Poradnik - ngo.pl

tekst powstał dzięki współpracy ngo.pl i Centrum Pro Bono

opracowanie:

radca prawny – Julia Walicka-Ostachowska, adwokat – Aleksandra Sudak, adwokat – Piotr Kwasiborski, aplikant adwokacki – Karolina Tomaszewska, Hogan Lovells

Zakres kontroli może objąć wykonywanie przez kontrolowanego wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi. W szczególności kontrola może obejmować (art. 86 ust. 2 u.s.o.s.):

1. zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
2. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
3. ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
4. prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
5. wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
6. dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Przykładowe inne kwestie podlegające badaniu przez ZUS to:

1. kontrola wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zarówno w zakresie zgodności z prawem, jak i zasadami współżycia społecznego;
2. kontrola ważności umowy o pracę (np. badanie czy nie jest pozorna) i w konsekwencji odmowa objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych danego pracownika;
3. kontrola rodzaju umowy, poprzez przyjęcie, że w rzeczywistości była to inna umowa (np. umowa o dzieło może zostać przez ZUS zaklasyfikowana jako umowa o pracę) i w konsekwencji objęcie danego pracownika ubezpieczeniem społecznym;
4. sprawdzanie czy świadczenia finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały w rzeczywistości z niego sfinansowane.

Zakres kontroli musi być wskazywany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

Co do zasady kontrola następuje w siedzibie płatnika składek lub w innych miejscach prowadzenia przez niego działalności (np. filie, oddziały), gdyż tam są zazwyczaj przechowywane dokumenty stanowiące przedmiot kontroli (art. 90 u.s.u.s.).

Kontrola może być jednak wykonywana w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie, w związku z powierzeniem im prowadzenie niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w biurze rachunkowym prowadzącym obsługę kadrowo-płacową kontrolowanego, w którym przechowywana jest dokumentacja).

Kontrolowany ma wówczas obowiązek wydania dokumentów związanych z zakresem kontroli na czas przeprowadzenia czynności kontrolnych nie dłuższy niż 3 tygodnie. Wydanie dokumentów następuje na wniosek inspektora kontroli ZUS i jest potwierdzone w protokole, który powinien podpisać także płatnik składek.

Czas trwania kontroli ZUS różni się w zależności od statusu kontrolowanego podmiotu.

Kontrola płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą

W tym przypadku przepisy nie regulują czasu trwania kontroli w tym przypadku. Przyjmuje się jednak, że kontrola nie powinna trwać dłużej niż miesiąc, a kontrola wymagająca pozyskania dowodów ze źródeł osobowych, opinii z innych instytucji nie powinna trwać dłużej niż dwa miesiące. W przypadku kontroli płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą, termin wszczęcia kontroli jest ustalany przez inspektora kontroli ZUS po wystawieniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą

Czas trwania wszystkich kontroli danego organu kontroli u podmiotu będącego przedsiębiorcą w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać (art. 83 u.s.d.g.):

• jeśli jest mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
• jeśli jest małym przedsiębiorcą – 18 dni roboczych,
• jeśli jest średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych,
• jeśli jest innym przedsiębiorcą – 48 dni roboczych.

Co do zasady nie jest możliwe ponowne przeprowadzenie kontroli przez dany organ, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ.

Co do zasady nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, chyba że wyrazi on na to zgodę (art. 82 u.s.d.g.). Nie jest zatem możliwe łączenie kontroli różnych organów, np. podatkowych i ZUS.

Z art. 82 ust. 2 u.s.d.g. wynika, że jeżeli działalność gospodarcza przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu, organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności sprawdzających oraz może ustalić z przedsiębiorcą inny ich termin.

Ważne! Zakaz równoczesnego prowadzenia kontroli odnosi się do kontroli prowadzonych w jednym czasie przez więcej niż jeden organ, nie dotyczy zaś sytuacji, gdy kontrolę w danym czasie prowadzi ten sam organ.

Kwestie dokumentów i informacji, które musi udostępnić inspektorowi ZUS kontrolowany reguluje art. 88 u.s.u.s. Kontrolowany podmiot jest zobowiązany udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u kontrolowanego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.

