Poradnik - ngo.pl

Walne zebranie członków to najważniejszy organ władzy stowarzyszenia, a tworzą go wszyscy jego członkowie. O tym, kto może być członkiem, rodzajach członków (zwyczajni, wspierający, honorowi), sposobie nabycia i utraty członkostwa, prawach i obowiązkach poszczególnych członków mówi szczegółowo statut OSP. 

Oczywiście działalność OSP opiera się na pracy zarządu i to on podejmuje większość decyzji w bieżących sprawach (zob. m.in. Jak pracuje zarząd…). Ale są też takie, o których zadecydować może tylko WZC.

Zgodnie ze statutem OSP WZC może być zwoływane w trybie:

• zwyczajnym (sprawozdawcze co roku lub sprawozdawczo-wyborcze raz na 5 lat), odbywające się w pierwszej połowie roku, przede wszystkim dla zamknięcia poprzedniego okresu sprawozdawczego i rozpatrzenia planów na rok bieżący, a podczas takiego zebrania można zgłaszać do porządku obrad dodatkowe sprawy i poddawać je pod głosowanie
• lub nadzwyczajnym, gdy zebranie (zwołane z inicjatywy zarządu, komisji rewizyjnej lub na wniosek określonej statutem liczby członków OSP) odbywa się dla omówienia tylko tej konkretnej sprawy, dla której zostało zwołane, i nie ma możliwości wnoszenia dodatkowych tematów do porządku obrad.

Statut określa, dla jakich spraw zwołuje się przede wszystkim WZC, czyli to, jakie są jego kompetencje, chociaż należy pamiętać, że walne zebranie może decydować o każdej wniesionej pod obrady sprawie.

Walne zebranie zwołuje zarząd w terminach określonych w statucie. Jeśli zdarzy się, że zarząd nie wywiąże się z obowiązku zwołania posiedzenia, prawo jego zwołania ma komisja rewizyjna.

Nie jest wymogiem, ale dużym ułatwieniem dla osób odpowiedzialnych za organizację i prawidłowy przebieg zebrań może być opracowanie regulaminu WZC, który – w zgodzie oczywiście z zapisami statutu – uszczegóławiać będzie zasady zwoływania i przebiegu zebrań. 

Regulamin taki powinien omawiać: 

• ogólne przepisy, wynikające z postanowień statutu danej OSP, 
• ustalenia dotyczące sposobu przeprowadzania wyborów, sposobu odwoływania z funkcji i wyborów uzupełniających, sposobu przeprowadzania głosowań, podejmowania uchwał, rozpatrywania planu pracy, budżetu i udzielania absolutorium, 
• określenie zakresu zadań organów walnego zebrania (przewodniczący zebrania, sekretarz zebrania/protokolant, poszczególne komisje), zadań nadzwyczajnego walnego zebrania,
• przepisy zawierające określenie sposobu uchwalania samego regulaminu i wprowadzania do niego zmian.

Oczywiście bardzo pomocnym, i dla wielu zarządów wystarczającym „przewodnikiem”, jest opracowany przez ZOSP RP komplet wzorów kilkunastu dokumentów związanych z przebiegiem WZC, aktualizowanych rokrocznie na stronie Związku w zakładce „Kampania sprawozdawcza” [LINK]. Z tego kompletu należy wybierać te formularze, które odpowiadają przebiegowi naszego zebrania. Każdy taki dokument można edytować, czyli można go wypełniać elektronicznie i w razie czego poprawiać wielokrotnie przed wydrukiem, co zaoszczędzi wiele czasu. Protokół modyfikujemy według własnych potrzeb – w porządku obrad możemy przewidzieć dodatkowe sprawy. 

Na przykład OSP, które prowadzą księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości i sporządzają sprawozdanie finansowe wg zał. 6 do ustawy, na zebraniu sprawozdawczym muszą przyjąć uchwałę ws. zatwierdzenia sprawozdania finansowego przygotowaną zgodnie z wzorem, który niewiele ma wspólnego ze strażackim „sprawozdaniem finansowym” ze strony Związku. 

Do wzoru protokołu może też być konieczne np. dopisanie w porządku obrad punktu o zmianach w statucie, dodanie uchwały oraz wskazanie w załącznikach ujednoliconego tekstu statutu ze zmianami. 

Może się niekiedy zdarzyć, że zaraz na początku zebrania wniesiona zostanie poprawka do porządku obrad, walne zebranie ją przegłosuje i nowa sprawa trafi pod obrady.

