Poradnik - ngo.pl

Organizacje ponoszą różne koszty: wynajmują lokale, remontują je, zatrudniają pracowników, kupują komputery, wynajmują sale, zapewniają wyżywienie uczestnikom szkoleń, organizują wycieczki dla dzieci itd. Każdy koszt organizacji powinien być zgodny z obszarem jej działania zapisanym w statucie, jak też odpowiednio udokumentowany.

Możliwe rodzaje kosztów, jakie mogą ponosić organizacje, zawsze w ramach celów statutowych to np.:

• koszty związane z lokalem (wynajmowanym, użyczonym), z użyczonym sprzętem
• koszty związane z wolontariuszami
• koszty podróży służbowych
• koszty zatrudniania pracowników i współpracowników

Koszt to zaciągnięte zobowiązanie (otrzymanie rachunku lub faktury poświadczające dokonanie zakupu usługi lub towaru);

Wydatek to dokonana zapłata za zobowiązanie (zapłata za rachunek lub fakturę).

Koszty w ramach celów statutowych

Statut określa podstawowe zasady funkcjonowania organizacji, w tym cele działania i sposoby ich realizacji. To właśnie ten dokument mówi „na co” organizacja może wydawać pieniądze.

W paragrafie określającym cele i sposoby działania statut powinien:

• wymieniać wszystkie grupy docelowe, dla których organizacja chce pracować;
• obejmować wszystkie rodzaje działań organizacji, w ramach których będzie ona ponosić koszty.

Fundacja musi działać zgodnie ze swoim statutem. Ponieważ nie ma w nim zapisu o udzielaniu pomocy osobom fizycznym, ewentualny koszt takiej pomocy nie będzie jej kosztem statutowym i w konsekwencji powinien być opodatkowany.

Rodzaje kosztów statutowych

Koszty statutowe to koszty ponoszone zgodnie z celami statutowymi organizacji, w tym mieszczą się koszty działań nieodpłatnych lub odpłatnych pożytku publicznego.

W ramach działań nieodpłatnych organizacje najczęściej realizują projekty na podstawie zatwierdzonych budżetów obejmujących pozycje budżetowe istotne w realizacji danego działania. I tak mogą to być np. koszty zorganizowania wypoczynku letniego dzieci, czyli wynajem autokaru do ich przewozu, wynajem ośrodka, w którym będzie się odbywał obóz, wyżywienie dzieci, wynagrodzenia wychowawców, zakup apteczki, materiałów plastycznych czy sprzętu sportowego. Mogą to być stypendia wypłacane uzdolnionym dzieciom za wyniki w nauce. Mogą to być koszty autora publikacji nt. rynku pracy, jej druku i dystrybucji.

W ramach działań odpłatnych, np. sprzedaży wyrobów ceramicznych wytworzonych przez niepełnosprawnych uczestników warsztatów, organizacja ponosi koszty zakupu gliny, farb, narzędzi, wynagrodzenia opiekuna oraz koszty administracyjne stanowiące koszt tej działalności.

Organizacje muszą wykazać dużą ostrożność w wydatkowaniu otrzymanych pieniędzy z przeznaczeniem na konkretny cel, nie tylko w ramach środków publicznych, ale także od instytucji czy osób prywatnych. Podstawowym obowiązkiem organizacji jest respektowanie woli darczyńców (stron umowy) o dofinansowanie w zakresie wydatkowania tych środków.

Środki z 1% podatku dochodowego od osób fizycznych mogą być wykorzystane (wyłącznie) na prowadzenie działalności pożytku publicznego (zobacz: Na co można wydać pieniądze z 1%?). Choć może to oznaczać dużą swobodę w określeniu na co wydać te środki, również i w tym przypadku lepiej uszanować wolę osób przekazujących wsparcie.

Także środki zebrane w ramach zbiórki publicznej muszą być przeznaczone na cele określone przy zgłaszaniu zbiórki na portalu zbiorki.gov.pl. 

Organizacje otrzymują też darowizny od osób i firm prywatnych z przeznaczeniem na konkretny cel. Pamiętajmy, że nawet jeśli nie zawarliśmy umowy pisemnej, to jednak ustnie zobowiązaliśmy się do sfinansowania z niej określonych kosztów. Darowizna przeznaczona na określone działanie, np. dofinansowanie wakacyjnego konkursu fotograficznego dla dzieci i zorganizowanie wystawy laureatów, musi być wydatkowana na ten właśnie cel. Powinniśmy respektować umowę z darczyńcą, a jeśli po naszej stronie nastąpiła zmiana potrzeb, uzgodnić nowe przeznaczenie tej darowizny.

Darowizna przeznaczona na cele statutowe pozostaje w swobodnej dyspozycji organizacji, która może samodzielnie decydować o tym, jak ją wykorzysta, zawsze jednak w ramach celów statutowych. To ważne: darowizny przeznaczonej na cele statutowe nie można wykorzystać np. na pokrycie kosztów działalności gospodarczej, bo jest to niezgodne z wolą darczyńcy.

