Poradnik - ngo.pl

Kasa fiskalna to kasa rejestrująca przychody ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych - osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Osobie (tak jak każdej innej firmie), która kupuje usługi czy towary do prowadzonej działalności gospodarczej wystawia się fakturę, taka sprzedaż nie musi być rejestrowana na kasie fiskalnej.

Kasę fiskalną muszą prowadzić organizacje pozarządowe, które sprzedają swoje towary i usługi bezpośrednio osobom prywatnym. 

 Dotyczy to sprzedaży towarów i usług w formie: 

• odpłatnej działalności pożytku publicznego
• działalności gospodarczej.

Organizacja nie musi prowadzić kasy fiskalnej jeśli: 

• sprzedaje swoje usługi i towary TYLKO osobom fizycznym, do ich działalności gospodarczej lub osobom prawnym (np. przedsiębiorcom, fundacjom, stowarzyszeniom, samorządom, itd.) 
• sprzedaje swoje usługi i towary (wysyłkowo) osobom prywatnym ale jest to WYŁĄCZNIE sprzedaż bezgotówkowa (przelewy, systemy opłaty on-line, BLIK)
• przychody ze sprzedaży nie przekroczą kwoty 20 tys. w ciągu roku, lub kwoty obliczonej proporcjonalnie do okresu prowadzonej sprzedaży (zwolnienie podmiotowe).

Dwa inne zwolnienia dotyczące kasy fiskalnej, z których mogą skorzystać organizacje to: 

• zwolnienie wg rodzaju dokonywanych czynności, wymienionych w załączniku do rozporządzenia MF (przedmiotowe),
• zwolnienie wg udziału procentowego obrotu, jeśli organizacja sprzedaje towary lub usługi wymienione w części I załącznika do rozporządzenia, stanowiące więcej niż 80% całego obrotu (podmiotowo-przedmiotowe).

Zasady zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej są określone w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Rozporządzenie to jest co roku aktualizowane. 

Warto również pamiętać, że są takie towary i usługi, których sprzedaż nie podlega zwolnieniu (np. Dostawa płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego.) Pełen wykaz rodzajów działań jest zawarty w rozporządzeniu.

Zwolnienie podmiotowe polega na zwolnieniu z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej całej dokonywanej przez organizację sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (osób prywatnych) i rolników ryczałtowych, bez względu na jej rodzaj, ale do kwoty obowiązującego w danym roku podatkowym limitu obrotów. 

Limit ten wynosi 20 tys. zł na rok i jest jednakowy dla podmiotów kontynuujących oraz rozpoczynających sprzedaż. 

Organizacja, która rozpoczyna sprzedaż w danym roku, oblicza ten limit proporcjonalnie do okresu prowadzonej sprzedaży.  

Limit ten oblicza się dopiero od momentu rozpoczęcia sprzedaży osobom fizycznym. Jeśli wcześniej fundacja lub stowarzyszenie prowadziło sprzedaż przedsiębiorcom, stowarzyszeniom, organom administracji państwowej np. samorządowi gminnemu, to tego okresu nie bierzemy pod uwagę w trakcie obliczeń (gdyż sprzedaż na rzecz przedsiębiorców nie wymaga stosowania kasy fiskalnej).

Zwolnienia ze względu na wysokość obrotu nie mogą stosować:

• organizacje, które w poprzednim roku podatkowym musiały prowadzić kasę fiskalną
• przestały spełniać warunki uprawniające do zwolnienia (§ 3 ust. 2 rozporządzenia MF). 

Nadal jednak takie organizacje mogą skorzystać z innego rodzaju zwolnienia - zwolnienia ze względu na udział procentowy obrotu (podmiotowo-przedmiotowe).

Zwolnienie przedmiotowe jest związane z sprzedażą wg rodzajów wykonywanych czynności określonych w załączniku do rozporządzenia MF.

Do zwolnień przedmiotowych, wymienionych w załączniku do rozporządzenia MF, z których dość często korzystają organizacje pozarządowe, można zaliczyć m.in. sprzedaż bezgotówkową czyli wpłaty na konto za sprzedaż towarów (wysyłkowo) i usług. 

Wpłaty na konto za sprzedaż towarów i usług

Jeśli fundacja, stowarzyszenie sprzedaje towary (wysyłkowo), usługi osobom prywatnym ale jest to WYŁĄCZNIE sprzedaż bezgotówkowa (przelewy, systemy opłaty on-line, BLIK), to taka sprzedaż jest zwolniona z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. 

Zasady tego zwolnienia wynikają II części załącznika do rozporządzenia: poz. 36 – sprzedaż towarów w systemie wysyłkowym; poz. 37 – sprzedaż usług. Ważne, by z dokumentów sprzedaży (dowodów dokumentujących zapłatę) jednoznacznie wynikało co zostało sprzedane. Warto o to zadbać i zrobić dla kupujących jasną instrukcję co ma być wpisane w tytule przelewu.

