Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Od 20 lat portal ngo.pl bezpłatnie pomaga organizacjom pozarządowym. Pomóż nam pomagać dalej. Wspieraj NGO w PL

O czym pamiętać - podstawowe obowiązki

Reklama

Zebrane tu informacje będą dotyczyć wszystkich NGO-sów, niezależnie od rodzaju zatrudnienia - czy będzie to umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna.

1

Jakie obowiązki wobec ZUS ma pracodawca

Składki ZUS

Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia składek ZUS dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń zdrowotnych i funduszu pracy za zatrudnione (ubezpieczone) osoby.

System naliczania składek ZUS i rejestracji ubezpieczonych jest dość zawiły. By ułatwić, a w niektórych przypadkach w ogóle umożliwić przesyłanie danych, niezbędnych do rozliczenia z ZUS, dostępny jest darmowy program Płatnik (w oddziałach ZUS lub na stronie internetowej zus.gov.pl) oraz aplikacja internetowa ePłatnik dostępna na platformie usług elektronicznych pue.zus.pl. Za ich pomocą sporządzamy wszystkie dokumenty związane ze zgłaszaniem niezbędnych danych i rozliczaniem należnych składek. Sporządzane w nich dokumenty są w dużej mierze weryfikowane, co pozwala uniknąć wielu błędów. Program Płatnik i ePłatniku umożliwiają także przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną. Może z tej formy przekazu skorzystać każdy rozliczający się z ZUS.

Możliwe jest też składanie dokumentów wypełnionych ręcznie – stosowne druki do ręcznego rozliczania dostępne są we wszystkich oddziałach ZUS. Jednak ze względu na pracochłonność i duże ryzyko popełnienia błędu odradzamy to.

Dane elektronicznie obowiązkowo przekazywać muszą płatnicy zatrudniający powyżej 5 osób objętych ubezpieczeniami społecznymi lub samymi ubezpieczeniami zdrowotnymi.

Zgłoszenie płatnika

Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od:

  • daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby
  • daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dla ubezpieczonych, wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

Zgłoszenie ubezpieczonego

Poza zgłoszeniem organizacji jako płatnika, każda zatrudniona osoba, za którą organizacja musi zapłacić składki do ZUS, musi zostać oddzielnie zgłoszona, zgodnie z tym, jakim składkami jest objęta jej wynagrodzenie. Zależnie od tego, jakimi składkami objęte jest wynagrodzenie, zgłoszenie obejmuje zgłoszenie do samych składek ubezpieczenia zdrowotnego albo składek ubezpieczenia zdrowotnej i określony składek ubezpieczenia społecznego.

Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia).

Zgłoszenie wyrejestrowania

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek musi złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu (tj. momentu zakończenia zatrudnienia).

Poza wyrejestrowaniem zatrudnionych osób, jeśli płatnik składek zakończył ostatnie zatrudnienie zobowiązujące go do płacenia składek – zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Zgłoszenie zmiany danych

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w terminie 7 dni od zaistnienia tych zmian. 

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu, w terminie 14 dni od zaistnienia tych zmian.

Deklaracje rozliczeniowe

Organizacja, która zatrudnia pracowników, powinna co miesiąc składać następujące deklaracje rozliczeniowe :

  • DRA - deklaracja rozliczeniowa
  • RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika.

Dodatkowo, należy złożyć deklarację RSA w następujących przypadkach:

  • gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim
  • gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego
  • gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym
  • w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym, należy złożyć deklarację RZA.

Jednocześnie co miesiąc należy przekazać pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne, informację o odprowadzonych za nich składach do ZUS – np. w formie deklaracji RMUA.

Rozliczenie (złożenie deklaracji i zapłata) składek od wypłaconych wynagrodzeń musi odbyć się do 15 dnia kolejnego miesiąca, po miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Organizacja płaci do ZUS składki od wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim miesiącu, jeśli zatrudnia pracowników na umowę o pracę albo na umowę zlecenie (jeśli osoba ta nie jest zatrudniona na stałe gdzieś indziej, ma skończone 26 lat i nie jest studentem). Równocześnie przesyła deklarację ZUS (w niej kwotę ubezpieczenia zdrowotnego, społecznego) najczęściej za pomocą programu Płatnik lub platformę PUE.

Jeśli organizacja rozlicza ubezpieczenie wypadkowe od 10 lub więcej osób to po zakończeniu roku  musi dodatkowo składać roczną informację ZUS IWA. Przekazuje ją do dnia 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy.

Formularze zgłoszeniowe

Formularze konieczne do złożenia:

  • przy zgłoszeniu płatnika składek 
    ZPA - gdy organizacja nie jest zgłoszona do KRS, 
    druk NIP-8 - składany do urzędu skarbowego gdy organizacja jest zgłoszona do KRS.

