Poradnik - ngo.pl

Nasze stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej, ale zdecydowaliśmy się na prowadzenie działalności odpłatnej pożytku publicznego. Jeden z odbiorców naszych działań oczekuje wystawienia faktury, a inni przynajmniej rachunku. Przecież nie prowadzimy działalności gospodarczej, czy możemy wystawiać takie dokumenty? 

Prowadzenie sprzedaży w ramach działalności gospodarczej przez NGO wymaga dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców. Sprzedaż w ramach działalności odpłatnej pożytku publicznego nie wymaga wpisu do rejestru przedsiębiorców, wymagane jest tylko dookreślenie zakresu tej działalności w statucie lub w innym akcie wewnętrznym. Ponadto, działalność odpłatna może być prowadzona pod warunkiem przestrzegania określonych zasad.

Zarówno działalność odpłatna pożytku publicznego, jak i działalność gospodarcza powinny być wyodrębnione księgowo – czyli księgi rachunkowe powinny pokazywać, które operacje były dokonane w ramach działalności odpłatnej, które w ramach działalności gospodarczej, a które w ramach pozostałych działalności (np. statutowej nieodpłatnej).

Jednak rodzaj dokumentów potwierdzających sprzedaż (wystawianych odbiorcom działań) nie jest uzależniony od tego, czy jest to działalność gospodarcza, czy odpłatna pożytku publicznego.

Wynika to stąd, iż definicja działalności gospodarczej ujęta w przepisach podatkowych jest bardzo szeroka, szersza od tej, która wynika z ustawy Prawo Przedsiębiorców, do której odnosi się Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z ordynacją podatkową oraz Ustawą o podatku od towarów i usług (zwana dalej Ustawą o VAT) działalność odpłatna pożytku publicznego w zakresie dokumentowania sprzedaży jest zrównana z działalnością gospodarczą i wiąże się z takimi samymi obowiązkami. Dlatego też rodzaj dokumentu potwierdzającego sprzedaż nie jest uzależniony rodzaju prowadzonej działalności – odpłatnej czy gospodarczej. Obydwa dokumenty, o które pyta stowarzyszenie – faktura i rachunek – są podstawowymi dokumentami potwierdzającymi sprzedaż.

Jeśli organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą lub odpłatną i jest czynnym płatnikiem podatku VAT (tzw. VAT-owcem), to sprzedając towary czy usługi, wystawia fakturę – wszystkim nabywcom, którzy są osobami prawnymi lub prowadzą działalność gospodarczą.

Osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystawia się fakturę, o ile tego zażąda. W praktyce oznacza to, że jeśli nabywcą jest osoba fizyczna, to sprzedawca nie wie, czy dana osoba prowadzi działalność gospodarczą, czy nie. Tak więc osoby fizyczne powinny przy zakupie zaznaczać, czy życzą sobie wystawienia faktury.

Jeśli organizacja pozarządowa, która prowadzi działalność gospodarczą lub działalność odpłatną jest zwolniona z podatku VAT, to nie ma obowiązku wystawiania faktury, poza pewną sytuacją. Jeśli faktury zażąda nabywca towaru lub usługi, to nawet organizacja zwolniona z VAT, musi fakturę wystawić, umieszczając na niej informację o tym, że jest zwolniona z VAT.

Rachunek to nieco inny dokument potwierdzający sprzedaż. Rachunki wystawiają podmioty, które nie są zobowiązane do wystawienia faktury. Rachunek wystawia się wtedy, gdy kupujący towar czy usługę zażąda wystawienia rachunku. Żądanie wystawienia rachunku powinno być zgłoszone przez upływem 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli żądanie zostanie zgłoszone później, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia rachunku. 

Jeśli nabywca zażąda rachunku od podmiotu wystawiającego faktury, to sprzedawca (czyli w tym przypadku organizacja prowadząca działalność odpłatną lub gospodarczą i będąca czynnym płatnikiem podatku VAT), wystawia fakturę.

Zawartość rachunku została określona w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Rozporządzenie obejmuje minimalny zakres danych podawanych w rachunku.

