Poradnik - ngo.pl

Umowa

Pracodawca zatrudniając w Polsce pracownika ma obowiązek zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej.

Umowa musi określać strony umowy, rodzaj umowy, datę zawarcia, warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy.

W przypadku zatrudnienia cudzoziemca, pracodawca ma dodatkowy obowiązek przedstawienia tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca. Musi również uzyskać od zatrudnianego cudzoziemca ważny dokument uprawniający go do pobytu w Polsce. Kopię tego dokumentu jest zobowiązany przechowywać przez cały okres zatrudnienia.

Pracodawca uzyskuje oświadczenie pracownika o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych i kieruje pracownika na wstępne badania lekarskie oraz na szkolenie BHP 

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy pracodawca informuje pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym o: dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, układzie zbiorowym pracy.

ZUS i podatki

W ciągu 7 dni należy na formularzu ZUS ZUA zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS na takich samych zasadach jak obywateli polskich. 

Zgodnie z art. 31 i 38 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawcy, jako płatnicy, są zobowiązani obliczać, pobierać i wpłacać do urzędu skarbowego podatek w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracodawca odprowadza podatek na indywidualny rachunek podatkowy łącznie dla wszystkich zatrudnionych pracowników, niezależnie od ich obywatelstwa. 

Natomiast do końca lutego każdego roku, za rok poprzedni, niezależnie od rodzaju łączącej umowy (umowa o pracę, zlecenie, dzieło) oraz niezależnie od obywatelstwa pracownika, pracodawca przekazuje mu deklarację PIT-11 będącą informacją o wysokości rocznego dochodu, naliczonego i odprowadzonego podatku. 

Do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania (wskazane przez pracownika) deklarację taką pracodawca dostarcza w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Następnie pracownik dokonuje rozliczenia podatkowego. Należy pamiętać, że osoby fizyczne, mające miejsce zamieszkania na terytorium Polski podlegają nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Osoby fizyczne, nieposiadające na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od przychodów osiąganych na terytorium Polski. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski uważa się osobę fizyczną, która posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. 

W kwestiach budzących wątpliwości cudzoziemcy powinni sięgać do międzynarodowych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które w przypadku osób mających różne miejsca zamieszkania, określają szczegółowo sposób opodatkowania dla poszczególnych źródeł przychodów. Ponadto dla osób osiągających w Polsce dochody, a nieposiadających miejsca zamieszkania, w każdym województwie wyznaczony jest specjalny urząd skarbowy, w którym powinny dokonać rozliczenia.

Na początek: warunki pracy

Warunki zatrudnienia cudzoziemców nie mogą być mniej korzystne niż przewidują polskie przepisy, w dodatku w przypadku cudzoziemców ubiegających się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub o zezwolenie na pracę, pracodawca ma obowiązek wykonania testu rynku pracy, podczas którego powiatowy urząd pracy bada, czy pracodawca oferuje cudzoziemcowi warunki zatrudnienia nie gorsze niż te, w których pracę wykonują obywatele polscy na tych samych stanowiskach. Test rynku pracy ma potwierdzić, że wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku i nie niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Zezwolenia na pracę i pobyt

Do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub wniosku o wydanie jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi (np. organizacja pozarządowa) musi dołączyć informację o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzoną z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców mogących pracować bez zezwolenia.

Informację taką wydaje starosta właściwy ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca i wydawana jest za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy na podstawie przeprowadzonego testu rynku pracy.

Poza wyżej wymienionymi warunkami zatrudnienia pracowników, cudzoziemcy w celu wykonywania pracy muszą spełniać dodatkowe wymogi, które określone są w ustawie o promocji zatrudnienia. Art. 87 ustawy o promocji zatrudnienia uzależnia możliwość wykonywania pracy od posiadanego tytułu pobytowego albo od posiadania zezwolenia na pracę.

Bez zezwoleń

Wyróżniono grupę cudzoziemców uprawnionych do wykonywania pracy na terytorium Polski bez dodatkowych zezwoleń i wymogów, czyli na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Oznacza to, że osoby posiadające jeden z wymienionych niżej tytułów pobytowych nadanych w Polsce nie muszą starać się o dodatkowe zezwolenia na pracę, ani o informację starosty i test rynku pracy. Wystarczy że będą posiadać:

• status uchodźcy;
• ochronę uzupełniającą;
• zezwolenie na pobyt stały;
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej;
• zgodę na pobyt ze względów humanitarnych;
• zgodę na pobyt tolerowany;
• korzystają z ochrony czasowej;
• ważne zaświadczenie wydawane w trakcie procedury uchodźczej przez Szefa Urzędu do spraw Cudzoziemców, które z tymczasowym zaświadczeniem tożsamości cudzoziemca uprawnia tę osobę do wykonywania pracy na terytorium Polski.

