Poradnik - ngo.pl

Możliwość stosowania uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK dla KGW) zawarta jest w ustawie o kołach gospodyń wiejskich (ustawie o KGW). Koło nie prowadzi pełnej rachunkowości, tylko księgowość podatkową - wzór jest zawarty w ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINANSÓW z dnia 7 stycznia 2019 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez koła gospodyń wiejskich. Warto zwrócić uwagę, że jest to inny wzór, niż znany od 2015 roku UEPiK dla NGO.

Informacja o uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zawarta jest artykule 24 ustawy o KGW. Artykuł ten wskazuje kiedy KGW ma prawo stosować UEPiK. Zasady jak prowadzić UEPiK dla KGW określa rozporządzenie (tłumacz jak prowadzić i jakie warunki ma spełniać ta forma księgowości).

Koło prowadzące uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów jest zwolnione z obowiązku przygotowywania corocznego sprawozdania finansowego.

Prowadzenie UEPiK dla KGW nie zwalnia kół z obowiązku rozliczania się z urzędem skarbowym - czyli corocznego wypełniania i wysyłania deklaracji CIT-8 wraz z załącznikami. Ale po to właśnie prowadzi się UEPiK dla KGW, żeby można było tę deklarację wypełnić.

Niestety, komplikacje pojawiają się, jeżeli KGW pozyska dotację. W UEPiK nie ma miejsca by wyodrębnić wydatki związane z dotacją (a tego zazwyczaj wymagają grantodawcy).

Ustawa o KGW została pomyślana jako łatwa forma zrzeszania się kobiet mieszkających na wsi, do działania na niewielką skalę, stąd pojawiło się wiele uproszczeń. Koła, które chcą działać w szerszym wymiarze mogą z tych uproszczeń zrezygnować i prowadzić działalność na większą skalę, w tym działalność gospodarczą. W konsekwencji muszą prowadzić pełną księgowość.

Jakie są warunki prowadzenia UEPiK dla KGW?

Warunki z ustawy

Art. 24. Ustawy z dnia 9 listopada 2018 o kołach gospodyń wiejskich

1. Koła gospodyń wiejskich prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, w przypadku gdy:

Przepisu ust. 1 pkt 3 (w zakresie wielkości przychodów) nie stosuje się w roku, w którym koło rozpoczęło działalność.

Czyli: 

• koło nie może posiadać statusu OPP, 
• nie może przekroczyć przychodu 100.000 za cały poprzedni rok (lub proporcjonalnie jeśli koło działało mniej niż rok)
• przychody mogą być osiągane wyłącznie ze wskazanych źródeł. Na przykład: składek, darowizn, zapisów, dotacji, wynajmu lub sprzedaży WŁASNEGO majątku (czyli np. jeżeli świetlica należy do gminy nie można jej wynajmować), z odsetek bankowych oraz ze sprzedaży rękodzieła i żywności regionalnej.

Szczególną uwagę warto tutaj zwrócić na podpunkt b (patrz wyżej - warunki z ustawy) - sprzedaż rękodzieła i żywności regionalnej, ponieważ on przysparza najwięcej problemów. Nie ma ustawowej definicji co oznacza "żywność regionalna", musimy więc posługiwać się zdrowym rozsądkiem. Trudno za żywność regionalną uznać "coca-colę" i popcorn, nawet jeśli jest robiony z miejscowej kukurydzy. Sprzedaż tego typu artykułów powoduje wykluczenie z możliwości prowadzenia UEPiK.

Nie możemy również sprzedać warsztatów z robienia żywości regionalnej czy występów zespołu folklorystycznego działającego w ramach naszego koła. Czyli występować możemy, ale nie za pieniądze. Kiedy prowadzimy UEPiK nie wolno nam też pobierać odpłatności od uczestników za np. wstęp na warsztaty albo inne imprezy/festyny, ponieważ taka możliwość nie została przewidziana w artykule 24 ustawy o KGW.

KGW musi podjąć decyzję

Koło, które spełnia warunki wskazane w art 24 ustawy o KGW (zacytowane i objaśnione powyżej) może - ALE NIE MUSI - prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów dla KGW. Ma wybór. UEPiK nie jest przypisany „z automatu” – trzeba podjąć w tej sprawie decyzję. Jeśli koło nie podejmie w tej sprawie żadnej decyzji oznacza to, że prowadzi “zwyczajną” księgowość - wg. zasad z ustawy o rachunkowości.

Decyzja zarządu KGW

Na początku koło musi podjąć formalną decyzję, że rezygnuje z prowadzenia pełnej księgowości na rzecz uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów dla KGW.

Obowiązek poinformowania urzędu skarbowego

Jeśli koło spełnia warunki wskazane w art 24 ustawy KGW oraz podjęło decyzję o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów, to musi poinformować o tym urząd skarbowy.

Zgodnie z art. 24 ust 3 ustawy o KGW koło musi poinformować urząd o wyborze uproszczonej ewidencji w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności lub w ciągu pierwszego miesiąca nowego roku podatkowego. W przypadku kół, których rok obrotowy zgadza się z rokiem kalendarzowym (a jest ich większość) termin zgłoszenia upływa z końcem stycznia.

