Zmiana nazwiska członkini zarządu. Czy musimy to zgłaszać?
Menu Na skróty
Członkini zarządu organizacji pozarządowej, która wraz ze stanem cywilnym zmieniła nazwisko, wśród wielu formalności z tym związanych, musi też zadbać o aktualizację danych w urzędach. O czym należy pamiętać? – odpowiada doradczyni serwisu poradnik.ngo.pl.
Pytanie
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ: Nasza koleżanka, która jest członkinią zarządu, wyszła za mąż i zmieniła nazwisko. Czy jako fundacja musimy to zgłaszać do KRS?
Odpowiedź
Aktualizacja danych w Krajowym Rejestrze Sądowym
Najważniejsza jest szybka aktualizacja w KRS. Wypis z KRS jest swego rodzaju „dowodem osobistym” organizacji, powinien być więc aktualny. Informacje o składzie zarządu i organu nadzoru zgłaszane są do Krajowego Rejestru Sądowego w momencie rejestracji fundacji. Także później, w trakcie działania fundacji, zarząd powinien dopilnować, żeby dane osób zasiadających we władzach były zawsze aktualne. W przypadku uzupełniania składu lub upływu kadencji i powołania nowych członków fundacja ma 7 dni kalendarzowych na zgłoszenie zmian w sądzie. Podobnie jest, kiedy osoba pełniąca funkcję we władzach zmienia nazwisko.
Odpowiadając na pytanie
Zmianę nazwiska członkini zarządu należy zgłosić do sądu rejestrowego (KRS). W tym celu używa się formularzy urzędowych KRS-Z20 i KRS-ZK. Pierwszy to formularz podstawowy, który służy do identyfikacji organizacji. W formularzu KRS-ZK fundacja wpisuje dane, które się zmieniły. W części III formularza należy zaznaczyć: „Zmiany danych osoby”. W polach oznaczonych numerami od 2 do 9 wpisuje się dotychczasowe informacje, a w polach oznaczonych numerami od 11 do 20 te dane, które uległy zmianie. W tym przypadku – tylko nazwisko.
Przykładowo wypełniony formularz znajduje się w serwisie poradnik.ngo.pl [kliknij].
Zmiana powinna być potwierdzona odpowiednim dokumentem, załączonym do wniosku. Może nim być kopia odpisu aktu małżeństwa. Fundacja zapłaci za zmiany w rejestrze 150 zł (lub 350 zł – jeśli prowadzi działalność gospodarczą).
Należy również pamiętać o poinformowaniu innych instytucji, np. banku, jeśli członkini zarządu reprezentuje organizację lub ZUS-u, jeśli fundacja odprowadza składki do ZUS (z tytułu zatrudnienia).. Trzeba tez zmienić informacje o zarządzie fundacji, które są publiczne, np. w bazy.ngo.pl, na stronie internetowej fundacji. Warto też wysłać komunikat o zmianie do partnerów, sponsorów, wolontariuszy, członków rady (jeśli Fundacja taką ma).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
Art. 22. Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Art. 39. W dziale 2 rejestru przedsiębiorców zamieszcza się następujące dane:
1) oznaczenie organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz osób wchodzących w jego skład, ze wskazaniem sposobu reprezentacji, a w przypadku gdy w spółkach osobowych nie ma takiego organu – wskazanie wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki, a także sposobu reprezentacji; w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji dane te podlegają ujawnieniu co do przedsiębiorców zagranicznych, zagranicznych zakładów ubezpieczeń i zagranicznych zakładów reasekuracji, odpowiednio z uwzględnieniem odmienności struktury ich organów;
Art. 53a. Podmioty podlegające obowiązkowi wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 49 ust. 1, są obowiązane zgłaszać dotyczące ich informacje wymienione w art. 38, 39, 43, 44, 52 i 53 oraz zmiany tych informacji, niezależnie od obowiązków wynikających z odrębnych przepisów, chyba że ustawa stanowi inaczej.