Do grupy tej należą również obywatele następujących państw (oraz towarzyszący im członkowie rodzin):

• państw członkowskich Unii Europejskiej;
• Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja – nie w pełni, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Liechtenstein, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Norwegia, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Włochy);
• nienależącego do Unii Europejskiej państwa niebędącego stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, który może korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umowy zawartej przez to państwo ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi ( np. Szwajcaria);
• obywatele Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, jeżeli byli objęci przepisami przejściowymi, tj. korzystali z prawa pobytu w Polsce przed zakończeniem okresu przejściowego (do 31.12.2020 r.) i nadal korzystają tu z legalnego pobytu.

Należy pamiętać, aby dla wyżej wymienionych cudzoziemców przechowywać kopię dokumentu będącego podstawą ich pobytu w Polsce, np. paszport potwierdzający obywatelstwo jednego z ww. państw lub ww. zezwolenie wydane w Polsce. Dokument ten jest jednocześnie podstawą do wykonywania pracy.

Pobyt czasowy uzyskany w związku z pracą

Kolejną grupę stanowią cudzoziemcy, którzy przebywają w Polsce na podstawie zezwoleń na pobyt czasowy uzyskanych w związku z pracą. Mogą oni pracować tylko na warunkach wskazanych w zezwoleniach. W przypadku zmiany pracodawcy lub zmiany warunków zatrudnienia muszą występować o nowe zezwolenie lub o zmianę zezwolenia. 

Wnioski o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy cudzoziemcy składają do urzędów wojewódzkich właściwych ze względu na miejsce zamieszkania, najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu w Polsce. Do wniosków dołączają m.in. kopie paszportów, zdjęcia, dokumenty potwierdzające ubezpieczenie oraz możliwość zatrudnienia i zamieszkania, jak i test rynku pracy. Na warunkach wskazanych w zezwoleniu mogą pracować, jeżeli otrzymają jeden z niżej wymienionych tytułów pobytowych uprawniających równocześnie do wykonywania pracy:

• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę polegającą na pełnieniu funkcji w zarządzie osoby prawnej,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji,
• zezwolenie na pobyt i pracę w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa,
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej,
• zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej udzielonego cudzoziemcowi, którego celem pobytu jest wykonywanie pracy poprzez pełnienie funkcji w zarządzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej, którą utworzył lub której udziały lub akcje objął lub nabył, lub prowadzenie spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej przez komplementariusza, lub działanie w charakterze prokurenta;
• przebywający w Polsce w związku z korzystaniem z mobilności krótkoterminowej pracownik kadry kierowniczej, specjalista lub pracownik odbywającego staż w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa;
• korzystający z mobilności krótkoterminowej naukowiec lub korzystający z mobilności student na warunkach określonych w ustawie z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2354 z późn. zm.).

W przypadku tej grupy pracodawca powinien przechowywać kopię paszportu oraz zezwolenia na pobyt czasowy.

Cudzoziemcy, którzy otrzymali zezwolenie na pracę

Osobną grupę stanowią cudzoziemcy, dla których pracodawcy wystąpili do wojewody o wydanie zezwolenia na pracę. Cudzoziemcy, którzy otrzymali zezwolenie na pracę mogą pracować na warunkach określonych w tym zezwoleniu, jeżeli przebywają na terenie Polski na podstawie następujących tytułów pobytowych:

• wizy, z wyjątkiem wizy wydanej w celu turystycznym lub ochrony czasowej,
• w trakcie procedury uzyskania kolejnego zezwolenia na pobyt na podstawie stempla umieszczonego w paszporcie, ale tylko w sytuacji, kiedy termin złożenia wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy, stały lub rezydenta został zachowany, wniosek nie zawierał braków i w związku z tym pobyt cudzoziemca na terytorium Polski uznano za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy stała się ostateczna, jeżeli bezpośrednio przed złożeniem wskazanych wniosków cudzoziemiec był uprawniony do wykonywania pracy, lub
• przebywający na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy, z wyjątkiem zezwolenia na okoliczności wymagające krótkotrwałego pobytu, wydawane na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy lub
• na podstawie dokumentu określającego status członka rodziny członka misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego państwa obcego albo innej osoby zrównanej z nimi na podstawie ustaw, umów lub powszechnie ustalonych zwyczajów międzynarodowych, pozostającego z tą osobą we wspólnocie domowej, jeżeli pomiędzy Polską a państwem obcym lub organizacją międzynarodową zostały zawarte umowa lub porozumienie międzynarodowe w sprawie wykonywania działalności zarobkowej przez członków rodzin członków personelu misji dyplomatycznych lub urzędów konsularnych, lub
• na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen, lub
• na podstawie dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo obszaru Schengen, lub
• w ramach ruchu bezwizowego.