Konieczność zapewnienia warunków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli
Kontrolowany ma obowiązek zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje kontrolowany podmiot (art. 88 u.s.u.s.).

W praktyce oznacza to konieczność udostępnienia inspektorowi takiego miejsca do przeprowadzenia kontroli, które będzie w miarę ciche i wygodne. Nie musi to być osobne pomieszczenie – wystarczy wydzielenie miejsca do pracy z biurkiem i krzesłem w pokoju biurowym np. w dziale księgowości. Ponadto kontroler powinien mieć do swojej dyspozycji środki łączności takie jak np. fax, dostęp do internetu, kserokopiarki i drukarki.

Zasada niezakłócania funkcjonowania kontrolowanego podmiotu
Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy. W przypadku gdy przedsiębiorca wskaże na piśmie, że przeprowadzane czynności zakłócają w sposób istotny jego działalność gospodarczą, konieczność podjęcia takich czynności powinna być uzasadniona w protokole kontroli (art. 80b u.s.d.g.).

Swoboda poruszania się po siedzibie kontrolowanego
Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby kontrolowanego oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlega rewizji osobistej.

Inspektor kontroli ZUS podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne (art. 90 u.s.u.s.).

Tryb zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli ZUS zależy od formy prawnej kontrolowanego. W przypadku płatnika składek niebędącego przedsiębiorcą brak jest sformalizowanej procedury powiadomienia o planowanej kontroli ZUS. Najczęściej odbywa się to telefonicznie lub osobiście przez inspektora kontroli ZUS. Brak jest również przepisów określających, z jakim wyprzedzeniem inspektor kontroli ZUS powinien powiadomić kontrolowanego o planowanej kontroli. Inspektor kontroli ZUS nie ma obowiązku sporządzenia z czynności powiadomienia formalnego dokumentu.

Kontrola płatnika składek będącego przedsiębiorcą powinna zostać poprzedzona doręczeniem płatnikowi składek zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli sporządzonego w formie pisemnej (art. 79 ust. 1 u.s.d.g.). Zawiadomienie może zostać doręczone kontrolowanemu osobiście przez inspektora kontroli ZUS lub drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Telefoniczne lub osobiste poinformowanie o planowanej kontroli nie będzie wystarczające.

W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać (art. 79 ust. 6 u.s.d.g.):

1. oznaczenie oddziału ZUS, który z uwagi na właściwość terytorialną (wynikająca z siedziby płatnika składek) będzie przeprowadzał kontrolę;
2. datę i miejsce wystawienia;
3. oznaczenie przedsiębiorcy;
4. wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli;
5. podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Rozpoczęcie kontroli następuje po okazaniu przez inspektora kontroli ZUS legitymacji służbowej i po doręczeniu kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 89 u.s.u.s.). Za datę wszczęcia kontroli uważany jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Jeśli płatnik składek jest nieobecny, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli jest doręczane i legitymacja służbowa jest okazywana osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek (art. 89 ust 3 u.s.u.s.).

W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą, kolejnym elementem czynności podejmowanych przez inspektora kontroli jest dokonanie wpisu w książce kontroli, którą powinien prowadzić każdy przedsiębiorca (art. 81 oraz art. 81a u.s.d.g). Książka kontroli może być prowadzona w dwóch nowych formach: jako zbiór dokumentów lub w formie elektronicznej.

Upoważnienie do wszczęcia kontroli jest formalnym dokumentem, który powinien zawierać informacje dotyczące jednostki ZUS przeprowadzającej kontrolę, podmiotu kontrolowalnego oraz zakresu przedmiotowego kontroli. Minimalna obligatoryjna treść upoważnienia została określona w art. 89 ust. 1a u.s.u.s oraz dodatkowo w § 3 ust. 3 Rozporządzenia.

