Poradnik - ngo.pl

Zanim nawiążemy kontakt z mediami, za każdym razem, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie „po co” chcę się komunikować z dziennikarzami, dziennikarkami? Bo należy się z nimi kontaktować wtedy, kiedy ma się coś do powiedzenia, do przekazania czytelnikom i czytelniczkom.

W życiu większości organizacji pojawią się takie momenty, w których warto, aby rozważyła skontaktowanie się z mediami, m.in.:

• rozpoczęcie nowego działania w organizacji, nowa usługa, produkt, kampania czy też wsparcie nowej grupy odbiorców np. lokalne stowarzyszenie uruchamia punkt bezpłatnych porad dla osób poszukujących pracy; fundacja rozpoczyna kampanię zachęcającą osoby w wieku seniorskim do adopcji zwierząt ze schroniska             
• ważne wydarzenie, istotna zmiana, sukces w życiu organizacji lub jej podopiecznych np. stowarzyszenie dostało regionalną nagrodę za skuteczne angażowanie wolontariuszy; podopieczna fundacji wygrała prestiżowy ogólnopolski konkurs artystyczny, dzięki temu, że mogła uczestniczyć w zajęciach
• edukowanie społeczności o ważnej sprawie, problemie którym zajmuje się organizacja np. koalicja lokalnych organizacji opracowała raport o bezpieczeństwie na drogach w powiecie; fundacja po kilku latach działalności przygotowała dane o edukacji artystycznej w gminie

A jeśli już pojawi się myśl, że warto i potrzebujemy się z mediami skontaktować, to przygotujmy się do tego odpowiednio (o czym poniżej).

Chcecie aby Wasza organizacja współpracowała z mediami? Widzicie potencjalne korzyści, które możecie odnieść? Świetnie!

Dobrze, aby organizacja miały życzliwych i zaprzyjaźnionych dziennikarzy, którzy chętnie i kompetentnie będą pisać o sprawach którymi się zajmuje. Nie jest to niemożliwe, ale droga do tego jest raczej długa. Zdecydowanie łatwiej jest doprowadzić do takiej sytuacji, gdy organizacja działa lokalnie (na terenie np. gminy), gdzie ukazuje się kilka tytułów prasowych, serwisów informacyjnych, ludzie się znają, łatwiej dotrzeć do dziennikarzy. Ale organizacje w dużych miastach lub działające na skalę ogólnopolską nie są bez szans. Poniżej kilka kroków, prowadzących do nawiązania i utrzymania kontaktu z dziennikarzem, dziennikarką.

Określ cel: po co organizacja chce się komunikować z mediami, co chce osiągnąć dzięki tym relacjom? Zastanów się, jakie informacje i jak często chcesz przekazywać? O czym chcesz, aby dziennikarze pisali np. czy chcesz, aby zapraszali na cyklicznie organizowane warsztaty, a może raczej aby w stałej kolumnie zamieszczali porady dla bezrobotnych lub wsparli Was w przekonaniu władz lokalnych do rozwiązywaniu problemu braku zieleni w mieście? A może chcecie, aby dzięki mediom więcej osób dowiedziało się o działaniach organizacji i wzięło w nich udział?

Precyzyjne określenie celu komunikacji z mediami jest niezwykle istotne i przekłada się na wybór mediów, przekazów i form współpracy. Bez zastanowienia się nad tym, co dzięki współpracy z mediami chcecie osiągnąć, kolejne kroki będą stratą czasu.

Określ przekaz i treść: jakim tematem konkretnie chcesz zainteresować media, co masz do przekazania, o czym chcesz opowiadać, co nagłaśniać? Czy będzie to oferta warsztatów na najbliższy miesiąc? Czy może najnowszy raport o bezpieczeństwie na drogach w Waszej miejscowości? A może nowy punkt porad, z którego mogą bezpłatnie korzystać mieszkańcy?

Przekaz i treści, to o czym będziecie konkretnie mówić, muszą realizować cel!