W przypadku tej grupy, pracodawca powinien przechowywać kopię paszportu wraz z kopią wizy, na której przebywają oraz zezwolenia na pracę.

Cudzoziemcy zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę

Jest także grupa cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Oni mogą wykonywać pracę na zasadach takich, jak obywatele polscy.

Należą do nich cudzoziemcy:

• posiadający zezwolenie na pobyt w celu kształcenia na studiach (tylko w przypadku studiów dziennych);
• posiadający zezwolenie na pobyt ze względu na prowadzenie badań naukowych;
• posiadający zezwolenie na pobyt związany z mobilnością długoterminową naukowca,
• będący członkami rodzin obywateli Polski po rozwodzie lub separacji;
• będący pełnoletnimi dziećmi cudzoziemców, przebywający z nimi w Polsce,
• będące ofiarami handlu ludźmi;
• posiadający zezwolenie na pobyt ze względu na inne okoliczności, tj. posiadanie zezwolenia; rezydenta długoterminowego UE uzyskane w innym państwie oraz członkowie ich rodzin.

Ponadto do grupy tej zaliczają się:

• małżonkowie obywateli polskich i niektórych cudzoziemców posiadający zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w związku z zawarciem związku małżeńskiego;
• zstępni obywateli polskich lub niektórych cudzoziemców, posiadający zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce;
• posiadający zezwolenie na pobyt czasowy uzyskane w celu łączenia rodzin;
• posiadający zezwolenie na pobyt czasowy w celu mobilności długoterminowej członka rodziny naukowca;[MD1]
• przebywający w Polsce na podstawie procedury uzyskania kolejnego zezwolenia na pobyt czasowy, jeżeli posiadają stempel w paszporcie;
• posiadający ważną Kartę Polaka;
• uprawnieni do przebywania i wykonywania pracy na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależącego do Unii Europejskiej lub Konfederacji Szwajcarskiej, zatrudnieni przez pracodawcę mającego siedzibę na terytorium tego państwa oraz czasowo delegowani przez tego pracodawcę w celu świadczenia usług na terytorium Polski;
• w stosunku do których umowy międzynarodowe lub odrębne przepisy dopuszczają wykonywanie pracy bez konieczności posiadania zezwolenia.

Praca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy oraz zezwolenie na pracę sezonową

Przepisy wskazują również, że zezwolenie na pracę nie jest wymagane w przypadku cudzoziemców będących obywatelami: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy, którzy pracują na uzyskanym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy, jeżeli powiatowy urząd pracy przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca wpisał oświadczenie do ewidencji oświadczeń, a praca jest wykonywana na warunkach określonych w tym oświadczeniu.

Cudzoziemcy spoza UE mogą również pracować na zezwoleniach na pracę sezonową. Do wykonywania pracy na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy oraz do pracy sezonowej cudzoziemcy muszą posiadać tytułu pobytowe uprawniające do przebywania w Polsce.

W przypadku tej grupy pracodawca powinien przechowywać kopię paszportu i wizy, na której przebywają lub zezwolenia na pobyt czasowy uprawniający do pracy, ponadto kopię Karty Polaka – jeżeli cudzoziemiec taką posiada lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy lub zezwolenie na pracę sezonową.

Obywatele UE w celu wykonywania pracy w Polsce nie potrzebują dodatkowych zezwoleń na pobyt ani na pracę. Mogą swobodnie zawierać umowy z pracodawcami na terytorium Polski, tak jak obywatele polscy. Jeżeli planują pracować i w tym celu przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące są zobowiązani do zarejestrowania pobytu obywatela UE u wojewody (zgodnie z art. 20 Ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin, t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1697).

Obywatele Wielkiej Brytanii w celu wykonywania pracy w Polsce nie potrzebują dodatkowych zezwoleń na pobyt ani na pracę, ale tylko jeżeli byli objęci przepisami przejściowymi, tj. korzystali z prawa pobytu w Polsce przed zakończeniem okresu przejściowego (do 31.12.2020 r.) i nadal korzystają tu z legalnego pobytu. W przypadku obywateli Wielkiej Brytanii nie objętych przepisami przejściowymi należy uzyskać zezwolenie na pracę i wizę do pracy lub posiadać nadany w Polsce tytuł pobytowy uprawniający do pracy.