Niezbędnymi elementami upoważnienia są:

1. oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS wraz ze wskazaniem adresu oddziału;
2. oznaczenie kontrolowanego płatnika składek (nazwa, NIP, REGON, adres siedziby);
3. wskazanie imienia i nazwiska inspektora kontroli ZUS wraz z numerem jego legitymacji służbowej;
4. zakres przedmiotowy kontroli;
5. podstawy prawna regulująca uprawnienia do przeprowadzenia kontroli;
6. wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
7. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek;
8. datę i miejsce wystawienia;
9. podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.

Zgodnie z art. 79 ust. 2 u.s.d.g. ZUS może wszcząć kontrolę bez uprzedniego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli w przypadku gdy:

1. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
2. płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności;
3. doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

W takich sytuacjach ZUS nie ma obowiązku wcześniejszego zawiadamiania podmiotu kontrolowanego.

W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (patrz powyżej). Przedsiębiorca może złożyć wniosek, aby kontrola była wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (art. 79 ust. 5 u.s.d.g).

Ponadto, kontrolowany zawsze może złożyć wniosek o wyznaczenie innego terminu kontroli niż wskazany przez inspektora ZUS, o ile będzie on mieścił się w ustawowych ramach czasowych (tj. kontrola rozpocznie się nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli).

O przeprowadzenie kontroli w innym terminie można również wnioskować, gdy u kontrolowanego odbywa się już kontrola przeprowadzana przez inną instytucję publiczną. Nie ma możliwości, aby odbywała się więcej niż jedna kontrola jednocześnie.

Jak wskazano powyżej zakres kontroli ZUS jest bardzo szeroki i może dotyczyć wszelkich obowiązków związanych z systemem ubezpieczeń społecznych nałożonych na kontrolowanych. Jednocześnie, zgodnie z art. 88 ust. 1 u.s.u.s. kontrolowany jest zobowiązany udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u kontrolowanego oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.

Powyższe oznacza w praktyce, że w zakresie objętym kontrolą kontrolerzy ZUS mogą zażądać każdego dokumentu mającego wpływ na realizację obowiązków związanych z systemem ubezpieczeń społecznych. W szczególności kontrolą może polegać na badaniu:

1. zgłoszeń zatrudnionych osób do ubezpieczeń;
2. formularzy związanych ze zmianą zgłoszonych danych czy też zgłoszeniem danych członków rodziny pracownika;
3. deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA wraz z załącznikami oraz raportów ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA);
4. druków zwolnień lekarskich (ZUS ZLA, ZUS ZLA/K), a także innych dokumentów uprawniających do wypłaty świadczeń krótkoterminowych (np. wniosków o świadczenie rehabilitacyjne/zasiłek opiekuńczy, listy płatnicze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych i rozliczanych przez kontrolowanego);
5. wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe przygotowanych przez kontrolowanego;
6. zaświadczeń zawierających informacje z zakresu ubezpieczeń społecznych, wystawianych przez kontrolowanego;
7. dokumentów wskazujących na kwoty rzeczywiście odprowadzane celem opłacenia składek, aby zweryfikować prawidłowość opłacania składek (potwierdzeń przelewów, wyciągów bankowych, innych potwierdzeń wpłat).

W ramach kontroli kontrolerzy ZUS są oczywiście również uprawnieni do badania umowy o pracę – tak pod kątem tytułu do ubezpieczenia, jak również i ważności jej poszczególnych postanowień w kontekście przepisów dotyczących systemu ubezpieczeń społecznych.

W praktyce najczęściej zdarza się, że w trakcie kontroli ZUS kontrolowany jest zobowiązany udostępnić także:

1. zapisy księgowe oraz dokumentację podatkową (np. PIT-11);
2. umowy cywilnoprawne zawierane przez kontrolowanego z osobami wykonującymi zadania na rzecz kontrolowanego oraz rachunki do tych umów,
3. dokumenty regulujące u kontrolowanego zasady wypłacania wynagrodzeń i premii, a także przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego (oprócz umów z pracownikami, także regulamin wynagradzania, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, układ zbiorowy pracy);
4. listy płac, w tym listy uwzględniające ewentualne świadczenia pozapłacowe,
5. dokumentację zasiłkową sporządzaną dla rozliczeń świadczeń chorobowych;
6. akta osobowe zatrudnianych pracowników, w tym w szczególności dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracownika, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku oraz oświadczenie pracownika będącego rodzicem o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem.

