Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Od 20 lat portal ngo.pl bezpłatnie pomaga organizacjom pozarządowym. Pomóż nam pomagać dalej. Wspieraj NGO w PL

Co to jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów dla KGW

Reklama

Koła gospodyń wiejskich, powstałe na mocy Ustawy o KGW, otrzymały prawo, aby po spełnieniu pewnych warunków - prowadzić księgowość podatkową - czyli uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów dla KGW.

1

Podstawa prawna

Możliwość stosowania uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK dla KGW) zawarta jest w ustawie o kołach gospodyń wiejskich (ustawie o KGW). Koło nie prowadzi pełnej rachunkowości, tylko księgowość podatkową - wzór jest zawarty w ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINANSÓW z dnia 7 stycznia 2019 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich. Warto zwrócić uwagę, że jest to inny wzór, niż znany od 2015 roku UEPiK dla NGO.

Informacja o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zawarta jest artykule 24 ustawy o KGW. Artykuł ten wskazuje kiedy KGW ma prawo stosować UEPiK. Zasady jak prowadzić UEPiK dla KGW określa rozporządzenie (tłumacz jak prowadzić i jakie warunki ma spełniać ta forma księgowości).

Koło prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów jest zwolnione z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego.

Prowadzenie UEPiK dla KGW nie zwalnia kół z obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym - czyli corocznego wypełniania i wysyłania deklaracji CIT-8 wraz z załącznikami. Ale po to właśnie prowadzi się UEPiK dla KGW, żeby można było tę deklarację wypełnić.

Niestety, komplikacje pojawiają się, jeżeli KGW pozyska dotację. W UEPiK nie ma miejsca by wyodrębnić wydatki związane z dotacją (a tego zazwyczaj wymagają grantodawcy).

Reklama
2

Kiedy KGW mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?

Ustawa o KGW została pomyślana jako łatwa forma zrzeszania się kobiet mieszkających na wsi, do działania na niewielką skalę, stąd pojawiło się wiele uproszczeń. Koła, które chcą działać w szerszym wymiarze mogą z tych uproszczeń zrezygnować i prowadzić działalność na większą skalę, w tym działalność gospodarczą. W konsekwencji muszą prowadzić pełną księgowość.

Jakie są warunki prowadzenia UEPiK dla KGW?

Warunki z ustawy

Art. 24. Ustawy z dnia 9 listopada 2018 o kołach gospodyń wiejskich

1. Koła gospodyń wiejskich prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

1) osiągają przychody wyłącznie z:

a) działalności statutowej z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, dotacji,

b) sprzedaży wyrobów sztuki ludowej, w tym rękodzieła i rzemiosła ludowego i artystycznego, lub żywności regionalnej,

c) tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,

d) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania tworzonych na tych rachunkach;

2) nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego;

3) w roku poprzedzającym rok podatkowy osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa w pkt 1, w wysokości nieprzekraczającej 100 000 zł.

Przepisu ust. 1 pkt 3 (w zakresie wielkości przychodów) nie stosuje się w roku, w którym koło rozpoczęło działalność.

Czyli: 

  • koło nie może posiadać statusu OPP, 
  • nie może przekroczyć przychodu 100.000 za cały poprzedni rok (lub proporcjonalnie jeśli koło działało mniej niż rok)
  • przychody mogą być osiągane wyłącznie ze wskazanych źródeł. Na przykład: składek, darowizn, zapisów, dotacji, wynajmu lub sprzedaży WŁASNEGO majątku (czyli np. jeżeli świetlica należy do gminy nie można jej wynajmować), z odsetek bankowych oraz ze sprzedaży rękodzieła i żywności regionalnej.

Szczególną uwagę warto tutaj zwrócić na podpunkt b (patrz wyżej - warunki z ustawy) - sprzedaż rękodzieła i żywności regionalnej, ponieważ on przysparza najwięcej problemów. Nie ma ustawowej definicji co oznacza "żywność regionalna", musimy więc posługiwać się zdrowym rozsądkiem. Trudno za żywność regionalną uznać "coca-colę" i popcorn, nawet jeśli jest robiony z miejscowej kukurydzy. Sprzedaż tego typu artykułów powoduje wykluczenie z możliwości prowadzenia UEPiK.