Co jeśli koło nie zgłosiło decyzji o UEPiK do urzędu skarbowego w terminie

Koło, które nie dotrzyma opisanych powyżej terminów (terminów, w których zgłasza swój wybór urzędowi skarbowemu), nie może prowadzić uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Nie ma możliwości zgłoszenia się po terminie. Jeśli koło termin przegapiło musi prowadzić księgowość wg zasad z ustawy o rachunkowości. O ewidencji podatkowej może pomyśleć w kolejnym okresie – w kolejnym roku obrotowym.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) to ściśle określone rozporządzeniem zestawienie przychodów i kosztów w układzie pozwalającym na zebranie wszystkich danych potrzebnych do wypełnienia deklaracji CIT-8 (czyli do rozliczenia się KGW z urzędem skarbowym - z podatku od osób prawnych - co jest obowiązkiem każdego koła).

W uproszczonej ewidencji:

Przychody wpisywane są w niej w podziale na przychody określone w art. 24 ustawy o KGW.

• Koszty muszą być wpisywane ze wskazaniem, które są, a które nie są kosztami uzyskania przychodów.
• Po zakończeniu każdego miesiąca trzeba wypełniać zestawienie przepływów finansowych, w którym suma przychodów, koszów i dochodów miesiąca musi zostać wpisana w podziale na zwolnienia podatkowe, które są stosowanie w organizacji.
• Wykazywane muszą tu być także wydatki finansowane z dochodów zwolnionych z podatku w poprzednich latach.
• Koło musi prowadzić ponadto ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (na przykład licencje, programy komputerowe itp.).

W UEPiK nie ma ewidencji operacji pieniężnych np.: kasy, wyciągów bankowych, zaliczek, rozrachunków. Do decyzji koła pozostaje, w jaki sposób zbiera informacje o posiadanych pieniądzach, należnościach i zobowiązaniach czy innych składnikach jej majątku, niebędących środkami trwałymi.

Uproszczona ewidencja a dotacje

W uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie ma miejsca na księgowe wyodrębnienie kosztów projektów finansowanych z dotacji (co w przypadku większości dotacji jest obowiązkowe). W takiej sytuacji koło stosujące tę formę księgowości musi we własnym zakresie opracować sposób wyodrębnienia księgowego kosztów finansowanych z poszczególnych dotacji.

Może to zrobić, opracowując TABELĘ POMOCNICZĄ, zawierającą wyodrębnione koszty finansowane z dotacji, do której będą wpisywane koszty poszczególnej dotacji, z równoczesnym wpisaniem ich do UEPiK. Ważne jest przy tym, by pomocnicza tabela zawierała numery wpisu każdego dokumentu w UEPiK.

Co musi: zgłoszenie wyboru uproszczonej ewidencji

Żeby w zgodzie z prawem prowadzić uproszczoną ewidencje przychodów i kosztów trzeba najpierw w odpowiednim czasie i w odpowiedni sposób podjąć decyzję, że właśnie tak chcemy porządkować finanse naszego koła gospodyń. Następnie musimy zgłosić to do urzędu skarbowego.

Co musi: rozliczenie z urzędem skarbowym czyli CIT-8 wraz z załącznikami

Koło, które wybrało uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, musi rozliczyć się z urzędem skarbowym z podatku od osób prawnych czyli sporządzić i wysłać do US deklarację CIT-8.

CIT-8 to informacja o tym, jakie koło miało przychody i koszty w poprzednim roku podatkowym, a także czy będzie płaciło podatek dochodowy od osób prawnych. Zakres działalności większości kół sprawia, że zazwyczaj korzystają one ze zwolnienia z obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych, jednak muszą to wykazać m.in. właśnie za pomocą formularza CIT-8. 

Koła prowadzące uproszczoną ewidencję, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (tak jest w przypadku większości kół) składają CIT-8 w urzędzie skarbowym do 31 marca roku następującego po roku podatkowym (tym, którego dotyczy rozliczenie).

W przypadku jeżeli koło powstało w drugiej połowie roku kalendarzowego, ma prawo połączyć ten rok z następnym, pełnym rokiem. Czyli koło, które założyło się 18.12.2018 ma prawo połączyć rok 2018 z 2019 i deklarację CIT-8 złożyć w terminie do 31.03.2020 za oba lata.

Przeczytaj więcej o podatku dochodowym od osób prawnych w poradniku ngo.pl

Czego nie musi: sprawozdanie finansowe z ustawy o rachunkowości

Koło, które zdecydowało się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów nie musi sporządzać sprawozdania finansowego, zatwierdzać go i wysyłać do urzędu skarbowego. To obowiązek każdego innego koła (nie prowadzącego UEPiK), który zapisany jest w ustawie o rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości wskazuje, że „Koła gospodyń wiejskich działające na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na zasadach i warunkach określonych w tej ustawie.” (art. 2 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Ten zapis oznacza, że „zasady i warunki” prowadzenia UEPiK opisane są w ustawie o KGW. Nie ma wśród nich zasady mówiącej o tym, że koło prowadzące UEPiK sporządza sprawozdanie finansowe. Więc go nie sporządza.