To zwolnienie może być stosowane przez organizację jeśli:

• sprzedaje towary albo świadczy usługi zwolnione z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Wymienione są one w części I załącznika do rozporządzenia. Ale również sprzedaje towary i usługi, które nie podlegają temu zwolnieniu.
• obrót ze sprzedaży zwolnionej, w danym roku, jest wyższy niż 80% ogólnego obrotu z całej sprzedaży osobom fizycznym w danym roku.    

Zwolnienie to jest opisane w § 3 ust. 1 pkt. 3 i 4 rozporządzenia MF. 

To znaczy, że jeśli organizacja chce korzystać z takiego zwolnienia musi liczyć % udział sprzedaży zwolnionej w sprzedaży ogólnej. I dbać o to, by sprzedaż zwolniona zdecydowanie dominowała.

1. Zakup kasy fiskalnej – odliczenie kosztów zakupu

Organizacja samodzielnie wybiera i kupuje kasę fiskalną. Po spełnieniu określonych warunków, organizacja może odliczyć zakup kasy fiskalnej - uzyskać zwrot (odliczenie) 90% wydatków, nie więcej jednak niż 700 zł za zakupioną kasę.

Warunki niezbędne do skorzystania z odliczenia wydatków na kasę fiskalną to:

• zgłoszenie kasy fiskalnej do urzędu skarbowego (, w przypadku kasy on-line zgłoszenie jest automatyczne w czasie fiskalizacji)
• rozpoczęcie ewidencjonowania obrotu i kwot należnego podatku nie później niż w obowiązujących terminach (np. 2 miesiące następujące po miesiącu, w którym organizacja utraciła prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy),
• użycie kas rejestrujących zakupionych w okresie, kiedy były objęte ważnym potwierdzeniem, że spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy oraz kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne,
• posiadanie przez podatnika (organizację) dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

2. Rozpoczęcie pracy kasy fiskalnej – fiskalizacja

Przed rozpoczęciem działania, kasa fiskalna podlega procedurze fiskalizacji czyli jednorazowej czynności rozpoczynającej pracę kasy. Fiskalizację przeprowadza serwisant (firma, w której kasa została zakupiona i która będzie dokonywać jej napraw i konserwacji oraz przeglądów technicznych zgodnie z wymogami rozporządzenia). 

Fiskalizacja kasy polega na wpisaniu do jej pamięci numeru NIP i danych organizacji oraz przestawieniu jej na tryb fiskalny. Jest to jednokrotna i niepowtarzalna czynność inicjująca pracę modułu fiskalnego kasy, zakończona wydrukiem dobowego raportu fiskalnego. Następnie można już za pomocą kasy rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych.

Po zakończeniu fiskalizacji serwisant:

• przekazuje organizacji raport potwierdzający fiskalizację
• zgłasza dane o kasie do urzędu skarbowego, w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji
• wpisuje się do „książki kasy rejestrującej” (fabrycznie przypisana książka do każdej kasy rejestrującej). W książce kasy, podpisuje się także osoba reprezentująca właściciela kasy (organizację)

3. Rejestracja kasy w urzędzie skarbowym - nadanie numeru ewidencyjnego

Każda kasa dostaje unikalny, niepowtarzalny numer ewidencyjny. Jest on nadawany przez urząd skarbowy. W przypadku kasy on-line nadawanie numeru ewidencyjnego dzieje się automatycznie i nie ma potrzeby zgłaszania informacji do urzędu skarbowego.  

Po otrzymaniu z urzędu skarbowego numeru ewidencyjnego kasy jej właściciel (organizacja):

• wpisuje ten numer do książki kasy
• umieszcza go na obudowie kasy (niezmywalnym flamastrem)

Przy opracowaniu materiału “Jak rozpocząć stosowanie kasy fiskalnej” wykorzystane zostały informacje zamieszczone na stronie  https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/1575

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (ustawa o podatku od towarów i usług): „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”. Przepis ten dotyczy również organizacji pozarządowych, nawet tych niepłacących podatku VAT (korzystających ze zwolnienia). 

Definicja podatnika w świetle ustawy o VAT znajduje się w art. 15 ustawy o VAT:

1. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

2. Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Po przeczytaniu art. 111 ust. 1 i art. 15 ust. 1 ustawy o VAT może się wydać, że obowiązek stosowania kas fiskalnych mają tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą. Jednak, zgodnie z art. 15 ust. 2, w zakresie działalności gospodarczej mieści się również statutowa działalność odpłatna pożytku publicznego, która ma przecież charakter handlowy, usługowy lub produkcyjny, a jej cel oraz fakt, że nie przynosi dochodu nie mają znaczenia (o czym mówi art. 15 ust. 1). 

Ustawy o VAT i ustawa Prawo przedsiębiorców odmiennie definiują działalność gospodarczą. W świetle ustawy o VAT działalność odpłatna pożytku publicznego też jest działalnością gospodarczą.