Przygotuj się: 

• merytorycznie: zbierz wszystkie materiały dotyczące przekazu, które mogą być ciekawe dla mediów (raporty, dane, zdjęcia, nagrania, wypowiedzi uczestników zajęć itp.), przygotuj informacje, dlaczego właśnie Twoja organizacja się tym zajmuje (biogram lub wizytówka organizacji, doświadczenie w tym temacie, informacje o ekspertach itp.)
• organizacyjnie: określ, kto będzie się kontaktował z dziennikarzami, jak dostaną materiały (a może powstanie podstrona, gdzie będzie można je pobrać?), kto się będzie wypowiadał do radia, kto może pójść na nagranie?  

Im lepiej przygotujesz się przed nawiązaniem kontaktu, tym mniej sytuacji Cię zaskoczy.

Wybierz media: Gdy już wiesz, po co i z czym będziesz się zwracać do mediów, określ, które tytuły to zainteresuje i będą najlepsze do osiągnięcia Waszego celu: dziennik lokalny, a może internetowy serwis gminy lub telewizję regionalną. Zastanów się, które z tych mediów są najważniejsze lub do których najłatwiej dotrzeć. Czy lokalny portal internetowy oraz serwis urzędowy mogą napisać o nowym punkcie porad i zachęcić mieszkańców do odwiedzenia go? Czy będziecie mieli coś do pokazania w TV, czy raczej ciekawszy materiał będzie na audycję radiową? Określcie najlepsze z punktu widzenia celu media, które pozwolą Wam dotrzeć do odbiorców, odbiorczyń. Pamiętaj, że media oddziałują na siebie – jeśli dziennikarz telewizyjny przejrzy gazetę i przeczyta w niej ciekawą relację z imprezy organizacji, następnym razem jest szansa, że sam się skontaktuje.

Zbierz kontakty, przygotuj bazę mediów: dowiedz się, kto w danym tytule może być zainteresowany sprawą i nawiąż kontakt. Być może uda Ci się znaleźć znajomego dziennikarza/ znajomą dziennikarkę (lub znajomego znajomego), którzy ułatwią nawiązanie kontaktu? Więcej informacji o budowaniu bazy mediów znajdziesz poniżej.

Określ formę współpracy z każdym tytułem: do wyboru masz wiele sposobów na współpracę z mediami (zobacz: Jak…). I z dużym prawdopodobieństwem, gdy zdecydujesz się na rozwijanie współpracy z kilkoma tytułami, to z każdym z nich będziesz współpracować w inny sposób. Gdy nie wiesz, jak - po prostu spytaj dziennikarzy/dziennikarki o ich oczekiwania! Ważne jest to, aby we współpracy, obserwując relację dopasować najbardziej adekwatną formę przekazywania informacji i być otwartym na jej modyfikację w zależności od sytuacji.

Nawiąż kontakt i współpracuj: gdy już wiesz do kogo konkretnie i w jakiej formie dostarczyć przekaz Waszej organizacji, przygotuj odpowiednie materiały (np. informację pasową), wyślij i podtrzymuj relacje. Poznaj cykl pracy redakcji – inaczej pracują dzienniki, inaczej tygodniki, a inaczej miesięczniki, a zupełnie inaczej serwisy internetowe.

Komunikat dobrze jest dopasować do konkretnej osoby np. zaproszenia na festyn nie wysyłamy do dziennikarza piszącego o gospodarce lub do miesięcznika, a raczej do lokalnego serwisu informacyjnego. Inne informacje wyślemy też do zaprzyjaźnionych dziennikarzy, którzy już nas znają, możemy się odnieść do wspólnych publikacji, a inne do tych, z którymi nie współpracowaliśmy.

Jeśli interesuje Cię cykliczna współpraca (np. stała kolumna z poradami w gazecie), przygotuj ofertę, podchodź otwarcie i elastycznie do ustaleń, a w trakcie realizowania wzajemnych zobowiązań dbaj o wysoką jakość i rzetelność.

