Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Reklama

Co daje organizacjom rejestracja w KRS? Gdzie znajdę formularze i ile to kosztuje?

1

Co daje organizacji rejestracja w KRS? Po co rejestracja?

Dzięki wpisowi do KRS organizacja uzyskuje osobowość prawną – oznacza to, że stowarzyszenie/fundacja staje się podmiotem różnych praw i obowiązków i może podejmować czynności prawne, co znacznie poszerza możliwości działania (może np. rozpocząć działalność gospodarczą, podejmować współpracę finansową z administracją, przyjmować darowizny itp.).

  • KRS jest źródłem informacji o organizacjach do niego wpisanych - dzięki temu, że jest rejestrem publicznym i jawnym (każdy ma prawo wglądu do informacji w nim zawartych, chyba, że szczególne przepisy prawa zabraniają ujawniania niektórych danych).
  • W KRS jest zapisywana historia zmian w organizacji. Nie są to wszystkie zmiany ale te, które muszą być ujawniane, ponieważ tak nakazują przepisy prawa, np. informacje o zmianie nazwy organizacji, jej adresu siedziby, celów działania czy składu władz.
  • Z KRS pobieramy odpisy, wyciągi i zaświadczenia, które poświadczają status prawny stowarzyszenia/fundacji i są źródłem informacji o aktualnym stanie organizacji. W praktyce wyciągi/odpisy potrzebne są np. przy składaniu wniosku o dotację, przy zakładaniu konta w banku.

Uwaga

Wpis organizacji do KRS ma charakter konstytutywny, co oznacza, że dopiero od momentu jego dokonania organizacja może rozpocząć działalność, dla której została powołana.

Użyteczne linki:

Reklama
2

Czy, jeśli zakładam organizację, która będzie prowadziła działalność gospodarczą, to składam do KRS jakieś dodatkowe dokumenty, formularze?

Tak. Działalność gospodarczą można zgłosić już przy rejestracji stowarzyszenia/fundacji w KRS. Wówczas, oprócz wszystkich formularzy i dokumentów, obowiązkowych dla rejestrującej się organizacji, do wniosku trzeba dołączyć:

  • formularz KRS-WM (wskazanie przedmiotu działalności - w KRS ujawnianie będzie tylko 10 przedmiotów działalności gospodarczej, w tym przedmiot przeważającej działalności gospodarczej - reszta jest rejestrowana poprzez rejestrację statutu)
  • dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców,
  • dowód opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Fundacja musi mieć zgodę osoby, która jest powoływana do zarządu (organu reprezentacji organizacji) i dołączyć tę pisemną zgodę do dokumentów rejestrowych.

Zgody takiej fundacja nie musi przedstawiać jeśli:

  • osoba, która jest zgłaszana, podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
  • zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał.

W przypadku stowarzyszenia, taka zgoda nie jest potrzebna, ponieważ cały zarząd podpisuje wniosek do KRS, tym samym wyrażając zgodę na bycie członkiem zarządu.

3

Gdzie znajdę formularze rejestracyjne do KRS?

Formularze dostępne są:

Nie ma obowiązku używania oryginalnych, barwnych formularzy. Możemy też użyć formularzy, które skserujemy lub wydrukujemy, np. ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

4

Gdzie znajdę adresy oddziałów KRS?

Adresy sądów KRS można znaleźć:

5

Czy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej organizacji trzeba mieć umowę na użytkowanie lokalu?

Nie, nie trzeba mieć takiej umowy w chwili składania wniosku do KRS o rejestrację nowej fundacji lub stowarzyszenia. Jednak w formularzu KRS–W20 należy podać adres siedziby. Nowo zakładające się stowarzyszenia i fundacje często mają swoje siedziby w lokalu użyczonym (bezpłatnym użyczeniem) przez członka zarządu lub członka organizacji. To dość wygodne rozwiązanie na początek. Umowę zawiera się po rejestracji i zachowuje w dokumentacji organizacji.

6

Ile kosztuje rejestracja nowego stowarzyszenia lub fundacji w KRS – za co się płaci?

Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej nie ponoszą opłat za rejestrację w KRS.

Wynika to z art. 17 ust. 3 ustawy - Prawo o stowarzyszeniach, który mówi, że „postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej do Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych”.

Jeśli zgłaszają prowadzenie działalności gospodarczej, ponoszą opłatę za:

  • wpis do rejestru przedsiębiorców
  • ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Fundacje płacą za:

  • rejestrację w KRS,
  • wpis do rejestru przedsiębiorców (jeśli rejestrują działalność gospodarczą),
  • ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców).