Czy wszystkie koszty fundacji muszą być dokumentowane fakturami, czy też wystarczy zapis w odpowiednim zeszycie lub paragon? Każdy koszt poniesiony przez organizację musi być udokumentowany. Organizacja dokonuje płatności za daną usługę czy towar na podstawie wystawionego dla niej dokumentu. Może to być:

• faktura VAT np. w wypadku usług telekomunikacyjnych, internetu, wynajmu lokalu, kosztów energii, wynajmu sal itd.;
• rachunek – w wypadku zakupu dokonanego u dostawcy niebędącego płatnikiem podatku od towarów i usług, np. za usługi kserograficzne w małym punkcie ksero;
• rachunek wystawiony do umowy zlecenia, np. dla wychowawcy grupy kolonijnej;
• rachunek kosztów delegacji – w wypadku kosztów podróży służbowej pracownika organizacji
• lista płac – w wypadku wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Każdy dokument poświadczający poniesienie kosztu musi być wystawiony na organizację.

O czym należy pamiętać, żeby koszt był prawidłowo udokumentowany?

Wszyscy pracownicy, którzy mają prawo dokonywać zakupów w imieniu organizacji, powinni wiedzieć, jaki dokument muszą otrzymać:

1. Dokument musi być wystawiony na organizację: powinien zawierać jej poprawną nazwę, adres (zgodny z KRS) i numer NIP. Błąd w każdym z tych elementów oznacza niepoprawność pod względem formalno-rachunkowym i może skutkować nieuznaniem tego kosztu jako kosztu tej organizacji. Najprościej jest, jeśli pracownik ma spisane te dane, np. na wizytówce organizacji, wówczas jest mniejsze ryzyko popełnienia błędu, niż przy podawaniu ich z pamięci.
2. Dokument musi mieć nadany numer, datę dokumentu i datę sprzedaży – jest to obowiązek wystawiającego. Szczególnie należy zwrócić uwagę na datę wystawienia dokumentu w końcowym okresie realizacji projektu, jeśli odbieramy fakturę w innym dniu niż dzień sprzedaży. Wystawca ma termin siedmiu dni na wystawienie faktury, my musimy zadbać, żeby dokument miał datę zgodną z okresem kwalifikowalności kosztów.
3. Dokument powinien zawierać prawidłowo wyliczone kwoty podatku VAT i łączną kwotę brutto usługi. Tej weryfikacji dokonuje zwykle księgowy, jeśli wystąpi niezgodność, należy poprosić dostawcę o korektę faktury.
4. Należy zwrócić uwagę na tytuł usługi, pamiętając, żeby jej opis był zgodny z budżetem projektu, w ramach którego ten zakup jest dokonany. Szczególnie jeśli faktura obejmuje kilka pozycji budżetowych, należy zadbać, aby wszystkie one były wyróżnione na fakturze w taki sposób, żeby można było je przyporządkować do poszczególnych pozycji.

Opis dokumentu finansowego – potwierdzenie kosztu statutowego

Żeby dokument finansowy był prawidłowo zakwalifikowany jako koszt organizacji, musi być przypisany do konkretnego działania. To jest bardzo ważne, gdyż dzięki opisowi dokumentu możemy uzasadnić, że jest to koszt statutowy, a tym samym dochód przeznaczony na jego sfinansowanie może być zwolniony z opodatkowania (przy zachowaniu warunków z art. 17 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy pdop). Opis powinien być wyczerpujący, czytelny – jasno powinien określać, czego koszt dotyczy – i zgodny z wymaganiami instytucji finansujących.

Niestety nie. Organizacja nie może ponosić kosztów na podstawie dokumentów wystawionych na inne osoby. W tej sytuacji pracownik powinien poprosić o korektę dokumentu.

Dokumenty te będą od razu zaksięgowane jako koszty organizacji, a w momencie wpływu środków projektowych pracownik otrzyma zwrot.

W rzeczywistości w wypadku przedłużającego się oczekiwania na wpływ środków projektowych pracownik, pokrywając jej zobowiązania, udziela organizacji pożyczki. Jeśli jest to kwota powyżej 500 zł, należałoby spisać umowę o udzielenie nieoprocentowanej pożyczki.

Koszty związane z lokalem

Koszt utrzymania lokalu jest kosztem statutowym organizacji, gdyż służy realizacji jej celów. W tym rozumieniu również koszty eksploatacyjne: energii, gazu, ogrzewania, wody, ochrony, ubezpieczenia – a także remontów – mogą być poniesione przez organizację. Organizacja może także ponosić specyficzne koszty dla niektórych lokali, jeśli nie są one pokrywane przez administratora lokalu, takie jak badania przewodów kominowych, wentylacyjnych, wymiana rur.

Koszty związane z użyczonym lokalem, sprzętem

Dość często organizacje korzystają z użyczonego lokalu czy sprzętu, np. kserokopiarki. Jednak i wówczas ponoszą koszty eksploatacyjne, np. energii, naprawy czy konserwacji sprzętu. Podstawą do ich poniesienia jest umowa użyczenia, która powinna określać przedmiot użyczenia (np. lokal czy kserokopiarkę) oraz stronę pokrywającą pozostałe koszty, czyli organizację.

