Poradnik - ngo.pl

Zarząd kieruje całą bieżącą działalnością OSP pomiędzy walnymi zebraniami, które odbywają się zwykle raz w roku. Gdy w swej codziennej pracy natrafia na sytuację wymagającą decyzji, która leży w kompetencjach walnego zebrania (np. konieczność zmiany statutu, zbycie lub nabycie nieruchomości, wnioski złożone przez członków), zwołuje walne w trybie nadzwyczajnego zebrania członków, określonym w statucie.

Kierowanie działalnością oznacza nie tylko podejmowanie szczegółowych czynności, które określają paragrafy statutu (przykład niżej), ale tak naprawdę odpowiadanie na codzienne sytuacje i nowe uwarunkowania w sposób jak najbardziej korzystny dla OSP, w zgodności z przepisami i z dbałością o efektywność działań, a także o wizerunek organizacji. Zarząd odpowiada za to, jak OSP będzie postrzegane w swoim środowisku i jak układać się będzie jego współpraca z instytucjami, innymi organizacjami oraz otoczeniem biznesowym.

Jednym z ważniejszych uprawnień i jednocześnie obowiązków jest składanie oświadczeń woli w imieniu OSP. Zwyczajowo większość OSP zachowuje zapis ze związkowego wzorca statutu (zob. wzorzec na stronie Związku), który mówi, że „umowy, pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisuje w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”.  

Uznaje się (wskazują to związkowe strony i artykuły branżowe), że proste pisma urzędowe, może w imieniu OSP podpisywać samodzielnie prezes, natomiast jeśli chodzi o składanie oświadczeń woli przed różnego rodzaju instytucjami, dotyczących umów, pełnomocnictw, dokumentów finansowych itp. należy stosować zasadę dwuosobowej reprezentacji. W takiej sytuacji OSP jest reprezentowane jednocześnie przez prezesa i skarbnika lub wiceprezesa i skarbnika.

Praktyka pokazuje, że podany powyżej sposób reprezentacji sprawia kłopot interpretacyjny. Z tego powodu, a przede wszystkim z uwagi na coraz większy brak dyspozycyjności, szczególnie młodych pracujących członków zarządu, OSP coraz częściej decydują się na zmianę w statucie reprezentacji na taką, która jest bardziej praktyczna, uprawnia do podpisywania „dwóch członków zarządu działających łącznie, w tym prezesa lub wiceprezesa”. Każdy z pozostałych niewymienionych z funkcji członków zarządu może w pilnych sprawach podpisać dokument jako druga osoba reprezentująca. Oczywiście nie wyklucza to każdorazowego podpisywania dokumentów finansowych przez skarbnika, jeśli tylko jest to możliwe.

Prawo o stowarzyszeniach narzuca taki obowiązek pierwszemu zarządowi nowo powołanego stowarzyszenia - wszyscy podpisują wniosek KRS-W20 o wpis do rejestru oraz załączniki KRS-WK.

Innym dokumentem, który mogą podpisywać wszyscy członkowie organu, jest uchwała zarządu. Sprawdza się to szczególnie w przypadku bardzo ważnych decyzji, np. o podziale funkcji w zarządzie (uchwała potwierdza tym samym zgodę każdego członka zarządu na objęcie danej funkcji). 

OSP, które prowadzą pełną księgowość, mają obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości zarząd jest „kierownikiem jednostki” i wszyscy członkowie zarządu mają obowiązek podpisania, z użyciem profilu zaufanego, specjalnego pliku sprawozdania przygotowanego w wersji elektronicznej. Jeśli któryś z członków zarządu odmawia podpisania sprawozdania, musi złożyć pisemne oświadczenie o odmowie z podaniem jej przyczyny.

(ostatni opisany przypadek podpisywania przez wszystkich członków zarządu niedługo stanie się nieaktualny - zob. Jeden podpis pod sprawozdaniem finansowym)

Ważnym “wariantem” reprezentacji jest ta związana z obsługą rachunku bankowego. Bank musi mieć informacje, które osoby upoważnione są do obsługi rachunku i w jakim zakresie. Wybór właściwych osób musi wynikać oczywiście z określonego statutem sposobu reprezentacji oraz z przyjętego obiegu dokumentów księgowych. W przypadku reprezentacji określonej wzorcowym statutem możliwe jest zgłoszenie tylko prezesa, wiceprezesa i skarbnika.

Przy wprowadzaniu zmian w zarządzie należy pamiętać o sprawdzeniu, czy nowy skład nie blokuje sprawnej obsługi rachunku bankowego.

Dobrą praktyką, nie wymogiem koniecznym, jest wprowadzenie regulaminu pracy zarządu, który określać będzie tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom. 

Regulamin przyjmuje uchwałą sam zarząd (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie). Oczywiście da się go wprowadzić i przestrzegać w tych OSP, gdzie przydział zadań i wykonywanych czynności pokrywa się z kompetencjami poszczególnych funkcji. W rzeczywistości bywa często tak, że zarządy radzą sobie bez niego, i w przydzielaniu obowiązków największe znaczenie odgrywa zaangażowanie i dyspozycyjność w danej chwili. 

Zwykle statut OSP określa, iż „posiedzenia zarządu odbywają się według potrzeb, co najmniej jednak raz na kwartał i są zwoływane przez prezesa. Na posiedzenia zarządu należy zapraszać przewodniczącego komisji rewizyjnej OSP” (w organizacjach, które dbają o gotowość bojową, zarządy spotykają się częściej niż to sugerują zapisy statutu). 

Do ważności uchwał wymagana jest obecność co najmniej ½ ogólnej liczby członków zarządu. Uchwały zarządu są podejmowane zwykłą większością głosów. Prezes proponuje porządek posiedzenia. Wspólnie z sekretarzem przygotowuje projekty uchwał. Protokoły z posiedzeń i podejmowane uchwały zarządu wraz z listą obecnych są przechowywane w dokumentacji dotyczącej pracy zarządu. 

Bardzo ważna jest komunikacja członków zarządu między posiedzeniami. Jeśli dzieją się sprawy istotne dla organizacji, to powinni o tym wiedzieć wszyscy. Warto wdrożyć sposób szybkiej komunikacji poprzez powiadomienia esemesowe lub poprzez komunikatory internetowe, które ułatwią także przesyłanie projektów pism, opisów spraw, linków do informacji na stronach internetowych, np. do konkursów. OSP powinno mieć własną skrzynkę mailową, do której prowadzenia dobrze wyznaczyć osoby dyspozycyjne i mające nawyk częstego korzystania z poczty elektronicznej. 

Wszyscy członkowie zarządu  jednakowo odpowiadają za jego prawidłową pracę i dlatego powinni mieć także równy udział w podejmowaniu decyzji. Nawet jeśli nie wszystkie osoby mogą uczestniczyć w posiedzeniu zarządu, to podjęcie na nim istotnej dla organizacji decyzji (np. o udziale w konkursie grantowym, zgłoszeniu zbiórki publicznej, zakupie sprzętu itp.) powinno być, w miarę możliwości, skonsultowane z całym zespołem.