Poradnik - ngo.pl

Działalność stowarzyszenia jest nadzorowana przez organy samorządu terytorialnego albo organy administracji rządowej właściwe ze względu na siedzibę stowarzyszenia - czyli starostę powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu) oraz wojewodę w przypadku stowarzyszeń samorządu terytorialnego. Działalność terenowych jednostek organizacyjnych stowarzyszenia (oddziałów) jest nadzorowana przez starostę właściwego ze względu na siedzibę tej jednostki.

Starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) może przeprowadzić kontrolę działalności stowarzyszenia. Podczas kontroli sprawdza zgodność działania stowarzyszenia z obowiązującymi przepisami prawa i tymi postanowieniami statutu, które są wymienione w art.10 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach.

W zakresie badania zgodności z przepisami prawa chodzi nie tylko o ustawę - Prawo o stowarzyszeniach, ale też inne akty prawne obowiązujące organizacje, np. Konstytucję, ustawy międzynarodowe, różne rozporządzenia.

Organ nadzorujący może dokonać kontroli działalności stowarzyszenia pod kątem jej zgodności z prawem lub zapisami statutu dotyczącymi:

• nazwy stowarzyszenia
• terenu działania i siedziby
• celów i sposobów ich realizacji
• sposobów nabywania i utraty członkostwa, przyczyn jego utraty a także praw i obowiązków członków
• władz stowarzyszenia, trybu ich wyboru, uzupełniania składu i ich kompetencji
• sposobu reprezentowania stowarzyszenia, zaciągania zobowiązań finansowych oraz ważności uchwał
• sposobu uzyskiwania majątku i ustanawiania składek członkowskich
• zasad dokonywania zmian statutu
• sposobu rozwiązania stowarzyszenia
• kwestii związanych z oddziałami

W przypadku naruszenia tych przepisów może zastosować przewidziane prawem środki nadzorcze.

Stowarzyszenia nie mają też obowiązku same, z własnej inicjatywy, składać sprawozdań ze swojej działalności do starosty powiatu, nie ma też obowiązku okresowego badania jego działań. Aczkolwiek takie badania może być w każdej chwili przeprowadzone, a wiadomość o ewentualnych nieprawidłowościach może pochodzić z dowolnego źródła.

Starosta nie musi tłumaczyć się, skąd wie, że stowarzyszenie działa niezgodnie z prawem. W praktyce starosta podejmuje działania kontrolne tylko na wniosek, i to wniosek osoby bezpośrednio związanej ze stowarzyszeniem (np. członka zarządu, komisji rewizyjnej, walnego zebrania). Oczywiście nie można wykluczyć, że starosta rozpocznie działania na podstawie doniesienia osoby spoza stowarzyszenia.

Starosta może żądać dostarczenia przez zarząd stowarzyszenia w wyznaczonym terminie odpisów uchwał walnego zgromadzenia oraz żądać od władz stowarzyszenia niezbędnych wyjaśnień. Zakres wyjaśnień, jakie zobowiązane są udzielić władze stowarzyszenia, nie został bliżej sprecyzowany. Należy przyjąć, iż żądanie wyjaśnień musi dotyczyć kwestii, które podlegają kontroli starosty, a więc zgodności działalności stowarzyszenia ze statutem i przepisami prawa.

W wypadku nieudzielania wyjaśnień lub nienadesłania odpisów uchwał walnego zgromadzenia starosta może zwrócić się do sądu o ukaranie stowarzyszenia grzywną do 5000 złotych. Sąd może ukarać grzywną stowarzyszenie, a nie członków władz stowarzyszenia.

Należy zwrócić uwagę, iż starosta może żądać dostarczenia odpisów uchwał walnego zebrania członków. Przepis ten nie dotyczy uchwał innych władz stowarzyszenia. Żądanie to może zostać skierowane wyłącznie do zarządu stowarzyszenia. Natomiast niezbędnych wyjaśnień starosta może żądać od wszystkich władz stowarzyszenia. Oczywiście starosta może zwrócić się o dostarczenie odpisów uchwał innych władz niż walne zgromadzenie, ale nie jest to żądanie wiążące dla stowarzyszenia i niedostarczenie tych uchwał nie może skutkować nałożeniem grzywny na stowarzyszenie.

Tak, starosta powiatu właściwy ze względu na siedzibę fundacji jest zawiadamiany przez sąd o rejestracji fundacji. Sąd przesyła mu statut zarejestrowanej fundacji (z art. 9 ust. 2 ustawy o fundacjach). Starosta posiada uprawnienia analogiczne do uprawnień właściwego ministra, z tym, że fundacje nie mają obowiązku składania starostom sprawozdań ze swojej działalności.

W przypadku fundacji korzystających ze środków publicznych i prowadzących działalność na obszarze całego kraju, w zakresie działalności prowadzonej przez nie na obszarze danego samorządu powiatowego, nadzór wobec nich pełni także starosta (art. 15a ustawy o fundacjach).

Przepisy ustawy o fundacjach nie przewidują obowiązku udzielania starostom wyjaśnień czy też informacji. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, gdy fundacja realizuje zlecone jej zadania publiczne. Wówczas prawo do kontrolowania fundacji i żądania złożenia sprawozdania z realizacji zadania ma organ, który udzielił dotacji i może nim być również starosta.