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor ZUS może ponadto:

1. dokonywać oględzin i spisu składników majątku kontrolowanego, jeżeli kontrolowany zalega z opłatą należności z tytułu składek;
2. zabezpieczać zebrane dowody;
3. żądać udzielania informacji i wyjaśnień przez kontrolowanego i inne osoby;
4. legitymować dane osoby celem ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to konieczne dla względów kontroli;
5. przesłuchiwać świadków.

W zakresie uprawnienia do przesłuchiwania świadków, inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę najczęściej przesłuchuje osoby odpowiedzialne za obsługę kadr i obsługę rachunkowo-finansową podmiotu kontrolowanego, nawet jeśli taka obsługa zapewniana jest poprzez świadczenie usług przez podmioty trzecie. W takim przypadku przesłuchane mogą być osoby zatrudnione przez podmiot trzeci świadczący dla kontrolowanego takie usługi. Inspektor ZUS może także na potrzeby kontroli przesłuchiwać byłych pracowników. Takie przesłuchania odbywają się najczęściej poza siedzibą kontrolowanego, w siedzibie jednostki organizacyjnej ZUS.

Inspektor kontroli ZUS może także przesłuchiwać osobę ubezpieczoną oraz osobę reprezentującą kontrolowany podmiot, niemniej jednak co do zasady dopiero, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności, mające znaczenie dla przeprowadzanej kontroli.

Inspektor ZUS wykorzystuje dla celów kontroli także informacje zawarte na prowadzonych przez ZUS kontach osób ubezpieczonych i podmiotach kontrolowanych.

W świetle powyższego należy więc zaznaczyć, że oprócz obowiązku udostępnienia wszelkich ksiąg i dokumentów na kontrolowanym spoczywa także obowiązek:

1. udostępnienia do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli kontrolowany zalega z opłatą należności z tytułu składek;
2. sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS;
3. udzielania wyjaśnień kontrolującemu;
4. przedstawienia tłumaczenia na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Należy także pamiętać, że na podstawie u.s.d.g. w przypadku kontroli kontrolowany będący przedsiębiorcą jest co do zasady obowiązany niezwłocznie okazać inspektorowi ZUS książkę kontroli, służącą do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli działalności kontrolowanego. Taką książkę kontrolowany będący przedsiębiorcą jest obowiązany prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej.

W trakcie kontroli kontrolowany jest zobowiązany zapewnić inspektorowi ZUS warunki niezbędne do przeprowadzenia czynności kontrolnych (informacje na temat miejsca prowadzenia kontroli podano już powyżej).

W trakcie kontroli inspektor ZUS ma prawo wstępu i poruszania się po całym terenie siedziby kontrolowanego i miejscach prowadzenia przez niego działalności, po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do kontroli.  Nie potrzebuje do tego żadnych dodatkowych firmowych przepustek. Inspektor ZUS podlega jednak w trakcie kontroli przepisom BHP obowiązującym na terenie przeprowadzania kontroli. Kontrolowany nie może także dokonywać rewizji osobistej inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę.

Oznacza to, że w czasie wykonywania kontroli inspektor może wejść do każdego pomieszczenia kontrolowanego z zachowaniem powyższych zasad.

Inspektor ZUS przeprowadzający kontrole może:

• żądać wydania mu kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli.

  W takiej sytuacji kontrolowany ma obowiązek sporządzić i wydać takie kopie przeznaczone dla inspektora ZUS. Sporządzenie takich kopii powinno zostać dokonane nieodpłatnie (art. 88 ust.1 pkt 2 u.s.u.s.);
   

• żądać wydania mu oryginałów wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich, w sytuacji gdy czynności kontrolne są wykonywane w terenowej jednostce organizacyjnej (art. 90 ust.5 u.s.u.s.). 