Jeśli raczej chcesz dostarczać regularnie aktualności o działaniach organizacji, ustal najlepszy dla dziennikarza, dziennikarki sposób na przekazywanie takich informacji i… przesyłaj je zgodnie z umową.

Jeśli organizacja chce przekazać zaproszenie na imprezę – należy się skontaktować z odpowiednim wyprzedzeniem (nie z dnia na dzień, ale też nie z miesięcznym wyprzedzeniem – dziennikarz zapomni).

Jeśli udało Ci się nawiązać kontakt, dziennikarz/dziennikarka nas kojarzy, wie kim jesteśmy, czym się zajmujemy, to podtrzymujmy relacje poprzez:

• regularne przesyłanie dobrych informacji (atrakcyjnych, dobrze przygotowanych, spełniających standardy dobrego komunikatu);
• gotowość do pomocy – jeśli dziennikarz szuka pomocy w pozarządowym temacie, to niech wie, że od nas czegoś się dowie (albo skierujemy go w odpowiednie miejsce);
• wyłączność – podawanie jako pierwszej osobie ważnych informacji;
• równowagę w kontakcie: nie za często, nie za rzadko, wtedy kiedy naprawdę mamy coś do przekazania.

Dla każdej osoby zajmującej się kontaktami z dziennikarzami baza mediów to podstawowe narzędzie pracy i prawdziwy skarb. W bazie mediów zbieramy informacje o: tytule i rodzaju danego medium (zasięg, branża, forma), imię i nazwisko dziennikarza, dziennikarki, tematyka, sprawy, którymi się zajmuje, kontakt (e-mail, telefon, inne formy); notatki o przebiegu współpracy: czy i jak reaguje na nasze komunikaty, czy ma jakieś specjalne oczekiwania, wymagania, historia kontaktów.

W bazie mediów nie chodzi o liczbę kontaktów, ale o ich jakość. Można kupić gotową bazę 100 dziennikarzy i mieć do nich maile, ale nikt z nich nie zainteresuje się naszym materiałem. Lepiej mieć 3-5-10 osób, które znają i kojarzą naszą organizację.

Warto zrobić listę mediów, które interesują organizację (zdecydowanie jest łatwiej, gdy planujecie docierać z informacją lokalnie lub do mediów z określonej branży). Następnie skontaktować się telefonicznie z redakcjami i zdobyć namiar na dziennikarza, który zajmuje się danym tematem (to czasochłonne zadanie). Można również przeglądać strony internetowe tytułów lub drukowane wydania i zobaczyć, kto pisze najczęściej o temacie, który nas interesuje i spróbować skontaktować się bezpośrednio.

Pamiętajmy, że bazę kontaktów powinniśmy uaktualniać regularnie – śledzić, kto o czym pisze, czy pojawiają się nowi dziennikarze, czy tytuły prowadzą tematyczne rubryki itp.

Przede wszystkim… nie panikować! To nic strasznego, że media chcą czegoś się dowiedzieć.

Jeśli jest w organizacji osoba wyznaczona do kontaktów z mediami, to oczywiście trzeba jak najszybciej przekazać dziennikarza/dziennikarkę w odpowiednie ręce.

Jeśli nie ma w organizacji takiej osoby, należy dowiedzieć się dokładnie w jakiej sprawie dzwonią do nas media, jakich informacji i na kiedy potrzebują. Jeśli na zadane pytania nie można odpowiedzieć od razu, trzeba umówić się na konkretny termin. Dziennikarze wysoko cenią szybkość (z reguły informacje są potrzebne „na wczoraj”) oraz uczciwość (jeśli nie można pomóc lub potrzeba na to dużo czasu – dobrze powiedzieć to od razu).