W WZC mogą brać udział wszyscy członkowie OSP:

• zwyczajni - z prawem głosu,
• wspierający i honorowi - jedynie z głosem doradczym (niemający wpływu na kworum)
• członkowie Młodzieżowych Drużyn Pożarniczych (tak jak wspierający i honorowi w protokole wykazani odrębnie).

Przed zwołaniem WZC warto zweryfikować listę członków uprawnionych do głosowania. Często zdarza się, że w raportach zarząd podaje ogólną liczbę członków zwyczajnych, która nijak się ma do rzeczywistej liczby osób „czynnych” w OSP, co powoduje trudność w zwołaniu prawomocnego zebrania, mającego zdolność podejmowania uchwał. Podstawą do uporządkowania spraw członkowskich jest sprawdzenie, czy poszczególne osoby w ostatnich latach wywiązywały się z obowiązków członka zwyczajnego (przede wszystkim z płacenia składek) i czy nie ma podstaw do zawieszenia lub skreślenia ich z listy członków. Zarząd przeprowadza weryfikację na tyle wcześnie, by zgodnie z trybem określonym w statucie dana osoba miała czas na uregulowanie zaległości lub w razie skreślenia na ew. odwołanie się do WZC (przykładowo 14 dni od otrzymania decyzji).

Ustalenie ostatecznej liczby członków zwyczajnych uprawnionych do głosowania jest istotne ze względu na określenie kworum (wymaganej statutem liczby członków uprawnionych do głosowania, którzy muszą się stawić na obradach). Przykładowy zapis w statucie OSP mówi, że uchwały WZC mogą zapadać „przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania”.

Wzór protokołu udostępnianego przez ZOSP RP zawiera tabelę, która jest pomocna w uporządkowaniu liczby poszczególnych członków na dzień walnego zebrania oraz sprawdzeniu prawomocności obrad. 

II. Uczestnicy zebrania:

Źródło: ZOSP RP

Brak kworum może być przeszkodą w szybkim podjęciu ważnej dla OSP decyzji. Praktykowanym rozwiązaniem jest umieszczenie w statucie w ustępie mówiącym o trybie  przyjmowania uchwał zapisu o możliwości przeprowadzenia głosowania w drugim terminie zebrania bez wymogu kworum.

Prawidłowo zwołano WZC, tzn. zawiadomiono wszystkich członków o terminie i miejscu zebrania oraz porządku obrad. Należy pamiętać, że najważniejsza do określenia, czy będą one prawomocne, jest prawidłowo sporządzona lista obecnych. Biorąc pod uwagę, że są wśród nich członkowie o różnym statusie (zwyczajni, wspierający, honorowi, młodzież z MDP) oraz zaproszeni goście, bardzo ważne jest, by ktoś „wtajemniczony” czuwał nad zbieraniem podpisów, by nie było pomyłek. Dobrą praktyką, szczególnie w większych liczebnie strażach, jest też wcześniejsze przygotowanie listy obecności z wpisanymi nazwiskami wszystkich członków OSP, z zaznaczeniem członków uprawnionych do głosowania (zwyczajnych). Ułatwi to pracę komisji mandatowej i szybkie ustalenie spełnienia warunku kworum. Jeśli to zebranie wyborcze lub w sprawie zmiany statutu, przygotować należy dwa takie same egzemplarze listy do podpisania (jeden musimy wysłać do sądu, a drugi pozostanie w naszej dokumentacji WZC).

W zależności od planowanych spraw wnoszonych pod obrady trzeba przewidzieć, poza wyborem przewodniczącego zebrania i protokolanta, także inne organy WZC: 

• komisję mandatową (czuwa nad prawomocnością podejmowanych uchwał i decyzji)
• komisję skrutacyjną (liczy głosy za, przeciw i wstrzymujące się podczas głosowań)
• komisję uchwał i wniosków (zapisuje wnioski zgłaszane w trakcie dyskusji i przedkłada projekty uchwał)
• w przypadku wyborów komisję wyborczą (organizuje przebieg wyborów, zbiera kandydatury i przedstawia kandydatów)
• w przypadku planowanych zmian w statucie komisję statutową (przedstawia projektowane zmiany i przy współpracy z prowadzącym zebranie czuwa nad głosowaniem kolejnych poprawek).

(Wzory protokołów poszczególnych komisji są dostępne na stronie ZOSP RP w zakładce Kampania sprawozdawcza [LINK])

Trudno powiedzieć, jak w rzeczywistości udaje się powoływanie wszystkich przewidzianych komisji, skoro są sygnały, że w części OSP trudno nawet zwołać prawomocne zebranie. W małych OSP jest możliwe łączenie komisji, np. powoływana jest mandatowo-skrutacyjna na zebraniu sprawozdawczym lub skrutacyjno-wyborcza na sprawozdawczo-wyborczym. 

