Poradnik - ngo.pl

Od 1 lipca 2021 r. wszystkie organizacje prowadzące działalność gospodarczą, takie które już są zarejestrowane i te, które powstają składają dokumenty o rejestrację, zmiany albo wykreślenie elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych. Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu na PRS. 
Z tej formy zgłaszania zmian mogą też skorzystać organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej. 

1. Załóż konto w PRS
Wniosek o zmianę danych organizacji jest podpisywany przez zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji  określonym w statucie np. "do składania oświadczeń woli uprawniony jest prezes" albo "wszelkie, dokumenty, pisma, oświadczenia podpisuje dwóch członków zarządu działających łącznie".  W związku z tym, wszystkie osoby, które będą podpisywać elektroniczny wniosek muszą mieć zarejestrowane konto w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Do podpisania można używać profilu zaufanego albo płatnego podpisu kwalifikowanego. 

2. Zbierz dokumenty związane ze zmianą. Przygotuj dokumenty do złożenia przez- PRS
Dokumenty potrzebne do zgłoszenia zmian są różne, z zależności od tego czego dotyczy zmiana, kto podejmuje decyzję. To co ważne, to zebranie tych dokumentów i przygotowanie ich w preferowanej przez nas formie.

Jeśli masz dokumenty papierowe to: 

• zrób ich skany, poświadcz je profilem zaufanym przez osobę/osoby z zarządu i dołącz je (te poświadczone skany) jako załączniki,
• wyślij papierowe oryginały do sądu w ciągu 3 dni od daty złożenia wniosku, dobrze jest dołączyć pismo przewodnie z nadanym przez system numerem wniosku,

Jeśli masz dokumenty elektroniczne (czyli podpisane elektronicznie np. profilem zaufanym) to dołącz je jako załączniki 

3. Wypełnij wniosek o zmianę 
Wniosek o zmianę danych wypełnia jedna osoba z zarządu. Po zalogowaniu do PRS, wybiera zakładkę „wnioski o zmianę" a potem wpisuje numer KRS organizacji, której dotyczy zmiana. Po wypełnieniu całego formularza, do wniosku dołącza się załączniki.

4. Zapłać za wniosek o zmianę 

Stowarzyszenie, ochotnicza straż pożarna bez działalności gospodarczej nie płaci za zmianę danych.

Fundacja bez działalności gospodarczej oraz organizacje (fundacja, stowarzyszenie, OSP, klub sportowy) z działalnością gospodarczą płacą za zmianę danych. Można to zrobić od razu z systemu PRS. 
Więcej o opłatach tutaj: https://poradnik.ngo.pl/oplaty-oddzialy-i-nr-kont-krsow

5. Podpisz wniosek
Wniosek o zmianę danych organizacji jest podpisywany przez zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji   

Jednoosobowy sposób reprezentacji:
Osoba, która wniosek wypełniała musi go podpisać -  zakładka podpisane wniosku.  Wniosek podpisuje się elektronicznie np.  profilem zaufanym. 

Wieloosobowy sposób reprezentacji:

Osoba, która wniosek wypełniała musi go najpierw sama podpisać - zakładka podpisane wniosku.  Wniosek podpisuje się elektronicznie np.  profilem zaufanym. 

Po podpisaniu klika się „udostępnij do podpisu". Otwiera się okno z danymi osoby, która będzie podpisywała wniosek. Uzupełnij dane. 

Identyfikator konta - to numer przypisany do każdego zarejestrowanego konta. Można go znaleźć w ustawieniach, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika.

Zarówno osoba, która przekazuje, jak i otrzymuje wniosek do podpisania widzi tę informację w systemie.

6. Wyślij wniosek
Po podpisaniu przez wszystkie osoby wyślij wniosek - złożenie wniosku - przycisk “złóż wniosek”.

Informacje o zmianie członków władz fundacji (np. zarządu) zgłasza się do KRS wypełniając:

• formularz KRS-Z20 - informacje ogólne identyfikujące fundację, a także informacje o składanych załącznikach,
• formularz KRS-ZK - zmiana informacji o osobach wchodzących w skład organów.