Poniżej kilka najczęstszych sytuacji, w których dziennikarze mogą skontaktować się z organizacją:

• potrzebują wypowiedzi eksperckiej lub specjalistycznych danych – jeśli organizacja zajmuje się konkretnym problemem (np. jest jedyną organizacją w powiecie, monitorującą współpracę NGO z samorządem), dziennikarz/dziennikarka może chcieć uzyskać dokładne informacje o jakiejś sytuacji. Trzeba się dowiedzieć o jakie dane chodzi (aby nie przesłać za dużo, ani za mało!), w jakim celu, gdzie się ukażą oraz w jakiej formie te dane są potrzebne (np. sam wykres, czy też tabelki z liczbami). Należy pamiętać o podawaniu dokładnego źródła danych. Jeśli dziennikarz/dziennikarka szuka eksperta do programu, to warto umożliwić kontakt telefoniczny lub osobisty. Można również mieć przygotowane gotowe wypowiedzi eksperta na dany temat (jeśli spodziewamy się zainteresowania mediów) i zaproponować przesłanie materiału.
• są zainteresowani konkretnym wydarzeniem – dziennikarz/dziennikarka słyszą od kogoś o działaniach organizacji lub znajdują informacje w sieci. Trzeba dowiedzieć się, co dokładnie go/ją interesuje, kiedy i gdzie chce to opisać. Jeśli wydarzenie ma charakter otwarty (np. szkolenie, warsztat), można zaprosić dziennikarza/dziennikarkę, żeby osobiście porozmawiał/a z uczestnikami albo zrobił/-a zdjęcia. Jeśli nie ma takiej możliwości, to dobrze mieć przygotowane krótkie informacje o akcji i przesłać je jak najszybciej.
• efekt komunikatu prasowego – na taką sytuację trzeba być przygotowanym, gdy organizacja wysłała do mediów komunikat. Należy skierować dziennikarza/dziennikarkę do osoby wskazanej w komunikacie, a jeśli od razu dobrze trafili, to dowiedzieć się, jakie informacje wzbudziły zainteresowanie, jakie trzeba dodatkowo skomentować. Można również zapytać na kiedy jest planowana publikacja oraz w jakiej formie (np. jako wywiad, krótka zapowiedź, czy artykuł problemowy). Warto być uczynnym i słownym – jeśli obiecamy, że za godzinę doślemy dane, to za godzinę powinny one być przesłane.
• sensacja, afera – to jedna z najtrudniejszych sytuacji, z którą przychodzi się zmierzyć; z reguły poprzedza ją niezbyt miłe wydarzenia dotyczące bezpośrednio organizacji (np. wypadek podczas imprezy) lub społeczności (np. konflikt w gminie między radnymi a organizacjami). W każdej z tych sytuacji trzeba przede wszystkim zachować spokój, profesjonalnie udzielić informacji zgodnie z prawdą, nie koloryzować, nie ukrywać danych.
• dzwoni do nas, ale sprawa nas nie dotyczy – jeśli z pytań ewidentnie wynika, że nie jest to temat, którym się zajmuje organizacja (np. dziennikarz/dziennikarka pyta o sprawy związane z sytuacją szkolnictwa w naszej gminie, a organizacja zajmujemy się ekologią), należy jasno wytłumaczyć, że to nie jest właściwy kontakt, nie zabierać głosu w tej sprawie i, jeśli jest taka możliwość, podać kontakt do właściwej organizacji. Jeśli dziennikarz uzyska pomoc, jest duże prawdopodobieństwo, że będzie o naszej organizacji pamiętał, przy właściwym temacie.

Każdy kontakt z mediami, warto odnotować w bazie mediów – aby wiedzieć, kto interesuje się daną problematyką lub aby uzupełnić naszą listę o nową osobę do współpracy.

Jeśli decydujecie się na nawiązywanie i utrzymywanie relacji z dziennikarzami, to ktoś za te kontakty w zespole organizacji musi odpowiadać. Jakie są opcje?