Wydanie takich dokumentów następuje na czas przeprowadzenia czynności kontrolnych, lecz nie dłuższy niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół podpisywany także przez kontrolowanego. ZUS zobowiązany jest jednak zapewniać kontrolowanemu, na jego pisemne żądanie, dostęp do wydanych ZUS dokumentów w obecności inspektora ZUS.

Poza tym, zgodnie z Rozporządzeniem jednym ze sposobów zabezpieczenia dowodów zebranych przez inspektora ZUS w trakcie kontroli jest zabranie ich przez inspektora do jednostki organizacyjnej ZUS za potwierdzeniem odbioru.

Powyższe wymogi oznaczają, że inspektor ZUS w określonych przypadkach może zabrać dokumenty kontrolowanego do jednostki organizacyjnej ZUS, a w każdym razie może zażądać wydania mu kopii takich dokumentów. Należy również pamiętać, że kontrolowany ma obowiązek przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez kontrolowanego.

Przepisy u.s.u.s. nie zawierają regulacji wskazujących wprost godziny przeprowadzania kontroli. Przepisy u.s.d.g stosowane posiłkowo do kontroli prowadzanych u przedsiębiorców wskazują, że kontrola przedsiębiorcy powinna następować w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez kontrolowanego. W praktyce co do zasady w podobnych godzinach przeprowadzana jest też kontrola u podmiotu niebędącego przedsiębiorcą. Istotne dla godzin przeprowadzenia kontroli mogą być też godziny działalności samej jednostki organizacyjnej ZUS, w ramach której działa dany inspektor.

Co do miejsca przeprowadzania kontroli w przypadku, gdy siedzibą kontrolowanego jest jego prywatne mieszkanie, stosuje się ogólne zasady wskazane powyżej. W związku z tym kontrolę można przeprowadzić w takim mieszkaniu, chyba że inspektor ZUS uzna, iż nie spełnia ona warunków niezbędnych do przeprowadzenia takiej kontroli – w takiej sytuacji kontrola może zostać przeniesiona do jednostki organizacyjnej ZUS. Jednocześnie w przypadku korzystania przez kontrolowanego z osób trzecich w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej lub finansowo-płacowej, lub innych czynności objętych kontrolą, czynności kontrolne mogą odbywać się w miejscu prowadzenia działalności przez takie osoby.

Nieprowadzenie dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych może skutkować nałożeniem na kontrolowanego lub osobę obowiązaną do działania w imieniu kontrolowanego kary grzywny w wysokości do 5.000 złotych (art. 98 ust. 1 u.s.u.s.).

Ponadto w przypadku braku posiadania dokumentów pracowniczych (tj. akt osobowych pracowników oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkami pracy) na kontrolowanego może zostać nałożona grzywna na podstawie przepisów Kodeksu Pracy, w wysokości od 1.000 do 30.000 złotych (art. 281 Kodeksu Pracy).

Kontrolowany będący przedsiębiorcą lub osoba przez niego upoważniona do reprezentowania może wyrazić sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez inspektora kontroli ZUS czynności kontrolnych, jeżeli dokonano ich z naruszeniem przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (art. 84c ust. 1 u.s.d.g). Sprzeciw musi być złożony na piśmie wraz z uzasadnieniem, w ciągu 3 dni roboczych od dnia, w którym rozpoczęła się kontrola w oddziale ZUS, którego inspektor przeprowadza kontrolę. Kontrolowany obowiązany jest jednocześnie poinformować o złożeniu sprzeciwu inspektora kontroli ZUS prowadzącego czynności kontrolne (art. 84c ust. 2 i 3 u.s.d.g).

Jeśli sprzeciw jest złożony w związku z przekroczeniem limitu czasu przeznaczonego na kontrolę, termin na złożenie sprzeciwu rozpoczyna się w dniu, w którym nastąpiło przekroczenie limitu czasu trwania kontroli (art. 84c ust. 4 u.s.d.g).

Wniesienie sprzeciwu, spowoduje wstrzymanie czynności kontrolnych oraz wstrzymanie biegu czasu trwania kontroli, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia sprzeciwu, a w przypadku wniesienia zażalenia do czasu jego rozpatrzenia.

