Poradnik - ngo.pl

Nie wszystkie ważne działania czy zmiany, które zachodzą w organizacji, muszą być zgłoszone do KRS. Część informacji jest przechowywana w postaci uchwał zarządu, rady lub walnego zebrania w dokumentacji organizacji i nie trzeba ich zgłaszać do KRS. Część informacji musimy jednak zgłaszać do KRS – robimy to za pomocą formularzy urzędowych i to właśnie z nich wynika, co powinniśmy zgłosić.

Do KRS zgłasza się zmiany:

• nazwy 
• siedziby 
• adresu
• statutu
• celów dla których została powołana organizacja
• sposobu reprezentacji
• składu zarządu
• składu organu nadzoru wewnętrznego (np. rady fundacji, komisji rewizyjnej) 
• organu sprawującego nadzór (np. minister, starosta powiatu)

Zmianą jest również złożenie wniosku o:

• ubieganie się o status organizacji pożytku publicznego
• wykreślenie statusu organizacji pożytku publicznego,
• zarejestrowanie działalności gospodarczej
• wykreślenie działalności gospodarczej
• otwarcie likwidacji stowarzyszenia/fundacji
• wpisanie oddziału

W związku z tym jeśli stowarzyszenie, ochotnicza straż pożarna, klub sportowy, fundacja ma status OPP, ma działalność gospodarczą czy oddział terenowy to w przypadku zmian np. w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej albo nowego adresu oddziału też zgłasza je do KRS. 

Warto też pamiętać, że organizacja rejestrując się w KRS zgłasza również takie dane jak: 

• oznaczenie rodzaju organizacji (czyli czy jest to stowarzyszenie, fundacja czy związek stowarzyszeń),
• dane o wcześniejszej rejestracji, jeśli miała miejsce (czyli nazwa rejestru, nazwa sądu prowadzącego rejestr, numer w rejestrze),
• czas, na jaki została utworzona organizacja,

Zgłasza się je raz, tylko przy rejestracji, bo nie są to informacje, które ulegają zmianie.

Sprawdź, o co pytają czytelnicy poradnik.ngo.pl

Czy można zmienić nazwę działającej organizacji?

Zmiana nazwiska członkini zarządu. Czy musimy to zgłaszać?

Członek założyciel rezygnuje. Czy informować KRS?

Formularze dostępne są:

• w wersji "papierowej" (do wydrukowania):
  • w zakładce Instrukcje, formularze i kalkulatory - dostępne są puste oraz przykładowo wypełnione formularze
  • na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-wnioskow-o-wpis-do-krajowego-rejestru-sadowego

Składając dokumenty w wersji papierowej, nie ma obowiązku używania oryginalnych, barwnych formularzy. Można użyć formularzy skserowanych, wydrukowanych, np. ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości

• w wersji elektronicznej - na Portalu Rejestrów Sądowych

Formularze w wersji elektronicznej dostępne są po zarejestrowaniu i zalogowaniu do systemu Portalu Rejestrów Sądowych.

Jeżeli organizacja nie składa obowiązkowych dokumentów do KRS (np. aktualnego statutu, dokumentów obrazujących zmiany we władzach itp.), sąd wzywa do dopełnienia tego obowiązku, dając organizacji 7-dniowy termin. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku sąd nakłada grzywnę na zarząd organizacji (grzywna może być ponowiona w razie bezczynności zarządu, a w momencie, gdy organizacja dopełni obowiązku grzywna może być umorzona). Jeżeli organizacja, pomimo dwukrotnego wezwania, nie uczyniła tego, sąd rozpoczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie organizacji, bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego.

Jak wygląda takie postępowanie o rozwiązanie organizacji?

Sąd ma obowiązek zawiadomić organizację o tym, że rozpoczął postępowania o rozwiązanie, jednocześnie wzywając ją do wykazania, że prowadzi działalność i posiada majątek (ze wskazaniem jego składników), w terminie 14 dni od daty doręczenia ( w piśmie z sądu musi pojawić się pouczenie o skutkach braku odpowiedzi na wezwanie sądu). W przypadku, gdy organizacja nie ma zarządu lub w rejestrze nie ma aktualnego jej adresu i, sąd może zamiast powiadomienia, opublikować ogłoszenie o rozpoczęciu postępowanie o rozwiązanie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Podczas postępowania sąd sprawdza czy organizacja posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność i robi to na różne sposoby:

sposób 1: Ogłasza w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wszczęcie postępowania o rozwiązanie. Sąd może zarządzić umieszczenie takiego ogłoszenia w dzienniku lub czasopiśmie oraz podać je w każdy inny odpowiedni sposób do publicznej wiadomości. Ogłoszenie musi zawierać następujące informacje:

• nazwę sądu rejestrowego prowadzącego postępowanie, nazwę organizacji i jej numer w rejestrze, ostatni ujawniony w rejestrze adres siedziby oraz informację o celu prowadzonego postępowania;
• wezwanie skierowane do wszystkich osób, których uzasadniony interes mógłby sprzeciwiać się rozwiązaniu organizacji i wykreśleniu jej z rejestru, do zgłaszania okoliczności przemawiających przeciwko rozwiązaniu w terminie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia;
• pouczenie, że w przypadku stwierdzenia, że organizacja nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności, sąd rejestrowy może orzec o rozwiązaniu tej organizacji bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego i zarządzić wykreślenie jej z rejestru.

sposób 2: Sąd może zwrócić się do organów podatkowych, organów prowadzących rejestry lub ewidencje publiczne a także do innych organów administracji publicznej czy organizacji społecznych, o udzielenie informacji czy podmiot posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność.