Nie możemy również sprzedać warsztatów z robienia żywości regionalnej czy występów zespołu folklorystycznego działającego w ramach naszego koła. Czyli występować możemy, ale nie za pieniądze. Kiedy prowadzimy UEPiK nie wolno nam też pobierać odpłatności od uczestników za np. wstęp na warsztaty albo inne imprezy/festyny, ponieważ taka możliwość nie została przewidziana w artykule 24 ustawy o KGW.

KGW musi podjąć decyzję

Koło, które spełnia warunki wskazane w art 24 ustawy o KGW (zacytowane i objaśnione powyżej) może - ALE NIE MUSI - prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów dla KGW. Ma wybór. UEPiK nie jest przypisany „z automatu” – trzeba podjąć w tej sprawie decyzję. Jeśli koło nie podejmie w tej sprawie żadnej decyzji oznacza to, że prowadzi “zwyczajną” księgowość - wg. zasad z ustawy o rachunkowości.

3

Jak rozpocząć prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów

Decyzja zarządu KGW

Na początku koło musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów dla KGW.

Obowiązek poinformowania urzędu skarbowego

Jeśli koło spełnia warunki wskazane w art 24 ustawy KGW oraz podjęło decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, to musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 24 ust 3 ustawy o KGW koło musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności lub w ciągu pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego. W przypadku kół, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość) termin zgłoszenia upływa z końcem stycznia.

Co jeśli koło nie zgłosiło decyzji o UEPiK do urzędu skarbowego w terminie

Koło, które nie dotrzyma opisanych powyżej terminów (terminów, w których zgłasza swój wybór urzędowi skarbowemu), nie może prowadzić uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Nie ma możliwości zgłoszenia się po terminie. Jeśli koło termin przegapiło musi prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości. O ewidencji podatkowej może pomyśleć w kolejnym okresie – w kolejnym roku obrotowym.

Przykład 1

Koło zostało wpisane do Rejestru ARiMR w dniu 01.05.2019 i zadecydowało, że będzie prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Decyzję podjęło w momencie założenia (1.05.2019). Termin na poinformowanie urzędu mija 31 maja 2019 r. Koło nie dotrzymało tego terminu, członkowie zarządu złożyli do US powiadomienie o prowadzeniu UEPiK dopiero w dniu 30.06.2019. Zawiadomienie złożone po terminie nie jest skuteczne, w związku z tym w roku 2019 KGW będzie więc musiało prowadzić pełną księgowość, sporządzić sprawozdanie finansowe oraz wysłać je do US. Może wrócić do pomysłu prowadzenia uproszczonej ewidencji w styczniu 2020 r.

Przykład 2:
Koło zostało wpisane do Rejestru ARiMR w dniu 18.12.2018 i zadecydowało, że będzie prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Podejmuje decyzję w momencie założenia – np. 18 grudnia. Termin na poinformowanie urzędu mija 17 stycznia 2018 r. Koło nie dotrzymało tego terminu - członkowie zarządu wyjechali na ferie zimowe i wrócili 28 stycznia i tego dnia samego dnia złożyli do US powiadomienie o prowadzeniu UEPiK.

Zawiadomienie to w zakresie roku 2018 nie będzie skuteczne (minęło 30 dni), może zostać uznane przez urząd za prawidłowe jedynie w stosunku do roku 2019 (zachowano termin pierwszego roku kalendarzowego). W 2018 r. koło będzie prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości (pełną księgowość). Od stycznia 2019 ma prawo doprowadzenia uproszczonej ewidencji. Za rok 2018 będzie więc musiało dodatkowo sporządzić sprawozdanie finansowe oraz wysłać je do US.