Właściwy odział ZUS obowiązany jest w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu rozpatrzyć sprzeciw i wydać postanowienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub kontynuowaniu czynności kontrolnych. Od wskazanego ww. postanowienia kontrolowanemu przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia. ZUS ma 7 dni na rozstrzygnięcie zażalenia licząc od dnia jego wniesienia.

Kontrolowany może wnieść sprzeciw m.in., z uwagi na następujące naruszenia:

• Brak zawiadomienia o wszczęciu kontroli – naruszenie art. 79 u.s.d.g

Kontrolowany będący przedsiębiorcą będzie uprawniony do wniesienia sprzeciwu, jeżeli inspektor kontroli ZUS zjawi się w siedzibie płatnika składek bez uprzedniego poinformowania o zamiarze wszczęcia kontroli (tj. w przypadku niedoręczenia pisemnego zawiadomienia).

• Brak legitymacji lub upoważnienia

Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy inspektor kontroli ZUS przystąpi do czynności kontrolnych bez doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia lub bez okazania legitymacji służbowej.

Podstawą do wniesienia sprzeciwu będzie również nieważna legitymacja służbowa lub upoważnienie niezawierające wszystkich wymaganych przez ustawię elementów (o legitymacji i upoważnieniu pisaliśmy już powyżej).

• Powadzenie czynności pod nieobecność kontrolowanego lub osoby upoważnionej

Kolejnym powodem dającym kontrolowanemu podstawę do wniesienia sprzeciwu jest dokonanie czynności kontrolnych pod jego nieobecność, gdyż zgodnie z art. 80 ust. 1 u.s.d.g. jak również art. 89 ust. 3 i 4 u.s.u.s. czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.

Podstawą do wniesienia sprzeciwu będzie również prowadzenie kontroli pod nieobecność płatnika, lecz w obecności pracowników kontrolowanego, jeżeli nie posiadali oni specjalnego upoważnienia do reprezentowania płatnika składek w postępowaniu kontrolnym.

• Kilka kontroli trwających jednocześnie

Poza wyjątkami określonymi w art. 82 ust. 1 u.s.d.g. nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. W przypadku, gdy u płatnika będącego przedsiębiorcą prowadzona jest kontrola przez inny organ wówczas inspektor kontroli ZUS powinien odstąpić od podjęcia czynność. Brak odstąpienia od czynności kontrolnych stanowi postawę do złożenia sprzeciwu.

• Przekroczenie limitu czasu trwania kontroli

Nadmiernie przedłużająca się kontrola tj. taka która przekracza limity przewidziane w art. 83 ust. 1 u.s.d.g. (opisane powyżej) jest działaniem organu niezgodnym z prawem i stanowi podstawę do wniesienia sprzeciwu.

Dokumenty

Co do zasady nie można odmówić udostępnienia dokumentów żądanych przez ZUS. Kontrolowany ma bowiem obowiązek udostępnienia wszelkich dokumentów związanych z zakresem kontroli. Chodzi nie tylko o dokumenty przechowywane w siedzibie kontrolowanego, ale także takie, które znajdują się u osób trzecich w związku z powierzeniem im prowadzenia spraw kadrowo-płacowych. Co więcej, inspektor kontroli ZUS może zażądać sprowadzenia takich dokumentów do siedziby kontrolowanego.

Jeżeli zdaniem kontrolowanego dokumenty, których żąda ZUS nie mieszczą się w zakresie kontroli, może wnieść sprzeciw na czynności kontrolne (na temat procedury wnoszenia sprzeciwu pisaliśmy powyżej).

Pomieszczenia

Inspektor ZUS może wykonywać czynności kontrolne nie tylko w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, ale również „w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów”. Za takie miejsce uznaje się miejsce prowadzenia działalności przez osobę trzecią, np. biuro rachunkowe. Inspektor ZUS powinien mieć możliwość wstępu do wszystkich pomieszczeń, jeżeli tego wymaga zakres kontroli.