Minimalny zakres danych podanych na rachunku: 

• imiona i nazwiska (nazwa albo firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
• data wystawienia i numer kolejny rachunku;
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Wymogi dotyczące zawartości faktury są bardzo szczegółowo określone w przepisach – określa je art. 106e ustawy o VAT. Zakres danych jest uzależniony m.in. od rodzaju transakcji oraz od stron transakcji.

Oprócz danych, które podaje się też na rachunku, tj. stron transakcji, daty, numeru, kwoty, rodzaju i ilości usług czy towarów, podaje się tez obowiązkowo m.in. dane dotyczące podatku VAT. Na fakturze należy określić wartość netto, stawkę i wartość podatku VAT oraz wartość brutto. Warto wiedzieć, że faktura nie musi zawierać nazwy „faktura (VAT)”, liczy się zawartość dokumentu, a nie nagłówek.

W przypadku zwolnienia z podatku VAT nie rozróżnia się kwoty brutto i kwoty netto – jest podawana tylko jedna kwota określająca wartość sprzedaży. W takim przypadku na fakturze powinna zostać wskazana informacja o podstawie prawnej zwolnienia. Organizacje pozarządowe najczęściej korzystają z tzw. zwolnienia podmiotowego (ze względu na wartość sprzedaży poniżej 200 000 zł w ciągu roku), które jest określone w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z zapisami art. 106e ust. 5 pkt. 3 ustawy o podatku od towarów i usług

to na fakturze nie trzeba zamieszczać:

• imienia i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresów,
• części szczegółowych informacji o sprzedawanych towarach lub usługach: miary, ilości (liczby),
• kwot netto: ceny jednostkowej, wartości, sumy sprzedaży.

Uproszczeń powyższych można dokonać pod warunkiem, że dokument sprzedaży nadal będzie zawierć dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Takich uproszczeń nie można stosować w przypadku:

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju,
• sprzedaży, dla której nie jest na fakturze podawany numer, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, czyli nie jest podawany numer NIP nabywcy (np. przy sprzedaży dla osoby prywatnej).
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Podstawową różnicą pomiędzy fakturą a rachunkiem jest to, że na fakturze obowiązkowo musi być odniesienie do podatku VAT, a jeśli sprzedaż jest z VAT zwolniona, to należy taką informację na fakturze umieścić oraz podać podstawę prawną tego zwolnienia.

Jednak można powiedzieć, że faktura ma pierwszeństwo – w tym sensie, że jeśli przepisy wymagają wystawienia faktury, to należy ją wystawić. Jeśli nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale zażąda jej nabywca – też należy ją wystawić.

Jeśli nie ma obowiązku wystawienia faktury, ani kupujący jej nie zażądał, ale zażądał wystawienia rachunku – trzeba wystawić rachunek.

Czy organizacje, które nie wystawiły faktury albo rachunku (np. dlatego, że żaden klient tego nie zażądał) nie muszą dokumentować sprzedaży? Nie – gdyż wszystkie operacje finansowe organizacji pozarządowej muszą być udokumentowane.

Oprócz faktur i rachunków sprzedaż, a więc i przyjmowanie wpłat może być dokumentowane m.in za pomocą:

• wpłat na konto bankowe (wtedy dowodem wpłaty jest przelew bankowy – ważne aby z przelewu wynikało kto i za co zapłacił);
• KP – druk „kasa przyjęła” dotyczy wpłat gotówkowych, czyli takich, które nie wpływają na konto bankowe (tylko do „kasy”);
• kasy fiskalnej – która służy do dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Co do zasady kasa fiskalna jest obowiązkowa, jeśli obrót ze sprzedaży przekroczy 20 tys. zł w skali roku;
• ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – jest to chronologiczny i prowadzony na bieżąco spis dokonywanej sprzedaży, np.  w formie papierowego zeszytu. Ewidencja jest prowadzona jeśli np. organizacja jest zwolniona z rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej.

Tak jak powyżej zostało wyjaśnione – jeśli organizacja pozarządowa pobiera opłaty w ramach działalności odpłatnej pożytku publicznego, to na życzenie nabywcy jest zobowiązana do wystawienia rachunku lub faktury, nawet jeśli nie jest „VAT-owcem”. Ostateczny wybór – czy to będzie faktura, czy rachunek – zależy od nabywcy. Jednak warto sobie zdawać sprawę, że faktura jest dokumentem bardziej szczegółowym i powszechnym.