W ramach kontroli organ nadzorujący może żądać:

• od zarządu stowarzyszenia - dostarczenia mu, w wyznaczonym terminie, odpisów uchwał walnego zgromadzenia członków (lub zebrania delegatów),
• od wszystkich władz stowarzyszenia (zarządu, walnego zgromadzenia/zebrania delegatów oraz organu kontroli wewnętrznej) - udzielenia niezbędnych wyjaśnień.

Co należy rozumieć przez "wyjaśnienia", tego ustawa nie precyzuje. Naszym zdaniem, wyjaśnienia to odpowiedź na pismo organu nadzorczego. W piśmie tym organ powinien wskazać, jaka część działalności stowarzyszenia budzi wątpliwości, co do jej zgodności z prawem. Aby udzielić pełnych wyjaśnień, organizacja powinna wiedzieć, w jakiej konkretnej sprawy pojawiły się wątpliwości. Wyjaśnienia te powinny być "niezbędne", to znaczy powinny zawierać tylko te informacje, które są konieczne, aby ustalić zgodność działań stowarzyszenia z prawem i postanowieniami statutu. Zakres wyjaśnień, jakie zobowiązane są udzielić władze stowarzyszenia nie został bliżej sprecyzowany. Należy przyjąć, iż żądanie wyjaśnień musi dotyczyć kwestii, które podlegają kontroli starosty, a więc zgodności działalności stowarzyszenia ze statutem i przepisami prawa.

Co trzeba umieszczać w pismach skierowanych do starosty? Najlepiej podawać te dane, których żąda starosta. Jeżeli jednak wydaje się nam, że starosta żąda zbyt wielu informacji, lub nie wskazuje dokładnie o co mu chodzi, należy zwrócić się z zapytaniem, w jakim celu potrzebne są te informacje i jaka jest podstawa prawna tego żądania.

Pamiętajmy, że organy państwowe mogą działać wyłącznie w oparciu o wyraźny przepis ustawy lub rozporządzenia wydanego na jej podstawie.

Jeżeli organ nie poda nam podstawy prawnej (albo podany przepis sprawy nie dotyczy), pozostają dwie drogi do wyboru:

• jeżeli zależy nam na dobrych stosunkach ze starostą, a sporządzenie żądanego wyjaśnienia nie pochłonie zbyt wiele czasu i nie dotyczy informacji, które z jakichś powodów musimy zachować w tajemnicy - można przesłać żądane dane;
• jeżeli uważamy, że starosta bezprawnie wtrąca się w nasze sprawy - uprzejmie odmówić. Stanowczo odradzamy umieszczanie w pismach informacji niepełnych lub niejasnych. Ustawa nie przewiduje bowiem, aby starosta musiał koniecznie uzyskać żądane informacje przed zwróceniem się do sądu. Może to zrobić od razu.

Co może zrobić starosta, aby wymusić zastosowanie się do powyższych żądań?

Na wniosek starosty, w przypadku nie zastosowania się do w/w oczekiwań organu kontroli, sąd może nałożyć na stowarzyszenie grzywnę, w wysokości jednorazowo nie wyższej niż 5000 zł. Grzywna ta może być ponawiana do czasu dostarczenia przez zarząd lub inne władze żądanych uchwał lub wyjaśnień.

Ale nawet jeżeli grzywna zostanie wyznaczona, ukarany może zostać od niej zwolniony, jeżeli niezwłocznie zastosuje się do wymagań organu nadzoru. Określenie “niezwłocznie” tłumaczy się zazwyczaj jako "bez zbędnej zwłoki". Stowarzyszenie ma zatem trochę czasu na podjęcie decyzji, czy zastosować się do żądań starosty, czy odwołać się do sądu wyższej instancji, czy wreszcie odmawiając udzielania informacji wymaganych przez ustawę, zdecydować się na zapłacenie grzywny. Pamiętać trzeba jednak o tym, że grzywna może być stosowana wielokrotnie.

Nadesłane przez organizację dokumenty są badane przez pracowników organu nadzorczego. Jeżeli na ich podstawie zostanie stwierdzone, że działalność stowarzyszenia jest niezgodna z prawem lub narusza postanowienia statutu w sprawach, o których mowa w art. 10 ust. 1 i 2 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, mogą być zastosowane następujące sankcje:

• wezwanie do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w określonym terminie,
• udzielenie ostrzeżenia władzom stowarzyszenia,
• wystąpienie do sądu o zastosowanie jednego ze środków określonych w art. art. 29 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach

Sankcje te powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia stwierdzonych nieprawidłowości.

Jakie środki nadzorcze może zastosować sąd?

Zanim sąd zastosuje środki nadzorcze dokonuje badania działalności stowarzyszenia po złożeniu wniosku przez starostę.

Sąd, po zbadaniu sprawy, może:

1. Udzielić upomnienia władzom
2. Uchylić niezgodną z prawem lub statutem uchwałę stowarzyszenia
3. Rozwiązać stowarzyszenie, w następujących przypadkach:

• liczba członków uległa zmniejszeniu poniżej 7,
• stowarzyszenie nie posiada władz i nie ma warunków do ich wyłonienia w okresie nie dłuższym niż 1 rok.

Podczas przeprowadzania procedury rozwiązania stowarzyszenia sąd może tymczasowo zawiesić zarząd i wyznaczyć przedstawiciela do prowadzenia spraw bieżących lub zobowiązać władze stowarzyszenia do usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie i na ten czas zwiesić postępowanie.

Jeżeli stowarzyszenie nie posiada prawomocnego zarządu, sąd wyznacza kuratora.