Przeglądarka Internet Explorer, której używasz, uniemożliwia skorzystanie z większości funkcji portalu ngo.pl. Aby mieć dostęp do wszystkich funkcji portalu ngo.pl, zmień przeglądarkę na inną (np. Chrome, Firefox, Safari, Opera, Edge).
Szukasz organizacji, której chcesz przekazać 1%? Znajdziesz ją w serwisie http://pozytek.ngo.pl/

Kiedy NGO może wystawiać faktury i rachunki?

Reklama

Osoby korzystające z odpłatnych działań organizacji pozarządowych mają prawo oczekiwać dokumentu potwierdzającego zakup towaru czy usługi – faktury lub rachunku. Jednak organizacje mają wątpliwości, czy mogą wystawiać tego typu dokumenty, zwłaszcza gdy nie prowadzą działalności gospodarczej i nie płacą podatku VAT.

1

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Nasze stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej, ale zdecydowaliśmy się na prowadzenie działalności odpłatnej pożytku publicznego. Jeden z odbiorców naszych działań oczekuje wystawienia faktury, a inni przynajmniej rachunku. Przecież nie prowadzimy działalności gospodarczej, czy możemy wystawiać takie dokumenty?

Reklama
2

DORADCZYNI SERWISU PORADNIK NGO.PL ODPOWIADA

Prowadzenie sprzedaży w ramach działalności gospodarczej przez NGO wymaga dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców. Sprzedaż w ramach działalności odpłatnej pożytku publicznego nie wymaga wpisu do rejestru przedsiębiorców, wymagane jest tylko dookreślenie zakresu tej działalności w statucie lub w innym akcie wewnętrznym. Ponadto, działalność odpłatna może być prowadzona pod warunkiem przestrzegania określonych zasad.

Zarówno działalność odpłatna pożytku publicznego, jak i działalność gospodarcza powinny być wyodrębnione księgowo – czyli księgi rachunkowe powinny pokazywać, które operacje były dokonane w ramach działalności odpłatnej, które w ramach działalności gospodarczej, a które w ramach pozostałych działalności (np. statutowej nieodpłatnej).

Jednak rodzaj dokumentów potwierdzających sprzedaż (wystawianych odbiorcom działań) nie jest uzależniony od tego, czy jest to działalność gospodarcza, czy odpłatna pożytku publicznego.

Wynika to stąd, iż definicja działalności gospodarczej ujęta w przepisach podatkowych jest bardzo szeroka, szersza od tej, która wynika z ustawy Prawo Przedsiębiorców, do której odnosi się Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z ordynacją podatkową oraz Ustawą o podatku od towarów i usług (zwana dalej Ustawą o VAT) działalność odpłatna pożytku publicznego w zakresie dokumentowania sprzedaży jest zrównana z działalnością gospodarczą i wiąże się z takimi samymi obowiązkami. Dlatego też rodzaj dokumentu potwierdzającego sprzedaż nie jest uzależniony rodzaju prowadzonej działalności – odpłatnej czy gospodarczej. Obydwa dokumenty, o które pyta stowarzyszenie – faktura i rachunek – są podstawowymi dokumentami potwierdzającymi sprzedaż.

3

Obowiązek wystawienia faktury

Jeśli organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą lub odpłatną i jest czynnym płatnikiem podatku VAT (tzw. VAT-owcem), to sprzedając towary czy usługi, wystawia fakturę – wszystkim nabywcom, którzy są osobami prawnymi lub prowadzą działalność gospodarczą.

Osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej wystawia się fakturę, o ile tego zażąda. W praktyce oznacza to, że jeśli nabywcą jest osoba fizyczna, to sprzedawca nie wie, czy dana osoba prowadzi działalność gospodarczą, czy nie. Tak więc osoby fizyczne powinny przy zakupie zaznaczać, czy życzą sobie wystawienia faktury.

Jeśli organizacja pozarządowa, która prowadzi działalność gospodarczą lub działalność odpłatną jest zwolniona z podatku VAT, to nie ma obowiązku wystawiania faktury, poza pewną sytuacją. Jeśli faktury zażąda nabywca towaru lub usługi, to nawet organizacja zwolniona z VAT, musi fakturę wystawić, umieszczając na niej informację o tym, że jest zwolniona z VAT.

4

Obowiązek wystawienia rachunku

Rachunek to nieco inny dokument potwierdzający sprzedaż. Rachunki wystawiają podmioty, które nie są zobowiązane do wystawienia faktury. Rachunek wystawia się wtedy, gdy kupujący towar czy usługę zażąda wystawienia rachunku. Żądanie wystawienia rachunku powinno być zgłoszone przez upływem 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli żądanie zostanie zgłoszone później, sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia rachunku.

Jeśli nabywca zażąda rachunku od podmiotu wystawiającego faktury, to sprzedawca (czyli w tym przypadku organizacja prowadząca działalność odpłatną lub gospodarczą i będąca czynnym płatnikiem podatku VAT), wystawia fakturę.

5

Inne dokumenty poświadczające sprzedaż

Czy organizacje, które nie wystawiły faktury albo rachunku (np. dlatego, że żaden klient tego nie zażądał) nie muszą dokumentować sprzedaży? Nie – gdyż wszystkie operacje finansowe organizacji pozarządowej muszą być udokumentowane.