Opłaty zawsze należy uiścić przed złożeniem wniosku. Pieniądze należy wpłacić do kasy w sądzie lub na rachunek bankowy. Dowód opłaty dołączamy do składanego wniosku.

7

Czy mogę wnieść opłatę za rejestrację mojej organizacji w KRS na konto, czy muszę ją zapłacić w sądzie?

Opłaty dokonuje się:

  • na rachunek bieżący sądu,
  • lub do kasy sądu, w którym funkcjonuje dany wydział KRS, do którego składany jest wniosek.

Warto pamiętać, że jeśli opłaty dokonuje się na rachunek bankowy - dowód opłaty (potwierdzenie przelewu) jest jednym z załączników do składanego wniosku.

8

Czy i jak stowarzyszenie lub fundacja może ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych w KRS?

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie są jednocześnie wpisane do rejestru przedsiębiorców nie ponoszą opłat sądowych, ani za pierwszy wpis ani za zgłaszaną zmianę.

Fundacje z takiego zwolnienia nie korzystają, ale mogą ubiegać się o zwolnienie z opłat sądowych np. za rejestrację w KRS, za zgłoszenie zmiany w rejestrze. Muszą jednak wykazać, że nie są w stanie ponieść kosztów postępowania o wpis.

Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (art. 104) organizacjom społecznym, których zadanie nie polega na prowadzeniu działalności gospodarczej, sąd może przyznać zwolnienie od kosztów sądowych w ich własnych sprawach prowadzonych w związku z działalnością społeczną, oświatową, naukową, kulturalną, sportową, dobroczynną i samopomocową, w zakresie ochrony konsumenta, ochrony środowiska i opieki społecznej. Podejmując decyzję o zwolnieniu sąd bierze pod uwagę cele działalności organizacji i możliwości oraz potrzeby realizacji tych celów na drodze postępowania cywilnego.

Wniosek o zwolnienie należy złożyć w formie pisemnej lub ustnej do protokołu w sądzie. Zwolnienie może być częściowe lub całościowe.

W przypadku organizacji ubiegających się o wpis do rejestru przedsiębiorców, szanse na zwolnienie bardzo maleją. Sąd może potraktować organizację jako potencjalnego przedsiębiorcę, który decydując się na ten dodatkowy rodzaj działalności, musi się też liczyć z pewnymi inwestycjami, które trzeba ponieść na początku, zanim pojawią się zyski.

Należy też pamiętać, że organizacje zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców ponoszą dodatkową opłatę, za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Z tej opłaty nie można się zwolnić, gdyż nie jest ona opłatą sądową.

9

Czy jakieś organizacje są zwolnione z opłat sądowych?

Niektóre organizacje, ze względu na szczególny posiadany status, lub zakres prowadzonej działalności, są ustawowo zwolnione z opłat sądowych.

Od 20 maja 2016 roku stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej nie ponoszą opłat sądowych w KRS (art. 17 ust.3 ustawy prawo o stowarzyszeniach).

Opłat sądowych w KRS nie ponoszą także (art. 104 ustawy o kosztach sądowych):

  • organizacje pożytku publicznego, z wyjątkiem spraw dotyczących działalności gospodarczej (jeżeli taką prowadzą),
  • stowarzyszenia i fundacje niemające statusu OPP, jeżeli sprawa dotyczy zadania publicznego zleconego na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
10

Czy wniosek rejestracyjny można wysłać pocztą?

Wniosek rejestrowy można złożyć osobiście w sądzie, wówczas trzeba mieć dodatkową jedną wersję wniosku (przynajmniej głównego formularza), aby pracownik biura podawczego potwierdził na niej, że wniosek został złożony.

Poza tym wniosek można wysłać pocztą listem poleconym i wtedy trzeba zachować dowód nadania listu.

11

Czy wniosek do KRS można złożyć przez Internet?

Od stycznia 2007 roku istnieje możliwość wysłania wniosku drogą elektroniczną. Najważniejszym, ale też zapewne najtrudniejszym, warunkiem jest jednak posiadanie bezpiecznego kwalifikowanego elektronicznego podpisu. Wniosek, który organizacja składa do KRS, musi być opatrzony podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jej reprezentacji.