Obywatele Białorusi mogą wykonywać pracę w Polsce na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy lub zezwolenia na pracę sezonową, jeżeli przebywają na odpowiedniej wizie lub w czasie trwania ruchu bezwizowego (do 90 dni). Jeżeli posiadają ważną Kartę Polaka, są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, wystarczy że przyjadą na podstawie wizy lub ruchu bezwizowego, a następnie mają prawo złożyć wniosek o pobyt stały i otrzymać go na uproszczonych zasadach. Mogą również pracować na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę lub jeżeli posiadają jeden z tytułów pobytowych uprawniających do pracy bez zezwolenia, np. kartę rezydenta UE, pobyt stały, status uchodźcy itp.

W związku z inwazją Rosji na Ukrainę Polska wprowadziła Ustawę z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (dalej: Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy), na mocy której obywatele Ukrainy mają m.in. ułatwiony dostęp do wykonywania pracy w Polsce.

Osobami uprawnionymi do wykonywania pracy w Polsce bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń są obywatele Ukrainy, a także ich małżonkowie nieposiadający obywatelstwa ukraińskiego, w okresie od 24.02.2022 r. do 04.03.2024 r., jeżeli przybyli do Polski po 24.02.2022 r. w związku z wojną lub przebywali w Polsce legalnie przed rozpoczęciem wojny. 

Warunkiem zalegalizowania takiej pracy, oprócz obowiązków odnoszących się do wszystkich pracowników, jest powiadomienie w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy powiatowego urzędu pracy przez pracodawcę ze wskazaniem w jakim wymiarze czasu i za jaką stawkę jest wykonywana praca. 

Pracownicy z Ukrainy, przebywający legalnie w Polsce przed wybuchem wojny, również mogą w Polsce legalnie podejmować pracę bez uzyskiwania dodatkowych zezwoleń, pod warunkiem zgłoszenia tego faktu przez pracodawcę do powiatowego urzędu pracy. 

Pracownicy z Ukrainy przebywający przed wybuchem wojny w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt i pracę w przypadku rezygnacji z pracy, którą wykonywali na zezwoleniu są obowiązani powiadomić organ, który wydał zezwolenie o zaprzestaniu dotychczasowej pracy, w ciągu 15 dni od jej zakończenia. Jeśli tego nie zrobią, gdy po ustaniu obowiązywania Ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy będą starali się o kolejną kartę pobytu na podstawie zezwolenia na pobyt i pracę, mogą spotkać się z odmową.

Obywatel USA, aby móc legalnie wykonywać pracę w Polsce, niezależnie od potrzeby posiadania zezwolenia na pracę musi mieć odpowiedni tytuł pobytowy. Uprawnienia do wjazdu i pobytu bezwizowego, które mają w Polsce obywatele USA, nie dotyczą pobytu w celu wykonywania pracy. Aby podjąć zatrudnienie obywatel USA musi uzyskać odpowiednią wizę i zezwolenie na pracę lub tytuł pobytowy uprawniający do pobytu i pracy w Polsce.

Zatrudniając cudzoziemców w Polsce należy pamiętać, że zarówno przepisy ustawy o promocji zatrudnienia, kodeks karny, jak i Ustawa o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej ustanawiają szereg sankcji za zatrudnianie bez wymaganych dokumentów oraz za wykorzystywanie trudniejszej sytuacji cudzoziemca na rynku pracy.

Warunki zatrudniania cudzoziemców nie mogą być gorsze niż warunki zatrudniania obywateli polskich, co powoduje, że odprowadzane podatki i składki na ubezpieczenie są naliczane w tej samej wysokości, zgodnie z ogólnymi zasadami. Pracodawca wobec cudzoziemca ma co najmniej te same obowiązki, jak wobec pracownika z Polski. Ponadto musi przez okres zatrudnienia przechowywać kopię dokumentu uprawniającego do pobytu i do pracy w Polsce oraz przedstawić pracownikowi będącemu cudzoziemcem umowę w języku dla niego zrozumiałym oraz w niektórych przypadkach uzyskać dodatkowe dokumenty, takie jak informację starosty, zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy, czy zezwolenie na pracę sezonową. W przypadku obywateli Ukrainy należy ich zatrudnienie zgłaszać do powiatowych urzędów pracy za pomocą sytemu dostępnego na stronie: praca.gov.pl.