Po ustaleniu, że organizacja nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności, sąd orzeka o jej rozwiązaniu i zarządza wykreślenie jej z rejestru. Decyzję tę ogłasza w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Mienie pozostałe po wykreślonym z rejestru podmiocie nabywa nieodpłatnie, z mocy prawa, skarb Państwa, bez względu na przyczynę wykreślenia. W przypadku ustalenia, że podmiot posiada zbywalny majątek lub faktycznie prowadzi działalność, a także w przypadku, gdy sąd uzna, że zachodzą inne okoliczności przemawiające przeciwko rozwiązaniu podmiotu (w szczególności uzasadnione interesem wierzyciela), sąd umarza postępowanie o rozwiązanie.

Przeprowadzenie z urzędu przez sąd rejestrowy postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do rejestru, bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego, jest możliwe także w sytuacji, gdy:

• Oddalając sprawę o ogłoszenie upadłości lub umarzając postępowanie upadłościowe, sąd upadłościowy stwierdził, że zgromadzony w sprawie materiał daje podstawę do rozwiązania bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego
• Oddalono wniosek o ogłoszenie upadłości lub umorzono postępowanie upadłościowe z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania,
• Wydano postanowienie o odstąpieniu od postępowania przymuszającego do złożenia obowiązkowych dokumentów (lub obowiązkowego wniosku o wpis do rejestru) lub jego umorzeniu,
• Podmiot nie złożył rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, mimo wezwania sądu rejestrowego

Dzięki wpisowi do KRS organizacja uzyskuje osobowość prawną – oznacza to, że stowarzyszenie/fundacja staje się podmiotem różnych praw i obowiązków i może podejmować czynności prawne, co znacznie poszerza możliwości działania (może np. rozpocząć działalność gospodarczą, podejmować współpracę finansową z administracją, przyjmować darowizny itp.).

• KRS jest źródłem informacji o organizacjach do niego wpisanych - dzięki temu, że jest rejestrem publicznym i jawnym (każdy ma prawo wglądu do informacji w nim zawartych, chyba, że szczególne przepisy prawa zabraniają ujawniania niektórych danych).
• W KRS jest zapisywana historia naszej organizacji. Oczywiście nie cała historia, ale pewne ważne informacje np. nazwa organizacji, adres, cele działania czy imiona i nazwiska członków zarządu. Jeśli te informacje się zmieniają, zgłaszamy je do KRS, dzięki temu wiele lat po powstaniu organizacji możemy sprawdzić kto był w pierwszym składzie w zarządu.
• Z KRS pobieramy odpisy, wyciągi i zaświadczenia, które poświadczają status prawny stowarzyszenia/fundacji i są źródłem informacji a aktualnym stanie organizacji. W praktyce wyciągi/odpisy potrzebne są np. przy składaniu wniosku o dotację, przy zakładaniu konta w banku.

Wyszukiwarka podmiotów wpisanych do KRS: https://ems.ms.gov.pl/ (można w niej znaleźć organizację i pobrać jej odpis).

KAŻDA organizacja rejestrująca się lub zgłaszająca zmiany w KRS (nie tylko organizacja- przedsiębiorca), korzysta z zasady „jednego okienka”. Polega ona tym, że KRS przekazuje za pomocą systemu teleinformatycznego, dane na temat organizacji do właściwych urzędów (np. Urzędu Skarbowego, Urzędu Statystycznego).

Rejestrującej się organizacji zostają automatycznie nadane: 

• numer NIP - identyfikator podatkowy NIP
• numer REGON - numer identyfikacyjny REGON 

Organizacja nie musi w tym celu wypełniać dodatkowych formularzy.

Organizacja (stowarzyszenie/fundacja) wypełnia formularze rejestrowe do KRS i składa je wraz z dokumentami potwierdzającymi wpis. Jest rejestrowana w KRS – nadany numer KRS. Dane podstawowe (te wpisywane do KRS m.in. nazwa, adres siedziby, nazwa rejestru, numer w rejestrze, rodzaje działalności gospodarczej) są przekazywane do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) skąd „biorą” je do swoich potrzeb US, GUS i ZUS. Organizacji zostaje nadany numer REGON i NIP i jest automatycznie wpisany do rejestru KRS. Potwierdzeniem nadania numerów jest ujawnienie/pokazanie ich w rejestrze KRS.

Ważne usprawnienie, dla działających już organizacji, polega też na tym, że przy zgłaszaniu zmian do KRS, nie muszą już załączać żadnych formularzy aktualizacyjnych do GUS, US i ZUS, ponieważ zmiany zgłoszone na formularzach KRS zostaną automatycznie przekazane do właściwych urzędów. Np. jeśli organizacja zmienia nazwę, adres to wystarczy, że zgłosi to do KRS, a GUS, US i ZUS pobiorą te informacje automatycznie za pomocą systemu teleinformatycznego. 

Jedynie w przypadku zgłoszenia dodatkowych informacji, które nie są ujawniane w KRS, tzw. danych uzupełniających, organizacja musi je sama zgłosić do urzędu skarbowego. Te dodatkowe informacje to między innymi:

• miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
• wykaz rachunków bankowych,
• data powstania obowiązku płacenia składek,
• data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
• przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).