W przypadku zebrania sprawozdawczo-wyborczego ważne jest obsadzenie w komisji skrutacyjno-wyborczej osób, które nie będą kandydowały do organów. Osoba licząca głosy nie może uczestniczyć w przygotowywaniu wyborów i obliczaniu głosów za i przeciw swojej kandydaturze. Ta sama zasada będzie dotyczyła mniej liczebnych walnych zebrań (w małych OSP, gdy trudno powołać składy komisji), których członkowie na początku obrad zdecydowali, że głosowanie będzie jawne, a sam przewodniczący będzie obliczał głosy. Nie powinien więc to być potencjalny kandydat do zarządu ani komisji rewizyjnej.

Walne zebranie zwykle otwiera prezes OSP i przeprowadza wybór przewodniczącego. Chociaż najczęściej na przewodniczącego zebrania wybiera się któregoś z członków zarządu, to tak naprawdę do tej roli może zostać wybrany każdy z członków zwyczajnych OSP, a nawet z członków honorowych czy wspierających, ale trzeba pamiętać, że przewodniczący powinien w miarę dobrze znać statut, bo jednym z jego obowiązków jest kontrolowanie zgodności z nim przebiegu obrad.

Ważne też, by osoba ta potrafiła sprawnie przeprowadzić zebranie i w razie czego zapanować nad zespołem, gdy sytuacja zdaje się wymykać spod kontroli. 

Podstawowe czynności przewodniczącego:

• przeprowadzenie wyboru protokolanta i niezbędnych komisji
• przedstawia zebranym do zatwierdzenia ustalony porządek obrad oraz zgłoszone wnioski w sprawie zmiany porządku obrad
• z pomocą komisji mandatowej sprawdza listę obecności i stwierdza na jej podstawie prawomocność zebrania
• wzywa kolejne osoby, które odpowiadają za przedstawienie sprawy z porządku obrad 
• wyjaśnia sposób głosowania, wskazuje na możliwość wyboru sposobu głosowania podczas wyborów (jawne/tajne) i ustala kolejność głosowania
• sprawuje pieczę nad spokojem i porządkiem obrad oraz wydaje stosowne zarządzenia porządkowe
• w odpowiednich momentach otwiera i zamyka dyskusję nad omawianymi sprawami
• po wyczerpaniu spraw zamieszczonych w porządku obrad ogłasza zamknięcie zebrania.

Jeśli w WZC przewidziane są wybory lub zmiana statutu, do pracy włącza się odpowiednie komisje (skrutacyjno-wyborcza, statutowa), które działając z prowadzącym zebranie organizują przypisane im czynności i głosowanie. Natomiast powoływana na każdym zebraniu (z założenia, ale czy na pewno?) komisja uchwał i wniosków zapisuje wnioski z dyskusji i przygotowuje treści uchwał, które przedstawia WZC. Przyjęcie uchwał zamyka część oficjalną zebrania związaną z porządkiem obrad.

Dokumentacja walnych zebrań powinna być zarchiwizowana i przechowywana w OSP (nie ma terminu granicznego, jest to udokumentowanie historii organizacji). Na podstawowe dokumenty związane z przebiegiem WZC składają się: lista obecnych, protokół podpisany przez protokolanta i przewodniczącego zebrania, protokoły i sprawozdania poszczególnych komisji podpisane przez ich przewodniczących i sekretarzy, uchwały WZC podpisane przez przewodniczącego zebrania i protokolanta.

Pozostałe dokumenty uzupełniające to załączniki do uchwał: sprawozdania z działalności, finansowe, sprawozdania organów, raporty, plany finansowe, wykaz zmian w statucie itp. Jeden komplet dokumentów (mogą to być kopie) jest przekazywany do zarządu gminnego.

Jeśli podczas zebrania podejmowane były decyzje, których skutkiem jest konieczność wniesienia zmian w KRS, to do sądu należy przygotować komplet dokumentów z WZC (w oryginale) składający się z: protokołu, listy obecności, uchwał (tylko tych dotyczących zgłaszanych zmian) i np. statutu (2 egz. tekstu jednolitego ze zmianami, parafowane na każdej zadrukowanej stronie przez wszystkich członków zarządu i na ostatniej stronie podpisane przez nich czytelnie), a jeśli zmiany dotyczyły zarządu, to dodatkowo uchwały zarządu o podziale funkcji oraz oświadczeń członków zarządu o adresie do doręczeń.