Dołącza się także dokumenty potwierdzające zmianę przygotowane zgodnie z procedurą określoną w statucie np. uchwała rady fundacji o wyborze członków zarządu.

Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji (mogą to być podpisy również nowych członków zarządu). Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty. Więcej o opłatach: opłaty, odziały, konta KRS.

Informacje o zmianie członków władz stowarzyszenia (zarządu, komisji rewizyjnej) zgłasza się do KRS wypełniając:

• formularz KRS-Z20 - informacje ogólne identyfikujące fundację, a także informacje o składanych załącznikach,
• formularz KRS-ZK - zmiana informacji o osobach wchodzących w skład organów.

Dołącza się także dokumenty potwierdzające zmianę przygotowane zgodnie z procedurą określoną w statucie. W związku z tym, że wybór i odwołanie członków władz należy do kompetencji walnego zebrania członków będą to:

• protokół z walnego zebrania członków wraz z listą obecności,
• uchwała walnego zebrania członków o wyborze/odwołaniu członków zarządu/komisji rewizyjnej.

Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji (mogą to być podpisy również nowych członków zarządu).
Stowarzyszenie bez działalności gospodarczej nie płaci za zmianę. Stowarzyszenie z działalnością gospodarczą opłaca wniosek. Więcej o opłatach: opłaty, odziały, konta KRS.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Zrobiliśmy zmiany w zarządzie. Co i kiedy zgłaszamy do KRS?

Stowarzyszenie/fundacja, która zmieniła adres/siedzibę zgłasza tę informację do KRSu na formularzu KRS-Z20.

Jeśli został zmieniony tylko adres w obrębie tej samej miejscowości informację tę zgłasza się wypełniając pole C.2 w formularzu.

Jeśli została zmieniona siedziba np. z stowarzyszenie z Wrocławia przenosi się do Warszawy, to wypełnia się pole C.2 dotyczące zmiany danych adresowych oraz pole C.4 dotyczące zmiany statutu, ponieważ informacja o siedzibie (najczęściej wymieniana jest miejscowość w której znajduje się siedziba) pojawia się w statucie stowarzyszenia/fundacji. Po zmianie siedziby zgłoszenia dokonuje się do dotychczasowego KRSu.

Formularze podpisują członkowie zarządu upoważnieni do reprezentacji. Do wniosku trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Organizacja zmienia siedzibę. Kogo informuje?

Zgodnie z art. 22 ustawy o KRS wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, czyli także wtedy, gdy już zarejestrowana w KRS organizacja zgłasza do rejestru zmiany, np. w składzie Zarządu, statucie, zmianę siedziby etc.

Zasada tygodniowego terminu zgłoszenia wszelkich zmian, które muszą być zarejestrowane w KRS obowiązuje niezależnie od tego jaki organ ma prawo podjąć taką decyzję. Np. uchwała o zmianie statutu stowarzyszenia podjęta przez Walne Zebranie albo zmiana adresu fundacji.

Jeśli stowarzyszenie/fundacja zarejestrowana jest w Krajowym Rejestrze Sądowym zgłasza zmiany składając wniosek, na który składają się odpowiednie formularze oraz dokumenty (czytaj tutaj: informacje zgłaszane do KRS).

Formularze podpisują osoby wyznaczone do reprezentacji czyli członkowie Zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji podanym w statucie (np. dwóch członków zarządu działających łącznie w tym prezes).

Jeśli chodzi o dokumenty/załączniki do wniosku to, to kto się pod nimi podpisuje zależy od tego jaki organ podejmował decyzję dotyczącą zmiany (np. w stowarzyszeniu wszystkie uchwały podejmowane przez Walne Zebranie są podpisywane przez przewodniczącego i protokolanta zebrania).