• zatrudnienie (wynajęcie) agencji PR lub zlecenie relacji z mediami osobie na zewnątrz: to raczej kosztowna opcja, chyba, że znajdziecie firmę gotową Was obsłużyć bezpłatnie/barterowo. Jeśli nie macie bardzo rozbudowanych kontaktów z mediami (i raczej nie planujecie takich mieć) nie ma potrzeby też korzystać z tej opcji. Ale jeśli już będziecie rozważać takie rozwiązanie, to poszukajcie firmy/osoby, która  ma doświadczenie w obszarze współpracy NGO-media. Uwaga! Zlecenie obsługi kontaktów z mediami nie oznacza że w ogóle nie będziecie się tym tematem zajmować! To w dalszym ciągu ktoś od Was powinien się wypowiadać w mediach, występować w audycjach itp.
• jedna wyznaczona osoba w organizacji (specjalista ds. PR/mediów): można w zespole wybrać osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakty z mediami; najczęściej jest to ktoś z władz organizacji lub osoba, która z racji innych zadań kontaktuje się z różnymi grupami z otoczenia (np. dziennikarzami). Taka osoba powinna mieć umiejętności: wypowiadania się i jasnego formułowania myśli, być otwarta i umieć działać pod presją (np. gdy otrzyma zaskakujące pytanie), nie bać się mikrofonu, kamery. Często zajmowanie się mediami jest dodatkowym zadaniem dla osoby: w większości organizacji to się sprawdzi, bo kontakty z mediami są sporadyczne, w określonych momentach roku, przy konkretnych wydarzeniach.
• podzielenie zadań między różne osoby w zespole: jeśli organizacja nie może przekazać współpracy z mediami jednej osobie, warto zastanowić się, jak te obowiązki można rozdzielić w zespole: ktoś może zrobić bazę mediów, ktoś napisać komunikat, a wypowiada się inna osoba. Wymaga to jednak koordynacji i dbania o szybki przepływ informacji i kontaktów między osobami
• można poszukać wolontariusza, wolontariuszki lub stażysty np. wśród studentów odpowiednich kierunków – dla nich to może być cenna praktyka, a organizacja zyska pomoc

Jest kilka rzeczy (plan minimum), które bez większych wydatków możemy zapewnić w organizacji, aby lepiej i łatwiej komunikować się z mediami.

• przygotowanie osoby - niezależnie od tego, jakie rozwiązanie przyjmiemy, to osoba (osoby) zajmujące się mediami, muszą być odpowiednio do tego przygotowane. Przede wszystkim taką osobę należy wyposażyć w wiedzę i materiały o organizacji i jej działaniach: powinna  wiedzieć co dokładnie robi organizacja, w jaki sposób, jakie są dane, liczby, fakty. Dobrze jest ustalić, do kogo można w razie czego odesłać dziennikarzy i w jakiej sprawie. Jeśli organizacja zdecyduje się zatrudnić osobę z zewnątrz, należy poświęcić czas na przekazanie jej tej wiedzy.
• komunikat podstawowy ("bio", "wizytówka") –  to napisane 3-4 zdania o organizacji, które odpowiadają na pytania "kim jesteśmy, co robimy". Komunikat taki należy dobrze sformułować prostym językiem, przystępnym słownictwem, zawrzeć w nim coś, co wyróżnia organizacje spośród innych.
• ulotka, folder, prezentacja (drukowana, pdf) – uniwersalny materiał, który mówi szerzej o działalności organizacji, pokazuje jej dokonania, zawiera dane do kontaktu. Oprócz konkretnej i uniwersalnej treści, powinien mieć atrakcyjną szatę graficzną. Jeśli organizacja prowadzi działania adresowane do różnych odbiorców (np. seniorów, dzieci i nauczycieli) można mieć osobne ulotki adresowane bezpośrednio do każdej z tych grup.
• dobre zdjęcia – jeśli działalność da się sfotografować, to zdjęcia będą lepiej przekonywać odbiorców niż najlepiej napisany tekst. Zdjęcia powinny być w miarę możliwości profesjonalne. Należy także przestrzegać zasad dot. ochrony wizerunku.
• strona www – to narzędzie, które pozwala na bieżąco utrzymywać kontakt z otoczeniem, informować o tym, co aktualnie się dzieje. Funkcję strony może pełnić także profil w mediach społecznościowych (np. na FB) lub wizytówka organizacji w spis.ngo.pl. Ważne, aby organizacja miała przynajmniej jedno miejsce w internecie, pod którym można znaleźć aktualne informacje, skontaktować się.
• monitorowanie mediów – można to robić samodzielnie (sprawdzi się szczególnie, gdy organizacja działa lokalnie, jest mało mediów w naszej okolicy i łatwo określić, którzy dziennikarze o czym piszą), przeglądając prasę i kolekcjonując teksty o organizacji. Można się nimi pochwalić, pokazać, że stowarzyszenie lub fundacja jest rozpoznawane. Inną opcją jest zlecenie monitoringu odpłatnie firmie monitorującej media lub korzystanie z narzędzi internetowych
• zbieranie dobrych przykładów, sukcesów, danych dokumentujących działania organizacji – najlepiej przekonują konkretne przykłady i liczby, są dowodem działalności, pokazują skalę działania.