Opatrzenie wszystkich dokumentów, które obrazują zmiany zgłaszanie przez organizację, podpisami elektronicznymi dla wielu organizacji może być niemożliwe, z powodu dość wysokich kosztów zakupu urządzenia i kart do podpisów. Własne podpisy elektroniczne musieliby posiadać nie tylko członkowie zarządu, ale też przewodniczący zebrań i protokolanci. Koszt wyrobienia takiego podpisu dla jednej osoby to około 300 zł. Istnieje jednak możliwość wysłania drogą elektroniczną formularzy rejestrowych, a pocztą tradycyjną pozostałych dokumentów w wersji papierowej.

Pamiętajmy, że jeśli wniosek został złożony w formie elektronicznej, cała korespondencja z sądu (orzeczenia, pisma sądowe) będzie także dostarczana do organizacji elektronicznie.

Korespondencja wysłana przez sąd do organizacji zostanie uznana za doręczoną z datą wskazaną w elektronicznym potwierdzeniu odbioru. W przypadku braku takiego potwierdzenia sąd uzna doręczenie za skuteczne z upływem 14 dni od daty wysłania korespondencji na adres wnioskodawcy. Należy pamiętać, że data doręczenia ma szczególne znaczenie w przypadku wniosków, które wymagają poprawienia. W orzeczeniu sąd zwykle wskazuje, ile czasu ma organizacja na ponowne złożenie poprawionego wniosku.

Aby zmniejszyć ryzyko, że korespondencja nie dotrze do organizacji i nie zachowamy wszystkich terminów, na internetowej stronie Ministerstwa Sprawiedliwości uruchomiono specjalny panel do składania wniosków do KRS. Jest on dostępny pod adresem: https://pdi.ms.gov.pl/

Aby móc z niego skorzystać najpierw organizacja musi zarejestrować się i uzyskać własny login i hasło. Po zalogowaniu się przez organizację system przeprowadza weryfikację podpisu elektronicznego. W tym celu organizacja musi zainstalować na dysku lokalnym specjalny plik z wnioskiem, który trzeba będzie podpisać podpisem elektronicznym. Jeżeli wszystko przebiegnie pomyślnie, w panelu elektronicznego dostępu do KRS organizacja będzie miała do wyboru wszystkie możliwe formularze KRS.

Wniosek złożony drogą elektroniczną jest od razu kierowany do właściwego wydziału KRS lub do Centralnej Informacji, gdzie zostaje wydrukowany i dołączony do akt organizacji.

Korespondencja z sądu (orzeczenie, postanowienie o zwrocie) zostanie wysłana również drogą elektroniczną i będzie dostępna dla organizacji w panelu dostępu elektronicznego po zalogowaniu się do niego.

Organizacja nie wysyła wniosku z własnej poczty mailowej, należy korzystać z panelu stworzonego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Za pośrednictwem tego panelu organizacja otrzyma informacje z KRS.

12

Jak przebiega rejestracja nowej organizacji w KRS?

Po podpisaniu aktu notarialnego, w przypadku fundacji, lub odbyciu zebrania założycielskiego, w przypadku stowarzyszenia, kolejny krok, to złożenie wniosku rejestracyjnego do KRS. Wniosek składa się na urzędowych formularzach, do których trzeba dołączyć odpowiednie, oryginalne dokumenty (m.in. statut, uchwały) obrazujące to, co zgłasza stowarzyszenie lub fundacja.

Wnioskiem złożonym przez organizację zajmuje się sędzia lub referendarz sądowy.

Kolejne etapy postępowania rejestrowego:

  • Pierwszym etapem jest tzw. badanie warunków formalnych wniosku. W trakcie tego badania ustala się, czy wniosek jest złożony do właściwego wydziału KRS (może się zdarzyć, że organizacja np. pomyli wydziały), czy jest złożony na urzędowym, prawidłowo wypełnionym formularzu, a jeśli podlega opłacie i ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, czy jest prawidłowo opłacony.
  • Następnie odbywa się tzw. materialne badanie wniosku. Sąd sprawdza czy założyciele spełniają ustawowe warunki, aby być założycielami, czy statut jest zgodny z przepisami prawna i czy organizacja spełnia warunki określone w ustawie oraz czy dokumenty są poprawne i oryginalne – negatywna odpowiedź na któreś z tych pytań skutkuje odmową zarejestrowania organizacji.

W wyniku tych czynności możemy dostać z sądu korespondencję mówiącą o:

  • wpisie do rejestru,
  • odmowie wpisu lub
  • zwrocie wniosku.

Odmowa wpisu oznacza, że sąd odrzucił wniosek i wymaga on gruntownej zmiany np. zmiany zapisów statutu, które sąd uznał za niezgodne z prawem. Zazwyczaj przy odmowie wpisu przepada opłata, jeśli była ponoszona.