W takim wypadku należy zadbać, aby umowa na usługi np. dostarczenia energii była zawarta z organizacją i w efekcie faktura była wystawiona na organizację. Jeśli jest to niemożliwe, instytucja użyczająca lokal powinna „refakturować” fakturę za usługi dostarczenia energii, czyli wystawić fakturę na rzecz organizacji.

Koszty związane z wolontariuszami

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organizacja może pokrywać następujące koszty wolontariuszy:

• koszty podróży służbowych i diet;
• koszty szkoleń wolontariuszy;
• inne niezbędne koszty związane z wykonaniem świadczeń na rzecz organizacji; ustawa nie precyzuje, jakie;
• koszty ubezpieczeń (NNW i leczenia za granicą).

Organizacja ma obowiązek pokryć koszty podróży służbowych i diet (na zasadach określonych w odrębnych przepisach, takich jak dla pracowników)

Chcąc wysłać wolontariusza na szkolenie, które będzie mu pomocne w wykonywaniu świadczeń organizacja zobowiązana jest pokryć koszty podróży i wyżywienia wolontariusza w czasie odbywania takiej podróży. Dzięki temu wolontariusz nie będzie ponosił kosztów swojej aktywności, a dla wielu z nich jest to bardzo istotny problem. Wysokość diet dla wolontariusza odpowiada wysokości diet przysługujących pracownikom i są one określane przez ministra właściwego do spraw pracy.

Choć Art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nakłada na korzystającego obowiązek pokrywania kosztów diet to jednak ustawodawca dopuszcza odstępstwo od tego. O tym poniżej.

Dzięki temu zapisowi organizacja może opłacić wolontariuszowi kursy, szkolenia lub inne formy zajęć, które pomocne mu będą w dalszej jego aktywności jako wolontariusza. Oczywiście zakres szkolenia powinien być spójny z zakresem świadczeń, jakie zostały określone w porozumieniu.

Korzystający może pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, także inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego.

Zapis ten umożliwia zwrot wolontariuszowi kosztów, które ponosi on w związku ze swoją aktywnością na rzecz organizacji. Do najczęściej spotykanych kosztów tego rodzaju są koszty dojazdu do “pracy” (np. bilety MZK, PKS), koszty rozmów telefonicznych, które wolontariusz prowadził ze swojego telefonu w związku z realizacją zadania (np. kontakty ze sponsorami, innymi wolontariuszami, organizatorami akcji czy festynu). Na podstawie przedstawionych rachunków, biletów, billingu rozmów telefonicznych można precyzyjnie określić wysokość kosztów jakie wolontariusz poniósł i te koszty mu zwrócić.

Pamiętajmy też, że ze względu na niewystarczające środki finansowe, jakimi dysponują z reguły korzystający ze świadczeń wolontariuszy, ci ostatni mogą na piśmie zrezygnować z diet i zwrotu kosztów podróży służbowych (art. 45 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Zrezygnować można z całości diet lub tylko w części. To zależy od wolontariusza, ale jak się też wydaje i od korzystającego. Należy to wspólnie ustalić. Należy pamiętać, aby to zwolnienie było sporządzone na piśmie – w innym przypadku będzie nieważne.

Ustawa pozwala (lecz nie obliguje) do zwrotu kosztów, które poniósł wolontariusz w związku z wykonywana przez niego pracą. Najczęściej do kosztów takich zaliczane są koszty: biletów komunikacji miejskiej, rozmów telefonicznych (ich wartość można określić na podstawie bilingu). Decydując się na zwrot takich kosztów warto w porozumieniu z wolontariuszem zapisać, jakie to będą koszty i na jakiej podstawie będą one zwracane. Organizacja może też pokryć koszty szkolenia wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń. Podobnie w przypadku odpłatnych badań lekarskich niezbędnych do podjęcia współpracy lub zakupu środków ochrony osobistej. Takie wydatki możemy ponosić względem wolontariuszy i należy je księgować zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Koszty ponoszone przez organizację na rzecz wolontariusza stanowią koszty prowadzenia działalności statutowej organizacji i w ten sposób powinny być księgowane. Koszty ponoszone przez instytucje publiczne stanowią koszty ich działalności.

Można więc finansować koszty związane z pomocą wolontariusza, jeśli dzięki nim realizowane są działania statutowe organizacji. Co ważne zasadą jest, że koszty są rozliczane bezpośrednio z podmiotem dostarczającym towary lub usługi, zwykle na podstawie faktury lub innego dokumentu dwustronnego między sprzedawcą a organizacją.

Wszelkie "ryczałty", np. na prowadzenie biura czy rozmowy telefoniczne wypłacone wolontariuszowi co do zasady są jego dochodem i są objęte podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz ewentualnie składkami ZUS. Mamy tu zwykle do czynienia z rozliczeniami takimi samymi jak w przypadku zatrudnienia osób. Na przykład w przypadku telefonów faktura powinna być wystawiona na organizację. Może się to oczywiście odbywać jako zwrot wydatków udokumentowanych fakturami i rachunkami.