Aby uniknąć „grzechów” w kontaktach z mediami, należy zwrócić uwagę na następujące sprawy.

Niedostępność

W organizacji nie ma nikogo, kto mógłby porozmawiać z mediami. Gdy zadzwoni dziennikarz, dziennikarka z prośbą o komentarz lub informacje, dowie się, że prezes jest na szkoleniu, a koordynatorka projektu ma spotkanie. Na stronie www jest nieaktualny telefon, a maila sprawdzacie raz na tydzień.

Rada: Wyznaczcie osobę, która będzie dostępna dla dziennikarzy, pomoże im znaleźć odpowiednie informacje, a w razie potrzeby opowie o tym, co robi organizacja.

Nieznajomość pracy redakcji

O ważnym wydarzeniu informujecie redakcję lokalnego tygodnika w dniu, w którym…. właśnie zamknęła numer. Dziennikarzowi z gazety codziennej każecie zadzwonić za kilka dni, a telewizyjnemu proponujecie przesłanie pakietu zdjęć mailem.

Rada: Telewizja potrzebuje obrazów, radio – dźwięków, a wszyscy dziennikarze – informacji przed zamknięciem numeru, wydania. Dowiedzcie się, jak pracują poszczególne redakcje, z którymi chcecie pracować, zapytajcie, w jakiej formie przesyłać dziennikarzom materiały i nigdy nie przekraczajcie umówionego terminu. Pamiętajcie, że to przecież ich praca, a od tego czy na czas i w jakiej formie dostaną od Was materiały zależy to, czy "wyrobią" się z oddaniem tekstu na czas.

Niedocenianie

Uważacie, że nie potrzebujecie dziennikarzy, bo Wasza misja „broni się sama”. Nie próbujecie więc informować o swojej działalności i budować wizerunku. Nie wykorzystujecie okazji, jaką daje obecność w mediach do wzmacniania realizacji strategii organizacji.

Rada: Przez media o Waszej organizacji usłyszy więcej ludzi, a dzięki temu możecie pozyskać nowych członków, wolontariuszy czy darczyńców. Publikacje na temat Waszej działalności to także większa wiarygodność przy pozyskiwaniu dotacji, partnerów, nagłaśnianiu problemu. Znana marka pomaga przekonać ludzi do zaangażowania.

„Obrażalstwo”

Kiedy dziennikarz, dziennikarka zadaje trudne pytania i drąży temat – obrażacie się. Dziennikarzy traktujecie jak wrogów i ignorantów, którzy na dodatek nic nie wiedzą o organizacjach pozarządowych.

Rada: Dziennikarze występują w imieniu innych, starają się zadać pytania, które zadaliby ich czytelnicy, widzowie lub słuchacze, szukają tematów i informacji, które zainteresują ich odbiorców. Zamiast się obrażać, lepiej cierpliwie tłumaczyć, czym zajmuje się Wasza organizacja. Obserwujcie, czym żyją media i zastanówcie się, w jaki sposób wykorzystać bieżące wydarzenia do promocji Waszej organizacji.