  • przy zatrudnieniu nowego pracownika na etacie: ZUA

  • przy zatrudnieniu nowego pracownika na zlecenie:
    ZUA – w przypadku naliczania wszystkich składek, ewentualnie oprócz ubezpieczenia chorobowego, które jest dobrowolne np. dla pracownika, który nie jest studentem, nigdzie nie pracuje, nie jest emerytem;
    ZZA – w przypadku, gdy zatrudniany na zlecenie pracownik jest zatrudniony w innym miejscu, gdzie jego wynagrodzenie przewyższa najniższe wynagrodzenie krajowe i pracodawca odprowadza od tego wynagrodzenia składki ZUS;

  • przy zgłoszeniu do ubezpieczenia członków rodziny składa się odpowiednio deklarację ZCNA (w przypadku, gdy adres zamieszkania członków rodziny nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego) lub ZCZA (w przypadku, gdy adres zamieszkania członków rodziny jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego);

  • przy zmianach danych identyfikacyjnych (np. adres, nazwisko, itd.) pracownika na etacie/na zlecenie : ZIUA (UWAGA: zdarza się, że ZUS domaga się w tym przypadku deklaracji ZUA, najlepiej skontaktować się telefonicznie z ZUS i uzgodnić właściwą dla danego przypadku deklarację);

  • przy zakończeniu umowy o pracę/umowy zlecenia – wyrejestrowania pracownika należy dokonać składając deklarację ZWUA.
    przy wyrejestrowaniu płatnika składek 
    ZFA - gdy organizacja nie jest zgłoszona do KRS 
    druk NIP-8 - składany do urzędu skarbowego gdy organizacja jest zgłoszona do KRS.

Reklama
2

Jakie obowiązki wiążą się dla organizacji z podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Obowiązki:

  1. Organizacja (pracodawca) po każdym miesiącu, w którym dokonywała wypłaty dla zatrudnionych osób dokonuje jedynie wpłaty należnej zaliczki na podatek dochodowy od zatrudnionych osób. Robi to do 20 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat, jednym przelewem, za wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (pracodawcy) urzędu skarbowego.
  2. Po zakończeniu roku składa za cały rok deklarację PIT-4R – do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. W deklaracji umieszcza informacje o należnych zaliczkach na podatek dochodowy za każdy miesiąc roku minionego.
  3. Na koniec roku kalendarzowego dla zatrudnionych osób sporządza się także deklarację roczną PIT-11, czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Deklaracje roczne PIT-11 poza przekazaniem ich osobie zatrudnionej składane są także do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Uwaga
W PIT-11 nie wykazuje się dochodów, od których odprowadzony został ryczałtowy podatek dochodowy, np. od umów cywilnoprawnych poniżej 200 zł.

zobacz też: PDOF (podatek dochodowy od osób fizycznych)

3

Kto może kontrolować pracodawcę?

Państwowa Inspekcja Pracy

Każdy pracodawca może być kontrolowany w zakresie przestrzegania prawa pracy. Kodeks pracy określa kto może taką kontrolę sprawować. Według art. 18(4) §1-3 kp, nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy (również zasad BHP) sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), a kontrolę przestrzegania zasad, przepisów higieny pracy i warunków środowiska sprawuję Państwowa Inspekcja Sanitarna.

Zasady przeprowadzania kontroli przez PIP określa ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 o Państwowej Inspekcji Pracy. Ze względu na bardzo dużą szczegółowość tej ustawy, nie omawiamy jej w poradniku. Zainteresowanych zachęcamy jednak do lektury właściwej ustawy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, urząd skarbowy

Kontrolę może przeprowadzić również Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz urząd skarbowy. Przedmiotem takich kontroli mogą być sprawy leżące w gestii odpowiednich urzędów – US sprawdzi czy pracodawca prawidłowo oblicza i odprowadza podatki, a ZUS czy sprawy związane z ubezpieczeniem społecznym (wysokość i obliczanie składek, zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie itp.) są zgodne z przepisami. Kontrole te są zapowiadane przez właściwy urząd.

zobacz:

4

Czy OPP obowiązują jakieś szczególne zasady, jeśli chodzi o zatrudnianie pracowników?

OPP, zatrudniająca pracowników, powinna kierować się takimi samymi zasadami i przepisami, jak każda inna organizacja pozarządowa, która jest pracodawcą. Przy czym – przy ustalaniu wynagrodzenia za wykonywaną pracę – trzeba uważać, aby nie spowodowało to, że prowadzona odpłatna działalność pożytku przekształca się w działalność gospodarczą.

Z przepisów wynika, że działalność odpłatna pożytku publicznego organizacji pozarządowej stanowi działalność gospodarczą m. in. jeżeli przeciętne miesięczne wynagrodzenie osoby fizycznej z tytułu zatrudnienia przy wykonywaniu statutowej działalności odpłatnej pożytku publicznego, za okres ostatnich 3 miesięcy, przekracza 3-krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni.

Przez wynagrodzenie rozumie się wynagrodzenie z tytułu świadczenia pracy lub usług, niezależnie od sposobu nawiązania stosunku pracy lub rodzaju i treści umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną.

5

Jakie przepisy powinien znać pracodawca (wybór przepisów)?

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
  • Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy
  • Ustawa z dn. 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
  • Ustawa z dn. 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy
  • Ustawa z dn. 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
  • Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Poniedziałek-piątek 9:00-17:00
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.