Poradnik - ngo.pl

Aby tworzyć i obsadzać funkcje w zarządzie, należy go oczywiście najpierw mieć - czyli wybrać. Zgodnie ze związkowym wzorem statutu (zobacz taki wzorzec na stronie ZOSP RP), walne zebranie członków wybiera osoby, które tworzyć będą zarząd, ale bez wskazania funkcji. Wcześniej walne zebranie każdorazowo decyduje o sposobie głosowania nad wyborem zarządu:  jawne czy tajne.

Nowo powołany zarząd ustala, kto jakie obowiązki może wziąć na siebie w rozpoczynanej kadencji. Innymi słowy to członkowie zarządu wybrani przez walne decydują o podziale funkcji w zarządzie. W praktyce najczęściej zarząd podejmuje tę decyzję oddalając się na chwilę w trakcie walnego zebrania. Następnie zarząd informuje o tym walne zebranie członków, a informacja ta zostaje wprowadzona do protokołu walnego zebrania członków. 

Decyzja o podziale funkcji jest ważną kompetencją członków zarządu i musi być ujęta w formę uchwały. Warto, by uchwała została podpisana przez wszystkich członków nowego zarządu, stanowi wtedy pisemne potwierdzenie ich zgody na objęcie funkcji.

Statut wzorcowy mówi o wyborze od 5 do 9 osób. Są funkcje wskazane jako obligatoryjne: prezes, 2 wiceprezesów, skarbnik, sekretarz, naczelnik (który pełni jednocześnie funkcję wiceprezesa), a także dodatkowe, wybierane w razie potrzeby: to kronikarz, gospodarz czy zastępca naczelnika. Należy pamiętać, że jeśli wybrana zostanie minimalna liczba wskazana przez statut, to w razie rezygnacji któregokolwiek z członków konieczne będzie uzupełnienie składu (statut zakłada kooptację przez zarząd do 1/3 składu w danej kadencji, każde kolejne zmiany muszą już być przeprowadzone w głosowaniu walnego zebrania członków). 

Ochotnicze straże różnią się między sobą zarówno liczebnością, jak i zakresem realizowanej działalności statutowej, a przede wszystkim tym, czy są czy nie są włączone w system ratowniczo-gaśniczy. Mimo tradycji obsadzania licznego zarządu w OSP, w małych środowiskach wiejskich zdarzają się już minimalne, pięcioosobowe składy. Oprócz malejącego zaangażowania mieszkańców ma na to też wpływ obawa członków stowarzyszenia przed wzięciem na siebie obowiązków na całą kadencję, szczególnie że często brakuje im rozeznania, jakie konkretnie są to obowiązki. Warto zatem w każdym przypadku, czy to licznej, czy małej organizacji - przeprowadzić wcześniejsze (może nawet na długo przed wyborami) rozeznanie i zaplanowanie, kto z druhen i druhów może objąć daną funkcję, z uwzględnieniem pożądanych kompetencji.

Wszyscy członkowie zarządu mają równorzędny status, pomiędzy nimi nie ma podległości i nadrzędności, czyli nie obowiązuje żadna hierarchia. Zarząd działa kolegialnie, a decyzje podejmowane są w formie uchwał większością głosów. 

Tryb pracy i szczegółowe kompetencje przypisane poszczególnym jego członkom mogą być ujęte w regulamin pracy zarządu, przyjęty uchwałą zarządu (bez konieczności zatwierdzenia go przez walne zebranie). W rzeczywistości podział kompetencji zgodnie ze statutem nie jest taki prosty. W Polsce jest ponad 16,5 tysiąca OSP i trudno zakładać, że każdy zarząd wygląda tak samo. Nierzadko czynności związane z daną funkcją wykonuje zupełnie ktoś inny, kompetencje się mieszają, a do wykonywania obowiązków w pracy zarządu podchodzi się bardziej zadaniowo (w danym czasie są osoby dyspozycyjne i to one mogą najszybciej wykonać jakąś operację).

Statut wzorcowy mówi, że prezes „reprezentuje OSP na zewnątrz oraz kieruje pracami zarządu”. To jedyne wskazane w dokumencie kompetencje przypisane tej funkcji. Określone są dość ogólnie, ale przez to należy traktować obowiązki prezesa szeroko. 

Z jednej strony zatem prezes ma reprezentować swoją organizację „na zewnątrz”, zarówno w oficjalnych sytuacjach, np. podczas różnorodnych uroczystości, jak święta państwowe itp., a także w kontaktach z instytucjami, w których powinien wziąć na siebie rolę przedstawiciela i rzecznika interesów swojej organizacji. I o tej roli należy pamiętać przy wyborze spośród członków zarządu odpowiedniej osoby. 

Z drugiej strony prezes kreuje aktywność i czuwa nad organizacją pracy zarządu: zwołuje posiedzenia zarządu, proponuje porządek obrad, przewodniczy zebraniom, przedstawia projekty uchwał. Prezes powinien ściśle współpracować ze wszystkimi członkami zarządu, orientować się co do zakresu i rozmiaru ich zaangażowania, kontrolować wykonywane przez nich czynności, a także wspólnie z nimi planować i podejmować wszystkie istotne decyzje. 