Słownictwo

Jak mówił Stanisław Lec, trzeba mówić nie tylko do rzeczy, ale także do ludzi. Dziennikarz przychodzący do Waszej organizacji zamiast „ludzkiej historii”, słyszy slang znany tylko w gronie organizacji pozarządowych, słowa, które nic nie mówią widzom lub słuchaczom.

Rada: Mów barwnie, używaj przykładów, naucz się kontrolować czas – poproszony o 30-sekundową wypowiedź, nie przemawiaj przez 3 minuty. Zastanów się, jak trudne, branżowe słowa (np. „beneficjent”, „projekt”, „aktywizacja społeczna”) podać w przystępny sposób.

Nieprzygotowanie

Podczas konferencji prasowej prezes czyta z kartki. W sali nie ma tablicy z logo organizacji. W materiałach dla dziennikarzy są wszystkie raporty, jakie wydała Wasza organizacja w ciągu ostatnich 5 lat – razem około 300 stron.

Rada: Konferencję prasową (zobacz tutaj) organizujcie tylko, jeśli macie coś naprawdę ważnego do przekazania. Zadbajcie o wystrój sali i przygotowanie osób występujących. Dziennikarzom często wystarczy jednostronicowa, dobrze napisana informacja prasowa o Waszym wydarzeniu zamiast grubych raportów, których i tak nie przeczytają.

Niewykorzystanie potencjału internetu i social mediów

Wasza organizacja nie pomyślała o stworzeniu strony internetowej. Nie macie aktualnych danych w internecie.

Rada: W dzisiejszych czasach sami możecie tworzyć informacje i dystrybuować je przez własne strony internetowe, blogi, zamieszczać zdjęcia i filmy w social mediach. Dziennikarze często szukają interesujących treści w internecie, a jeśli do Was przypadkiem trafią, zadbajcie, aby wszystkie informacje o tym co i jak robicie były aktualne i przystępne.

A co na pewno się sprawdzi w relacji z mediami? Bez względu jednak na rodzaj medium, z którym pracujesz, znaczenie będą miały:

Zaufanie. To podstawa każdej relacji, a taką jest również relacja między osobą z organizacji a dziennikarzem, dziennikarką. Lubimy pracować z kimś komu ufamy, gdy wiemy że dostaniemy od kogoś dobrej jakości pracę, na czas. Czujemy się pewnie, gdy ktoś odbiera telefon lub odpowiada na maila. Dotrzymując słowa w kontaktach z dziennikarzami, budujemy wzajemne zaufanie, które jest bezcenną walutą w tej relacji.

Przygotowanie, jakość. Dbając o to, aby dostarczane materiały były rzetelne, wysokiej jakości, na czas, ułatwiamy pracę dziennikarzowi. Jeśli poświęcimy czas na sprawdzenie literówek, poprawności plików, opisania linków, to osoba po drugiej stronie będzie miała zdecydowanie łatwiej i chętniej do nas wróci w przyszłości po więcej materiałów lub poleci nas innym przedstawicielom mediów.

Wiarygodność i rzetelność. Niemijanie się z prawdą. Trzymanie się tematu i sprawy, którą zajmuje się dziennikarz. Pokazywanie wszystkich niezbędnych danych i informacji. Szczerość w kontaktach i nie ukrywanie intencji. Przede wszystkim traktujmy dziennikarzy i dziennikarki jako ważnych partnerów naszej organizacji i dbajmy o to, aby to co mamy im do powiedzenia i co chcemy aby swoimi tekstami, audycjami puścili w świat było wiarygodne, dobrej jakości, rzetelnie przygotowane.

Szybkość. W mediach chodzi o czas: kto pierwszy poda informację, ten zyskuje; dziennikarze pracują szybko, zbierają materiały z różnych źródeł. Dbajmy o terminowość, informujmy z właściwym wyprzedzeniem o ważnych wydarzeniach.