Zwrot wniosku, to odesłanie wniosku do uzupełnienia. Referendarz wskazuje, które błędy należy poprawić i jak je zgłosić. W tym przypadku, jeśli organizacja złoży poprawki do wniosku w terminie 7 -dniowym (lub innym wskazanym w zarządzeniu) może liczyć na utrzymanie daty pierwotnego złożenia wniosku - dzięki temu proces rejestracji będzie szybciej postępował niż wtedy, gdyby musiała czekać na nowy termin wszczęcia postępowania.

13

Jak długo trwa rejestracja nowego stowarzyszenia lub fundacji?

Zgodne z zapisami w ustawie o krajowym rejestrze sądowym, sąd ma 7 dni, od daty złożenia, na rozpatrzenie wniosku. Jest to jednak termin instrukcyjny (nie przewidziano sankcji za jego nie dotrzymanie) i w rzeczywistości proces ten może być wydłużony do kilku tygodni, a niekiedy nawet miesięcy.

Długość rejestracji przede wszystkim zależy od poprawności złożonego wniosku. Brak błędów w formularzach, dobrze przygotowane dokumenty, poprawnie wypełnione formularze, podpisy właściwych osób i uiszczone opłaty – to podstawowe elementy poprawnego wniosku. Jeśli wniosek został rozpatrzony pozytywnie, organizacja dostaje postanowienie o wpisie i niezwłocznie zostaje ujawniona w rejestrze. Jeżeli wniosek zawiera błędy, sąd zwróci wniosek i napisze co, w jego ocenie, jest błędne i ewentualnie jak to poprawić.

14

Jak możemy odwołać się od decyzji sędziego, referendarza?

Z Krajowego Rejestru Sądowego dostajemy informację o decyzji podjętej przez referendarza sądowego, np. zostajemy wezwani do zmiany statutu. Jeśli nie zgadzamy się z tą decyzją to możemy zaskarżyć ją do sądu rejonowego. Mamy na to 7 dni od daty otrzymania decyzji (np. przyjęcia listu poleconego). Jeśli wnosimy skargę to orzeczenie referendarza sądowego traci moc. Od skargi na orzeczenie referendarza pobiera się opłatę w wysokości 100 zł.

Sąd rejonowy rozpatruje naszą skargę jako sąd I instancji. Od postanowienia wydanego przez sąd rejonowy (I instancja) przysługuje zażalenie do sądu okręgowego (II instancja). Wnosi się je za pośrednictwem sądu I instancji w terminie tygodniowym od dnia doręczenia postanowienia.

W postępowaniu rejestrowym od postanowień sądu II instancji w sprawie wpisu do rejestru przysługuje również kasacja do Sądu Najwyższego. Kasację wnosi się do sądu, który wydał zaskarżone postanowienie w terminie dwóch miesięcy od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem stronie skarżącej (obowiązuje tu przymus adwokacko-radcowski, czyli kasacji nie może wnieść strona).

Szczegółowe zasady wnoszenia środków odwoławczych zawarte są w Kodeksie postępowania cywilnego.

15

Jakie są terminy składania odwołań, uzupełniania braków w KRS przez organizacje?

Uwaga

Jeżeli KRS zwróci wniosek, a my go ponownie, poprawnie złożymy – termin przewidziany na załatwienie naszej sprawy w KRS biegnie od daty złożenia pierwszego wniosku, a nie od daty ponownego złożenia poprawionego wniosku (art. 19 ust. 4 ustawy o KRS). Taka sama sytuacja będzie mieć miejsce, jeżeli sąd zwróci nasz wniosek ponownie z powodu braków uprzednio niewskazanych przez referendarza.

Jeśli nasz wniosek będzie zawierał braki formalne (np. będzie nieprawidłowo opłacony, źle wypełniony), sąd nie będzie zajmował się dalszą oceną tego wniosku, tylko zwróci go nam - będzie to tzw. zwrot wniosku bez wezwania do uzupełnienia braków.

Jeżeli był to nasz pierwszy zwrot (w tej konkretnej sprawie) możemy wniosek poprawić i ponownie złożyć w ciągu 7 dni od daty doręczenia zwrotu.

Taką informację o tym co powinniśmy uzupełnić/poprawić powinniśmy otrzymać w piśmie z KRS.

Jeżeli KRS znajdzie błędy w badaniu merytorycznym wniosku to otrzymamy z sądu postanowienie o odmowie lub oddaleniu wniosku. W tej sytuacji przepadają opłaty, które ponieśliśmy.

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.