4

Na czym polega uproszczona ewidencja przychodów i kosztów

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) to ściśle określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych potrzebnych do wypełnienia deklaracji CIT-8 (czyli do rozliczenia się KGW z urzędem skarbowym - z podatku od osób prawnych - co jest obowiązkiem każdego koła).

W uproszczonej ewidencji:

Przychody wpisywane są w niej w podziale na przychody określone w art. 24 ustawy o KGW.

  • Koszty muszą być wpisywane ze wskazaniem, które są, a które nie są kosztami uzyskania przychodów.
  • Po zakończeniu każdego miesiąca trzeba wypełniać zestawienie przepływów finansowych, w którym suma przychodów, koszów i dochodów miesiąca musi zostać wpisana w podziale na zwolnienia podatkowe, które są stosowanie w organizacji.
  • Wykazywane muszą tu być także wydatki finansowane z dochodów zwolnionych z podatku w poprzednich latach.
  • Koło musi prowadzić ponadto ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (na przykład licencje, programy komputerowe itp.).

W UEPiK nie ma ewidencji operacji pieniężnych np.: kasy, wyciągów bankowych, zaliczek, rozrachunków. Do decyzji koła pozostaje, w jaki sposób zbiera informacje o posiadanych pieniądzach, należnościach i zobowiązaniach czy innych składnikach jej majątku, niebędących środkami trwałymi.

Uproszczona ewidencja a dotacje

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (co w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe). W takiej sytuacji koło stosujące tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji.

Może to zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

5

Arkusze do prowadzenia UEPiK dla KGW

6

Co musi a czego nie musi KGW, która wybrała UEPiK

Co musi: zgłoszenie wyboru uproszczonej ewidencji

Żeby w zgodzie z prawem prowadzić uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów trzeba najpierw w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób podjąć decyzję, że właśnie tak chcemy porządkować finanse naszego koła gospodyń. Następnie musimy zgłosić to do urzędu skarbowego.

Co musi: rozliczenie z urzędem skarbowym czyli CIT-8 wraz z załącznikami

Koło, które wybrało uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, musi rozliczyć się z urzędem skarbowym z podatku od osób prawnych czyli sporządzić i wysłać do US deklarację CIT-8.

CIT-8 to informacja o tym, jakie koło miało przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciło podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości kół sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8. 

Koła prowadzące uproszczoną ewidencję, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (tak jest w przypadku większości kół) składają CIT-8 w urzędzie skarbowym do 31 marca roku następującego po roku podatkowym (tym, którego dotyczy rozliczenie).

W przypadku jeżeli koło powstało w drugiej połowie roku kalendarzowego, ma prawo połączyć ten rok z następnym, pełnym rokiem. Czyli koło, które założyło się 18.12.2018 ma prawo połączyć rok 2018 z 2019 i deklarację CIT-8 złożyć w terminie do 31.03.2020 za oba lata.

Przeczytaj więcej o podatku dochodowym od osób prawnych w poradniku ngo.pl

Czego nie musi: sprawozdanie finansowe z ustawy o rachunkowości

Koło, które zdecydowało się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, zatwierdzać go i wysyłać do urzędu skarbowego. To obowiązek każdego innego koła (nie prowadzącego UEPiK), który zapisany jest w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że „Koła gospodyń wiejskich działające na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie.” (art. 2 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Ten zapis oznacza, że „zasady i warunki” prowadzenia UEPiK opisane są w ustawie o KGW. Nie ma wśród nich zasady mówiącej o tym, że koło prowadzące UEPiK sporządza sprawozdanie finansowe. Więc go nie sporządza.

Uwaga

Brak obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego będzie dotyczył tego roku, w którym prowadziliśmy UEPiK.


Opracowanie o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów dla kół gospodyń wiejskich oraz arkusze do prowadzenie UEPiK dla KGW przygotowała:

Edyta Koper – doradczyni Sieci Doradców Lokalnych
https://frso.pl/doradcy-lokalni

w ramach projektu „Fimango – zarządzanie finansami worganizacjach pozarządowych” finansowanego przez Polską – Amerykańską Fundację Wolności, realizowanego przez Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego

Przeczytaj też

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.