O tym kto podpisuje dokumenty organizacji rejestrującej się w KRS - czytaj tutaj: rejestracja organizacji.

Wniosek o zmianę danych może być składany elektronicznie na Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). To kto, go podpisuje zależy od sposobu reprezentacji organizacji jaki jest podany w statucie.

Jednooosobowy sposób reprezentacji (podpisuje np. prezes) 

Jeśli robi to jedna osoba np. prezes, to wystarczy, że osoba ta ma założone konto na PRS. Po zalogowaniu się i przygotowaniu wniosku, przechodzi się do zakładki "podpisanie wniosku" .

Otwiera się okno, w którym po kilknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem.

Wieloosobowy sposób reprezentacji (podpisuje np. dwóch członków działających łącznie)

Obie podpisujące się osoby muszą mieć założone konto na PRS. Po zalogowaniu się i przygotowaniu wniosku, osoba przygotowująca wniosek przechodzi do zakładki "podpisanie wniosku". Otwiera się okno, w którym po kilknięciu "podpisz", przechodzi się do podpisywania wniosku elektronicznie, zgodnie z wybranym przez siebie sposobem.  Po podpisaniu przez siebie, osoba klika w drugie pole "udostępnij do podpisania". Otwiera się nowe okno, w którym podawane są dane osoby, która także ma podpisać wniosek: imię i nazwisko oraz identyfikator konta.

Po kliknieciu "zapisz" osoba, która ma podpisać znajdzie wniosek w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "oczekujące na podpis". 

Osoba, może podpisać, zobaczyć wniosek albo zrezygnować z podpisu (np. jeśli pomyłkowo dostanie jakieś wniosek) . 

Warto wiedzieć, że osoba udostępniająca do podpisu "widzi" czy ta/ten kto ma podpisać, już to zrobiła/zrobił w części "Wnioski i pisma w podpisie" / "przekazane do podpisu".

Nie można jednoznacznie określić czasu w jakim na pewno nasza zmiana zostanie zarejestrowania. Na postawie art. 20a ustawy o KRS sąd rejestrowy ma 7 dni na rozpoznanie wniosku co oznacza, że najpóźniej 7 dnia referendarz sądowy bądź sędzia podejmuje decyzję i wydaje postanowienie. Takie postanowienie jest przepisywane na urzędowy formularz a potem wysyłane listem poleconym (bądź elektronicznie o ile był to wniosek złożony w sposób elektroniczny) na adres stowarzyszenia/fundacji.

Jeżeli wniosek musi być poprawiony lub uzupełniony to powinien zostać rozpoznany w ciągu 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, należy rozpatrzyć go nie później niż w ciągu miesiąca.

Poniżej przedstawiamy informacje co może się dziać na naszym wnioskiem:

• Zgodnie z art. 19 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek złożony nie na urzędowym formularzu, złożony na formularzu nieprawidłowo wypełnionym lub nienależycie opłacony jest zwracany, bez wzywania do uzupełnienia braków. Zasadą ogólną jest, że wniosek zwrócony jest traktowany tak jakby w ogóle nie był złożony. Prezes sądu lub sąd stwierdzają tym samym, że wniosek dotknięty jest takimi brakami formalnymi, że nie można go rozpatrzyć merytorycznie. Jeżeli strona opłaciła wniosek, opłata jest zwracana. Dla osób, które po raz pierwszy dokonują rejestracji ustawodawca wprowadził jednak wyjątek. Mianowicie, zgodnie z art. 19 ust. 4 ustawy, w razie zwrócenia wniosku przy pierwszym wpisie do rejestru, może on być ponownie złożony w terminie 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Jeżeli wniosek nie jest dotknięty brakami, wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Zasada ta nie obowiązuje w razie kolejnego zwrotu wniosku. Na zarządzenie o zwrocie wniosku przysługuje zażalenie (zgodnie z art. 394 §1 pkt 1 k.p.c.; art. 19 ust. 3 i 4 ustawy o KRS w przypadku wniosku o wpis wyłącza stosowanie art. 130¹ k.p.c.). W razie braków innych niż wymienione wcześniej uchybienia formalne stosuje się odpowiednio art. 130 k.p.c, co oznacza, że przewodniczący wzywa wnioskodawcę, pod rygorem zwrócenia pisma, do poprawienia lub uzupełnienia go w terminie tygodniowym.
• Jeżeli wniosek nie został zwrócony z powodu braków formalnych, wówczas sąd rozpoznaje go merytorycznie. Sąd bada, czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa. Sąd sprawdza też, czy wskazane we wniosku o wpis do rejestru dane osobowe osób fizycznych są prawdziwe. Bada również prawdziwość danych innych podmiotów: nazwę, numer REGON (chodzi tu oczywiście o podmioty, które ten numer już mają) oraz jeżeli podmiot jest już zarejestrowany w KRS – jego numer KRS. Poza tym sąd bada, czy zgłoszone dane są zgodne z rzeczywistym stanem, jeżeli ma w tym względzie uzasadnione wątpliwości (art. 23 ustawy o KRS).
• Jeżeli sąd uzna, że wniosek jest zgodny z prawem, a dane w nim podane nie budzą wątpliwości pod względem zgodności z rzeczywistym stanem, wówczas wydaje postanowienie o wpisie podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego. Postanowienie to jest skuteczne i wykonalne z chwilą wydania. Stowarzyszenie/fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do KRS. Nie jest konieczne uprawomocnienie się orzeczenia – podmiot jest od razu wpisywany do rejestru. Odpis postanowienia sąd przesyła niezwłocznie wnioskodawcy.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl:

Co zrobić, kiedy odpowiedź KRS się opóźnia?

Odpis z KRS. Czy trzeba iść do sądu?

Informacja o tym ile mamy czasu na uzupełnienie wymaganych przez KRS zmian/dokumentów powinna być podana w otrzymanym przez nas postanowieniu z KRS. Zazwyczaj jest to 7 lub 14 dni. W momencie kiedy nie mamy wyraźnie w postanowieniu takiej informacji obowiązuje termin tygodniowy (przepis art. 130 Kodeksu postępowania cywilnego stosuje się odpowiednio).

Oczywiście postanowienie z sądu zawiera też informację co powinniśmy zrobić np. zmienić zapisy statut, uzupełnić wymagane dokumenty. Czasem jest to informacja o ustosunkowanie się do pisma organu nadzorującego (statory na terenie, które mieści się siedziba organizacji).

Jeśli stowarzyszenie/fundacja źle wypełniła formularze czy w ogóle nie złożyła formularza albo nie opłaciła wniosku mimo, że taka opłata była wymagana sąd ma prawo zwrócić wniosek bez wzywania organizacji do uzupełnienia wniosku – art. 19 ust. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym.

Tak, wniosek można wysłać pocztą listem poleconym, należy wtedy zachować dowód nadania listu. Wniosek możemy też złożyć osobiście w sądzie, wówczas trzeba mieć dodatkową jedną wersję wniosku (przynajmniej głównego formularza), aby pracownik biura podawczego potwierdził na niej, że wniosek został złożony.

Tak, wniosek o rejestrację, zmiany albo wykreślenie można złożyć elektronicznie poprzez Portal Rejestrów Sądowych.

Organizacje nie prowadzące działalności gospodarczej (rejestrujące się wyłącznie Rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej ) mogą ale nie muszą skorzystać z tego sposobu składania wniosków. 

Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu na PRS. 
Do rejestracji (i potem też do logowania) konieczny jest podpis elektroniczny: bezpłatny (profil zaufany, e-dowód) albo płatny (kwalifikowany podpis elektroniczny).

Po założeniu konta w PSR, można się zalogować by złożyć wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego. Co ważne, konto jest przypisane do konkretnej osoby, nie do organizacji.