciem „dzień bilansowy” – jest to dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe, czyli jest to też dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje m.in.:

1. na początek każdego roku obrotowego,
2. na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje m.in.:

1. na dzień kończący rok obrotowy,
2. na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3. na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Tak więc likwidacja oznacza otworzenie ksiąg rachunkowych (i na jej koniec zamknięcie), a zatem powstaje obowiązek sporządzenia sprawozdania. Do tego dochodzą pozostałe obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym: tj. jego zatwierdzenie w odpowiednim czasie i przesłanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (jeśli organizacja nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców w KRS - tj. gdy nie prowadzi działalności gospodarczej) lub do KRS (jeśli organizacja jest wpisana do rejestru przedsiębiorców).

Terminy związane ze sprawozdaniem finansowym:

1. Sporządzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (dnia bilansowego).
2. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego (dnia bilansowego).
3. Złożenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego:

• do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej - jeśli organizacja nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców.
• do KRS - jeśli organizacja jest wpisana do rejestru przedsiębiorców.

W stowarzyszeniach sprawozdania finansowe zatwierdzane są najczęściej przez Walne Zebranie, a w fundacjach – przez Radę Fundacji (o ile jest). Kto konkretnie jest odpowiedzialny za zatwierdzenie – powinno wynikać ze statutu organizacji. Wraz z podjęciem decyzji o likwidacji i z wyborem likwidatora tylko zarząd przestaje pełnić swoją funkcję, ale pozostałe organy, w tym kontrolno-nadzorcze nadal istnieją i pełnią swoją funkcję.

W opisanej sytuacji powinny być sporządzone 3 sprawozdania (obejmujące poszczególne okresy od otwarcia do zamknięcia ksiąg rachunkowych):

Od początku roku (1 stycznia 2018 r.) do dnia poprzedzającego postawienie fundacji w stan likwidacji (30 listopada 2018 r.) 

Od dnia rozpoczęcia likwidacji (1 grudnia 2018 r.) – do końca roku (31 grudnia 2018 r.) 

Od początku roku (1 stycznia 2019 r.) – do dnia zakończenia likwidacji (np. do 30 września 2019 r. – jeśli tego dnia likwidacja zostanie zakończona)

Sprawozdania finansowe powinny być podpisane przez likwidatora (lub likwidatorów jeśli jest ich kilku), zatwierdzone przez odpowiedni organ NGO oraz złożone do Szefa KAS lub do KRS.

Za te same okresy, za które sporządza się sprawozdanie finansowe, powinny być też sporządzone i złożone do urzędu skarbowego zeznania podatkowe od osób prawnych - CIT-8.

Sporządzenie sprawozdań finansowych to jeden z obowiązków likwidatora i powinien on wykazać przed KRS, że z tego obowiązku się wywiązał. Dlatego kopie sprawozdań finansowych za okres od rozpoczęcia do zakończenia likwidacji (w tym przypadku są to dwa sprawozdania) składa też do KRS jako załącznik do formularza o wykreślenie organizacji (KRS-X2) lub  przynajmniej likwidator w swoim sprawozdaniu dołączanym do formularza KRS-X2 podaje, że dopełnił tego obowiązku i przedstawia dane ze sprawozdania finansowego.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2020 roku sprawozdania finansowe muszą mieć postać elektroniczną, być sporządzone w "strukturze logicznej" oraz podpisane podpisami elektronicznymi -  podpisem kwalifikowanym (płatnym) lub za pomocą profilu zaufanego (podpis bezpłatny).

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. 
(Dz.U.2018.395 t.j. z dnia 2018.02.20)

Art. 3.

1. Ilekroć w ustawie jest mowa o:

(…)

9) roku obrotowym - rozumie się przez to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy;

10) dniu bilansowym - rozumie się przez to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe;

(…)

Art. 12.

1. Księgi rachunkowe otwiera się, z zastrzeżeniem ust. 3:

1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

- w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

1.  Księgi rachunkowe zamyka się, z zastrzeżeniem ust. 3, 3a, 3b i 3c:

1) na dzień kończący rok obrotowy,

2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,

3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,

4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,

5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,

6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,

7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami – nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

(…)

Art. 45.

1. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 12 ust. 2, oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio, z zastrzeżeniem ust. 1a i 1b, zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określone w rozdziale 4. (…)

Art. 52.

1. Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
    
2. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
    
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio również do:

1) sprawozdania finansowego sporządzonego na dzień określony w art. 12 ust. 2 lub na inny dzień bilansowy;

(…)

Art.  53.

1. Roczne sprawozdanie finansowe jednostki, z zastrzeżeniem ust. 2b, podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.(…)