Oprócz faktur i rachunków sprzedaż, a więc i przyjmowanie wpłat może być dokumentowane m.in za pomocą:

  • wpłat na konto bankowe (wtedy dowodem wpłaty jest przelew bankowy – ważne aby z przelewu wynikało kto i za co zapłacił);
  • KP – druk „kasa przyjęła” dotyczy wpłat gotówkowych, czyli takich, które nie wpływają na konto bankowe (tylko do „kasy”);
  • kasy fiskalnej – która służy do dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej. Co do zasady kasa fiskalna jest obowiązkowa, jeśli obrót ze sprzedaży przekroczy 20 tys. zł w skali roku;
  • ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – jest to chronologiczny i prowadzony na bieżąco spis dokonywanej sprzedaży, np. w formie papierowego zeszytu. Ewidencja jest prowadzona jeśli np. organizacja jest zwolniona z rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej.
6

Jakie dane powinny być na rachunku?

Zawartość rachunku została określona w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach. Rozporządzenie obejmuje minimalny zakres danych podawanych w rachunku.

Minimalny zakres danych podanych na rachunku:

  • imiona i nazwiska (nazwa albo firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
  • data wystawienia i numer kolejny rachunku;
  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
  • ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
7

Jakie dane powinny być na fakturze?

Wymogi dotyczące zawartości faktury są bardzo szczegółowo określone w przepisach – określa je art. 106e ustawy o VAT. Zakres danych jest uzależniony m.in. od rodzaju transakcji oraz od stron transakcji.

Oprócz danych, które podaje się też na rachunku, tj. stron transakcji, daty, numeru, kwoty, rodzaju i ilości usług czy towarów, podaje się tez obowiązkowo m.in. dane dotyczące podatku VAT. Na fakturze należy określić wartość netto, stawkę i wartość podatku VAT oraz wartość brutto. Warto wiedzieć, że faktura nie musi zawierać nazwy „faktura (VAT)”, liczy się zawartość dokumentu, a nie nagłówek.

W przypadku zwolnienia z podatku VAT nie rozróżnia się kwoty brutto i kwoty netto – jest podawana tylko jedna kwota określająca wartość sprzedaży. W takim przypadku na fakturze powinna zostać wskazana informacja o podstawie prawnej zwolnienia. Organizacje pozarządowe najczęściej korzystają z tzw. zwolnienia podmiotowego (ze względu na wartość sprzedaży poniżej 200 000 zł w ciągu roku), które jest określone w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT.

8

Faktura a rachunek – różnice

Podstawową różnicą pomiędzy fakturą a rachunkiem jest to, że na fakturze obowiązkowo musi być odniesienie do podatku VAT, a jeśli sprzedaż jest z VAT zwolniona, to należy taką informację na fakturze umieścić oraz podać podstawę prawną tego zwolnienia.

Jednak można powiedzieć, że faktura ma pierwszeństwo – w tym sensie, że jeśli przepisy wymagają wystawienia faktury, to należy ją wystawić. Jeśli nie ma obowiązku wystawienia faktury, ale zażąda jej nabywca – też należy ją wystawić.

Jeśli nie ma obowiązku wystawienia faktury, ani kupujący jej nie zażądał, ale zażądał wystawienia rachunku – trzeba wystawić rachunek.

9

Odpowiadając na pytanie organizacji pozarządowej

Tak jak powyżej zostało wyjaśnione – jeśli organizacja pozarządowa pobiera opłaty w ramach działalności odpłatnej pożytku publicznego, to na życzenie nabywcy jest zobowiązana do wystawienia rachunku lub faktury, nawet jeśli nie jest „VAT-owcem”. Ostateczny wybór – czy to będzie faktura, czy rachunek – zależy od nabywcy. Jednak warto sobie zdawać sprawę, że faktura jest dokumentem bardziej szczegółowym i powszechnym.

Odmowa wystawienia faktury lub rachunku jest zagrożona karą grzywny.

10

Podstawa prawna:

Ustawa - Ordynacja podatkowa tj. z dnia 23 marca 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 800)

Art. 87

§ 1. Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

§ 2. Obowiązek wystawienia rachunku, o którym mowa w § 1, nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy, hodowli lub chowu, nieprzerobione lub nieprzetworzone sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży poza obrębem uprawy, hodowli lub chowu, z wyjątkiem sprzedaży na targowiskach, o których mowa w art. 20 ust. 1c pkt 3 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

§ 3. Podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

§ 4. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

§ 5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.

Art. 88

§ 1. Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Art. 3

Ilekroć w ustawie jest mowa o:

(…)

9) działalności gospodarczej - rozumie się przez to każdą działalność zarobkową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U. poz. 646), w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców;

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie Naliczania Odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą bycza warte w rachunkach (Dz.U. Nr 165, poz. 1373)

§ 14

1. Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

1) imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;

2) datę wystawienia i numer kolejny rachunku;

3) (uchylony)

4) określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;

5) ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

6) (uchylony)

2. W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego ponownego wystawienia.

3. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się do faktur wystawianych przez podatników podatku od towarów i usług.

Ustawa kodeks karny skarbowy z dnia z dnia 10 września 1999 r. (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 2226)

Art. 62

§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221)

Art. 15

(…)

2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

(…)

Art. 106b

1. Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

2. Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

3. Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, z wyjątkiem czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, oraz otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem tych czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Art. 106e

1. Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

wyrazy ,,metoda kasowa'';

17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz ,,samofakturowanie'';

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy ,,odwrotne obciążenie'';

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22) w przypadku gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego.

(…)

Potrzebujesz pomocy w innej formie? Masz konkretne pytanie?
Poniedziałek-piątek 9:00-13:00
Do wypełnienia na stronie
Informatorium_ngo
Komentarze
Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy. Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu.