Poradnik - ngo.pl

Dwa miesiące temu zrezygnował nam członek zarządu. Skład naszego zarządu nadal jest zgodny ze statutem, mamy zapis, że do zarządu wchodzi od 3 do 5 członków. Na ostatnim zebraniu zaczęliśmy się zastanawiać, czy musimy zgłosić to do KRS? Jak to zrobić?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to sąd rejestrowy, w którym stowarzyszenia i fundacje uzyskują (poprzez rejestrację) osobowość prawną. Do sądu tego należy też zgłaszać niektóre zmiany, które zaszły w organizacji. Ich zakres jest dość szeroki. Do najważniejszych należą:

• zmiana nazwy organizacji,
• zmiana statutu (tj. zmiana jakichkolwiek zapisów w statucie),
• zmiana adresu siedziby,
• zmiany osobowe w zarządzie i organie nadzoru (czyli najczęściej: komisji rewizyjnej lub w radzie fundacji),
• zmiana sposobu reprezentacji (który jest zapisany w statucie),
• powołanie jednostek terenowych (oddziałów),
• rozpoczęcie lub zakończenie działalności gospodarczej,
• likwidacja organizacji.

Sprawdź, czy zarząd organizacji ma skład zgodny ze statutem
Na początek trzeba się upewnić, czy w opisywanym przypadku nie będzie jednak konieczności uzupełnienia składu zarządu. Może się okazać, że chociaż liczba członków zarządu jest określona widełkowo (np. od 3 do 5), to w statucie są konkretnie wskazane funkcje poszczególnych członków (przykładowo: prezes, I wiceprezes, II wiceprezes, skarbnik). Jeśli brakuje osoby, która pełniłaby wymienioną w statucie funkcję, dobranie kogoś do zarządu w celu jego powiększenia będzie konieczne.

Odrębną kwestią jest to, czy pozostali członkowie zarządu wyrażają zgodę na zmniejszenie jego składu. Wpłynie to na pewno na większe obłożenie pracą.

Jednak nawet jeśli faktycznie nie ma konieczności uzupełnienia składu zarządu i jest zgoda reszty członków na taki stan rzeczy, i tak zmianę do KRS trzeba zgłosić. Pamiętajmy: władze organizacji mają na to 7 dni!

Zgłoś zmiany do sądy rejestrowego
Zgłoszenie do KRS polega na złożeniu:

• formularza KRS – Z20 (formularz główny, obowiązkowy, służący do identyfikacji organizacji) wraz z załącznikiem KRS – ZK (w którym trzeba będzie podać dane osoby, która jest wykreślana oraz osoby, która ewentualnie dołączy do zarządu),
• dokumentów potwierdzających zmianę – czyli rezygnacja członka zarządu, być może także uchwała o przyjęciu rezygnacji, w zależności od sposobu działania organizacji,
• dowodu uiszczenia opłaty sądowej:
  • stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za zgłoszenie zmiany,
  • fundacja bez działalności gospodarczej płaci 150 zł,
  • jeśli organizacja (stowarzyszenie, fundacja) ma dodatkowo zarejestrowaną działalność gospodarczą, opłata sądowa wyniesie 250 zł plus 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Przypominamy, że jest teoretyczna możliwość ubiegania się o zwolnienie z opłaty sądowej (wniosek o zwolnienie z opłaty w PORADNIK.NGO.PL: Jak rejestruje się…),

• oświadczenie członka zarządu o zgodzie na kandydowanie – oświadczenie nie jest potrzebne, jeśli osoba wybrana do zarządu wyraziła zgodę w protokole z wyborów albo podpisuje wniosek – formularz do KRS (i jest uprawniona do reprezentowania organizacji zgodnie z zasadami określonymi w statucie),
• oświadczenie członka zarządu o adresie do doręczeń – każdy nowy członek zarządu składa oświadczenie o swoim adresie, pod który można dostarczać korespondencję. Informacje te mają ułatwić sądowi kontakt z podmiotami zarejestrowanymi w KRS. Adresy te nie będą widoczne w danych rejestrowych, ale będą się znajdowały w dokumentach, które zbiera sąd.

Uwaga! Przepis o składaniu adresów do doręczeń obowiązuje od 15 marca 2018 r. Jeśli organizacja składa po tej dacie pierwszy wniosek o zmianę danych, to oświadczenia o adresach do doręczeń dotyczą wszystkich członków zarządu.

zobacz: Nowe obowiązki organizacji pozarządowych wobec KRS.

Formularze i dokumenty należy złożyć w jednym egzemplarzu.

Przykładowo wypełnione formularze zmiany władz w PORADNIK.NGO.PL:

• zmiana władz stowarzyszenia
• zmiana władz fundacji

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. Dz.U. 2018 r. poz. 986)

Art. 9
1. Dla podmiotu wpisanego do Rejestru prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące w szczególności dokumenty stanowiące podstawę wpisu.
(…)
2. Jeżeli przepis szczególny nakazuje zgłoszenie określonych danych sądowi rejestrowemu lub wpisanie ich do Rejestru, a dane te nie podlegają według przepisów ustawy wpisowi do określonego działu Rejestru, dokumenty zawierające te dane oraz dokumenty wymienione w art. 47a ust. 2 składa się do akt rejestrowych.

Art. 19
1. Wpis do Rejestru jest dokonywany na wniosek, chyba że przepis szczególny przewiduje wpis z urzędu.

Art. 19a
(…)
5. Do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Wymogu dołączenia oświadczenia obejmującego zgodę nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki.
5a. Jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa w ust. 5, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.
5b. Każdorazową zmianę adresu do doręczeń osób, o których mowa w ust. 5, lub danych pełnomocnika, o którym mowa w ust. 5a, należy zgłosić sądowi rejestrowemu, załączając oświadczenie, o którym mowa w ust. 5. Zgłoszenia dokonują podmiot wpisany do Rejestru albo osoby, o których mowa w ust. 5 i 5a. Do chwili zgłoszenia zmiany adresu doręczeń dokonuje się na adres zgłoszony do akt rejestrowych.
5c. Zgłoszenie zmian, o których mowa w ust. 5b, nie podlega opłacie sądowej.

Art. 22
Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny tanowi inaczej.

Art. 49
1. Stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej podlegają obowiązkowi wpisu do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej, zgodnie z przepisami rozdziału 2, jeżeli przepisy poniższe nie stanowią inaczej.

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 listopada 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach (Dz.U. z 2014 r. poz. 1667 z późn. zm.)

   

• Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych z dnia 28 lipca 2005 r. (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 300)

Art. 55
1. Opłatę stałą w kwocie 250 złotych pobiera się od wniosku o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców.

Art. 56 
Opłatę stałą w kwocie 150 złotych pobiera się od wniosku o:
1) dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego tylko w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, niewpisanego do rejestru przedsiębiorców;

Art. 103
Sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej niebędącej osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną, jeżeli wykazała, że nie ma dostatecznych środków na ich uiszczenie.

Art. 104
(…)
2. Innym organizacjom społecznym, których zadanie nie polega na prowadzeniu działalności gospodarczej, sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych w ich własnych sprawach prowadzonych w związku z działalnością społeczną, naukową, oświatową, kulturalną, sportową, dobroczynną, samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej. Przyznając zwolnienie od kosztów sądowych, sąd uwzględnia przede wszystkim statutowe cele działalności danej organizacji i możliwości oraz potrzeby realizacji tych celów na drodze postępowania cywilnego.

• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 13 maja 2014 r. w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1957)

§ 6
1. Opłata za zamieszczenie w Monitorze ogłoszenia lub obwieszczenia o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego, o ile jego ogłoszenie podlega opłacie, jest stała i wynosi 100 zł.

• Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 210)

Art. 17
(…)
3. Postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych.

• Statut organizacji

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.