Poradnik - ngo.pl

Nasza fundacja zarejestrowała się w rejestrze przedsiębiorców na początku ubiegłego roku. Zastanawiamy się, czy powinniśmy wobec tego złożyć sprawozdanie do KRS, skoro tak naprawdę nasza organizacja nie rozpoczęła prowadzenia działalności gospodarczej. W 2016 roku nie zarabialiśmy na swoich działaniach, czy to oznacza, że jesteśmy zwolnieni z obowiązków sprawozdawczych wobec KRS?

Zgodnie z przepisami organizacje pozarządowe zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców mają coroczny obowiązek złożenia w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) sprawozdania finansowego wraz z uchwałą zatwierdzającą to sprawozdanie bez względu na to, czy faktycznie w danym roku prowadziły działalność gospodarczą, czy nie. Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje organ wskazany w statucie danej organizacji, może to być np. rada fundacji, zarząd czy walne zebranie członków stowarzyszenia.

Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS to 15 dni od daty jego zatwierdzenia. Jeśli więc sprawozdanie za 2016 r. zostanie zatwierdzone przez organizację np. 20 czerwca 2017 r., to musi być ono złożone do KRS najpóźniej do 5 lipca 2017 roku.

Dla organizacji, których rok obrotowy równy jest rokowi kalendarzowemu (jest ich zdecydowana większość), ostatecznym terminem na podjęcie uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe jest 30 czerwca (czyli 6 miesięcy od zamknięcia roku obrotowego). Jeśli więc sprawozdanie finansowe będzie zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu, to termin wysłania sprawozdania do KRS mija 15 lipca - ponieważ jednak w 2017 r. 15 lipca to sobota, termin może być przesunięty na najbliższy dzień roboczy, czyli na 17 lipca 2017 r.

Organizacja, która składa tylko i wyłącznie sprawozdanie finansowe do KRS, powinna złożyć wypełniony formularz urzędowy KRS-Z30 wraz z załączonymi dokumentami, takimi jak:

• sprawozdanie finansowe,
• uchwała o zatwierdzaniu sprawozdania oraz dokumenty potwierdzające zatwierdzenie zgodnie z procedurą (np. protokół z walnego zebrania, lista obecności).

Jeśli sprawozdanie było poddawane audytowi, to organizacja pozarządowa załącza także opinię audytora.

Jeśli organizacja przy okazji wypełnienia obowiązków sprawozdawczych wobec KRS dodatkowo zgłasza inne zmiany do rejestru, takie jak np. zmianę statutu czy zmianę władz, to powinna złożyć urzędowy formularz KRS-Z20 (formularz podstawowy) i KRS ZN (na którym zgłasza się informację o złożeniu sprawozdania finansowego) oraz dołączyć pozostałe dokumenty: sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzaniu sprawozdania oraz dokumenty potwierdzające dokonanie zmiany oraz jej zatwierdzenie zgodnie z procedurą (np. protokół z walnego zebrania, lista obecności, uchwała o wyborze władz, uchwała o zmianie statutu). Jeśli sprawozdanie było podawane audytowi, to załącza się także opinię audytora.

Koszt złożenia sprawozdania finansowego przez organizację, która nie zgłasza dodatkowo żadnych zmian, wynosi 140 zł. Składa się na nią opłata sadowa za złożenie dokumentów – 40 zł oraz opłata za Monitor Sądowy i Gospodarczy – 100 zł (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł).

Opłata dla organizacji, która zgłasza sprawozdanie oraz przy okazji aktualizuje swoje dane w KRS wynosi 350 zł. Składa się na nią: 250 zł za zmianę w rejestrze przedsiębiorców oraz opłata za Monitor Sądowy i Gospodarczy – 100 zł (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł).

• Przykładowo wypełnione formularze: http://poradnik.ngo.pl/formularze-zgloszenie-sprawozdania-finansowego
• Opłaty, oddziały i nr kont KRS-ów: http://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-nr-kont-%20KRS

Fundacja zarejestrowana w zeszłym roku w rejestrze przedsiębiorców ma obowiązek złożyć zatwierdzone sprawozdanie finansowe do KRS wraz z uchwałą je zatwierdzającą. Uwaga! Złożenie sprawozdania do KRS nie zwalnia organizacji od złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego.

Opisaliśmy sytuację, kiedy NGO zarejestrowane jest w KRS – w rejestrze przedsiębiorców. Taka organizacja składa do KRS sprawozdanie finansowe, nawet jeśli realnie nie prowadzi działań gospodarczych (i z tego powodu ma wątpliwości czy obowiązek jej dotyczy).

Zdarza się też jednak odwrotna sytuacja. Organizacja pozarządowa jest zarejestrowane w KRS - w rejestrze stowarzyszeń i innych organizacji społecznych (ale nie w rejestrze przedsiębiorców) i bawia się, że dotyczy jej obowiązek wysyłania sprawozdań do KRS. Wyjaśniamy – NIE DOTYCZY! Tę sytuację opisaliśmy w informacji: Czy NGO składa sprawozdanie finansowe do KRS?

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.)

Art. 69. 1. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 700)

Art. 40. W dziale 3 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:

1) przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) – nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy, z tym że w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji przedmiot działalności i przedmiot przeważającej działalności określa się dla oddziału;

2) wzmiankę o złożeniu sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej, z oznaczeniem dat ich złożenia i roku obrotowego;

3) wzmiankę o złożeniu opinii biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez biegłego, na podstawie przepisów o rachunkowości;

4) wzmiankę o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty;

5) wzmiankę o złożeniu sprawozdania z działalności, jeżeli przepisy o rachunkowości wymagają jego złożenia do sądu rejestrowego;

6) (uchylony);

7) wzmiankę o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego;

8) informację o dniu kończącym rok obrotowy.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.