Celem wstępu do poszczególnych pomieszczeń inspektor ZUS nie podlega rewizji osobistej, a także nie musi posiadać dodatkowej przepustki. Wystarczy, że okaże legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Jak zostało wskazane powyżej, kontrolowany ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli. To oznacza, że musi zapewnić inspektorowi niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Chodzi o dostęp do środków łączności, z wyjątkiem środków transportowych oraz innych niezbędnych środków technicznych potrzebnych do wykonania czynności kontrolnych.

W przypadku, gdy kontrolowany nie jest w stanie zapewnić kontrolerowi należytych warunków, istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli w siedzibie ZUS, położonej najbliżej od miejsca położenia działalności kontrolowanego.

Poprzez niespełnianie odpowiednych warunków należy rozumieć, np. brak miejsca do pisania, niską temperaturę panującą w pomieszczeniu, czy też brak zabezpieczenia przed zniszczeniem dokumentów.

Jeżeli kontrola ZUS znacznie się przedłuża, tj. zostanie przekroczony roczny limit postępowania kontrolnego (o limicie pisaliśmy już powyżej), kontrolowany przedsiębiorca lub osoba upoważniona do jego reprezentowania może zgłosić sprzeciw. Szczegółowe informacje na temat procedury wnoszenia sprzeciwu zostały już podane powyżej.

Wpis w książce kontroli

W przypadku kontrolowanego będącego przedsiębiorcą, w książce kontroli powinna zostać odnotowana data zakończenia postępowania kontrolnego, zalecenia pokontrolne (art. 81 u.s.d.g.).

Protokół

Po zakończonej kontroli powstaje protokół. Jest to najważniejszy dokument urzędowy, wieńczący postępowanie kontrolne.

Protokół sporządza i podpisuje inspektor lub inspektorzy ZUS przeprowadzający kontrolę. Jeden z dwóch jednobrzmiących egzemplarzy zostaje przesłany kontrolowanemu lub osobie upoważnionej do jego reprezentacji wraz z załącznikami. Drugi egzemplarz pozostaje w ZUS.

Elementy protokołu kontroli ZUS:

• Oznaczenie jednostki ZUS, czyli oddziału, który z racji właściwości terytorialnej związanej z siedzibą kontrolowanego przeprowadza kontrolę
• Oznaczenie kontrolowanego, czyli płatnika składek
• Nazwę dokumentu wraz z określeniem firmy kontrolowanego
• Oznaczenie inspektora / inspektorów ZUS przeprowadzającego / przeprowadzających kontrolę
• Czas trwania kontroli, czyli data wszczęcia i zakończenia oraz przerwy w kontroli
• Datę doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli
• Informację o liczbie zgłoszonych ubezpieczonych oraz średnioroczną liczbę ubezpieczonych
• Zakres kontroli

Ustalenia kontroli dokonywane są na postawie dokumentów złożonych przez kontrolowanego w ZUS, a także dokumentacji znajdującej się u niego w zakładzie. Ustalenia powinny być opisane w sposób zrozumiały i zwięzły.

• Przedstawienie dowodów
• Pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń
• Pieczęć i podpis inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę
• Informacja o wpisie do książki kontroli

Integralną częścią każdego protokołu są jego załączniki. Załącznikami mogą być między innymi kopie dokumentów będących dowodami w sprawie.

Kontrolowany ma nieograniczony dostęp do protokołu kontroli. Po zakończonym postępowaniu kontrolnym kontrolowany otrzymuje jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami.

Kontrolowany powinien nie tylko zapoznać się z jego treścią, ale także dokonać dokładnej analizy zapisów w nim zawartych oraz załączników.

Zastrzeżenia do ustaleń kontroli zawartych w protokole

W przypadku stwierdzenia jakichkolwiek nieprawidłowości, błędów, bądź pojawienia się nowych okoliczności, kontrolowany może złożyć pisemne zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Powinien przy tym wskazać środki dowodowe popierające zastrzeżenia. Ma na to 14 dni od daty jego otrzymania (art. 91 ust.3 u.s.u.s.).

