Poradnik - ngo.pl

Obowiązki organizacji związane z rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych pojawiają się z chwilą:

• zatrudnienia pracowników
• wypłaty należności z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło
• innych należności wypłacanych osobom fizycznym (np. z tytułu praw autorskich), w związku z którymi organizacja zobowiązana jest do naliczania i odprowadzenia zaliczki z tytułu podatku dochodowego.

W powyższych przypadkach pracodawca pełni rolę płatnika podatku w imieniu podatników (którymi są zatrudnione osoby). Organizacja nie dokonuje dodatkowej rejestracji czy to siebie jako płatnika czy poszczególnych zatrudnionych w momencie zatrudnienia w urzędzie skarbowym.

Obowiązki:

1. Organizacja (pracodawca) po każdym miesiącu, w którym dokonywała wypłaty dla zatrudnionych osób dokonuje jedynie wpłaty należnej zaliczki na podatek dochodowy od zatrudnionych osób. Robi to do 20 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat, jednym przelewem, za wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (pracodawcy) urzędu skarbowego.
2. Po zakończeniu roku składa za cały rok deklarację PIT-4R – do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. W deklaracji umieszcza informacje o należnych zaliczkach na podatek dochodowy za każdy miesiąc roku minionego.
3. Na koniec roku kalendarzowego dla zatrudnionych osób sporządza się także deklarację roczną PIT-11, czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Deklaracje roczne PIT-11 poza przekazaniem ich osobie zatrudnionej (do końca lutego) składane są także do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby, w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Wiele problemów w rozliczeniach z urzędami skarbowymi (US) wiąże się z obliczaniem i pobieraniem podatku dochodowego od przychodów osób fizycznych z działalności określonej w art. 13 pkt. 2 i 5-9 ustawy o pdof wykonywanej na podstawie umów zawartych na kwoty do 200 zł. Najczęściej błędy popełniają tu małe organizacje, które bazują na pracy społecznej członków i umowy takie jak, np. umowa zlecenia, umowa o dzieło, zawierają rzadko.

W PIT-11 nie wykazuje się dochodów, od których odprowadzony został ryczałtowy podatek dochodowy, np. od umów cywilnoprawnych do kwoty 200 zł. Dochody z takich umów rozliczane są na deklaracji PIT-8AR i nie są doliczane do osobistego PIT rocznego zatrudnianej osoby.

Sposób obliczania podatku od takich umów określony jest w art. 30 ust. 1 pkt. 5a) i art. 30 ust. 3 ustawy o pdof. Przepis ten stanowi, że zryczałtowany podatek należy pobrać, jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem organizacji nie przekracza 200 zł. Zryczałtowany podatek należy pobierać od każdej umowy zawartej w wysokości do 200,00 zł, niezależnie od sumy należności wynikającej z wszystkich umów zawartych w ciągu miesiąca.

Trzeba zaznaczyć, że nie pobiera się zryczałtowanego podatku w sytuacji, gdy np. w umowie zlecenia zamiast wynagrodzenia określonego kwotowo podana jest stawka godzinowa wynagrodzenia (lub akordowa) i wyniku obliczeń (stawka x ilość godzin) kwota wynagrodzenia miesięcznego wyniesie do 200 zł. W takim przypadku należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy podobnie jak przy umowach powyżej 200 zł.

Najczęstsze błędy w PIT-8AR to zastosowanie 20% kosztów uzyskania przychodów i pobieranie zaliczki na podatek dochodowy oraz  odliczanie od niej składek na ubezpieczenie zdrowotne, a co za tym idzie wykazywanie tych kwot w PIT-11 i PIT-4R, zamiast wyłącznie w PIT-8AR.

Jeśli błędnie obliczyliśmy zryczałtowany podatek, np. zaniżyliśmy jego wysokość poprzez zastosowanie 20% kosztów uzyskania przychodu, musimy jak najszybciej uzupełnić wpłatę podatku do prawidłowej wysokości wraz z należnymi odsetkami oraz skorygować całość obliczeń na rachunku. Może to wiązać się z wezwaniem zleceniobiorcy do zwrotu części pobranego wynagrodzenia. Trzeba również dokonać korekty zapisów w księgach rachunkowych. Pamiętajmy, że księgi rachunkowe są jednocześnie księgami podatkowymi i nierzetelne lub wadliwe ich prowadzenie podlega karze grzywny na podstawie art. 61 kks.

Większość błędów związanych z obliczeniem i odprowadzeniem podatku możemy wykryć przed złożeniem deklaracji o zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR, którą składa się dopiero po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do końca stycznia. Jednak, jeśli błędy wykryjemy już po jej złożeniu do US musimy także, zgodnie z Ordynacja podatkową, złożyć korektę deklaracji wraz z pisemnym wyjaśnieniem jej przyczyny.

PIT to deklaracja zawierająca informacje o dochodach osoby fizycznej i związanych z nimi „osobistym” podatkiem dochodowym. W samej deklaracji bierze się pod uwagę różnego rodzaju dochody danej osoby – umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, renty, zasiłki itd.

Organizacja (płatnik) zatrudniająca pracowników albo współpracowników przez cały rok płaci za nich zaliczki na podatek dochodowy, a na koniec roku sporządza dla każdej takiej osoby PIT-11. Jest to roczna deklaracja zawierająca informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych związanym z dochodami danej osoby, uzyskanymi przez nią w tej organizacji. W PIT-11 organizacja ujmuje dochody, z których osoba zatrudniona musi się rozliczyć się w zeznaniu rocznym – dotyczy to wszystkich rodzajów umów zawartych z tą osobą w ciągu roku.

W PIT-11 wykazuje się także dochody zwolnione z podatku dochodowego.

Nie wykazuje się natomiast dochodów, od których odprowadzony został ryczałtowy podatek dochodowy, np. od umów cywilno-prawnych poniżej 200 zł.

PIT-11, w nieprzekraczalnym terminie do końca stycznia kolejnego roku, należy przekazać do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby. Z kolei dla zatrudnionego osoby musi być on przekazany do końca lutego następnego roku. Co ważne do urzędu skarbowego musi być on przekazany w specjalnej formie elektronicznej podpisany płatnym podpisem kwalifikowanym.  

Za niewydanie PIT-11 do końca lutego organizacji grozi kara grzywny.