Funkcja prezesa wiąże się też z czuwaniem nad sprawami finansowymi, gdyż to on w imieniu OSP (wraz z drugim członkiem zarządu, najczęściej skarbnikiem, w zależności od sposobu reprezentacji określonego w statucie) podpisuje umowy, akty, pełnomocnictwa oraz dokumenty finansowe, po uprzednim otrzymaniu akceptacji zarządu (ta akceptacja jest istotna, ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości za sprawy finansowe odpowiada cały organ kolegialny - cały zarząd). 

Prezes ma także obowiązek złożyć walnemu zebraniu sprawozdanie z działalności prowadzonej przez zarząd za dany rok. Poza tym prezes jest zobowiązany do informowania władz samorządowych, czy też Związku OSP RP, o prowadzonej przez OSP działalności oraz problemach, które są z nią związane. 

Statut ani inne przepisy nie zakładają, że prezes ma mieć jakieś konkretne kwalifikacje, nacisk stawia się zwykle raczej na predyspozycje osobiste, np. umiejętność zarządzania, łatwość komunikacji z ludźmi, ale doświadczenie w akcjach ratowniczych na pewno też będzie atutem.

Rola naczelnika jest szczególna ze względu na ustawowe określenie OSP jako jednostki ochrony przeciwpożarowej. 

Naczelnik powołany jest przez zarząd do dowodzenia jednostką. Statut OSP wyróżnia tę funkcję, szczegółowo wymieniając przypisane jej uprawnienia i obowiązki.  Uprawnienia, zadania i obowiązki naczelnika znajdują się również w wytycznych Związku.

Uprawnienia naczelnika to m.in.:

• kierowanie jednostką operacyjno-techniczną jednoosobowo w formie rozkazów i poleceń oraz dowodzenie zastępami podczas akcji ratowniczych,
• dysponowanie siłami i środkami ratowniczymi – sprzętem i urządzeniami pożarniczymi przeznaczonymi do działań ratowniczych i zabezpieczających,
• pełnienie funkcji wiceprezesa zarządu OSP, którego kompetencje dotyczą głównie obszaru zadań operacyjno-technicznych,
• udzielanie wyróżnień i kar statutowych strażakom ratownikom OSP.

Zadania i obowiązki naczelnika:

Najważniejszym zadaniem naczelnika jest zorganizowanie jednostki operacyjno-technicznej (JOT) i nadzór nad jej działalnością. Ponadto naczelnik zobowiązany jest do:

• udziału w akcjach ratowniczych i dowodzenia zastępami JOT w czasie tych akcji,
• dbania o zapewnienie niezbędnego sprzętu i wyposażenia ratowniczego JOT oraz wyposażenia strażaków ratowników w środki ochrony indywidualnej,
• nadzorowania gotowości bojowej JOT i zgłaszania do powiatowego stanowiska kierowania każdej niezdolności jednostki do działań ratowniczych,
• prowadzenia szkolenia doskonalącego dla strażaków ratowników OSP i członków młodzieżowej drużyny pożarniczej oraz kwalifikowania kandydatów na szkolenia organizowane przez komendy PSP,
• czuwania nad przestrzeganiem regulaminów i dyscypliny organizacyjnej przez członków OSP oraz ich postępowaniem zgodnie ze złożonym ślubowaniem,
• dopilnowania przeprowadzania przez strażaków ratowników wymaganych badań lekarskich oraz przestrzegania zasad BHP w czasie szkoleń i akcji,
• dopilnowania ubezpieczenia przez gminę członków OSP i MDP od wypadków w czasie wykonywania zadań statutowych,
• nadzorowania sprawności oraz prawidłowej eksploatacji i konserwacji sprzętu i wyposażenia JOT zgodnie z instrukcjami fabrycznymi i regulaminami obsługi,
• nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem sprzętu i wyposażenia ratowniczego przed kradzieżą,
• organizowania na zasadach ustalonych przez radę gminy i zarząd OSP przeciwpożarowej działalności zapobiegawczej,
• dokumentowania działalności w książce naczelnika i innych dokumentach.

Zarząd, wybierając ze swego grona osobę, której powierzy funkcję naczelnika, kieruje się jego doświadczeniem i predyspozycjami. Związek rekomenduje, by kandydat na naczelnika OSP miał trzyletni staż członka czynnego (zwyczajnego), wykształcenie co najmniej średnie ogólne oraz wyszkolenie pożarnicze: podstawowe strażaka ratownika, dowódcy i naczelnika OSP (można wybrać osobę bez wyszkolenia, ale pod warunkiem, że zobowiąże się je uzupełnić). 