Zatrudnienie obywatela Polski nie wymaga uzyskania dodatkowych zezwoleń. Wystarczy, że stawi się do pracy i podpisze umowę o pracę. Pracodawca uzyska od niego zgodę na przetwarzanie danych, skieruje pracownika na szkolenia BHP i badania lekarskie, poinformuje o warunkach zatrudnienia oraz zgłosi do ZUS, naliczy i odprowadzi podatek od wynagrodzenia.

W przypadku obywatela Wielkiej Brytanii oraz w przypadku obywatela USA i obywatela Białorusi pracodawca musi uzyskać zezwolenie na pracę. W tym celu w powiatowym urzędzie pracy składa wniosek o wydanie informacji starosty o lokalnym rynku pracy. We wniosku wskazuje na jakim stanowisku, w jakim wymiarze czasu pracy i za jaką stawkę chce zatrudnić cudzoziemca. Wysokość wynagrodzenia miesięcznego nie może być niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę i nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku. Jeżeli urząd pracy stwierdzi, że oferowane stawki wynagrodzenia są za niskie w porównaniu z oferowanymi na lokalnym rynku pracy na tych samych stanowiskach, to wyda informację o niespełnieniu warunków, przez co uzyskanie zezwolenia na pracę będzie niemożliwe. Jeżeli pracodawca we wniosku wskaże adekwatne warunki zatrudnienia, to starosta za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni wyda informację o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, sporządzoną z uwzględnieniem pierwszeństwa dostępu do rynku pracy dla obywateli polskich oraz cudzoziemców, którzy mogą pracować bez zezwoleń. Z informacją starosty pracodawca składa do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Wojewoda wydaje pracodawcy zezwolenie na pracę w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pracodawca wysyła cudzoziemcowi. Następnie cudzoziemiec w ambasadzie polskiej wnioskuje o wizę na wykonywanie pracy w Polsce na podstawie posiadanego zezwolenia na pracę. Po uzyskaniu wizy może przyjechać do Polski i wraz z zezwoleniem na pracę podjąć zatrudnienie u pracodawcy i na warunkach wskazanych w zezwoleniu. W tym celu pracodawca pobiera kopię paszportu z wizą, które przechowuje przez okres zatrudnienia wraz z zezwoleniem a pracę. Przygotowuje i przedstawia pracownikowi umowę do podpisu, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, pobiera zgodę na przetwarzanie danych, kieruje pracownika na szkolenia BHP i badania lekarskie, informuje o warunkach zatrudnienia oraz zgłasza do ZUS, nalicza i odprowadza podatek.

Obywatel Ukrainy na podstawie Ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy może przyjechać do Polski bez wizy, uzyskać w Polsce nr PESEL dedykowany osobom z Ukrainy, a następnie przedstawić pracodawcy dokument poświadczający obywatelstwo ukraińskie, który do 04.03.2024 r. uprawnia obywateli Ukrainy do pracy bez dodatkowych zezwoleń (może to być np. paszport lub zaświadczenie o nadaniu nr PESEL z przedrostkiem UKR). Pracodawca przechowuje kopię takiego dokumentu przez okres zatrudnienia. Następnie podpisuje umowę o pracę, przetłumaczoną na język ukraiński. Pracodawca uzyskuje zgodę na przetwarzanie danych, kieruje pracowników na szkolenia BHP i badania lekarskie, informuje o warunkach zatrudnienia oraz zgłasza do ZUS, nalicza i odprowadza podatek. Warunkiem legalności takiej pracy (zgodnie z Ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy) jest powiadomienie w ciągu 14 dni od zatrudnienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy, za pośrednictwem platformy praca.gov.pl.

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.): art. 22¹ § 5 KP, art. 29 § 2, art. 229 § 1 i § 4 KP, art. 237³§ 1 KP, art. 29 § 3 KP
• Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 690 z późn. zm): art. 88h ust. 1 pkt. 3 
• Ustawya z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1745): art. 2 i 3 
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm)
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.): art. 31 i 38, art. 36 , art. 42 a i 42 g ust. 1, art. 3 
• Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2021 r. poz. 2354 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2021 r. poz. 1697):  art. 20 
• Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa dalej: Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy (Dz. U. poz. 583 z późn. zm.)

Materiał przygotowany przez Ewę Kacprzak-Szymańską - prawniczkę specjalizującą się w legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, członkinię Stowarzyszenia Interwencji Prawnej, współautorkę komentarza do ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (wyd. Wolters Kluwer).