Inspektor ma obowiązek rozpatrzenia prawidłowo zgłoszonych zastrzeżeń. Ustawa jednak nie precyzuje, w jakim terminie powinno to nastąpić. Zgodnie z regułami obowiązującymi w postępowaniu administracyjnym, organ powinien rozpatrzeć sprawę bez zbędnej zwłoki, czyli w ciągu 14 dni. W sytuacji, gdy istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności, termin ten może się wydłużyć do 1 miesiąca. W przypadkach szczególnie skomplikowanych rozpatrzenie zastrzeżeń może potrwać nawet do 2 miesięcy.

Jeśli chodzi o rozpatrzenie zastrzeżeń, inspektor ZUS ma kilka opcji działania:

• Uwzględnia zastrzeżenia w części
• Uwzględnia zastrzeżenia w całości
• Nie uwzględnia zastrzeżeń w całości

W przypadku uwzględnienia w całości lub części zastrzeżeń zgłoszonych przez kontrolowanego inspektor sporządza odpowiednie pismo, mające charakter informacyjny. Wskaże w nim zmiany do protokołu oraz opisze zamiany ustaleń do poszczególnych części protokołu.

W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, inspektor również wyda pismo wskazujące na przyczyny. Kontrolowany zostanie w tym piśmie pouczony o obowiązku złożenia dokumentów korygujących (zgłoszeniowych lub rozliczeniowych) zgodnych z ustaleniami kontroli.

Odwołanie od decyzji

Jeżeli kontrolowany, zgodnie z art. 41 ust. 7b u.s.u.s nie złoży dokumentów korygujących w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu, ZUS zainicjuje postępowanie administracyjne. Będzie ono zwieńczone wydaniem decyzji.

Decyzja pokontrolna

będzie odnosiła się do wszystkich nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, zgodnie z ustaleniami poczynionymi przez inspektora ZUS przeprowadzającego kontrolę.

Od decyzji ZUS kontrolowanemu przysługuje odwołanie do właściwego sądu okręgowego. Wnosi się je za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która wydała decyzję. Szczegółowo procedura wnoszenia odwołania od decyzji ZUS została uregulowana art. 83 u.s.u.s. i kodeksie postępowania cywilnego.

Tak, zgodnie z art. 81 ust. 2 u.s.d.g. po zakończonej kontroli powstają zalecenia pokontrolne. Zarówno zalecenia pokontrolne, jak i środki pokontrolne wynikają z treści protokołu kontroli i są umieszczane w książce kontroli. Należy pamiętać, że wszystkie wpisy w książce kontroli muszą być zbieżne z ustaleniami protokołu. Wpisu dokonuje inspektor ZUS przeprowadzający kontrolę. Powinien on wskazywać na osobę oraz określać datę jego dokonania.

Kontrolowany ma obowiązek zastosowania się do zaleceń pokontrolnych dotyczących obowiązku uzupełnienia, bądź korekty dokumentów w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Dodatkowo płatnik składek będący przedsiębiorcą powinien umieścić odpowiedni wpis informujący o wykonaniu zaleceń pokontrolnych w książce kontroli.

Kontrolowany, który nie zastosował się do zaleceń pokontrolnych powinien liczyć się m.in. z następującymi sankcjami:

1. odsetkami za zwłokę,
2. dodatkową opłatą sięgająca do 100% należnych składek,
3. karą grzywny do 5.000 złotych,
4. odpowiedzialnością karną (w najbardziej drastycznych przypadkach).

Tak. W takiej sytuacji kontrolowany płatnik składek może wnieść zastrzeżenia do ustaleń kontroli zawartych w protokole do jednostki ZUS przeprowadzającej kontrolę. Kontrolowany ma na to 14 dni od otrzymania protokołu (szerzej na temat procedury zgłaszania zastrzeżeń pisaliśmy powyżej.

• ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r. (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778) – dalej “u.s.u.s.”
• rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek z dnia 30 grudnia 1998 r. (Dz.U. Nr 164, poz. 1165) – dalej “Rozporządzenie”
• ustawa swobodzie działalności gospodarczej z 2 lipca 2004 r.(Dz.U. z Dz.U.2017.2168) – dalej “u.s.d.g.”
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1666) – dalej “Kodeks Pracy”

Centrum Pro Bono

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/