Dobry naczelnik ma się cieszyć zaufaniem, a zatem powinien posiadać takie cechy, jak doświadczenie, odpowiedzialność, dyspozycyjność, zdolność kierowania ludźmi, konsekwencja, postępowanie zgodne z zasadami. Powinien być także gotowy do podnoszenia kompetencji. Nowe zagrożenia przyrodnicze, ekologiczne, chemiczne, komunikacyjne, wodne, pogodowe itp. wymagają ciągłego poszerzania wiedzy i umiejętności zarówno naczelnika, jak i członków JOT.

Odpowiada za przygotowanie posiedzeń walnego zebrania i zebrań zarządu, sporządza w porozumieniu z prezesem projekty uchwał i innych dokumentów na zebrania, prowadzi ewidencję uchwał i protokołów z posiedzeń walnych zebrań i zebrań zarządu. 

Do kompetencji sekretarza należy także czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów przychodzących z zewnątrz oraz sporządzanie innych dokumentów we współpracy z pozostałymi członkami zarządu. 

W organizacjach sięgających po środki z dotacji sekretarz, współpracując z koordynatorami projektów, może czuwać także nad przygotowaniem lub sprawdzać prawidłowość dokumentów projektowych (wniosków, sprawozdań, umów związanych z realizacją zadań) w części dotyczącej ogólnych informacji o OSP, np. pod względem zgodności z danymi rejestrowymi, statutem, reprezentacją. 

Dobrze, by sekretarz posiadał podstawowe kompetencje cyfrowe, by móc współuczestniczyć np. w obowiązku sporządzania sprawozdań w systemach elektronicznych, a także by potrafił wypełnić formularze KRS do zgłaszanych przez zarząd zmian.

zob: Instrukcje, formularze i kalkulatory.

W OSP najczęściej współpracuje ściśle z prezesem lub którymś z wiceprezesów w zarządzaniu dokumentacją finansową, bo to oni zwykle kontrolują merytoryczną stronę przychodów i wydatków. 

Skarbnik dba o prawidłowość wystawianych i przyjmowanych dokumentów (dowodów) księgowych (faktur, rachunków, not księgowych, KP/KW itp.) i kompletuje je w chronologii (w podziale na bank i kasę). Prowadzi na bieżąco raport kasowy (w części OSP nadal w postaci tzw. książki skarbnika), nadzoruje opłacanie składek przez członków OSP (systematyczność wpłat) oraz prowadzi ich odpowiednią ewidencję. 

Może prowadzić samodzielnie (jeśli ma odpowiednie kompetencje) uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów oraz sporządzać CIT-8, ale częściej jego rola polega jedynie na systematycznym przygotowywaniu, porządkowaniu, prawidłowym opisaniu dokumentów finansowych i przekazaniu ich księgowemu. 

Czuwa nad terminowym wypełnieniem przez zarząd obowiązku złożenia rokrocznie zeznania podatkowego CIT-8, a w przypadku pełnej księgowości także sprawozdania finansowego. Opracowuje we współpracy z zarządem roczny plan finansowy na dany rok oraz sprawozdanie z wykonania planu. Zwykle to skarbnik przedstawia sprawozdania finansowe na walnym zebraniu członków OSP. 

Skarbnik powinien też czuwać nad prawidłowym gospodarowaniem środkami OSP (zgodnie z podejmowanymi decyzjami walnego zebrania czy zarządu, zgodnie ze statutem, budżetem zadań, pilnując terminowości płatności), ale nie jest z tymi obowiązkami sam.

Mają niebagatelną rolę. Zwykle na wiceprezesów wybierani są doświadczeni członkowie stowarzyszenia, najczęściej mający już praktykę pracy w zarządzie, i dlatego nie tylko zastępują w obowiązkach prezesa (w tym podpisują ważne dokumenty), ale wspierają pozostałe funkcyjne osoby.

Gospodarz (jeśli zostanie powołany przez zarząd, bo jest to funkcja opcjonalna, w części OSP jego obowiązki przejmuje naczelnik lub skarbnik) jest przede wszystkim odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji majątku OSP, do czego służy mu książka inwentarzowa. 

Przynajmniej raz na dwa lata przeprowadza inwentaryzację wyposażenia, a raz na cztery lata inwentaryzację środków trwałych. Gospodarz dba o utrzymanie porządku w pomieszczeniach użytkowanych przez OSP oraz współpracuje z naczelnikiem w zakresie konserwacji sprzętu oraz wyposażania członków OSP.

Zwyczajowo do obowiązków kronikarza należy przede wszystkim prowadzenie na bieżąco kroniki OSP oraz dokumentowanie historii jednostki. 

Dzisiaj najczęściej dokumentowanie ważniejszych wydarzeń w OSP prowadzone jest na portalach społecznościowych, organizacje zakładają swoje strony i grupy kontaktowe. Kronikarz lub inna osoba prowadząca taką stronę wykorzystuje różne narzędzia i technologie informatyczne, by podawane informacje były atrakcyjne i wpływały na korzystny odbiór organizacji w społeczności. Powinien mieć także podstawową wiedzę związaną z prawem autorskim, a także przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i ochrony wizerunku.